Gestione Affitti Pro (nuova versione 2019) - Software per Microsoft Windows


Software destinato ai locatori per archiviare i dati degli immobili e l'anagrafica di conduttori e proprietari, stampare gli avvisi di pagamento, le ricevute di affitto, le fatture elettroniche B2B e B2C in formato XML, compilare velocemente i contratti di locazione, avere uno scadenzario pronto per l'uso, curare la corrispondenza con gli inquilini, gestire la stampa del Modello F24 ELIDE per il versamento dell'imposta di registro e del Modello RLI per la registrazione dei contratti di locazione. Estratto conto delle fatture elettroniche XML emesse in un qualsiasi intervallo di tempo. Riepiloghi mensili, trimestrali e annuali degli affitti percepiti. Ricevute di affitto con o senza aggiornamento degli importi in base all'indice ISTAT. Grafici statistici tridimensionali degli affitti incassati. Programma aggiornato alle normative in materia d locazione per la gestione dei contratti di affitto con o senza cedolare secca. Esportazione dati in Microsoft Excel. App utilizzabile anche su chiavetta USB o in una rete locale.


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Gestione Affitti Pro (nuova versione 2019)
Software per gestire immobili, avvisi di pagamento, ricevute d'affitto, fatture elettroniche XML ecc.


Gestione Affitti Pro 3.0 è un semplice ma potente software destinato ai locatori che vogliono tenere traccia di tutto ciò che riguarda i loro immobili, gestire gli avvisi di pagamento, le ricevute di affitto e le fatture elettroniche, compilare velocemente e personalizzare i testi dei contratti di locazione, avere uno scadenzario pronto per l'uso, curare i rapporti scritti con i conduttori, stampare e archiviare i Modelli F24 ELIDE (Elementi Identificativi) per il versamento dell'imposta di registro e i Modelli RLI per la richiesta di registrazione dei contratti di locazione e per gli adempimenti successivi.

La schermata di partenza di Gestione Affitti Pro 3.0 consente l'accesso a diverse applicazioni interagenti, in cui è possibile importare ed esportare i dati nei vari archivi del software.

Gestione Affitti Pro 3.0
è aggiornato alle recenti normative in materia di fatturazione elettronica B2B in formato XML. Oltre alla compilazione dei contratti di affitto con o senza l'esercizio dell'opzione per la cedolare secca, il software gestisce sia il Modello RLI, obbligatorio per la registrazione dei contratti di locazione e affitto di immobili e adempimenti successivi, sia il Modello F24 ELIDE che da diversi anni ha preso il posto del Modello F23 per tutti i pagamenti di tributi collegati ai contratti di locazione.

L'applicazione Anagrafica Locatori tiene traccia di tutto ciò che riguarda i proprietari degli immobili, dai dati anagrafici all'elenco delle proprietà, dagli estremi dell'eventuale agenzia immobiliare con cui si è firmato un contratto ai recapiti telefonici o di posta elettronica.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun locatore fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Per trovare le schede dei locatori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i locatori che hanno il domicilio fiscale in un certo comune, oppure di quelli che hanno stipulato un contratto con una specifica agenzia immobiliare.

La scheda di ogni singolo locatore può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Anagrafica Conduttori ospita i dati anagrafici degli inquilini, con funzioni di verifica del codice fiscale e della partita IVA, nonché le informazioni relative al contratto di locazione (importo della rata del canone, modalità di pagamento, codice identificativo del contratto, persone conviventi eccetera). Sono anche presenti caselle di testo destinate ad accogliere i recapiti telefonici e di posta elettronica con la possibilità di inviare messaggi e-mail senza uscire dalla schermata. I dati anagrafici dei conduttori potranno essere importati nell'archivio degli immobili per velocizzare la compilazione delle schede.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Per trovare le schede dei conduttori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i conduttori che hanno il domicilio fiscale in un certo comune, oppure si può immediatamente individuare il conduttore che ha preso in locazione un determinato immobile.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun conduttore fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

La scheda di ogni singolo conduttore può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Archivio Immobili è costituito da diverse sezioni che permettono di memorizzare i dati relativi alla tipologia e all'utilizzo dell'immobile, alla sua ubicazione e composizione, agli estremi catastali, al proprietario, agli inquilini e al contratto di locazione. I dati registrati in questo archivio potranno essere importati negli altri ambienti di lavoro di Gestione Affitti Pro 3.0 per velocizzare la compilazione dei campi di testo.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative al medesimo immobile perché, ad esempio, lo stesso appartiene a diversi proprietari e si vuole creare una scheda per ciascuno di essi. Per duplicare la scheda di un immobile, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun immobile fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, alcune foto dell'immobile stesso. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Per trovare le schede degli immobili in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti gli immobili ubicati in un certo comune, di una specifica tipologia o appartenenti a un determinato locatore.

