Agenzia
Immobiliare Pro 4.0 è un software
facile e intuitivo composto da una serie di app
studiate per la gestione di un'agenzia di
intermediazione immobiliare. Il programma mette a
disposizione diversi ambienti di lavoro che
consentono di gestire i dati riguardanti gli immobili
in vendita o in locazione, gli incarichi di
mediazione, le proposte di acquisto o di locazione
immobiliare, i contratti e le ricevute d'affitto, la
modulistica del locatore per la sua corrispondenza
con il conduttore, gli appuntamenti con i propri
clienti e le scadenze riguardanti qualsiasi impegno o
evento relativo agli immobili.
Agenzia
Immobiliare Pro 4.0 è fortemente
integrato con Word ed Excel (o
programmi equivalenti), dal momento che le
applicazioni consentono di esportare i dati nei
formati gestiti dai software della Microsoft
permettendo, ad esempio, di personalizzare i testi
degli incarichi di mediazione prima di effettuare la
stampa su carta.
L'applicazione Archivio Immobili
serve a registrare in due distinti database le
informazioni riguardanti gli immobili in vendita e
quelli in affitto. La prima operazione da effettuare
consiste quindi nel selezionare l'apposito archivio a
seconda della tipologia di immobili da gestire.
Una
volta aperta la schermata per la gestione degli
immobili, per registrare una nuova scheda bisogna
innanzitutto premere il pulsante Nuovo
(icona del foglietto bianco), compilare i campi di
testo che interessano e, infine, premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy). Si tenga presente che i
campi relativi al tipo di immobile, alla sua
descrizione e alla città di ubicazione sono a
compilazione obbligatoria. Per modificare i dati di
un immobile già registrato in archivio, bisogna
visualizzare la sua scheda servendosi della funzione
di ricerca o delle frecce di scorrimento dei record,
apportare le modifiche desiderate e infine premere il
pulsante Salva.
La scheda di ciascun immobile consente di indicare le
informazioni riguardanti la sua tipologia, una sua
descrizione riassuntiva, il suo utilizzo o
destinazione d'uso, la città e la zona di ubicazione
con relativo indirizzo, i dati catastali (piano,
scala, interno, metri quadri, numero vani, classe
energetica, sezione, foglio, particella, subalterno,
codice del Comune, rendita e valore catastali, anno
di fabbricazione, categoria, classe), le
caratteristiche principali (servizi e accessori,
balconi, garage, box o posto auto, cantina, soffitta,
giardino, ascensore, impianto acqua, riscaldamento,
arredamento, posti letto), il nome del proprietario
con relativo recapito telefonico preferenziale, la
percentuale di possesso, la data di inizio possesso,
il rappresentante legale, i nomi degli eventuali
comproprietari, la polizza di assicurazione ove
esistente, l'importo della rata condominiale, il
prezzo di vendita o il canone di affitto, la presenza
di eventuali ipoteche e qualsiasi annotazione
aggiuntiva.
Nel
momento in cui l'immobile viene venduto o affittato,
è necessario aprire la sua scheda e mettere il segno
di spunta sulla casella Immobile venduto o Immobile
affittato, a seconda dell'archivio su cui si
lavora, dopodiché bisogna salvare i cambiamenti.
Questa operazione consente di differenziare gli
immobili attualmente disponibili per la vendita o per
l'affitto da quelli che non lo sono più.
E' possibile allegare alla scheda di ciascun immobile
file esterni di ogni genere che potrebbero contenere,
ad esempio, una presentazione di PowerPoint
con foto degli ambienti interni ed esterni
dell'immobile da mostrare agli aspiranti acquirenti o
affittuari, oppure qualsiasi documento che certifichi
la regolarità dell'immobile o degli impianti.
Se si
vuole inserire la scheda di un immobile sia
nell'archivio degli immobili in vendita che in quello
degli immobili in affitto, dopo aver immesso i dati
in uno dei due ambienti è possibile importarli
nell'altro utilizzando il pulsante contraddistinto
dall'icona di una freccia grigia obliqua. Dopo aver
importato i dati, basterà indicare, a seconda dei
casi, il prezzo di vendita o quello di affitto e
salvare la scheda.
