Gestione Autofficina 7.0 - Software per Microsoft Windows


Software che permette a un'officina meccanica di gestire i lavori di riparazione, manutenzione e revisione degli automezzi, archiviare i Clienti, i Fornitori e l'anagrafica dei veicoli riparati, gestire il magazzino dei ricambi auto con relativo inventario della merce in giacenza, tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti, registrare le fatture dei Fornitori, emettere note di credito, schede di accettazione degli automezzi, preventivi, DDT e fatture anche per articoli o servizi esenti da IVA. Inventario delle attrezzature di lavoro in dotazione all'officina. Preventivi e Schede di Lavoro trasformabili in fatture. Stampa fatture per pneumatici conformi al Regolamento CE sull'etichettatura delle gomme. Applicazione trasportabile su chiavetta USB.


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Gestione Autofficina 7.0
Software per gestire gli interventi di riparazione e manutenzione degli automezzi
di un'officina meccanica con inventario autoricambi e stampa documenti fiscali.


Gestione Autofficina 7.0 è un software facile e intuitivo che fornisce a un'officina meccanica tutto l'occorrente per gestire i lavori di riparazione, di manutenzione e di revisione dei veicoli. Il programma permette di archiviare i Clienti, i Fornitori e l'anagrafica degli automezzi che entrano in officina, di gestire il magazzino dei ricambi auto con relativo inventario della merce in giacenza, di tenere sotto controllo gli appuntamenti e lo scadenzario delle manutenzioni, di inventariare tutte le attrezzature disponibili nell'autofficina, di emettere schede di accettazione dei veicoli, preventivi, documenti di trasporto, fatture in ingresso dei Fornitori e fatture in uscita da rilasciare ai Clienti per gli interventi eseguiti, nonché note di credito per effettuare lo storno di resi e abbuoni da parte di un'altra impresa cliente della propria autofficina.

Le fatture create con Gestione Autofficina 7.0 possono contenere articoli o servizi sia soggetti a IVA sia esenti da IVA e ciò consente ai centri revisioni autorizzati di riportare nel documento i diritti D.T.T. e il corrispettivo del servizio di versamento postale che sono dovuti per le revisioni degli automezzi e che sono esenti da IVA in base all'ex articolo 15 del DPR 633/72.

Gestione Autofficina 7.0 è aggiornato al Regolamento CE del Parlamento Europeo sull'etichettatura e fatturazione degli pneumatici che stabilisce i requisiti relativi alle informazioni da riportare sia in etichetta sia in fattura sull'efficienza nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e sul rumore esterno da rotolamento degli pneumatici.

Come è noto, lo scopo della Legge 1222/2009 è quello di aumentare la sicurezza e l'efficienza ambientale ed economica del trasporto su strada attraverso la promozione di pneumatici sicuri che favoriscano l'efficienza nei consumi e con bassi livelli di rumorosità.

L'applicazione Parco Automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, la portata massima, il numero di assi, la classe di compatibilità ambientale, gli accessori e gli strumenti in dotazione. Nello stesso schedario è possibile annotare le condizioni attuali del veicolo, la destinazione d'uso, il numero di posti, gli incidenti subiti, la tipologia di pneumatici montati, i dati dell'apparato Telepass e della tessera Viacard.

Sono presenti ulteriori campi in cui riportare il nome del proprietario del veicolo con il suo codice fiscale e recapito telefonico preferenziale, gli estremi del Libretto di circolazione, del Certificato di proprietà e del contratto di assicurazione. Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo. Se il proprietario comunica all'autofficina che è sua intenzione mettere in vendita il mezzo, si può spuntare la casella Veicolo in vendita. In questo modo, l'automezzo entra a far parte di un elenco di tutti i veicoli in vendita visualizzabile tramite un apposito pulsante.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un certo proprietario, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'applicazione Schede di Lavoro è studiata per l'emissione del modulo di accettazione del veicolo in officina, ossia della scheda di lavorazione da stampare e consegnare al Cliente su richiesta in cui registrare ogni intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i dati dell'automezzo (targa, marca e modello, numero di telaio, data di immatricolazione, tipo di alimentazione, livello del carburante, chilometri percorsi, data di scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato della garanzia), i dati del Cliente, la data e l'ora dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio, presso l'officina o su strada), il nome del meccanico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal Cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il Cliente, la data e l'ora della riconsegna del veicolo al termine dei lavori.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna. Nella scheda si può inoltre indicare il numero e la data della fattura che è stata rilasciata al Cliente e l'importo della stessa. Un'apposita casella permette di specificare se il veicolo è stato riconsegnato al Cliente.

E' inoltre presente un ambiente di lavoro per creare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al Cliente che potrà essere stampato o importato nelle fatture.

E' possibile ottenere il riepilogo per intervallo di tempo delle Schede di Lavoro emesse per ciascun Cliente o automezzo visualizzando il totale degli importi percepiti.