La scheda di ogni singolo immobile può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Contratti di locazione contiene i testi dei diversi contratti di affitto previsti dalla legge, predisposti per la compilazione facilitata grazie alla funzione di importazione dati dall'archivio degli immobili e da quello dei conduttori. I contratti di locazione sono moduli pronti per l'uso che riportano tutte le clausole stabilite dalla normativa vigente sugli affitti. Sono quindi presenti i dati anagrafici identificativi del locatore e del conduttore, i dati catastali dell'immobile e le condizioni dell'accordo con specifici riferimenti agli articoli di legge. Inoltre, in quasi tutti i contratti, sono indicati i termini per la durata e la cessazione, le scadenze dei pagamenti, le condizioni per la disdetta, la successione del contratto, l'ammontare del deposito cauzionale eccetera. Di seguito, una breve descrizione dei contratti messi a disposizione dal programma.

  • Il contratto di locazione ad uso abitativo rappresenta la tipologia contrattuale in cui l'immobile deve essere destinato esclusivamente ad uso di civile abitazione del conduttore e delle persone con lui conviventi. La normale durata del contratto è di anni quattro prorogabili di altrettanti anni alla prima scadenza. Al termine del periodo di proroga, ciascuna delle parti ha diritto di attuare la procedura per il rinnovo del contratto o per la rinuncia del rinnovo.

  • Il contratto di locazione ad uso abitativo di natura transitoria ha una durata minima di un mese ed una massima di diciotto e può cessare senza bisogno di disdetta se il locatore dimostra al conduttore il verificarsi dell'evento che giustifica la natura transitoria del contratto.

  • Il contratto di locazione ad uso abitativo con esercizio dell'opzione per la cedolare secca si rifà all'articolo 3 del decreto legislativo 14 marzo 2011, n. 23, il quale ha introdotto, a favore dei proprietari o titolari di diritti reali di godimento di unità immobiliari locate ad uso abitativo, la facoltà di scegliere un regime di tassazione sostitutiva dell'IRPEF e delle relative addizionali. Il regime della cedolare secca sugli affitti sostituisce anche le imposte di registro e di bollo relative al contratto di locazione.

  • Il contratto di locazione a canone concordato (o agevolato) è regolato dalla legge 431/1998 ed è sicuramente il contratto di locazione più vantaggioso, dal punto di vista fiscale, che l'impianto normativo nazionale prevede. Gli aspetti generali del contratto vengono stabiliti da un accordo locale tra le principali organizzazioni rappresentative della proprietà edilizia e le principali associazioni sindacali dei conduttori alla presenza solitamente dell'assessore comunale o del sindaco. Tali accordi locali fissano i criteri di stipula e determinano il canone annuo o mensile come moltiplicazione tra il valore in euro per metro-quadro, con un valore minimo e massimo per ogni area come stabilito dall'accordo, e la metratura dell'immobile. Il contratto di locazione a canone concordato consente al locatore di godere di uno sconto sulla base imponibile pari al 30%, che pertanto abbatte sensibilmente l'IRPEF da versare.

  • Il contratto di comodato gratuito di immobile è una scrittura privata da utilizzare quando si concede in locazione gratuitamente un proprio immobile, ad esempio, ad un parente. Esso deve comunque contenere l'indicazione della durata del comodato e della data di cessazione. Tale tipo di contratto è disciplinato dall'art. 1803 del Codice civile.

  • Il contratto di locazione di immobile per le esigenze abitative degli studenti universitari ha natura transitoria in quanto il conduttore ha l'esigenza di abitare l'immobile per un periodo limitato di tempo (la durata minima è di mesi uno mentre quella massima è di mesi trentasei). E' prevista anche la possibilità di recedere dal contratto per gravi motivi con preavviso da recapitarsi tramite lettera raccomandata almeno tre mesi prima.

