Gestione Autofficina (nuova versione 2019) - Software per Microsoft Windows


Software che permette a un'officina meccanica di gestire i lavori di riparazione, manutenzione e revisione degli automezzi, archiviare i clienti, i fornitori e l'anagrafica dei veicoli riparati, gestire il magazzino dei ricambi auto con inventario della merce in giacenza, tenere sotto controllo le scadenze delle manutenzioni e gli appuntamenti con i clienti, emettere fatture elettroniche XML, schede di accettazione degli automezzi, preventivi e DDT. Inventario delle attrezzature di lavoro in dotazione all'officina con avviso alla scadenza delle revisioni. Preventivi, DDT e Schede di Lavoro esportabili nelle fatture. Applicazione trasportabile su chiavetta USB.


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Gestione Autofficina (nuova versione 2019)
Software per gestire gli interventi di riparazione e manutenzione degli automezzi
di un'officina meccanica con inventario autoricambi e creazione fatture elettroniche XML


Gestione Autofficina 8.0 è un software facile e intuitivo che fornisce a un'officina meccanica tutto l'occorrente per gestire i lavori di riparazione, di manutenzione e di revisione dei veicoli. Il programma permette di archiviare i clienti, i fornitori e l'anagrafica degli automezzi che entrano in officina, di gestire il magazzino dei ricambi auto con relativo inventario della merce in giacenza, di tenere sotto controllo gli appuntamenti e lo scadenzario delle manutenzioni, di inventariare tutte le attrezzature disponibili nell'autofficina, di emettere schede di accettazione dei veicoli, preventivi, documenti di trasporto e fatture elettroniche in formato XML da rilasciare ai clienti per gli interventi eseguiti.

Come è noto, dal 1° gennaio 2019, per le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è consentito utilizzare esclusivamente fatture elettroniche. L'obbligo di fattura elettronica vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione o prestazione è effettuata da un operatore IVA verso un consumatore finale non titolare di partita IVA (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). L'applicazione Gestione Fatture XML presente in Gestione Autofficina 8.0 consente di emettere fatture elettroniche B2B e B2C e di ottenere il riepilogo degli incassi percepiti.

L'applicazione Anagrafica Clienti è utile per velocizzare la compilazione delle Schede di Lavoro, dei preventivi, dei DDT e delle fatture elettroniche grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare cognome, nome, denominazione della Ditta, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, il Codice Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai fini della fatturazione elettronica, i recapiti telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare le informazioni relative all'automezzo di sua proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio, data immatricolazione, alimentazione, targa). Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede diversi automezzi e si vuole creare una scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si potrà richiamare in maniera opportuna la scheda relativa all'automezzo da riparare o revisionare in fase di compilazione dei vari documenti. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate questioni in sospeso con l'autofficina.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo cliente può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Parco Automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il numero dell'apparato Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale.

E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione e le condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare il relativo proprietario indicandone, oltre al nome, il codice fiscale e il recapito preferenziale.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi "Tipo veicolo", "Marca", "Modello" e "Targa" sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi relativi al veicolo e al proprietario ad esso abbinato possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico dei clienti.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un certo proprietario, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo, come il libretto di circolazione, il certificato di proprietà del veicolo e il contratto di assicurazione.

Se la propria autofficina si occupa anche della vendita di automezzi, l'utente addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla casella Veicolo in vendita. Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un veicolo disponibile per la vendita quando ce ne sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In vendita per visualizzare l'elenco di tutti i mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta casella.

Il pulsante Stampa permette di ottenere su carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del Parco Automezzi. Il software è anche in grado di esportare la singola scheda in formato PDF e l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Anagrafica Fornitori è utile per velocizzare la compilazione delle schede del Magazzino Autoricambi grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la denominazione della Ditta fornitrice, il nome del titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le modalità di pagamento concordate, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il fornitore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di registrare le informazioni relative agli articoli che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al fornitore.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso fornitore perché, ad esempio, lo stesso fornisce diverse tipologie di articoli e si vuole creare una scheda per ciascuna categoria merceologica. Per duplicare la scheda di un fornitore, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei fornitori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno determinate questioni in sospeso e per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo "Note".

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del contratto di fornitura stipulato con la Ditta. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del fornitore, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo fornitore può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Magazzino Autoricambi prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i prodotti e i servizi che potranno poi essere richiamati per la compilazione dei preventivi, dei DDT, delle fatture e delle Schede di Lavoro. E' possibile catalogare prodotti e servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale degli articoli in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito.

