Archivio
Documenti Scansionati è un software
studiato per una gestione efficiente e dettagliata
delle pagine dei propri documenti cartacei.
Progettato per archiviare qualsiasi tipo di
documento, dal contrattuale al personale, il
programma trasforma il modo di gestire il materiale
cartaceo, rendendolo digitale, accessibile e facile
da consultare. Con Archivio Documenti
Scansionati, ogni singola pagina
acquisita con lo scanner trova la sua collocazione in
una scheda dedicata. L'interfaccia intuitiva consente
di descrivere minuziosamente ogni dettaglio della
pagina del documento, grazie a campi di testo
appositamente studiati. Ma non solo: si avrà sempre
a disposizione un'anteprima chiara e immediata
dell'immagine della pagina scansionata direttamente
nella stessa schermata della scheda, affiancata dalle
informazioni descrittive.
In un
mondo sempre più digitale, la quantità di documenti
cartacei che accumuliamo può diventare una vera e
propria sfida. Trovare rapidamente un'informazione
specifica in una pila di fogli o archiviare
correttamente ogni singolo documento può richiedere
tempo prezioso e generare frustrazione. Ecco perché Archivio
Documenti Scansionati si rivela uno
strumento indispensabile: non dovrai più
preoccuparti di perdere documenti importanti o di non
riuscire a trovarli quando ne hai bisogno. Ogni
pagina è catalogata e descritta in modo dettagliato,
rendendo l'archivio un sistema logico e facilmente
consultabile.
Sappiamo, inoltre, che i documenti cartacei sono
vulnerabili a danni, perdite o deterioramento.
Digitalizzandoli e archiviandoli con Archivio
Documenti Scansionati, potrai garantire una maggiore
sicurezza e una conservazione duratura delle tue
informazioni. Che tu sia un professionista,
un'azienda o un utente privato, la possibilità di
accedere rapidamente a qualsiasi pagina documentale,
con la sua immagine e le sue descrizioni, aumenta
significativamente la tua efficienza operativa e
riduce i tempi morti.
La
schermata di partenza del software dà accesso a due
ambienti di lavoro: il primo permette di creare il
file di un nuovo documento, mentre il secondo va
usato per aprire e compilare le pagine di un
documento esistente. La prima operazione da
effettuare consiste, quindi, nel premere il pulsante
relativo all'ambiente di lavoro che si intende
utilizzare.
Il fatto che tutti i file degli archivi sono
posizionati nella cartella di installazione del
programma rende molto semplice realizzare una copia
di sicurezza dei documenti creati. Infatti, per
effettuare il backup dei file è sufficiente copiare
l'intera cartella di Archivio Documenti
Scansionati e incollarla su un
qualsiasi supporto di memoria, ad esempio su un hard
disk esterno o su una chiavetta USB. Per ripristinare
i file di backup, basterà sovrascrivere la cartella
di installazione del software con la copia di
sicurezza.
Per
generare il file di un nuovo documento bisogna fare
clic sul pulsante Crea nuovo documento,
indicarne il nome per esteso nell'apposito campo di
testo presente nella schermata che appare e
confermare l'operazione servendosi del pulsante in
calce.
Quando si crea un nuovo documento si genera un file
di archivio nella cartella del programma
caratterizzato dall'estensione ADS. Ogni
archivio potrà contenere un numero illimitato di
schede, ciascuna delle quali corredata della foto
scansionata della pagina del documento con relativi
commenti. Per individuare il documento creato senza
possibilità di errore, è buona norma assegnargli un
nome il più possibile completo utilizzando parole
chiave che indichino esattamente di che documento si
tratta.
Una
volta indicato il nome del documento nell'apposita
casella di testo, l'utente dovrà confermare
l'operazione premendo il pulsante Applica e
chiudi. Fatto ciò, si tornerà nella finestra
di partenza del programma dove si potrà fare clic
sul pulsante Apri documento esistente per
visualizzare un elenco di selezione contenente tutti
i file dei documenti creati.
A
questo punto, basterà fare clic sul nome del
documento in elenco che si intende gestire e premere
il pulsante Apri archivio.
L'icona del cestino consente di eliminare il file del
documento selezionato. Questa funzione va utilizzata
con molta cautela dal momento che un archivio
eliminato non può essere recuperato.
L'app
per la gestione delle pagine del documento consente
di creare un numero illimitato di schede in cui
descrivere le singole pagine del documento medesimo.