Il software permette di creare riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un certo meccanico in uno specifico giorno o mese dell'anno, a favore di un determinato Cliente, su un preciso automezzo, e così via.

Un apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco dei veicoli non ancora riconsegnati ai Clienti. A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione relativa all'autoveicolo riparato o revisionato.

La schermata Riepilogo Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dalla propria autofficina in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del Cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di ricerca.

Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sulla scritta Riepilogo Schede di Lavoro emesse nella schermata per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il nome del Cliente e la targa del suo automezzo unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli incassi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di emissione, il nome del Cliente, il suo recapito telefonico preferenziale, la marca, il modello e la targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura abbinata.

Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di Lavoro emesse a tutti i Clienti nell'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

L'applicazione Magazzino Autoricambi permette di gestire in un'unica schermata i dati più importanti relativi a ciascun articolo di cui il proprio magazzino dispone. L'operazione di archiviazione dei dati è utile sia per tenere traccia di ogni indicazione inerente ai ricambi auto e al loro acquisto, sia per la compilazione veloce di preventivi, fatture, documenti di trasporto e note di credito.

La scheda del magazzino dei ricambi auto permette di annotare il codice e la tipologia dell'articolo, la marca, il modello e gli accessori, una descrizione sintetica dell'articolo, i dati del Fornitore da cui si è acquistato il materiale, il prezzo al pubblico, la collocazione dell'articolo sugli scaffali del proprio magazzino, la giacenza di cui si dispone al momento indicando un numero di pezzi minimo oltre il quale si desidera essere avvisati per effettuare un nuovo ordinativo. Il codice dell'articolo, la sua descrizione e il prezzo al pubblico sono dati che possono essere importati quando si redige un preventivo, una nota di credito o una fattura per velocizzarne la compilazione.

Il campo Giacenza deve essere utilizzato per indicare la quantità del materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce.

Si ricorda che è anche possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si compila un preventivo, una fattura o altro documento fiscale importando i dati dal magazzino.

In conformità con il Regolamento CE sull'etichettatura degli pneumatici da riportare anche in fattura (Legge 1222/2009), il magazzino dei ricambi auto consente di registrare le informazioni riguardanti gli pneumatici forniti ai propri Clienti che meccanici e gommisti devono riportare in fattura, ossia il consumo di carburante del veicolo in base alla resistenza degli pneumatici al rotolamento, l'aderenza sul bagnato che determina lo spazio di frenata e, infine, la rumorosità da rotolamento (valori espressi in decibel) prevedendo 3 classi in relazione al numero di onde nere o barre.

Alla scheda di ciascun articolo è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, una sua foto o la documentazione tecnica relativa al ricambio auto descritto.

Il pulsante Sottoscorta permette di visualizzare l'elenco dei ricambi auto in esaurimento.

La funzione Cerca sul Web consente di reperire su Internet, tramite il motore di ricerca di Google, informazioni relative all'articolo descritto nella scheda corrente.

Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce comprata da un determinato Fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifici elementi accessori. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

L'ambiente Inventario Merce visualizza l'elenco di tutti i pezzi di ricambio disponibili in magazzino con il relativo valore totale, pronto per essere stampato e consegnato al commercialista a fine anno.

L'applicazione Anagrafica Clienti è una rubrica elettronica che consente di registrare i dati personali dei propri Clienti per poterli poi importare quando si archiviano le schede degli automezzi, degli interventi e degli appuntamenti o quando si emettono preventivi, fatture, DDT e note di credito. Sono presenti vari campi nei quali inserire il cognome e il nome del Cliente, la data e il luogo di nascita, l'indirizzo e la città di residenza, le modalità di pagamento preferite, i dati dell'automezzo di sua proprietà, i recapiti telefonici, e altre informazioni riguardanti la persona. Ogni scheda può essere corredata di eventuali annotazioni.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare. L'applicazione permette, inoltre, di inviare un messaggio e-mail al Cliente selezionato lanciando automaticamente il software predefinito per la gestione della posta elettronica con la comodità di trovare già trascritto l'indirizzo e-mail nella relativa casella.

Per trovare le schede dei Clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Clienti a cui è stato abbinato un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che hanno determinate questioni in sospeso e per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

I campi relativi ai numeri di partita IVA, codice fiscale, carta di credito e codice IBAN sono affiancati da pulsanti che consentono di controllare la validità dei dati inseriti. Una finestra di messaggio ci informerà sull'esito della verifica. Se il numero di partita IVA è esatto, ci verrà anche fornito l'indicazione dell'Ufficio provinciale che lo ha rilasciato.

L'ambiente per la gestione dei Fornitori è composto da un archivio anagrafico e da un'applicazione per registrare le fatture in ingresso ricevute dai Fornitori.