I dati relativi al proprietario dell'immobile, al suo
recapito telefonico preferenziale, al rappresentante
legale e agli eventuali comproprietari possono essere
importati dall'archivio anagrafico dei proprietari
utilizzando il pulsante con la freccetta verde
posizionato a destra del campo riservato al
proprietario.
Il pulsante Trova immobili consente di
individuare uno o più immobili in archivio
indirizzando la ricerca esclusivamente agli immobili
attualmente non ancora venduti o affittati. Si
capisce che questa funzione risulta particolarmente
utile nel momento in cui un cliente si presenta in
agenzia e chiede di verificare la disponibilità di
un immobile che risponda a specifiche
caratteristiche. In particolare, è possibile
effettuare una ricerca personalizzata degli immobili
da vendere o da affittare utilizzando una o più
parole chiave presenti nei campi principali delle
schede (tipo immobile, descrizione, utilizzo, città
e zona di ubicazione, servizi e accessori, garage,
box o posto auto, ascensore, impianto acqua,
riscaldamento, posti letto, ipoteche, note).
Quando
si effettua una ricerca nell'archivio degli immobili
in vendita, è obbligatorio indicare la superficie
minima dell'immobile unitamente al prezzo massimo che
l'aspirante acquirente è disposto a pagare. Nel caso
degli immobili in locazione, bisogna invece indicare
obbligatoriamente, oltre alla superficie minima
dell'immobile, il canone massimo che l'aspirante
affittuario è disposto a versare.
Il pulsante caratterizzato dall'icona di un visto di
colore verde visualizza una finestra in cui è
possibile trovare una o più schede in archivio
operando la ricerca, a seconda dell'ambiente di
lavoro, fra gli immobili disponibili e quelli venduti
oppure fra gli immobili liberi e quelli locati. Per
ogni ricerca è possibile utilizzare come filtro uno
o più campi contemporaneamente. Ciò consente, ad
esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli immobili
ubicati in una specifica zona di una certa città
oppure di tutti quelli con determinati servizi e
accessori e appartenenti allo stesso proprietario.
La
scheda tecnica di ciascun immobile può essere
stampata su carta mentre l'intero archivio degli
immobili può essere esportato in un file XLS
gestibile con Microsoft Excel o altro
software equivalente.
L'applicazione Anagrafica Proprietari
tiene traccia di tutto ciò che riguarda i
proprietari degli immobili, ossia i dati anagrafici,
i recapiti telefonici e di posta elettronica, gli
estremi di un documento di identità, l'elenco delle
proprietà messe in vendita o in affitto, i nomi dei
comproprietari, il rappresentante legale, eventuali
questioni in sospeso con l'agenzia immobiliare e ogni
ulteriore annotazione. I dati salvati in questo
archivio potranno essere importati in altri ambienti
di lavoro del software permettendo di facilitare la
compilazione delle schede.
In questo ambiente sono inoltre presenti pulsanti che
consentono di verificare la correttezza del codice
fiscale del proprietario e di lanciare il proprio
software per la gestione della posta elettronica per
inviare un messaggio all'indirizzo e-mail indicato
nell'apposito campo di testo.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere Salva. Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere
il pulsante Salva.
Se si ha bisogno di registrare una scheda anagrafica
molto simile ad un'altra già presente in archivio
(ad esempio, riferita a un familiare comproprietario
di immobili), è possibile velocizzare la sua
compilazione duplicando i dati esistenti. A tal fine,
dopo aver visualizzato la vecchia scheda, bisogna
fare clic sul pulsante Duplica (icona con
due foglietti bianchi), apportare le dovute modifiche
e infine premere Salva.
La funzione Allega file consente di abbinare
a ciascun proprietario file di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del documento di riconoscimento oppure un file
zippato che raccoglie la documentazione relativa a
tutti gli immobili posseduti. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei proprietari in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo si può ottenere,
ad esempio, l'elenco di tutti i proprietari che
risiedono in una certa città e ai quali sono state
abbinate delle specifiche note.