  • Il contratto di locazione di azienda precisa gli elementi che concorrono a formare il patrimonio aziendale, le condizioni per la gestione dell'azienda, la ripartizione delle spese e la destinazione dei crediti e debiti relativi all'azienda. Il locatore, per tutta la durata dell'affitto, si impegna a non iniziare nella stessa zona nuove imprese idonee a sviare la clientela dell'azienda locata, nonché a non affittare alcun locale dell'immobile di sua proprietà per l'esercizio di impresa affine a quella oggetto del contratto.

  • Il contratto di locazione di immobile ad uso turistico, valevole per una durata non superiore a trenta giorni, deve riportare le generalità del conduttore e di tutte le persone che saranno ospitate. Deve specificare, inoltre, a carico di chi saranno le spese relative ai servizi quali la luce, l'acqua, il gas o le spese condominiali.

  • Il contratto di locazione ad uso diverso dall'abitativo può essere disdetto anticipatamente rispetto alla scadenza prefissata. Le parti, inoltre, possono stabilire che il canone sia aggiornato annualmente in base alle variazioni ISTAT dell'indice dei prezzi al consumo per le famiglie di operai ed impiegati. Va inoltre specificato il tipo di utilizzo che il conduttore intende fare dei locali.

  • I contratti di locazione ad uso di autorimessa privata/box/posto auto, cantina/soffitta, deposito/magazzino prevedono il pagamento degli oneri accessori relativi all'uso del locale da parte del conduttore. Quest'ultimo, inoltre, non potrà depositare nell'unità locata materiali esplodenti, merci infiammabili o in qualsiasi modo pericolose per la salute e l'incolumità delle persone e l'integrità dell'unità stessa.

  • L'atto di risoluzione consensuale del contratto di locazione va utilizzato quando locatore e conduttore stabiliscono in maniera concorde di rescindere il contratto con anticipo rispetto alla data di scadenza, senza che sia applicata alcuna penalizzazione alle parti.

  • Il verbale di riconsegna dell'immobile locato va utilizzato al termine della locazione, nel momento in cui il conduttore riconsegna al locatore le chiavi dell'appartamento preso in affitto e si esamina lo stato di conservazione dei locali per accertarsi che l'immobile non presenti alcun danno.

E' possibile velocizzare la compilazione dei campi di testo utilizzando i pulsanti per l'importazione dall'archivio degli immobili e, in taluni contratti, da quello dei conduttori, dopodiché si può esportare il contratto in formato RTF (Rich Text Format), gestibile attraverso Microsoft Word o qualsiasi altro programma di videoscrittura, per personalizzare il testo prima di mandarlo in stampa.

L'applicazione Corrispondenza del locatore presenta una raccolta di moduli che possono risultare utili al locatore nei suoi rapporti formali con il conduttore. Si tratta di modelli già pronti da utilizzare, ad esempio, quando si vuole comunicare all'inquilino l'adesione al regime con l'opzione per la cedolare secca, l'aggiornamento del canone di affitto, la visita all'immobile locato da parte di aspiranti all'acquisto, la disdetta del contratto di locazione alla sua prima scadenza e così via. C'è anche la modulistica per denunciare il termine di una locazione all'Ufficio delle Imposte Dirette o per comunicare alla Questura i dati dell'inquilino che ha appena preso in affitto l'appartamento.

Per redigere una nuova lettera basta premere il pulsante Nuovo e compilare i campi di testo. E' possibile velocizzare la compilazione dei campi importando i dati dall'archivio degli immobili, dopodiché si può esportare la lettera in formato RTF (Rich Text Format), gestibile attraverso Microsoft Word o qualsiasi altro programma di videoscrittura, per personalizzare il testo prima di mandarlo in stampa.

Il campo relativo alla data della lettera si compila in automatico con la data odierna mentre il luogo di stesura rimane memorizzato quando si chiude la schermata di lavoro.

Appositi pulsanti consentono di visualizzare l'anteprima della lettera o di stamparla direttamente su carta.

Gestione Affitti Pro 3.0 gestisce sia il Modello RLI, rilasciato dall'Agenzia delle Entrate nel 2014 e aggiornato nel 2017 per la registrazione dei contratti di locazione e affitto di immobili e adempimenti successivi, sia il Modello F24 ELIDE che dal 2015 ha preso il posto del Modello F23 per tutti i pagamenti di tributi collegati ai contratti di locazione.