La catalogazione della merce si effettua creando una scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna indicare il codice dell'articolo, la tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il modello, una descrizione delle caratteristiche principali da riportare in fattura, la presenza di eventuali elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del magazzino, il nome del fornitore del bene con relativi recapiti, la data di acquisto e gli estremi del documento di compravendita. Se si dispone di pneumatici è anche possibile inserire le informazioni sull'efficienza nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e sul rumore esterno da rotolamento delle gomme.

Per inserire la scheda di un articolo nell'archivio del magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere la merce compilando le caselle che interessano e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa serve a stampare su carta la scheda selezionata, che all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF.

Il campo Giacenza deve essere utilizzato per indicare la quantità del materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce.

Si ricorda che è anche possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si compila un preventivo, una fattura o altro documento importando i dati dal magazzino.

Il pulsante Calcola va usato per calcolare il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo. Il pulsante Calcola valore consente di ottenere il valore totale della merce in magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.

Il campo Avviso sottoscorta permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.

Il campo "Tipologia" è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata categoria merceologica. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.

Il campo "Note" consente di registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile per identificare l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è stato prenotato da un acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e così via.

Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce comprata da un determinato fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifici elementi accessori. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante Cerca sul Web apre il motore di ricerca Google per trovare su Internet informazioni riguardanti il prodotto merceologico visualizzato in quel momento, usando come filtro i dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla marca e al modello dell'articolo.

L'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di carico e scarico effettuate per quella merce annotandole in un documento di Word da allegare alla scheda.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Inventario Merce serve a visualizzare l'inventario di tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è sufficiente servirsi del pulsante Inventario presente nella schermata di partenza del programma, indicare una tipologia nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare alcuna tipologia.

La finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di essi il codice identificativo, la marca e il modello, il costo, la giacenza e il valore ottenuto moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla schermata è riportato l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli merceologici.

Si ricorda che il campo "Tipologia" presente nella schermata per la registrazione degli articoli in magazzino è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata categoria merceologica. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.

Il pulsante Stampa inventario permette di ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata in quel momento con l'indicazione in calce del valore complessivo.

L'applicazione Schede di Lavoro è studiata per l'emissione del modulo di accettazione del veicolo in officina, ossia della scheda di lavorazione da stampare e consegnare al cliente su richiesta in cui registrare ogni intervento tecnico effettuato.

Tale scheda riporta i dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio, data di immatricolazione, tipo di alimentazione, livello del carburante, chilometri percorsi, data di scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio, presso l'officina o su strada), il nome del meccanico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della riconsegna del veicolo al termine dei lavori.

Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun cliente o automezzo visualizzando il totale degli importi percepiti.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna.

Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere l'intervento compilando le caselle che interessano e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva.

Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quante Schede di Lavoro sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.

Nella scheda si può indicare il numero e la data della fattura che è stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa. E' inoltre presente una sezione per compilare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al cliente che potrà essere stampato o importato nelle fatture.

La compilazione della scheda può essere velocizzata importando i dati dall'archivio dei clienti. Il pulsante Stampa serve a stampare su carta la Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF. Se si desidera stampare una Scheda di Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al cliente, bisogna premere il pulsante Stampa presente nella schermata in cui compare lo stesso elenco.

Un'apposita casella permette di specificare se il veicolo è stato riconsegnato al cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare l'elenco degli automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.

La funzione Trova permette di creare riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un certo meccanico in uno specifico giorno o mese dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un preciso automezzo, e così via.

A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione relativa all'autoveicolo riparato o revisionato.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Riepilogo Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dalla propria autofficina in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di ricerca.

Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul pulsante abbinato alla scritta "Riepilogo Schede di Lavoro emesse" nella schermata per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il nome del cliente e la targa del suo automezzo unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli incassi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di emissione, il nome del cliente, il suo recapito telefonico preferenziale, la marca, il modello e la targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura abbinata.

Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

L'applicazione Inventario Attrezzature consente di archiviare le schede tecniche relative agli attrezzi di lavoro di cui la propria autofficina è equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura, la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua descrizione, il numero di matricola, il tipo di alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del documento di acquisto e la data di acquisto, la Ditta fornitrice con relativo titolare e recapito preferenziale, le modalità di utilizzo dell'attrezzo, il numero di telefono per l'assistenza, il nome della persona di contatto, la data di scadenza della revisione, lo stato della garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra annotazione.