La
casella Da ricontattare va spuntata se il
proprietario dovrà essere ricontattato dall'agenzia
immobiliare nel momento in cui sarà risolta una
determinata questione in sospeso descritta
nell'apposito campo di testo. Il pulsante
caratterizzato dall'icona di un telefono giallo
visualizza il riepilogo di tutti i proprietari da
ricontattare. Si capisce che, una volta che il
proprietario è stato ricontattato e la questione è
stata risolta, è necessario aprire la scheda
anagrafica del medesimo proprietario, togliere il
segno di spunta dalla casella Da ricontattare,
aggiornare il contenuto del campo di testo relativo
alle questioni in sospeso e, infine, salvare i
cambiamenti.
La
scheda di ogni singolo proprietario può essere
stampata su carta, mentre l'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'ambiente per la gestione degli Acquirenti
e Conduttori è costituito da due
applicazioni studiate per registrare i dati
anagrafici dei clienti della propria agenzia
immobiliare che sono alla ricerca di un immobile da
acquistare o da prendere in locazione.
L'applicazione
Anagrafica Acquirenti è
l'archivio in cui salvare le informazioni riguardanti
gli aspiranti all'acquisto di immobili, ossia i dati
anagrafici, i recapiti telefonici e di posta
elettronica nonché gli estremi di un documento di
identità. Questo ambiente serve anche ad annotare il
tipo di immobile ricercato, la città di ubicazione,
la zona preferenziale e gli altri requisiti che
l'immobile dovrà soddisfare, ossia il numero di
camere, la conformità alle norme vigenti, l'assenza
di vincoli o di un eventuale residuo mutuo, gli
accessori, i bagni, gli ulteriori locali, la
superficie minima e quella massima, i tempi entro cui
l'immobile dovrà essere disponibile, le condizioni
di pagamento, il prezzo massimo che si è pronti a
pagare, la percentuale di provvigione riservata
all'agenzia, lo stato di manutenzione e ogni altra
annotazione.
I dati
anagrafici registrati in questo archivio potranno
essere importati in altri ambienti di lavoro del
software permettendo di facilitare la compilazione
delle schede.
In questo ambiente sono inoltre presenti pulsanti che
consentono di verificare la correttezza del codice
fiscale dell'acquirente e di lanciare il proprio
software per la gestione della posta elettronica per
inviare un messaggio all'indirizzo e-mail indicato
nell'apposito campo di testo.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere Salva. Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere
il pulsante Salva.
Se si ha bisogno di registrare una scheda anagrafica
molto simile ad un'altra già presente in archivio
(ad esempio, riferita a un familiare
dell'acquirente), è possibile velocizzare la sua
compilazione duplicando i dati esistenti. A tal fine,
dopo aver visualizzato la vecchia scheda, bisogna
fare clic sul pulsante Duplica (icona con
due foglietti bianchi), apportare le dovute modifiche
e infine premere Salva.
La funzione Allega file consente di abbinare
a ciascun acquirente file di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del documento di riconoscimento oppure un file
zippato che raccoglie la copia firmata e acquisita
allo scanner dell'incarico di mediazione stipulato
con l'agenzia immobiliare. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede degli acquirenti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo si può ottenere,
ad esempio, l'elenco di tutti gli acquirenti
interessati a immobili di una certa tipologia ed
ubicati in una certa città.
La
casella Da ricontattare va spuntata se
l'acquirente dovrà essere ricontattato dall'agenzia
immobiliare nel momento in cui sarà risolta una
determinata questione in sospeso descritta nel campo
di testo riservato alle note. Il pulsante
caratterizzato dall'icona di un telefono giallo
visualizza il riepilogo di tutti gli acquirenti da
ricontattare. Si capisce che, una volta che
l'acquirente è stato ricontattato e la questione è
stata risolta, è necessario aprire la scheda
anagrafica del medesimo acquirente, togliere il segno
di spunta dalla casella Da ricontattare, aggiornare
il contenuto del campo di testo delle note e, infine,
salvare i cambiamenti.