L'applicazione Anagrafica Fornitori è utile per velocizzare la compilazione delle schede del Magazzino Autoricambi e delle fatture di acquisto grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al Fornitore, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la denominazione della Ditta fornitrice, il nome del titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le modalità di pagamento concordate, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Fornitore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

Le schede dei Fornitori consentono, inoltre, di registrare le informazioni relative agli articoli che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al Fornitore.

Per trovare le schede dei Fornitori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Fornitori a cui è stato abbinato un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno determinate questioni in sospeso e per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

L'applicazione Fatture d'acquisto serve a registrare le fatture in ingresso relative ad operazioni inerenti all'attività svolta che danno diritto alla detrazione dell'IVA ai fini fiscali. Si ricorda che la registrazione del documento non sostituisce la fattura rilasciata dalla ditta fornitrice che deve essere conservata in originale. Condizione fondamentale per il diritto alla detrazione dell'IVA è prima di tutto quella dell'inerenza dell'operazione all'attività del soggetto. La detrazione deve pertanto riguardare l'IVA assolta o dovuta per operazioni pertinenti o rilevanti rispetto alla sua attività.

Quindi, l'acquisto da parte dell'imprenditore di un bene non correlato all'esercizio dell'impresa, come può essere un bene ad uso personale o familiare, non dà diritto alla detrazione dell'IVA. Per poter detrarre l'IVA è necessario che la stessa sia stata addebitata in fattura a carico del soggetto che ha acquistato il bene o ricevuto il servizio.

Le fatture di acquisto dispongono di una funzione attivabile con il pulsante contraddistinto dalla lettera F per visualizzare il riepilogo di tutte le fatture rilasciate da un Fornitore in un anno solare.

L'applicazione Inventario Attrezzature consente di archiviare le schede tecniche relative agli attrezzi di lavoro di cui la propria autofficina è equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura, la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua descrizione, il numero di matricola, il tipo di alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del documento di acquisto e la data di acquisto, la ditta fornitrice con relativo titolare e recapito preferenziale, le modalità di utilizzo dell'attrezzo, il numero di telefono per l'assistenza, il nome della persona di contatto, la data di scadenza della revisione, lo stato della garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra annotazione.

I dati del Fornitore dell'attrezzatura possono essere importati dall'Archivio Fornitori facendo clic sul pulsante presente a destra del campo di testo riservato al nome della ditta fornitrice. Ciò permette di avere i dati della ditta sempre a portata di mano nel caso in cui dobbiamo contattarla per eseguire un pagamento a suo favore o per qualsiasi altro motivo.

L'utente può allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, a titolo di esempio, la documentazione riferita all'attrezzatura oppure una sua foto.

Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco delle attrezzature la cui revisione sta per scadere. Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare la data della prossima revisione e con quanti giorni di preavviso desidera essere informato. L'elenco che appare mostra il riepilogo delle revisioni in scadenza e di quelle scadute e non effettuate. Se si desidera visualizzare esclusivamente l'elenco delle revisioni scadute, bisogna servirsi del pulsante Scadute. La casella Revisione effettuata va spuntata se si vuole che la scheda dell'attrezzatura non compaia nei riepiloghi delle revisioni in scadenza o scadute. Tale funzione può essere utile se, ad esempio, una certa attrezzatura non ha più bisogno di essere revisionata oppure se la revisione è stata eseguita prima della data di scadenza e non si è ancora deciso quando si vorrà revisionare nuovamente la medesima attrezzatura.

Il pulsante Valore totale serve a ottenere il valore complessivo delle attrezzature presenti nell'inventario dall'autofficina. In questo modo si potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il capitale dell'equipaggiamento in nostro possesso e ciò può servire, ad esempio, a fini assicurativi.

Il pulsante Duplica permette di creare una nuova scheda duplicandone una già presente in archivio. Tale funzione è particolarmente utile quando i dati da registrare sono simili a quelli di un'altra attrezzatura salvata in precedenza.

Il pulsante Trova consente di visualizzare una lista delle attrezzature presenti in archivio utilizzando diversi criteri di ricerca contemporaneamente e di richiamare i dati nella schermata di lavoro principale selezionando con un doppio clic la scheda di interesse. E' possibile, in questo modo, ottenere l'elenco di tutte le attrezzature appartenenti a una certa tipologia oppure di quelle acquistate da una stessa ditta fornitrice. I risultati di ricerca possono essere mandati in stampa.

La scheda di ciascuna attrezzatura può essere stampata su carta mentre l'intero inventario delle attrezzature può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i Clienti della propria autofficina.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione da effettuare e i dati relativi all'automezzo associato a quell'impegno.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

I dati del Cliente abbinato ad una scadenza o appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e recapito preferenziale) possono essere importati dall'archivio del Parco Automezzi servendosi del pulsante Importa dati. Tale funzione consente di importare anche i dati relativi al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca, modello, colore, tipo di alimentazione e numero di targa).