I dati del fornitore dell'attrezzatura possono essere importati dall'Archivio Fornitori facendo clic sul pulsante presente a destra del campo di testo riservato al nome della Ditta fornitrice. Ciò permette di avere i dati della Ditta sempre a portata di mano nel caso in cui dobbiamo contattarla per eseguire un pagamento a suo favore o per qualsiasi altro motivo.

L'utente può allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, a titolo di esempio, la documentazione riferita all'attrezzatura oppure una sua foto.

Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco delle attrezzature la cui revisione sta per scadere. Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare la data della prossima revisione e con quanti giorni di preavviso desidera essere informato. L'elenco che appare mostra il riepilogo delle revisioni in scadenza e di quelle scadute e non effettuate. Se si desidera visualizzare esclusivamente l'elenco delle revisioni scadute, bisogna servirsi del pulsante Scadute. La casella Revisione effettuata va spuntata se si vuole che la scheda dell'attrezzatura non compaia nei riepiloghi delle revisioni in scadenza o scadute. Tale funzione può essere utile se, ad esempio, una certa attrezzatura non ha più bisogno di essere revisionata oppure se la revisione è stata eseguita prima della data di scadenza e non si è ancora deciso quando si vorrà revisionare nuovamente la medesima attrezzatura.

Il pulsante Trova consente di visualizzare una lista delle attrezzature presenti in archivio utilizzando diversi criteri di ricerca contemporaneamente e di richiamare i dati nella schermata di lavoro principale selezionando con un doppio clic la scheda di interesse. E' possibile, in questo modo, ottenere l'elenco di tutte le attrezzature appartenenti a una certa tipologia oppure di quelle acquistate da una stessa Ditta fornitrice. I risultati di ricerca possono essere mandati in stampa.

Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro, cambiare i dati e premere Salva.

Il pulsante Duplica permette di creare una nuova scheda duplicandone una già presente in archivio. Tale funzione è particolarmente utile quando i dati da registrare sono simili a quelli di un'altra attrezzatura salvata in precedenza.

Le icone delle frecce permettono di scorrere i vari record dal primo all'ultimo e viceversa oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Valore totale serve a ottenere il valore complessivo delle attrezzature presenti nell'inventario dall'autofficina. In questo modo si potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il capitale dell'equipaggiamento in nostro possesso e ciò può servire, ad esempio, a fini assicurativi.

La scheda di ciascuna attrezzatura può essere stampata su carta mentre l'intero inventario delle attrezzature può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti della propria autofficina.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione da effettuare e i dati relativi all'automezzo associato a quell'impegno.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

I dati del cliente abbinato ad una scadenza o appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e recapito preferenziale) possono essere importati dall'archivio del Parco Automezzi servendosi del pulsante Importa dati. Tale funzione consente di importare anche i dati relativi al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca, modello, colore, tipo di alimentazione e numero di targa).

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il cliente per la manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso mostrando anche il nome di ciascun cliente da contattare con il relativo numero di telefono.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la manutenzione di un veicolo mettendo il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia scadute che non.

Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Manutenzione effettuata e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti in base a scadenze temporali sui mezzi dei propri clienti.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato mezzo o cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Gestione Autofficina 8.0 dispone di due applicazioni, ossia l'Archivio Preventivi e l'Archivio DDT, per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi e di documenti di trasporto (DDT).

La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare gli articoli presenti nel magazzino dei ricambi auto effettuando, se si desidera, l'aggiornamento della giacenza. Le informazioni riguardanti la propria Ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro.

I dati degli articoli elencati nel preventivo o nel DDT potranno essere importati nella fattura elettronica velocizzandone, quindi, la compilazione.

L'applicazione per l'emissione dei preventivi risulta utile per accontentare il cliente che vuole sapere i costi prima di richiedere un servizio. I preventivi hanno una loro numerazione progressiva, che è gestita direttamente dal software. Si può velocizzare la compilazione di un preventivo importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico.

L'applicazione per l'emissione dei documenti di trasporto fornisce tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la stampa dei DDT che, come è noto, hanno sostituito le bolle di accompagnamento. I DDT, come i preventivi, hanno una loro numerazione progressiva gestita direttamente dal programma. La compilazione del DDT è facilitata dalla possibilità di importare dal magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico.