La
scheda di ogni singolo acquirente può essere
stampata su carta, mentre l'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Anagrafica Conduttori
è l'archivio in cui salvare le informazioni
riguardanti i clienti che hanno preso in affitto gli
immobili gestiti dalla propria agenzia. E' possibile
registrare i dati anagrafici, i recapiti telefonici e
di posta elettronica nonché gli estremi di un
documento di identità. Questo ambiente serve anche
ad annotare i dati del contratto di locazione firmato
dal conduttore, vale a dire la sua tipologia,
l'Ufficio territoriale, la data di registrazione e
quella di scadenza, il codice identificativo del
contratto, la descrizione dell'immobile preso in
locazione, le persone conviventi con l'affittuario,
il nome e il codice fiscale del locatore, la rata del
canone di locazione, l'importo della cauzione
versata, eventuali questioni che il conduttore ha in
sospeso con l'agenzia immobiliare.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere
il pulsante Salva.
Se si
ha bisogno di registrare una scheda anagrafica molto
simile ad un'altra già presente in archivio (ad
esempio, riferita a un inquilino cointestatario dello
stesso contratto di affitto), è possibile
velocizzare la sua compilazione duplicando i dati
esistenti. A tal fine, dopo aver visualizzato la
vecchia scheda, bisogna fare clic sul pulsante Duplica
(icona con due foglietti bianchi), apportare le
dovute modifiche e infine premere Salva.
I dati anagrafici registrati in questo archivio
potranno essere importati nell'ambiente per
l'emissione delle ricevute d'affitto permettendo di
facilitare la compilazione delle schede. E' inoltre
possibile importare i dati del conduttore e
dell'immobile all'interno del testo sia dell'incarico
di ricerca e di mediazione per locazione immobiliare
sia della proposta di locazione immobiliare.
Per trovare le schede dei conduttori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo si può ottenere,
ad esempio, l'elenco di tutti i conduttori che nel
corso degli anni hanno preso in affitto lo stesso
immobile o immobili diversi appartenenti allo stesso
locatore.
Il
campo delle note è predisposto per memorizzare
informazioni che si vuole richiamare nel campo
omonimo presente nell'applicazione per l'emissione
delle ricevute d'affitto. Tuttavia, prima che il
conduttore abbia trovato un immobile da prendere in
locazione, è consigliabile sfruttare tale campo per
annotare le caratteristiche dell'immobile ricercato.
Nel momento in cui l'agenzia avrà a disposizione un
nuovo immobile da affittare, si potrà effettuare una
ricerca nell'archivio dei conduttori utilizzando come
filtro le informazioni inserite nel campo delle note
ed ottenere l'elenco di tutte le persone interessate
alla locazione.
In questo ambiente sono presenti pulsanti che
consentono di verificare la correttezza del codice
fiscale del conduttore e di lanciare il proprio
software per la gestione della posta elettronica per
inviare un messaggio all'indirizzo e-mail indicato
nell'apposito campo di testo.
La casella Da ricontattare va spuntata se il
conduttore dovrà essere ricontattato dall'agenzia
immobiliare nel momento in cui sarà risolta una
determinata questione in sospeso descritta
nell'apposito campo di testo. Il pulsante
caratterizzato dall'icona di un telefono giallo
visualizza il riepilogo di tutti i conduttori da
ricontattare. Si capisce che, una volta che il
conduttore è stato ricontattato e la questione è
stata risolta, è necessario aprire la scheda
anagrafica del medesimo conduttore, togliere il segno
di spunta dalla casella Da ricontattare,
aggiornare il contenuto del campo di testo relativo
alle questioni in sospeso e, infine, salvare i
cambiamenti.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun conduttore file di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del documento di riconoscimento oppure un file
zippato che raccoglie la copia firmata e acquisita
allo scanner della proposta di locazione immobiliare
presentata al locatore tramite l'agenzia immobiliare.
Il contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo conduttore può essere
stampata su carta, mentre l'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Scadenzario e Appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze e gli
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali relativi
ai clienti della propria agenzia immobiliare.
L'applicazione provvederà quindi ad avvertirci al
sopraggiungere della data.
