Archivia Documenti Pro 3.0 - Software per Microsoft Windows


Software rivolto al professionista che ha bisogno di mettere ordine ai documenti del proprio ufficio, ma anche all'utente privato che desidera catalogare tutta la documentazione cartacea conservata a casa per essere in grado di recuperarla velocemente in qualsiasi momento. Programma composto da otto app studiate per archiviare gli atti e le scritture, i titoli di studio, la posta in entrata, in uscita e interna, le buste paga, i libri della propria biblioteca, gli articoli giornalistici e ogni altro documento. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB.


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Archivia Documenti Pro 3.0
Software per archiviare tutti i tipi di documenti, la posta in entrata e in uscita,
le ricevute delle bollette, i libri della propria biblioteca, gli atti e le scritture private,
i cedolini stipendiali, i diplomi e gli attestati, gli articoli giornalistici ecc.


Archivia Documenti Pro 3.0 è un facile e potente software di archiviazione documentale adatto sia a studi professionali sia alla famiglia per creare schedari di documenti di tutti i generi con la possibilità di descriverli in ogni dettaglio. I documenti archiviati possono essere ricercati in modo semplice e intuitivo in base alle informazioni inserite dall'utente nelle schede descrittive.

Il software si compone di otto app, ciascuna delle quali consente di archiviare una delle diverse tipologie di documenti con cui abbiamo a che fare nella nostra vita lavorativa e famigliare. In particolare, Archivia Documenti Pro 3.0 suddivide i documenti in atti e scritture, diplomi e attestati, posta in ingresso, in uscita e interna, buste paga, ricevute di bollette, libri, articoli giornalistici e tutti gli altri documenti.

L'applicazione Atti e Scritture mette a disposizione uno schedario in cui archiviare qualsiasi documento avente rilevanza giuridica, quali scritture private, dichiarazioni sottoscritte, contratti di locazione o di compravendita di beni mobili ed immobili e così via.

Ogni scheda consente di indicare il nome dell'atto o scrittura, la tipologia, il luogo e la data di stipula, l'Ufficio territoriale presso cui è stato registrato l'atto, la data di registrazione, il codice identificativo del contratto, la durata, la data di scadenza, l'oggetto dell'atto o della scrittura, i dati anagrafici dei firmatari e di eventuali altri soggetti interessati, l'importo concordato, la cauzione pagata come caparra confirmatoria, le modalità di pagamento, il numero delle pagine che compongono il documento, gli eventuali allegati e ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un atto o scrittura, è sufficiente premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome dell'atto o scrittura, alla data di stipula e al cognome e nome del primo firmatario sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale dell'atto o scrittura se si è provveduto a scannerizzare lo stesso documento. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

La casella Da registrare va spuntata per indicare che l'atto o scrittura è in attesa di registrazione presso gli uffici dell'Agenzia delle Entrate. Per visualizzare l'elenco di tutti gli atti che devono ancora essere registrati, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un timbro.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un nuovo atto o scrittura molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda dell'atto o scrittura file di qualsiasi genere che potrebbero contenere documenti a cui il medesimo atto fa riferimento.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti gli atti appartenenti ad una determinata tipologia, che sono stati sottoscritti da una certa persona o a cui sono state abbinate specifiche annotazioni.

La scheda di ciascun atto o scrittura può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Diplomi e Attestati è un ambiente in cui registrare i titoli di studio acquisiti da tutti i membri della propria famiglia o, se si opera in un contesto lavorativo, dai propri dipendenti o colleghi. Questa app è quindi idonea a tenere traccia degli estremi dei diplomi di laurea o di scuola secondaria o anche di attestati rilasciati al termine della frequenza di corsi di aggiornamento o di formazione professionale.

In ogni scheda è possibile indicare il nome del diploma o attestato, la data di conseguimento, l'Istituto universitario o scolastico erogante, la città in cui il titolo di studio è stato conseguito, il voto finale ottenuto, il nome del candidato, il suo codice fiscale e recapito telefonico, le materie studiate durante il corso, i nomi dei relativi insegnanti, la data di inizio e quella di fine corso, la sua durata totale, la modalità di erogazione del corso (ad esempio, in presenza, on-line, in blended-learning ecc.), il titolo della tesi se il corso ha previsto la discussione di una dissertazione finale, il nome del docente relatore e di quello correlatore, il nome del Presidente e degli altri membri della commissione d'esame, il recapito della segreteria ed eventuali altri contatti, ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un diploma o attestato, basta premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del diploma o attestato, alla data di conseguimento e al cognome e nome del candidato sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del diploma o attestato se si è provveduto a scannerizzare lo stesso documento. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

La casella Originale consegnato va spuntata per indicare che gli uffici di segreteria hanno provveduto a consegnare il diploma o attestato originale al candidato. Per visualizzare l'elenco di tutti i titoli non ancora ricevuti in originale, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un visto.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un diploma o attestato molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del diploma o attestato file di qualsiasi genere che potrebbero contenere documenti a cui il medesimo titolo di studio fa riferimento.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i titoli rilasciati da un determinato Istituto oppure tutti i diplomi e attestati conseguiti da un certo candidato.

