Assemblee
Condominiali OK è un software rivolto
ad amministratori di condominio che consente di
creare un archivio storico delle riunioni di
condominio indette per tutti gli stabili gestiti
tenendo traccia degli ordini del giorno discussi e
delle deliberazioni approvate. Inoltre il programma
permette di archiviare le informazioni anagrafiche e
catastali relative a ciascun condomino e unità
immobiliare facilitando la formazione e la tenuta del
Registro di Anagrafe Condominiale previsto
dall'articolo 1130 del Codice civile.
Il
pulsante Nuovo condominio dà accesso ad una
schermata che permette all'amministratore di creare
un numero illimitato di archivi in cui memorizzare
ogni condominio gestito. Per generare un nuovo
archivio, bisogna indicare il nome del condominio per
esteso nell'apposito campo di testo e confermare
l'operazione servendosi del pulsante in calce. Quando
si crea una nuovo archivio si genera un database
nella cartella del programma caratterizzato
dall'estensione RAC (iniziali di Registro
Anagrafe Condominiale).
Ogni archivio potrà contenere un numero illimitato
di schede, corrispondenti a ciascun proprietario e
immobile del condominio. Per individuare il
condominio creato senza possibilità di errore, è
buona norma assegnargli un nome il più possibile
indicativo utilizzando parole chiave che lo
identifichino in maniera univoca.
Una
volta indicato il nome del condominio nel campo di
testo, l'utente dovrà confermare l'operazione
premendo il pulsante Applica e chiudi. A
questo punto, si tornerà nella finestra di partenza
del programma dove si potrà fare clic sul pulsante Proprietari
e immobili per visualizzare un elenco di
selezione contenente tutti i condomini creati. Fatto
ciò, basterà fare clic sul nome del condominio in
elenco che si intende gestire e premere il pulsante Apri
archivio.
L'icona
del cestino consente di eliminare il condominio
selezionato. Questa funzione va utilizzata con molta
cautela dal momento che un archivio eliminato non
può essere recuperato.
L'app Proprietari
e Immobili è l'ambiente in cui vanno
registrate le schede relative ai proprietari e agli
immobili di ciascun condominio. Per compilare una
nuova scheda, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo e premere Salva.
Si tenga presente che il campo riguardante il cognome
e nome del condomino è a compilazione obbligatoria.
Per aggiornare la scheda di un condomino o immobile,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando il pulsante Apri o Trova, apportare
le modifiche desiderate nei campi di testo e premere Salva.
L'icona del cestino in basso a destra nella schermata
permette di eliminare la scheda visualizzata.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, a proprietari residenti
nello stesso condominio. Per duplicare una scheda,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
In ciascuna scheda è possibile memorizzare le
informazioni anagrafiche e i recapiti del condomino,
il suo documento di riconoscimento, l'ammontare della
rata condominiale, la quota millesimale, i dati
catastali dell'unità immobiliare, le coordinate
bancarie del condomino, gli estremi dei certificati
di conformità degli impianti, i nomi degli eventuali
comproprietari e delle persone abitanti nell'immobile
e qualsiasi altra annotazione. La scheda del
condomino visualizzata al momento può essere
stampata su carta premendo il pulsante Stampa.
Appositi
pulsanti permettono di controllare la validità del
codice fiscale del condomino, dell'IBAN bancario e
del numero di partita IVA. Se il numero di partita
IVA è esatto, il software indicherà anche l'Ufficio
provinciale che lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che consente di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Premendo il pulsante Trova, si può
effettuare una ricerca fra i proprietari e gli
immobili del condominio e richiamare la scheda di
proprio interesse con un doppio clic. E' possibile
effettuare ricerche in archivio anche utilizzando
più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad
esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli immobili
con la stessa destinazione d'uso, appartenenti allo
stesso proprietario oppure nella cui scheda è stata
abbinata una specifica parola nel campo delle note.
Il
pulsante Allega permette di allegare a
ciascuna scheda fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la carta di
identità del condomino o la copia digitale di un
qualsiasi altro documento che lo riguarda. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Il pulsante Esporta consente invece di
esportare in un foglio di Excel l'intero
archivio del condominio selezionato.