Come nelle schede di accettazione degli automezzi, è possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nei DDT e nei preventivi e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

Per inserire un nuovo preventivo o DDT in archivio, bisogna innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare le modifiche e premere Salva. La parte del preventivo o del DDT relativa ai dati del cliente può essere compilata velocemente importando le informazioni dal corrispondente archivio anagrafico. I dati riguardanti la Ditta emittente (che normalmente sono sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce dalla schermata per la stesura del documento.

Si può stabilire da che numero far partire la numerazione dei preventivi e dei DDT servendosi dell'apposito pulsante contraddistinto dalla scritta "N.". E' possibile, inoltre, allegare file di qualsiasi genere a ciascun documento.

Nel preventivo è possibile inserire l'oggetto della documento, ossia una descrizione riassuntiva della merce e dei servizi forniti al cliente. Sul retro del documento va invece riportato l'elenco dettagliato degli stessi beni o servizi.

Esistono appositi campi di testo in cui indicare i dati della Ditta emittente, quelli del cliente (comprensivi di recapito telefonico preferenziale, codice fiscale, indirizzo e luogo dove effettuare la consegna della merce), l'eventuale acconto versato dal cliente, il saldo dovuto, il termine di consegna concordato, le condizioni di pagamento e ulteriori annotazioni.

E' possibile indicare se l'accordo prevede la fornitura di determinati servizi quali il trasporto della merce e il montaggio. Per ognuno di tali servizi, qualora presenti, può essere riportato il relativo prezzo.

Nel preventivo si può inoltre indicare il nome del vettore in caso di trasporto della merce, le eventuali garanzie sugli articoli, i servizi esclusi che vanno pagati a parte, la tipologia di assistenza fornita, gli orari di apertura dell'azienda, la persona di contatto e la data di scadenza del preventivo.

Con il pulsante Trova, l'utente può recuperare un preventivo in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i preventivi emessi in una certa data oppure di quelli relativi alla vendita di specifici articoli.

La stampa del preventivo occupa le due pagine di un solo foglio in formato A4 contenenti, sul fronte, i dati del cliente e le condizioni generali di vendita e, sul retro, l'elenco dettagliato dei beni e servizi forniti.

Gli estremi dei preventivi possono essere esportati in un file di Excel.

Riguardo ai Documenti di Trasporto, oltre ai dati relativi alla Ditta emittente, al cliente e ai prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le generalità del vettore, la destinazione della merce, la causale del trasporto, la tipologia di porto (franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni, la data e l'ora di inizio trasporto e di consegna. In calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per la firma del vettore e di chi ritira la merce. Nel DDT è possibile inserire il riferimento ad un eventuale ordine di acquisto, il numero dei colli, il peso dei beni, le persone a bordo, il prezzo totale della merce da consegnare, l'importo dell'acconto e quello del saldo. E' presente anche il campo delle note in cui si può tenere traccia di qualsiasi informazione aggiuntiva. Le parole inserite in questo campo possono essere eventualmente utilizzate come chiave di ricerca. Sul retro del documento va invece riportato l'elenco dettagliato dei beni o servizi trasportati.

Esistono appositi campi di testo in cui indicare i dati del venditore, quelli dell'acquirente (comprensivi di recapito telefonico preferenziale, codice fiscale, indirizzo e luogo dove effettuare la consegna della merce), il termine di consegna concordato e le condizioni di pagamento.

La stampa del DDT occupa le due pagine di un solo foglio in formato A4 contenenti, sul fronte, i dati del cliente e del trasporto e, sul retro, l'elenco dettagliato dei beni e servizi forniti.

Si può stabilire da che numero far partire la numerazione dei DDT servendosi dell'apposito pulsante contraddistinto dalla scritta "N.". E' possibile, inoltre, allegare file di qualsiasi genere a ciascun documento.

Con il pulsante Trova, l'utente può recuperare un DDT in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i DDT emessi in una certa data oppure di quelli relativi al trasporto di specifici articoli.

Gli estremi dei DDT possono essere esportati in un file di Excel.

L'applicazione Gestione Fatture XML consente di emettere fatture elettroniche per cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business) sia tra un operatore IVA e un consumatore finale non titolare di partita IVA (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in intervalli di tempo selezionati dall'utente, nonché di visualizzare grafici statistici tridimensionali del fatturato annuale.

La fattura elettronica creata con il software va trasmessa sotto forma di file XML al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) disponibile sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio è un servizio gratuito che verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura.