La scheda di ciascun diploma o attestato può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita, le pratiche e tutti i documenti interni relativi alla propria azienda, al proprio studio professionale e, più in generale, alla propria vita privata o lavorativa. La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.

Una volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei dati, si può iniziare a protocollare una nuova scheda premendo il pulsante Nuovo. Così facendo, il software assegna al documento il numero di protocollo e la data di registrazione, che ovviamente coincide con quella odierna. La numerazione del protocollo è progressiva e tiene conto di quanti documenti sono già presenti in archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno solare. Se si desidera far partire la numerazione automatica da un numero superiore a 1, si deve utilizzare la funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera N che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre, spuntando un'apposita casella, si può fare in modo che il numero progressivo del protocollo sia seguito dall'indicazione dell'anno solare.

Dopo aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare clic sul pulsante Salva per archiviare la scheda. La scheda di un documento può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova oppure utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l'ufficio e l'operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti. I dati dell'ufficio e dell'operatore responsabile della protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi) sono salvati in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali campi può all'occorrenza essere modificato manualmente tutte le volte che si desidera.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti protocollati da un certo operatore e appartenenti ad una specifica categoria.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

L'applicazione Buste Paga è studiata per tenere traccia dei singoli cedolini stipendiali allo scopo di agevolare la consultazione dell'archivio dei compensi ricevuti o elargiti sfruttando una potente funzione di ricerca.

Per inserire una nuova scheda in archivio dopo aver selezionato l'anno solare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi che interessano e premere Salva. La scheda di un cedolino può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova o utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

I dati dell'ente erogante lo stipendio resteranno memorizzati alla chiusura della schermata di lavoro, cosicché non occorrerà reinserirli quando si dovrà archiviare la scheda di un nuovo cedolino stipendiale.

Il pulsante Allega file consente di associare alla scheda di ciascun cedolino tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, documenti relativi alle prestazioni lavorative fornite dal dipendente nel periodo retributivo a cui si riferisce la busta paga.

In fondo alla schermata è inoltre possibile allegare la copia digitale del cedolino, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

La casella Stipendio riscosso va spuntata nel momento in cui l'importo della busta paga viene effettivamente riscosso dal dipendente. Per visualizzare l'elenco degli stipendi non ancora riscossi, è sufficiente fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona del triangolo giallo con punto esclamativo.

La funzione Trova consente di utilizzare più filtri di ricerca contemporaneamente, per cui è possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i dipendenti che in un certo periodo di retribuzione hanno svolto lavori straordinari o a cui è stato elargito il premio di produttività.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare la scheda di un cedolino stipendiale molto simile ad un'altra archiviata precedentemente, ad esempio relativa a un dipendente che ha svolto le stesse mansioni. Per duplicare una scheda, basta visualizzare quella già archiviata, fare clic su Duplica, inserire gli estremi variabili del nuovo cedolino (codice ID, data emissione, periodo retribuzione, totale giorni, totale ore), apportare ogni altra modifica desiderata e premere Salva.

La scheda riassuntiva del cedolino può essere stampata su carta mentre l'intero archivio annuale delle buste paga può essere esportato in Excel.

La schermata Archivio Ricevute Bollette dà accesso a due applicazioni che consentono, rispettivamente, di registrare le proprie bollette corredate di foto e di riepilogare i versamenti effettuati.

L'applicazione Registrazione Ricevute Bollette è l'ambiente di lavoro in cui archiviare tutti i dati relativi alle bollette pagate o da pagare. Di ogni bolletta è possibile registrare il numero di conto corrente, l'importo versato, l'Intestatario del conto corrente, i dati dell'Esecutore, la data di scadenza della bolletta, la causale e la data di pagamento, il codice del contratto di fornitura, il codice POD o PRD (nel caso di bollette di luce o gas), il codice Cliente, il codice di migrazione, la tipologia di bolletta (ad esempio, luce, gas, acqua, rifiuti solidi urbani, telefono, Internet, tasse automobilistiche, eccetera), il numero della fattura di riferimento con relativa data di emissione, l'ufficio e sportello presso cui è stato effettuato il versamento, gli estremi del timbro postale o bancario, se il pagamento è stato effettuato o è ancora in sospeso e ogni ulteriore annotazione personale.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare eventualmente la foto della bolletta e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Per allegare una foto della ricevuta della bolletta, si può acquisirne l'immagine con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi WebCam, posizionare la ricevuta del bollettino di fronte all'obiettivo e fotografarla premendo il pulsante Acquisisci foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati servendosi del pulsante Importa foto acquisita.