L'ambiente per la gestione del Modello F24 ELIDE consente di registrare i versamenti relativi all'imposta di registro in archivi annuali e mette a disposizione una maschera che riproduce i campi presenti in tale modello. L'utente può scegliere se compilare i campi del Modello F24 ELIDE sul momento oppure se importare i dati dall'archivio degli immobili. In quest'ultimo caso, dovrà premere il pulsante Importa dati ed effettuare una ricerca nella finestra che appare.

Apposite icone consentono di visualizzare la tabella dei codici tributo per compilare i relativi campi in modo automatico. I codici fiscali relativi al locatore e al conduttore indicati nel Modello F24 ELIDE possono essere verificati facendo clic sull'icona della freccia posta di fianco a ciascuna casella di testo.

Il calcolo del totale degli importi è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. A tal fine è sufficiente salvare la scheda in archivio oppure premere il pulsante Calcola dopo aver indicato gli importi nelle relative caselle.

Il Modello F24 ELIDE è composto dalla Sezione Contribuente e dalla Sezione Erario ed Altro. Nella Sezione Contribuente vanno indicati il codice fiscale, i dati anagrafici, l'eventuale domicilio fiscale del contribuente che effettua il versamento, il codice fiscale del coobbligato con il relativo codice identificativo (nel caso in cui il versamento sia eseguito dalla controparte si indica il codice identificativo 63). Nella Sezione Erario ed Altro vanno indicati il codice dell'ufficio destinatario ovvero dell'ufficio che ha emesso l'atto (non indicare nessun valore per i contratti di locazione), il codice dell'atto a cui si riferisce il pagamento (non indicare nessun valore per i contratti di locazione), il tipo di versamento per il quale è prevista l'indicazione di particolari elementi identificativi (indicare la lettera F per i contratti di locazione), gli elementi identificativi del contratto di locazione (in caso di prima registrazione non indicare nessun valore, mentre nel caso di pagamento per annualità successiva, cessione, risoluzione o proroga, indicare il codice identificativo del contratto, cioè gli estremi di registrazione composti da 17 caratteri: codice ufficio, anno di registrazione, serie, numero, sottonumero), il codice del tributo da utilizzare esclusivamente per il Modello ELIDE, l'anno di stipula o di decorrenza del contratto in caso di prima registrazione oppure, in caso di pagamento successivo, l'anno di scadenza dell'adempimento, gli importi a debito da versare. Nella Sezione Firma bisogna apporre la firma autografa del contribuente che effettua il versamento, mentre nella Sezione Saldo Finale si deve indicare il totale che si andrà a versare.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi dei versamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo dei pagamenti effettuati in un preciso giorno dell'anno o relativi a un determinato locatore o conduttore.

Dopo aver compilato i campi di interesse, è possibile mandare in stampa il Modello F24 ELIDE facendo clic sull'icona della stampante e indicando il numero di copie che si desidera stampare. La stampa è effettuata su comuni fogli in formato A4 in triplice copia (due per la banca o le poste ed una per il soggetto che effettua il versamento) e riproduce fedelmente la grafica del modello approvata dall'Agenzia delle Entrate. E' anche possibile visualizzare un'anteprima di stampa o esportare il documento in formato PDF.

L'archivio dei Modelli RLI gestisce i nuovi modelli predisposti dall'Agenzia delle Entrate a febbraio 2014 e aggiornati nel 2017 che sono utilizzati per la registrazione dei contratti di locazione e affitto di immobili e per gli adempimenti successivi. Anche in questo caso, l'utente può scegliere se compilare i campi del Modello RLI sul momento oppure se richiamare i dati dall'archivio degli immobili attraverso il pulsante Importa dati.

Il Modello RLI, oltre al frontespizio che contiene l'informativa sul trattamento dei dati personali di cui all'articolo 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, è composto dalle seguenti sezioni:

  • Quadro A (Dati generali), nel quale sono contenuti i dati utili alla registrazione del contratto (quali la tipologia del contratto, la data di stipula e la durata della locazione), la sezione dedicata agli adempimenti successivi (tra i quali proroga, cessione e risoluzione), i dati del richiedente la registrazione e la sezione riservata alla presentazione in via telematica;

  • Quadro B (Soggetti), in cui vanno indicati i dati dei locatori e dei conduttori;

  • Quadro C (Dati degli immobili), riguardante i dati degli immobili principali e delle relative pertinenze;

  • Quadro D (Locazione ad uso abitativo e opzione/revoca cedolare secca), contenente le informazioni relative al regime della cedolare secca;

  • Quadro E (Locazione con canoni differenti per una o più annualità), che va compilato se nel contratto di locazione è stato previsto, per una o più annualità, un canone differente. In tal caso va indicato per ogni annualità successiva alla prima (il cui importo è già stato indicato nella sezione I del Quadro A) l'importo del relativo canone.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi dei Modelli RLI in archivio utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo dei contratti di locazione registrati in una certa data relativi a un determinato locatore o conduttore.