Le
informazioni che è possibile indicare in ciascuna
scheda riguardano i dati del cliente (acquirente o
conduttore), eventuali altre persone che
parteciperanno all'appuntamento, il luogo
dell'appuntamento e la durata prevista, la
descrizione dell'immobile collegato alla scadenza o
appuntamento, l'agente incaricato, la causale della
scadenza o appuntamento (ad esempio, incontrare il
cliente in agenzia per la firma dell'incarico di
mediazione o per il pagamento della provvigione,
accompagnare il cliente a visitare l'immobile di
proprio interesse, versare l'imposta di registro
ecc.), le modalità di pagamento e gli estremi della
ricevuta, nonché ogni ulteriore annotazione.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può
provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic
sul pulsante Nuovo, compilando i campi di
testo e premendo Salva. Per salvare una
scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora
della scadenza, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del cliente, il suo codice
fiscale e la causale della scadenza o appuntamento.
E'
possibile importare i dati del cliente dall'archivio
anagrafico dei conduttori o da quello degli
acquirenti utilizzando gli appositi pulsanti a destra
del campo di testo riservato al cliente. I dati
dell'immobile possono invece essere importati
dall'archivio degli immobili in vendita o da quello
degli immobili in affitto tramite i pulsanti presenti
a destra del campo di testo riservato alla
descrizione dell'immobile.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo
aver salvato la prima scheda si può sfruttare la
funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
L'utente può registrare un numero illimitato di
scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le
scadenze inserite potranno essere visualizzate in
ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per
ogni scadenza è possibile stabilire con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK.
Il calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
E'
buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che
viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
cliente come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un
cliente è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando,
per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il
nome del cliente e dell'agente incaricato e
l'eventuale importo da pagare.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico
dei pagamenti saldati e può essere utile per
stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti
effettuati dai clienti.
Nello Scadenzario è disponibile una
funzione di ricerca avanzata che consente di creare
riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un
mese specifico, con riferimento ad un determinato
cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'ambiente per la gestione degli Incarichi
di Mediazione è costituito da diverse
applicazioni studiate per compilare, archiviare e
stampare gli incarichi di mediazione per vendita o
locazione immobiliare (in esclusiva o non in
esclusiva), gli incarichi di ricerca e di mediazione
per acquisto o locazione immobiliare e, infine, le
proposte di acquisto o di locazione immobiliare. La
prima operazione da effettuare consiste quindi nel
selezionare l'incarico di mediazione di interesse
premendo il relativo pulsante.
Una
volta entrati nell'ambiente per la compilazione di un
incarico di mediazione, bisogna premere il pulsante Nuovo
e inserire il luogo e la data di stipula, le
informazioni riguardanti l'agenzia immobiliare,
quelle relative all'aspirante acquirente o conduttore
(a seconda dei casi), i dati dell'immobile oggetto
della compravendita o della locazione, la tipologia
di patto (in esclusiva o non in esclusiva), le
condizioni della compravendita o della locazione, la
percentuale di provvigione spettante all'agenzia
immobiliare, il foro competente in caso di
controversie, il titolare del trattamento dei dati,
la data di scadenza dell'incarico di mediazione e
ogni clausola aggiuntiva. Dopo aver inserito i dati,
è sufficiente premere Salva per registrare
la scheda.
Per modificare un incarico di mediazione esistente,
bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento delle schede o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere il pulsante Salva.
Nel
caso in cui si voglia redigere un incarico di
mediazione molto simile ad uno già presente in
archivio, è possibile velocizzare la sua
compilazione duplicando i dati esistenti. A tal fine,
dopo aver visualizzato la vecchia scheda, bisogna
fare clic sul pulsante Duplica (icona con
due foglietti bianchi), apportare le dovute modifiche
e infine premere Salva.
Apposite caselle consentono di indicare se l'immobile
a cui l'incarico di mediazione si riferisce è già
stato venduto o locato. E' importante ricordarsi di
mettere il segno di spunta quando l'affare è giunto
a conclusione o quando l'incarico è stato annullato.
Così facendo, sarà possibile visualizzare con un
clic sull'icona dell'orologio il riepilogo di tutti
gli incarichi di mediazione scaduti relativi agli
immobili non ancora acquistati o affittati.
Le informazioni relative all'agenzia immobiliare, al
foro di competenza e al titolare del trattamento dei
dati (che si presuppone siano sempre le stesse)
restano memorizzate all'uscita dalla schermata di
lavoro, cosicché quando bisognerà compilare un
nuovo incarico di mediazione non sarà necessario
inserirle nuovamente.