Il Sistema di Interscambio, inoltre, controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA o il codice fiscale del cliente siano esistenti nell'Anagrafe Tributaria. In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una "ricevuta di recapito", a chi ha trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del documento.

Facendo clic sul link "Impostazione aliquote IVA" si accede ad una finestra in cui è possibile indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve essere espressa inserendo due decimali dopo la virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da IVA.

Premendo il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture. La prima operazione da eseguire quando si deve emettere una fattura elettronica è premere il pulsante Nuovo (icona del foglio bianco). Così facendo, si attribuisce in automatico al documento un numero di cinque cifre, che all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio è vuoto, il software assegna alla fattura il numero "00001". Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, bisogna premere il pulsante contraddistinto dalla lettera "N" ed impostare il numero iniziale desiderato.

Accanto al numero della fattura, nella sezione in alto bisogna indicare il tipo di documento (fattura, acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su parcella, nota di credito, nota di debito, parcella), la data di emissione e la divisa (ossia la valuta degli importi).

La sezione DITTA EMITTENTE permette di indicare la denominazione della propria Ditta e il nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta emittente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome del titolare. E' altresì obbligatorio indicare il proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede legale. I campi riservati al recapito telefonico e all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa, come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al Numero REA, al capitale sociale, al numero di soci e allo stato di liquidazione della Ditta.

Il pulsante Logo permette di caricare il logo della Ditta emittente che comparirà nella stampa cartacea della fattura.

Il documento cartaceo ha solo una funzione riepilogativa e non sostituisce la fattura XML che deve essere utilizzata ai fini fiscali.

La sezione DATI CLIENTE permette di indicare la denominazione della Ditta del cliente e il nome della persona a cui intestiamo la fattura. Anche in questo caso, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta cliente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome della persona.

Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale estero" può non essere valorizzato se è valorizzato il campo "Codice fiscale" riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML viene scartato dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente l'inserimento della partita IVA italiana per i soggetti residenti in Italia e per quelli esteri operanti in Italia. Negli altri casi consente l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non residenti.

Il campo "Codice Destinatario" può essere compilato con il codice di sette cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le fatture. Se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo "Codice Destinatario" dovrà essere compilato con il valore "0000000" e, nel campo "PEC Destinatario", andrà riportato l'indirizzo PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un consumatore finale non titolare di partita IVA), è sufficiente compilare solo il campo "Codice Destinatario" con il valore "0000000". Nel caso in cui si deve inserire l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna ricordarsi di spuntare la casella Inserisci in XML posizionata sotto il campo corrispondente.

Se si inserisce solo il valore "0000000" nel campo "Codice Destinatario", ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una copia della fattura, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.

I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a compilazione obbligatoria.

La sezione BENI E SERVIZI permette di inserire i dati relativi alla quantità e descrizione del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la "natura" dell'operazione ai fini IVA. L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna fattura. Il software provvederà a calcolare l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo campo e selezionare la natura dell'esenzione.

E' possibile velocizzare la compilazione delle voci in fattura importando dal magazzino i dati della merce fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul pulsante presente a destra di ogni campo riservato alla descrizione del bene o servizio. In fase di importazione dei dati, si può scegliere se aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente nell'inventario. I pulsanti caratterizzati dall'icona di una freccia obliqua consentono di importare i dati da una Scheda di Lavoro o da un preventivo.

La sezione ALTRI DATI consente di inserire nel file XML informazioni non obbligatorie ai fini fiscali riguardanti il veicolo oggetto della prestazione, i dettagli del pagamento e gli estremi dell'eventuale documento di trasporto collegato alla stessa fattura. Il pulsante a destra del campo relativo al numero di DDT permette di importare i dati da un documento di trasporto in archivio. Il beneficiario del pagamento va indicato solo se è diverso dalla Ditta emittente la fattura. Allo stesso modo, il campo relativo al codice IBAN, composto da 27 caratteri, va compilato solo se il pagamento è eseguito mediante bonifico bancario. Si consiglia di utilizzare il pulsante a destra del campo "IBAN" per accertarsi che il codice sia stato digitato correttamente. Per la compilazione dei dettagli del pagamento è obbligatorio inserire i dati riguardanti le condizioni, le modalità e l'importo.

In questa sezione è inoltre presente un campo per le annotazioni personali che non compariranno nel file XML ma che possono essere utili all'utente del software per trovare una fattura in archivio utilizzando il testo inserito come filtro di ricerca. Se non si applica l'IVA alle voci riportate in fattura, bisogna indicare l'importo del bollo virtuale nell'apposito campo di testo. Si ricorda che l'assolvimento dell'imposta di bollo è previsto per tutte le operazioni non soggette, escluse o esenti dall'IVA.