L'app Esportazione Registro
consente di creare ed esportare in Excel il
Registro di Anagrafe Condominiale relativo al
condominio selezionato. Il foglio di Excel
potrà essere aperto e stampato con qualsiasi
software in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Come è
noto, l'amministratore ha l'obbligo di raccogliere in
un Registro di Anagrafe Condominiale i dati delle
singole proprietà immobiliari che costituiscono ogni
condominio da lui gestito, mentre i proprietari o
condomini hanno l'obbligo di informare entro 60
giorni l'amministratore su qualsiasi variazione nei
dati. In base alla disciplina sulla privacy,
l'amministratore è autorizzato ad acquisire
informazioni sui dati catastali degli immobili
(sezione urbana, foglio, particella, subalterno e
Comune), nonché gli estremi che consentono di
identificare e contattare i singoli condomini, siano
essi proprietari, usufruttuari, conduttori o
comodatari. I condomini non sono invece tenuti a
fornire all'amministratore l'atto di compravendita o
informazioni relative alle condizioni di sicurezza
degli immobili di loro proprietà.
Per
creare un Registro di Anagrafe Condominiale bisogna
fare clic sul pulsante Registro condominiale
nella finestra di partenza del programma. Così
facendo, si potrà visualizzare un elenco contenente
tutti i condomini creati. A questo punto, basterà
selezionare con un clic il nome del condominio in
elenco del quale si desidera creare il Registro e
premere il pulsante Apri archivio.
Dopo aver aperto la finestra della griglia dei dati,
bisogna fare clic sull'icona di Excel.
Questa operazione crea in tempo reale un file in
formato XLS contenente le schede dei
proprietari e degli immobili in archivio, che potrà
essere aperto immediatamente rispondendo
affermativamente al messaggio di domanda che appare.
A
questo punto è sufficiente salvare sul proprio disco
fisso il file del Registro di Anagrafe Condominiale
assegnandogli un nome qualsiasi.
L'app Archivio Riunioni è
l'ambiente in cui vanno registrate le schede relative
alle assemblee tenute da ciascun condominio. Per
prima cosa bisogna selezionare dall'elenco il
condominio che ha tenuto l'assemblea.
Per
compilare una nuova scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e
premere Salva. Si tenga presente che i campi
riguardanti la data, il luogo e l'ora di inizio
dell'assemblea, nonché i nomi del Presidente e del
Segretario sono a compilazione obbligatoria.
Per aggiornare la scheda di una riunione di
condominio, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando il pulsante Apri o Trova,
apportare le modifiche desiderate nei campi di testo
e premere Salva. L'icona del cestino in
basso a destra nella schermata permette di eliminare
la scheda visualizzata.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ad assemblee di
condominio indette per discutere lo stesso ordine del
giorno. Per duplicare una scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
In
ciascuna scheda è possibile memorizzare le
informazioni riguardanti la data, il luogo, l'ora di
inizio e di fine assemblea, i nomi del Presidente,
del Segretario e degli scrutatori eletti, il numero
totale dei condomini presenti alla riunione, il
corrispondente valore millesimale complessivo,
l'ordine del giorno discusso, i punti salienti del
dibattito, le deliberazioni finali e ogni ulteriore
annotazione. La scheda dell'assemblea di condominio
visualizzata al momento può essere esportata in
formato RTF e stampata su carta premendo il
pulsante Stampa.
Ad ogni
scheda è possibile allegare il verbale d'assemblea
in formato digitale. A tal fine, dopo aver acquisito
con uno scanner la copia cartacea del verbale
debitamente firmata dai condomini e dal Presidente,
bisogna caricarla nella scheda con il pulsante Sfoglia.
Per visualizzare il verbale d'assemblea allegato, è
sufficiente premere il pulsante Apri.
Il
pulsante Trova permette di effettuare una
ricerca fra le assemblee indette dal condominio
selezionato e di richiamare la scheda di proprio
interesse con un doppio clic. E' possibile effettuare
ricerche in archivio anche utilizzando più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutte le riunioni condominiali
il cui ordine del giorno ha trattato un certo
argomento, oppure di quelle in cui sono state
approvate precise deliberazioni.
Il
pulsante Allega permette di allegare a
ciascuna scheda fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere documenti riferiti
all'assemblea condominiale. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Il
pulsante Esporta consente invece di
esportare in un foglio di Excel l'archivio
storico delle assemblee tenute dal condominio
selezionato.
Assemblee Condominiali OK
può essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare l'app su
tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Assemblee
Condominiali OK può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Assemblee Condominiali OK
è quindi lo strumento ideale per l'amministratore di
condominio che ha bisogno di tenere sotto controllo
le deliberazioni approvate in sede assembleare e di
compilare, stampare e archiviare velocemente le
informazioni relative ai proprietari e agli immobili
utili per la formazione e la tenuta del Registro di
Anagrafe Condominiale. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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