Dopo aver compilato i campi di interesse, è possibile mandare in stampa il Modello RLI facendo clic sull'icona della stampante e indicando il numero di copie che si desidera stampare. La stampa è effettuata su comuni fogli in formato A4 e riproduce fedelmente la grafica del modello approvata dall'Agenzia delle Entrate. E' anche possibile visualizzare un'anteprima di stampa dello stesso modello.

L'ambiente per la gestione degli avvisi di pagamento e delle ricevute d'affitto permette la creazione di nuovi archivi riferiti a ciascun anno solare oppure l'apertura di archivi già creati. Gli avvisi di pagamento vanno utilizzati nel caso in cui sia prassi del locatore inviare mensilmente agli inquilini un avviso di scadenza della rata del canone di locazione con l'elenco dei titoli per cui è richiesto il pagamento. Il programma supporta anche la gestione dei canoni di affitto calcolati in base alla percentuale di variazione dell'indice ISTAT.

La schermata per la compilazione e stampa degli avvisi di pagamento e delle ricevute di affitto è organizzata in maniera da rendere minimo il lavoro dell'utente. Ad esempio, la numerazione automatica si ottiene premendo un unico pulsante e la data di un nuovo documento viene fornita dal sistema operativo non appena si inserisce una nuova scheda. Il programma provvede, inoltre, a tradurre in lettere l'importo totale percepito espresso in cifre.

In fase di stampa, è possibile scegliere fra due diversi formati di avviso di pagamento o ricevuta d'affitto: quello piccolo, che stampa due copie del documento su foglio A4, e quello grande, che riproduce su foglio A4 una sola copia del documento.

Quando si compila un avviso di pagamento o una ricevuta d'affitto, non è affatto necessario trascrivere ogni volta i dati riguardanti il conduttore, il locatore, l'unità immobiliare e la registrazione del contratto, dal momento che queste informazioni possono essere richiamate dall'archivio degli immobili attraverso la funzione per l'importazione dei dati. Inoltre, le causali da riportare nel documento possono essere importate da un elenco personalizzabile.

Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi e premere Salva. E' possibile utilizzare la funzione Numerazione automatica se si vuole far partire la numerazione dei documenti da un numero superiore a 1. L'utente ha la possibilità di utilizzare un logo personalizzato per rendere più professionale la stampa degli avvisi di pagamento o delle ricevute di affitto.

Il pulsante contraddistinto dall'icona della mano con la moneta consente di visualizzare il riepilogo degli avvisi di pagamento o delle ricevute di affitto che i conduttori non hanno ancora saldato.

Questo ambiente di lavoro permette di ottenere il riepilogo annuale, trimestrale o mensile degli affitti percepiti nonché di visualizzare grafici statistici tridimensionali degli incassi mensili.

E' disponibile un'avanzata funzione di ricerca con cui è possibile richiamare una ricevuta d'affitto o un avviso di pagamento utilizzando diversi filtri, ad esempio il codice fiscale del conduttore, la data di emissione, il codice identificativo del contratto di loocazione, eccetera.

L'intero archivio può essere esportato in un foglio di Excel facendo clic sull'apposita icona. Infine, l'utente ha la possibilità di visualizzare l'anteprima del documento prima di stamparlo su carta.

L'applicazione Gestione Fatture XML consente di emettere fatture elettroniche per cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business) sia tra un operatore IVA e un consumatore finale non titolare di partita IVA (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in intervalli di tempo selezionati dall'utente.

La fattura elettronica creata con Gestione Affitti Pro 3.0 va trasmessa sotto forma di file XML al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) disponibile sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio è un servizio gratuito che verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Inoltre, sullo stesso portale è possibile aderire gratuitamente a un servizio per la conservazione delle fatture a norma di legge.