Infine, bisogna memorizzare la scheda della bolletta cliccando il pulsante Salva.

La foto abbinata alla scheda viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica foto. Se si preferisce, si può acquisire la bolletta esternamente con il software che gestisce il proprio scanner, salvarla in formato Jpeg e importarla all'interno della scheda, sempre utilizzando il pulsante Carica foto.

A ciascuna scheda è possibile allegare non solo una foto della ricevuta di pagamento ma anche file esterni di ogni genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner della fattura riferita alla bolletta. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente una nuova bolletta simile ad una già presente in archivio. A tal fine, basta visualizzare la vecchia bolletta richiamandola con le frecce di scorrimento delle schede o con la funzione Trova, fare clic su Duplica, apportare le opportune modifiche ai campi di testo, caricare eventualmente la nuova foto e fare clic su Salva.

Il software può gestire utenze domestiche intestate a persone diverse. Quando servirà recuperare una bolletta in archivio, basterà aprire la finestra di ricerca con il pulsante Trova e usare come filtri il nome dell'utente unitamente ad altri dati per restringere il campo dei risultati ottenuti. Per trovare le schede delle bollette in archivio è quindi possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le bollette pagate da un certo Esecutore a favore di uno specifico Intestatario, oppure di quelle appartenenti alla stessa tipologia o alle quali sono state abbinate delle particolari note.

Quando si compila la scheda di una bolletta bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla sua data di scadenza. Il pulsante Scadenze visualizza il riepilogo delle bollette in scadenza e di quelle scadute e non pagate. Il pulsante Scadute consente, invece, di visualizzare e stampare il riepilogo esclusivamente delle bollette scadute il cui pagamento non è stato effettuato.

La scheda di ciascuna bolletta può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta con o senza foto.

L'archivio del programma può essere esportato in un file di Excel che potrà essere aperto con un qualsiasi software per la gestione dei file .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Riepilogo versamenti consente di ottenere un estratto conto dei pagamenti effettuati in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando come filtri di ricerca il nome dell'Esecutore e/o il tipo di bolletta.

Per ottenere il riepilogo dei versamenti eseguiti in un certo intervallo di tempo è sufficiente entrare nell'apposito ambiente di lavoro facendo clic sul pulsante Riepilogo Versamenti, indicare il nome dell'Esecutore e il tipo di bolletta unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di tutti i pagamenti effettuati nel periodo specificato, riportando per ogni versamento il tipo di bolletta, l'importo versato, la data di scadenza, la causale, il nome dell'Intestatario e quello dell'Esecutore.

Per ottenere il riepilogo di tutti i versamenti effettuati, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo dei versamenti visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.

L'applicazione Archivio Libri presenta una serie di campi di testo in cui bisogna inserire le informazioni riguardanti ciascuna opera presente nella propria biblioteca. Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Per modificare una scheda già archiviata, basta richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le modifiche e premere Salva.

I dati che si possono registrare sono davvero tanti per soddisfare tutte le necessità. Accanto alle scontate informazioni relative al titolo, all'autore, al curatore o all'anno di pubblicazione, tanto per citarne alcune, c'è l'indicazione di un codice del libro utile per identificarlo in maniera univoca nonché una casella per ricordare la sua effettiva posizione sullo scaffale. Non mancano neanche campi di testo per riportare il titolo originale dell'opera, la lingua, il nome del traduttore, la data della prima pubblicazione, la versione di cui si dispone e l'eventuale collana di appartenenza. La scheda di ciascun libro è studiata per ospitare anche informazioni tecniche, quali il formato del testo, il codice ISBN, la classificazione in base al sistema decimale Dewey e il prezzo.

I campi a compilazione obbligatoria sono quelli del titolo, dell'autore e del codice identificativo del libro. I campi Prestato a e Scadenza vanno compilati quando si registra il prestito di un libro e vanno svuotati per registrare la sua restituzione.

La lingua e il genere possono essere selezionati dagli elenchi a cascata oppure inseriti sul momento. Se non si ricorda il codice Dewey relativo al genere, si può selezionarlo dalla tabella che appare utilizzando l'apposito pulsante.

L'icona posta a destra del campo ISBN permette di cercare su Internet, tramite Google, informazioni relative al libro corrente.