All'interno di ciascuna scheda, si può visualizzare
l'anteprima dell'immagine della pagina scansionata
unitamente ai campi di testo descrittivi. Questi
campi consentono di descrivere nel dettaglio ogni
aspetto della pagina, garantendo un'organizzazione
precisa dell'archivio.
Per compilare una nuova scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco),
compilare i campi di testo, caricare la foto della
pagina e premere Salva (icona del dischetto
floppy). Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Di ogni
pagina del documento è possibile indicare il titolo,
il codice univoco, l'autore, la data di creazione e
quella in cui è stata apportata l'ultima modifica,
la tipologia, il numero di pagina, il numero totale
delle righe che la compongono, il tipo di carta, il
carattere o font utilizzato, la lingua, la
descrizione del contenuto, le parole che
costituiscono l'incipit della pagina, altre parole
chiave per facilitare la ricerca della pagina in
archivio, eventuali illustrazioni o annotazioni
riportate a penna, il formato della pagina, lo stato
di conservazione, la sua collocazione nel documento,
il proprio giudizio sui contenuti della pagina e ogni
ulteriore nota personale.
Se si desidera creare una nuova scheda conservando il
contenuto di tutti i campi di testo di una pagina
già archiviata, bisogna premere il pulsante Duplica
(icona dei due fogli sovrapposti), apportare le
eventuali modifiche o integrazioni desiderate,
caricare la foto della nuova pagina e fare clic su Salva.
Si
capisce, quindi, che la funzione Duplica è
uno strumento prezioso per ottimizzare il processo di
archiviazione quando si ha bisogno di archiviare una
nuova pagina che presenta molte caratteristiche
simili a una pagina già in archivio.
Per arricchire ulteriormente le informazioni
associate a ogni pagina, il software consente di
allegare file esterni di qualsiasi genere alla scheda
utilizzando il pulsante con l'icona della graffetta.
Questa funzionalità è utile per includere documenti
correlati, note vocali o altri formati di file
pertinenti.
Archivio
Documenti Scansionati è dotato di una
potente funzione di ricerca che permette di
rintracciare rapidamente le schede all'interno
dell'archivio. E' possibile utilizzare
contemporaneamente più campi come chiavi di ricerca,
affinando i risultati e trovando esattamente ciò di
cui si ha bisogno. A titolo di esempio, si può
ottenere l'elenco di tutte le pagine contenenti una
specifica parola chiave oppure di tutte quelle della
stessa tipologia.
Per
un'analisi più dettagliata, si può effettuare lo
zoom sulla foto della pagina scansionata. Inoltre, si
ha la possibilità di salvare una copia dell'immagine
della pagina scansionata sul disco in qualsiasi
momento, per un utilizzo esterno o per scopi di
backup.
La
funzione Slide Show consente di visualizzare
in sequenza le foto scansionate delle pagine del
documento. Questa modalità è ideale per una
revisione rapida o una presentazione visiva del
contenuto del documento. Una volta visualizzata
l'ultima foto in archivio, la presentazione riprende
dal principio. Per uscire dalla modalità Slide
Show è sufficiente fare clic su un punto
qualsiasi della schermata.
Prima
di stampare, si può visualizzare un'anteprima di
stampa della singola pagina, che include sia
l'immagine della pagina che le informazioni testuali
descrittive. Dopo aver verificato l'anteprima, si
può procedere alla stampa diretta della scheda su
carta.
Per una
maggiore flessibilità e integrazione con altri
software, l'archivio delle pagine di ogni documento
può essere esportato in formato Excel.
Questa funzionalità permette di analizzare e gestire
i dati delle schede al di fuori dell'applicazione. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Per
aiutare a mantenere l'organizzazione e a completare
il lavoro, l'applicazione permette di tenere traccia
delle schede delle pagine non ancora completate
spuntando la casella "Da completare".
E' possibile visualizzare un elenco di tutte le
pagine del documento che devono essere ancora
completate, facilitando il monitoraggio
dell'attività di archiviazione. A tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante contraddistinto
dall'icona del segnale triangolare giallo con punto
esclamativo.
Archivio
Documenti Scansionati può essere usato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il programma su tutte le
macchine di sua proprietà.
L'accesso all'app è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
In un mondo sempre più digitale, la quantità di
documenti cartacei che accumuliamo può diventare una
vera e propria sfida. Trovare rapidamente
un'informazione specifica in una pila di fogli o
archiviare correttamente ogni singolo documento può
richiedere tempo prezioso e generare frustrazione.
Con Archivio Documenti Scansionati,
la gestione dei propri documenti cartacei diventa
semplice, efficiente e a prova di futuro. L'utente
resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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