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il Cliente per la manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso mostrando anche il nome di ciascun Cliente da contattare con il relativo numero di telefono.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato mezzo o Cliente, eccetera.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la manutenzione di un veicolo mettendo il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia scadute che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Manutenzione effettuata e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti in base a scadenze temporali sui mezzi dei propri Clienti.

Gestione Autofficina 7.0 dispone di appositi di ambienti di lavoro per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di note di credito, preventivi, documenti di trasporto e fatture.

L'applicazione Preventivi risulta utile per accontentare il Cliente che vuole sapere i costi prima di effettuare l'acquisto. All'occorrenza, il preventivo può essere trasformato in fattura grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati.

L'applicazione Fatture permette di creare le fatture per i prodotti e servizi forniti ai propri Clienti, di utilizzare un logo personalizzato nella stampa del documento e di visualizzare grafici statistici tridimensionali degli incassi percepiti nonché il riepilogo annuale, per trimestre IVA o mensile delle fatture emesse.

L'applicazione Note di Credito permette, appunto, la gestione di questa tipologia di documento. Come è noto, una nota di credito è un documento emesso da un'impresa al fine di permettere lo storno di resi e abbuoni da parte di un'altra impresa, cliente della prima. Nella pratica, accade che alcuni articoli venduti, consegnati e fatturati possano risultare difettosi o in eccesso. Tuttavia, esistendo una fattura, l'azienda cliente non può semplicemente restituire la merce giudicata difettosa o di troppo, in quanto la fattura esplicita la quantità di merce effettivamente venduta e sulla quale gravano tributi vari. L'azienda fornitrice, una volta informata dall'azienda cliente, provvederà alla verifica della situazione e all'eventuale emissione del documento apposito, la nota di credito appunto, che permetterà all'azienda cliente di stornare parte della merce già fatturata, insieme al relativo importo iscritto nei libri contabili e l'IVA.

La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare gli articoli presenti nel magazzino dei ricambi auto effettuando in automatico l'aggiornamento della giacenza. Anche i dati del Cliente e dell'automezzo possono essere importati dal relativo archivio anagrafico.

Per quanto riguarda l'emissione delle fatture, il software consente di utilizzare sia i modelli generici previsti per qualsiasi tipo di intervento meccanico sia i modelli conformi al Regolamento CE 1222/2009 per la fatturazione da parte di gommisti e meccanici degli pneumatici montati sui veicoli dei Clienti.

L'applicazione Emissione Documenti di Trasporto fornisce tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la stampa di documenti di trasporto che, come è noto, hanno sostituito le bolle di accompagnamento fin dal 1996. I DDT hanno una loro numerazione progressiva, gestita direttamente dal programma. La compilazione del DDT è facilitata dalla possibilità di importare dal magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del Cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico.

E' anche possibile visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai carichi non ancora consegnati. Oltre ai dati relativi alla Ditta emittente, al Cliente e ai prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le generalità del vettore, la destinazione della merce, la causale del trasporto, la tipologia di porto (franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni, la data e l'ora di inizio trasporto e quelle di consegna.

In calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per la firma del vettore e di chi ritira la merce.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nelle schede di accettazione degli automezzi, nelle note di credito, nei preventivi, nei DDT e nelle fatture.

Le informazioni riguardanti la propria ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro.

Un Apposito pulsante presente negli ambienti per la compilazione delle fatture generiche e per pneumatici consente di attingere i dati da una Scheda di Lavoro emessa precedentemente.

In alternativa, è possibile compilare una fattura importando i dati da un preventivo.

Si può inoltre stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti. Questa funzione risulta utile quando si inizia a usare il software se sono già state emesse fatture con altri strumenti.

Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Se l'articolo o servizio fatturato è esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

La stampa delle schede di accettazione veicoli, delle note di credito, dei preventivi e delle fatture riporta in calce la nota informativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003). Come previsto dalla stessa normativa, il software è protetto da una password gestita dall'utente per impedire l'accesso al programma da parte di persone non autorizzate. Inoltre, i documenti consentono di inserire per ciascun Cliente sia la partita IVA sia il codice fiscale.

L'applicazione Statistiche Fatture Emesse consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli incassi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

Tutti gli archivi di Gestione Autofficina 7.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Autofficina 7.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Autofficina 7.0 è quindi lo strumento ideale per le officine meccaniche che vogliono avvalersi del proprio computer per eseguire i propri interventi di riparazione o di revisione degli automezzi e non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i propri Clienti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Autofficina 7.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 269,00 (duecentosessantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Gli utenti che acquistano il software riceveranno, ove richiesto, il CD originale, provvisto di regolare contrassegno SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura. L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629)


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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