Il Sistema di Interscambio controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA o il codice fiscale del cliente siano esistenti nell'Anagrafe Tributaria. In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una "ricevuta di recapito", a chi ha trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del documento.

Facendo clic sul link Impostazione aliquote IVA si accede ad una finestra in cui è possibile indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve essere espressa inserendo due decimali dopo la virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da IVA.

Premendo il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture. La prima operazione da eseguire quando si deve emettere una fattura elettronica è premere il pulsante Nuovo (icona del foglio bianco). Così facendo, si attribuisce in automatico al documento un numero di cinque cifre, che all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio è vuoto, il software assegna alla fattura il numero "00001". Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, bisogna premere il pulsante contraddistinto dalla lettera "N" ed impostare il numero iniziale desiderato.

Accanto al numero della fattura, nella sezione in alto bisogna indicare il tipo di documento (fattura, acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su parcella, nota di credito, nota di debito, parcella), la data di emissione e la divisa (ossia la valuta degli importi).

La sezione DITTA EMITTENTE permette di indicare la denominazione della propria Ditta e il nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta emittente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome del titolare. E' altresì obbligatorio indicare il proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede legale. I campi riservati al recapito telefonico e all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa, come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al Numero REA e allo stato di liquidazione della Ditta.

Il pulsante Logo permette di caricare il logo della Ditta emittente che comparirà nella stampa cartacea della fattura. Il documento cartaceo ha solo una funzione riepilogativa e non sostituisce la fattura XML che deve essere utilizzata ai fini fiscali.

La sezione DATI CLIENTE permette di indicare la denominazione della Ditta del cliente e il nome del titolare. Anche in questo caso, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta cliente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome del titolare.

Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale estero" può non essere valorizzato se è valorizzato il campo "Codice fiscale" riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML viene scartato dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente l'inserimento della partita IVA italiana per i soggetti residenti in Italia e per quelli esteri operanti in Italia. Negli altri casi consente l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non residenti.

Il campo "Codice Destinatario" può essere compilato con il codice di sette cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le fatture. Se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo "Codice Destinatario" dovrà essere compilato con il valore "0000000" e, nel campo "PEC Destinatario", andrà riportato l'indirizzo PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un consumatore finale non titolare di partita IVA), è sufficiente compilare solo il campo "Codice Destinatario" con il valore "0000000". Nel caso in cui si deve inserire l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna ricordarsi di spuntare la casella "Inserisci in XML" posizionata sotto il campo corrispondente.

Se si inserisce solo il valore "0000000" nel campo "Codice Destinatario", ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una copia della fattura, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.

I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a compilazione obbligatoria.

La sezione BENI E SERVIZI permette di inserire i dati relativi alla quantità e descrizione del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la "natura" dell'operazione ai fini IVA. L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna fattura. Il software provvederà a calcolare l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo campo e selezionare la natura dell'esenzione.

E' possibile velocizzare la compilazione delle voci in fattura importando i dati dei beni o servizi forniti al cliente da un elenco personalizzabile di causali di pagamento. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante presente a destra di ogni campo riservato alla descrizione del bene o servizio.

La sezione ALTRI DATI consente di inserire nel file XML informazioni non obbligatorie ai fini fiscali riguardanti la causale della fattura, i dettagli del pagamento e gli estremi dell'eventuale documento di trasporto collegato alla stessa fattura. Il beneficiario del pagamento va indicato solo se è diverso dalla Ditta emittente la fattura. Allo stesso modo, il campo relativo al codice IBAN, composto da 27 caratteri, va compilato solo se il pagamento è eseguito mediante bonifico bancario. Si consiglia di utilizzare il pulsante a destra del campo "IBAN" per accertarsi che il codice sia stato digitato correttamente. Per la compilazione dei dettagli del pagamento è obbligatorio inserire i dati riguardanti le condizioni, le modalità e l'importo. Nel caso in cui si operi in regime fiscale forfettario, bisogna indicare l'importo del bollo virtuale dovuto nel campo dedicato.

In questa sezione è inoltre presente un campo per le annotazioni personali che non compariranno nel file XML ma che possono essere utili all'utente del software per trovare una fattura in archivio utilizzando il testo inserito come filtro di ricerca.

La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a visualizzare il riepilogo degli importi totali in base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota si può specificare il tipo di esigibilità IVA (differita, immediata o scissione dei pagamenti). Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata inserendo un eventuale riferimento normativo.