In alto nella schermata sono posti i classici ed intuitivi bottoni per la gestione dei record, ossia quelli che consentono di salvare una nuova scheda, stamparla su carta, allegare file di qualsiasi genere, esportare l'intero archivio in un foglio di Microsoft Excel, visualizzare la guida in linea, effettuare una ricerca in archivio. Ci sono anche le frecce per muoversi fra le schede registrate nel database nonché un ulteriore pulsante che permette di limitare la propria ricerca ai libri attualmente disponibili per il prestito.

Il pulsante Trova permette di effettuare ricerche in archivio anche utilizzando più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i libri di un autore che appartengono a un determinato genere letterario oppure di quelli pubblicati da una certa casa editrice.

Il pulsante Duplica può tornare utile quando si devono registrare i diversi volumi che compongono una stessa opera. Per sfruttare tale funzione, dopo aver inserito i dati relativi al primo dei volumi dell'opera e salvato la scheda, bisogna fare clic sul pulsante Duplica al fine di inserire il volume successivo. Così facendo, il contenuto delle caselle di testo sarà preservato cosicché l'utente potrà apportare le modifiche desiderate e salvare la nuova scheda.

E' possibile allegare file di qualsiasi genere a ciascun libro, ad esempio il testo dell'intera opera in formato digitale o l'immagine acquisita allo scanner della copertina del libro. Il programma, inoltre, permette la stampa su carta della scheda dati di ciascun libro e l'esportazione dell'intero archivio della biblioteca in un file di Excel.

L'applicazione Articoli Giornalistici mette a disposizione un ambiente in cui registrare in archivi annuali gli articoli, recensioni o testi di altro genere che si intende catalogare in base alle proprie esigenze.

L'utente dovrà per prima cosa selezionare l'anno in cui l'articolo è stato scritto e quindi premere il pulsante Apri per entrare nell'ambiente di lavoro in cui potrà procedere alla compilazione della scheda descrittiva.

Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Si tenga presente che il campo relativo al titolo dell'articolo è a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda già archiviata, basta richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le modifiche e premere Salva.

Di ogni articolo, si potrà indicare il titolo, la data di pubblicazione, il genere di appartenenza, l'autore, il nome e il numero della testata editoriale contenente l'articolo schedato, il testo integrale dello stesso articolo, una sua sintesi descrittiva, la valutazione data alla qualità dell'articolo e ogni ulteriore annotazione personale.

Lo schedario degli articoli presenta un'avanzata funzione di ricerca utilizzabile anche con chiave parziale che permette, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli articoli scritti da un certo autore, di quelli appartenenti a un genere specifico oppure nel cui testo compare una determinata parola chiave.

E' inoltre possibile allegare a ogni scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner dell'articolo cartaceo originale o altri testi digitali correlati in qualsiasi modo al medesimo articolo.

La scheda di ciascun articolo può essere esportata in formato .RTF e stampata su carta, mentre l'intero archivio può confluire in un foglio di Microsoft Excel.

L'applicazione Altri Documenti è un archivio in cui schedare documenti di qualsiasi genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte di un più ampio fascicolo. E' quindi possibile sfruttare questa app per l'archiviazione di posta privata o professionale, pratiche di ufficio, documenti legali, direttive, circolari o altro materiale cartaceo di nostro interesse.

In ogni scheda possiamo indicare il nome del documento, il numero di protocollo ad esso assegnato, il nome e l'indirizzo di chi ha prodotto il documento, la data in cui il medesimo documento è stato prodotto, il nome e l'indirizzo del destinatario, la data di ricezione, l'oggetto del documento, la tipologia, la classificazione, il riferimento all'eventuale fascicolo contenitore del documento, il formato, il numero di pagine, gli allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il livello di riservatezza, il software con cui il documento è stato creato, il luogo di conservazione dell'originale cartaceo, i soggetti citati nel documento e ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un documento, basta premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del documento, al produttore e alla data di produzione sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del documento descritto se si è provveduto a scannerizzarlo. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

La casella Da completare va spuntata per indicare che il documento è in fase di lavorazione e deve ancora essere completato. Per visualizzare l'elenco di tutti i documenti non ancora completati, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un foglio con su una matita.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un documento molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del documento file di qualsiasi genere che potrebbero contenere materiale in formato digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad una determinata tipologia.

La scheda di ciascun documento può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

Tutti gli archivi di Archivia Documenti Pro 3.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Come già accennato, il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Archivia Documenti Pro 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Archivia Documenti Pro 3.0 è quindi lo strumento ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per mettere ordine ai propri libri, buste paga e documenti di ogni genere al fine di averli a portata di mano ogni volta che ci servono. Come si è visto, con questo software è inoltre possibile registrare tutte le bollette energetiche e di altro tipo pagate nel corso della nostra vita con la certezza che nessuno potrà mai contestarci il mancato pagamento di un'utenza domestica o di una qualsiasi tassa che siamo sicuri di aver saldato. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Archivia Documenti Pro 3.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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