La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a visualizzare il riepilogo degli importi totali in base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota si può specificare il tipo di esigibilità IVA (differita, immediata o scissione dei pagamenti). Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata inserendo un eventuale riferimento normativo.

Quando si preme il pulsante Calcola, il software provvede non solo a calcolare i totali degli importi ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati inseriti in fattura affinché il file XML possa essere generato correttamente.

La sezione CREAZIONE XML serve a generare il file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio. Prima di creare il file XML, bisogna inserire il codice fiscale del soggetto trasmittente (che normalmente coincide con quello della Ditta emittente la fattura) e il Progressivo invio composto da cinque caratteri che serve per differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il software provvede in automatico a compilare questi due campi duplicando i dati usati per indicare il codice fiscale della Ditta emittente e il numero della fattura.

Dopo aver indicato il codice fiscale del soggetto trasmittente e il Progressivo invio, si può fare clic sul pulsante Controlla dati inseriti per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari alla creazione del file XML. Al termine del controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea file XML che consente, appunto, di salvare sul disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate. Il nome del file è generato in automatico e non deve essere modificato.

Una volta che il file XML è stato salvato sul proprio computer, ci si può collegare al sito dell'Agenzia delle Entrate premendo il pulsante Controlla file XML su sito AdE per caricarlo e sottoporlo a un controllo formale prima dell'invio. L'eventuale presenza di errori sarà segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo l'intervento correttivo da effettuare.



Dopo aver creato il file XML ed effettuato i controlli con gli appositi pulsanti, bisogna fare clic su Trasmetti Fattura Elettronica per collegarsi con le proprie credenziali al portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate e trasmettere la fattura.

L'invio della fattura va eseguito all'interno della sezione Fatturazione elettronica e Conservazione. In particolare, all'interno di questa sezione, va utilizzata la funzione Trasmissione, che permette di caricare il file XML salvato sul proprio computer e di inviarlo al Sistema Ricevente dell'Agenzia delle Entrate.



Una volta completata la compilazione della fattura elettronica, è possibile premere il pulsante Salva (icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel momento in cui la fattura viene saldata dal cliente, si può prendere nota dell'avvenuto pagamento spuntando la casella Saldata. Per aggiornare una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una fattura già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare la scheda precedente o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate allo stesso cliente oppure di tutte quelle in cui è stata indicata la targa di un certo veicolo. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture non ancora saldate dai clienti.

Con il pulsante Allega file (icona della graffetta) l'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per collegare alla fattura la "ricevuta di recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o qualsiasi altro documento collegato a quella particolare cessione di beni o prestazione di servizi.

Il pulsante Stampa permette di stampare su carta un documento di sintesi della fattura corrente, costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei dati riportati nella fattura elettronica da trasmettere all'Agenzia delle Entrate.

Il pulsante con l'icona di Excel consente di esportare in un foglio di lavoro di Excel le fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo. Il foglio di Excel potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Come già accennato, per trasmettere al Sistema di Interscambio il file XML della fattura elettronica generato con il software, si può utilizzare il servizio on-line presente nel portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate che consente l'upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta, inviando all'Agenzia delle Entrate il file della fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso.

Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al Sistema di Interscambio, quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all'indirizzo telematico presente nella fattura. Se la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema di Interscambio occorrerà correggere l'errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della fattura corretta. Al riguardo si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata.

Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori IVA o consumatori finali senza partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue controlli sulla validità del certificato di firma.

L'applicazione Riepilogo incassi percepiti consente di ottenere un estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1.

Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra riepilogo incassi percepiti, indicare eventualmente il codice fiscale del cliente e la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le fatture emesse nel periodo specificato, riportando per ciascuna il numero progressivo del documento, la data di emissione, la denominazione della Ditta del cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.

Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle fatture visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.

L'applicazione Grafici statistici fatturato consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli incassi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.

Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

Tutti gli archivi di Gestione Autofficina 8.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Autofficina 8.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Autofficina 8.0 è quindi lo strumento ideale per le officine meccaniche che vogliono avvalersi del proprio computer per eseguire i propri interventi di riparazione o di revisione degli automezzi e non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Autofficina 8.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 269,00 (duecentosessantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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