Quando si preme il pulsante Calcola, il software provvede non solo a calcolare i totali degli importi ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati inseriti in fattura affinché il file XML possa essere generato correttamente.

La sezione CREAZIONE XML serve a generare il file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio. Prima di creare il file XML, bisogna inserire il codice fiscale del soggetto trasmittente (che normalmente coincide con quello della Ditta emittente la fattura) e il Progressivo invio composto da cinque caratteri che serve per differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il software provvede in automatico a compilare questi due campi duplicando i dati usati per indicare il codice fiscale della Ditta emittente e il numero della fattura.

Dopo aver indicato il codice fiscale del soggetto trasmittente e il Progressivo invio, si può fare clic sul pulsante Controlla dati inseriti per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari alla creazione del file XML. Al termine del controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea file XML che consente, appunto, di salvare sul disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate. Il nome del file è generato in automatico e non deve essere modificato.

Una volta che il file XML è stato salvato sul proprio computer, ci si può collegare al sito dell'Agenzia delle Entrate premendo il pulsante Controlla file XML su sito AdE per caricarlo e sottoporlo a un controllo formale prima dell'invio. L'eventuale presenza di errori sarà segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo l'intervento correttivo da effettuare.



Dopo aver creato il file XML ed effettuato i controlli con gli appositi pulsanti, bisogna fare clic su Trasmetti Fattura Elettronica per collegarsi con le proprie credenziali al portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e trasmettere la fattura.

Una volta completata la compilazione della fattura elettronica, è possibile premere il pulsante Salva (icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel momento in cui la fattura viene saldata dal cliente, si può prendere nota dell'avvenuto pagamento spuntando la casella "Saldata". Per aggiornare una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una fattura già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare la scheda precedente o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui causale o nelle cui annotazioni personali è stata memorizzata una certa informazione.

I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture non ancora saldate dai clienti.

Con il pulsante Allega file (icona della graffetta) l'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per collegare alla fattura la "ricevuta di recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o qualsiasi altro documento riferito a quella particolare cessione di beni o prestazione di servizi.

Il pulsante Stampa permette di stampare su carta un documento di sintesi della fattura corrente, costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei dati riportati nella fattura elettronica da trasmettere all'Agenzia delle Entrate.

Il pulsante con l'icona di Excel consente di esportare in un foglio di lavoro di Excel le fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo. Il foglio di Excel potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Come già accennato, per trasmettere al Sistema di Interscambio il file XML della fattura elettronica generato con Gestione Affitti Pro 3.0, si può utilizzare il servizio on-line presente nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che consente l'upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta, inviando all'Agenzia delle Entrate il file della fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso.

Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al Sistema di Interscambio, quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all'indirizzo telematico presente nella fattura. Se la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema di Interscambio occorrerà correggere l'errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della fattura corretta. Al riguardo si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata.

Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori IVA o consumatori finali senza partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue controlli sulla validità del certificato di firma.

L'applicazione Riepilogo incassi percepiti consente di ottenere un estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1.

Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra riepilogo incassi percepiti, indicare eventualmente il codice fiscale del cliente e la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le fatture emesse nel periodo specificato, riportando per ciascuna il numero progressivo del documento, la data di emissione, la denominazione della Ditta del cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.

Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle fatture visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.

L'applicazione Grafici statistici fatturato consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli incassi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.

Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

L'applicazione Scadenzario pagamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative ai pagamenti da effettuare o agli affitti da percepire e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del conduttore, quello del locatore, l'immobile di riferimento e la causale del pagamento. I dati del conduttore, del locatore e dell'immobile possono essere importati dall'archivio degli immobili servendosi del pulsante Importa dati.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad esempio, con il conduttore o con l'Agenzia delle Entrate è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun impegno, il nome del conduttore e del locatore, la causale, l'immobile di riferimento nonché la data e l'ora della scadenza o appuntamento.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del conduttore o del locatore come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato conduttore, eccetera.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai conduttori.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Gestione Affitti Pro 3.0 può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutti i computer di sua proprietà.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Affitti Pro 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Affitti Pro 3.0 fornisce, quindi, un aiuto concreto a 360 gradi nella gestione delle locazioni, che si traduce in un immediato guadagno a livello di produttività. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Affitti Pro 3.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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