Il pulsante Stampa serve a creare un file in
formato RTF con il testo integrale
dell'incarico di mediazione. Tale file potrà
eventualmente essere modificato con il proprio
software di videoscrittura, salvato su disco e quindi
stampato su carta per essere firmato.
I dati
degli acquirenti, dei conduttori e degli immobili
oggetto della compravendita o della locazione possono
essere importati dai relativi archivi servendosi
degli appositi pulsanti contraddistinti da una
freccia verde. E' inoltre possibile verificare la
correttezza della partita IVA dell'agenzia
immobiliare o del codice fiscale del cliente
utilizzando i pulsanti a destra dei campi
corrispondenti.
Il pulsante Allega file permette di allegare
a ogni incarico di mediazione file di qualsiasi
genere, ad esempio la copia scannerizzata dello
stesso documento firmato dal cliente e dall'agente
immobiliare.
E' disponibile una funzione di ricerca avanzata che
consente di creare riepiloghi degli incarichi di
mediazione in archivio utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Si può, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli incarichi stipulati con
uno specifico proprietario o locatore, relativi a
immobili di una certa tipologia o ubicati in una
certa città, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di esportare tutti
gli incarichi di mediazione in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Contratti di Locazione
contiene i testi dei diversi contratti di affitto
previsti dalla legge, predisposti per la compilazione
facilitata grazie alla funzione di importazione dati
da altri archivi presenti nel software. I contratti
di locazione sono moduli pronti per l'uso che
riportano tutte le clausole stabilite dalla normativa
vigente sugli affitti. Sono quindi presenti i dati
anagrafici identificativi del Locatore e del
Conduttore, i dati catastali dell'immobile e le
condizioni dell'accordo con specifici riferimenti
agli articoli di legge. Inoltre, in quasi tutti i
contratti, sono indicati i termini per la durata e la
cessazione, le scadenze dei pagamenti, le condizioni
per la disdetta, la successione del contratto,
l'ammontare del deposito cauzionale eccetera. Di
seguito, una breve descrizione dei contratti messi a
disposizione dal programma.
•
Il contratto di locazione ad uso abitativo
rappresenta la tipologia contrattuale in cui
l'immobile deve essere destinato esclusivamente ad
uso di civile abitazione del conduttore e delle
persone con lui conviventi. La normale durata del
contratto è di anni quattro prorogabili di
altrettanti anni alla prima scadenza. Al termine del
periodo di proroga, ciascuna delle parti ha diritto
di attuare la procedura per il rinnovo del contratto
o per la rinuncia del rinnovo.
• Il contratto di locazione ad uso abitativo
di natura transitoria ha una durata minima di un
mese ed una massima di diciotto e può cessare senza
bisogno di disdetta se il locatore dimostra al
conduttore il verificarsi dell'evento che giustifica
la natura transitoria del contratto.
• Il contratto di locazione ad uso abitativo
con esercizio dell'opzione per la cedolare secca
si rifà all'articolo 3 del decreto legislativo 14
marzo 2011, n. 23, il quale ha introdotto, a favore
dei proprietari o titolari di diritti reali di
godimento di unità immobiliari locate ad uso
abitativo, la facoltà di scegliere un regime di
tassazione sostitutiva dell'IRPEF e delle relative
addizionali. Il regime della cedolare secca sugli
affitti sostituisce anche le imposte di registro e di
bollo relative al contratto di locazione.
• Il contratto di locazione a canone
concordato (o agevolato) è regolato dalla legge
431/1998 ed è sicuramente il contratto di locazione
più vantaggioso, dal punto di vista fiscale, che
l'impianto normativo nazionale prevede. Gli aspetti
generali del contratto vengono stabiliti da un
accordo locale tra le principali organizzazioni
rappresentative della proprietà edilizia e le
principali associazioni sindacali dei Conduttori alla
presenza solitamente dell'assessore comunale o del
sindaco. Tali accordi locali fissano i criteri di
stipula e determinano il canone annuo o mensile come
moltiplicazione tra il valore in euro per
metro-quadro, con un valore minimo e massimo per ogni
area come stabilito dall'accordo, e la metratura
dell'immobile. Il contratto di locazione a canone
concordato consente al Locatore di godere di uno
sconto sulla base imponibile pari al 30%, che
pertanto abbatte sensibilmente l'IRPEF da versare.
•
Il contratto di comodato gratuito di immobile
è una scrittura privata da utilizzare quando si
concede in locazione gratuitamente un proprio
immobile, ad esempio, ad un parente. Esso deve
comunque contenere l'indicazione della durata del
comodato e della data di cessazione. Tale tipo di
contratto è disciplinato dall'art. 1803 del Codice
civile.
• Il contratto di locazione di immobile per
le esigenze abitative degli studenti universitari
ha natura transitoria in quanto il conduttore ha
l'esigenza di abitare l'immobile per un periodo
limitato di tempo (la durata minima è di mesi uno
mentre quella massima è di mesi trentasei). E'
prevista anche la possibilità di recedere dal
contratto per gravi motivi con preavviso da
recapitarsi tramite lettera raccomandata almeno tre
mesi prima.
• Il contratto di locazione di azienda
precisa gli elementi che concorrono a formare il
patrimonio aziendale, le condizioni per la gestione
dell'azienda, la ripartizione delle spese e la
destinazione dei crediti e debiti relativi
all'azienda. Il Locatore, per tutta la durata
dell'affitto, si impegna a non iniziare nella stessa
zona nuove imprese idonee a sviare la clientela
dell'azienda locata, nonché a non affittare alcun
locale dell'immobile di sua proprietà per
l'esercizio di impresa affine a quella oggetto del
contratto.
• Il contratto di locazione di immobile ad
uso turistico, valevole per una durata non
superiore a trenta giorni, deve riportare le
generalità del Conduttore e di tutte le persone che
saranno ospitate. Deve specificare, inoltre, a carico
di chi saranno le spese relative ai servizi quali la
luce, l'acqua, il gas o le spese condominiali.
• Il contratto di locazione ad uso diverso
dall'abitativo può essere disdetto
anticipatamente rispetto alla scadenza prefissata. Le
parti, inoltre, possono stabilire che il canone sia
aggiornato annualmente in base alle variazioni ISTAT
dell'indice dei prezzi al consumo per le famiglie di
operai ed impiegati. Va inoltre specificato il tipo
di utilizzo che il Conduttore intende fare dei
locali.
• I contratti di locazione ad uso di
autorimessa privata/box/posto auto, cantina/soffitta,
deposito/magazzino prevedono il pagamento degli
oneri accessori relativi all'uso del locale da parte
del Conduttore. Quest'ultimo, inoltre, non potrà
depositare nell'unità locata materiali esplodenti,
merci infiammabili o in qualsiasi modo pericolose per
la salute e l'incolumità delle persone e
l'integrità dell'unità stessa.
• L'atto di risoluzione consensuale del
contratto di locazione va utilizzato quando
Locatore e Conduttore stabiliscono in maniera
concorde di rescindere il contratto con anticipo
rispetto alla data di scadenza, senza che sia
applicata alcuna penalizzazione alle parti.
• Il verbale di riconsegna dell'immobile
locato va utilizzato al termine della locazione,
nel momento in cui il Conduttore riconsegna al
Locatore le chiavi dell'appartamento preso in affitto
e si esamina lo stato di conservazione dei locali per
accertarsi che l'immobile non presenti alcun danno.
E' possibile velocizzare la compilazione dei campi di
testo utilizzando i pulsanti per l'importazione dei
dati dagli archivi degli immobili, dei Locatori e dei
Conduttori, dopodiché si può esportare il contratto
in formato RTF, gestibile attraverso Microsoft
Word o qualsiasi altro programma di
videoscrittura, per personalizzare il testo prima di
mandarlo in stampa.
L'ambiente per gestire la Corrispondenza
del Locatore presenta una raccolta di
moduli che possono risultare utili al Locatore nei
suoi rapporti formali con il Conduttore. Si tratta di
modelli già pronti da utilizzare, ad esempio, quando
si vuole comunicare all'inquilino l'adesione al
regime con l'opzione per la cedolare secca,
l'aggiornamento del canone di affitto, la visita
all'immobile locato da parte di aspiranti
all'acquisto, la disdetta del contratto di locazione
alla sua prima scadenza e così via. C'è anche la
modulistica per denunciare il termine di una
locazione all'Ufficio delle Imposte Dirette o per
comunicare alla Questura i dati dell'inquilino che ha
appena preso in affitto l'appartamento.
Per
redigere una nuova lettera basta premere il pulsante Nuovo
e compilare i campi di testo. E' possibile
velocizzare la compilazione dei campi importando i
dati da altri archivi presenti nel programma,
dopodiché si può esportare la lettera in formato RTF,
gestibile attraverso Microsoft Word o
qualsiasi altro software di videoscrittura, per
personalizzare il testo prima di mandarlo in stampa.
Il campo relativo alla data della lettera si compila
in automatico con la data odierna mentre i dati del
Locatore e il luogo di stesura restano memorizzati
quando si chiude la schermata di lavoro. E' anche
possibile importare i dati del Locatore dal relativo
archivio anagrafico.
Appositi
pulsanti consentono di visualizzare l'anteprima della
lettera o di stamparla direttamente su carta.
L'ambiente Emissione Ricevute d'Affitto
permette la creazione di nuovi archivi riferiti a
ciascun anno solare oppure l'apertura di archivi già
creati. Il programma supporta anche la gestione dei
canoni di affitto calcolati in base alla percentuale
di variazione dell'indice ISTAT.
La
schermata per la compilazione e stampa delle ricevute
di affitto è organizzata in maniera da rendere
minimo il lavoro dell'utente. Ad esempio, la
numerazione automatica si ottiene premendo un unico
pulsante e la data di una nuova ricevuta viene
fornita dalla memoria del sistema operativo non
appena si inserisce una nuova scheda. Il programma
provvede, inoltre, a tradurre in lettere l'importo
totale percepito espresso in cifre.
Quando
si compila una ricevuta d'affitto, non è affatto
necessario trascrivere sul momento i dati riguardanti
il conduttore, il locatore, l'unità immobiliare e la
registrazione del contratto, dal momento che queste
informazioni possono essere richiamate dall'archivio
dei conduttori attraverso la funzione per
l'importazione dei dati. Inoltre, le causali da
riportare nella ricevuta possono essere importate
dalla Tabella delle spese a carico del Conduttore
utilizzando gli appositi pulsanti.
Per
inserire una nuova ricevuta di affitto in archivio
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi e premere Salva. E'
possibile utilizzare la funzione Numerazione
automatica se si vuole far partire la
numerazione dei documenti da un numero superiore a 1.
L'utente
ha la possibilità di utilizzare un logo
personalizzato per rendere più professionale la
stampa delle ricevute.
In fase di stampa, è possibile scegliere fra due
diversi formati di ricevuta d'affitto: quello
piccolo, che stampa due copie del documento su foglio
A4, e quello grande, che riproduce su foglio A4 una
sola copia del documento.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona della mano con la
moneta consente di visualizzare il riepilogo delle
ricevute di affitto che i conduttori non hanno ancora
saldato.
Questo ambiente di lavoro permette di ottenere il
riepilogo annuale, trimestrale o mensile degli
affitti percepiti nonché visualizzare grafici
statistici tridimensionali degli incassi mensili.
L'intero
archivio può essere esportato in un foglio di Excel
facendo clic sull'apposita icona. Infine, l'utente ha
la possibilità di visualizzare l'anteprima della
ricevuta di affitto prima di stamparla su carta.
Come accennato, Agenzia Immobiliare Pro
4.0 consente di visualizzare e stampare
grafici statistici sulle entrate mensili in base alle
ricevute d'affitto emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
Tutti gli archivi di Agenzia Immobiliare
Pro 4.0 possono essere esportati in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Agenzia
Immobiliare Pro 4.0 può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su
pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Agenzia Immobiliare Pro 4.0
fornisce, quindi, un aiuto concreto nella gestione
della propria agenzia, che si traduce in un immediato
guadagno a livello di produttività. L'utente
resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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