 Uno sguardo a
Gestione Autofficina 3.0
Gestione
Autofficina è un software facile e
intuitivo che fornisce ad un'officina meccanica tutto
l'occorrente per organizzare i lavori di riparazione
e di revisione degli automezzi. Il programma permette
di archiviare i clienti, i fornitori e l'anagrafica
dei veicoli che entrano in officina, di gestire il
magazzino dei ricambi auto, di tenere sotto controllo
scadenze e appuntamenti, di emettere ordini di
acquisto per i propri fornitori nonché preventivi,
ricevute o fatture da rilasciare ai clienti per gli
interventi eseguiti e molto altro.
Il parco
automezzi permette di creare una scheda per
ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la
marca e il modello, il numero di targa e di telaio,
la data di immatricolazione, il colore, il tipo di
alimentazione (benzina, diesel, GPL, elettricità), i
cavalli fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo
di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di
carburante, la portata massima, gli accessori e gli
strumenti in dotazione. Nello stesso schedario è
possibile annotare i dati dell'officina per la
manutenzione ordinaria e di quella per la
manutenzione straordinaria, i chilometri percorsi dal
veicolo, le sue condizioni attuali, gli incidenti
subiti e le riparazioni effettuate.
E' presente una sezione in cui riportare gli estremi
del libretto di circolazione, del certificato di
proprietà del veicolo e del contratto di
assicurazione. Il programma consente di allegare a
ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite
allo scanner dei documenti dell'automezzo.
E' possibile
indicare per ogni automezzo le scadenze di
assicurazione, bollo, bollino blu, revisione,
tagliando, cambio olio, cambio pneumatici, cambio
filtri, revisione dei freni. Ogni scadenza è
affiancata da una casella in cui specificare il costo
della stessa.
La scheda del veicolo può essere corredata di una foto
in formato Jpeg che viene ridotta in scala
in automatico per adeguarsi alle dimensioni del
riquadro di anteprima. E' comunque possibile
visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a
tutto schermo facendo clic su un'apposita icona. Il
software consente, inoltre, di reperire velocemente
su Internet, tramite il motore di ricerca di Google,
informazioni relative alla marca e al modello
dell'auto selezionata.
Per ogni intervento tecnico effettuato è possibile
archiviare una scheda di lavorazione
da stampare e consegnare al cliente contenente la
targa dell'automezzo, la marca e il modello, lo stato
della garanzia, i dati del cliente, la data e l'ora
dell'intervento e il luogo in cui è stato effettuato
(ad esempio, presso l'officina o su strada), il nome
del meccanico che ha eseguito i lavori, i difetti
riscontrati nell'automezzo, la descrizione
dell'intervento eseguito, il materiale impiegato, la
data e l'ora della riconsegna del veicolo al cliente.
La scheda di
lavorazione consente anche di annotare lo stato dei
lavori, ossia se l'automezzo è stato riparato o
revisionato, se non è riparabile, se è pronto per
la riconsegna o se è già stato riconsegnato. Nella
scheda è inoltre possibile indicare il numero e la
data della fattura o ricevuta che è stata rilasciata
al cliente e l'importo della stessa. Un'apposita
casella permette di specificare se il conto è stato
saldato.
Il software permette di creare riepiloghi degli
interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo meccanico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso automezzo, e così via.
Appositi pulsanti permettono di visualizzare l'elenco
dei veicoli non ancora riconsegnati ai
clienti e tutti i conti non saldati.
A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione
relativa all'autoveicolo riparato o revisionato.
L'utente del software ha anche la possibilità di associare
una cartella alla scheda di ogni intervento
tecnico la quale può contenere un numero illimitato
di file. Tale cartella può essere aperta con pochi
clic per consultare, aggiungere o cancellare i file
collegati alla scheda di lavorazione.
Il magazzino dei ricambi auto
permette di gestire in un'unica schermata i dati più
importanti relativi a ciascun articolo di cui il
proprio magazzino dispone. L'operazione di
archiviazione dei dati è utile sia per tenere
traccia di ogni indicazione inerente ai ricambi auto
e al loro acquisto, sia per la compilazione delle
schede degli interventi tecnici nonché degli ordini
di acquisto, preventivi, ricevute o fatture.
La scheda del
magazzino dei ricambi auto permette di annotare il
codice e la tipologia dell'articolo, la marca, il
modello e gli accessori, una descrizione sintetica
dell'articolo, i dati del fornitore da cui si è
acquistato il materiale, il prezzo al pubblico, la
collocazione dell'articolo sugli scaffali del proprio
magazzino, la giacenza di cui si dispone al momento
indicando un numero di pezzi minimo oltre il quale si
desidera essere avvisati per effettuare un nuovo
ordinativo.
Il codice
dell'articolo, la sua descrizione e il prezzo al
pubblico sono dati che possono essere importati
quando si redige un ordine di acquisto, un
preventivo, una ricevuta o una fattura per
velocizzarne la compilazione.
Alla scheda di ciascun articolo è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, una sua foto o la
documentazione tecnica relativa al ricambio auto
descritto. Anche in questo ambiente si ha la
possibilità di associare una cartella ad ogni scheda
la quale può contenere un numero illimitato di file.
Il pulsante Sottoscorta permette di visualizzare
l'elenco dei ricambi auto in esaurimento, mentre la
funzione Cerca sul Web consente di reperire su
Internet, tramite il motore di ricerca di Google,
informazioni relative all'articolo descritto nella
scheda corrente.
L'archivio clienti è una rubrica
elettronica che consente di registrare i dati
personali dei propri clienti per poterli poi
importare quando si archiviano le schede degli
interventi e degli appuntamenti o quando si emettono
preventivi, ricevute o fatture.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il
cognome e il nome del cliente, l'indirizzo e la
città, la categoria di cliente, i prodotti o servizi
di interesse, le modalità di pagamento, gli sconti
praticati, gli automezzi posseduti, i recapiti
telefonici, e altre informazioni riguardanti la
persona. Ogni scheda può essere corredata di
eventuali annotazioni.
Per annotare che il
cliente acconsente a ricevere pubblicità, è
sufficiente spuntare la relativa casella. Il pulsante
Sì pubblicità visualizza l'elenco di tutte le
schede in cui è stato messo il segno di spunta a
tale casella.
Alla scheda di ciascun cliente può essere associato
il percorso di una cartella che potrà contenere
qualsiasi tipo di file attinente al nominativo. Il
contenuto della cartella potrà essere visualizzato
dall'interno della schermata di lavoro. La funzione Allega
file permette, invece, di abbinare alla
scheda fino a tre file da richiamare velocemente con
un solo clic.
Il salvataggio o la modifica della scheda tiene
traccia del giorno e dell'ora in cui è stata
effettuata l'operazione. Il pulsante Cerca
sul Web permette di trovare su Internet,
tramite Google, informazioni relative al cliente
corrente dopo averne indicato il cognome e il nome
all'interno dell'apposita casella di testo.
L'applicativo permette, inoltre, di inviare un
messaggio e-mail al cliente selezionato lanciando
automaticamente il software predefinito per la
gestione della posta elettronica con la comodità di
trovare già trascritto l'indirizzo e-mail nella
relativa casella.
I campi relativi ai numeri di partita IVA, codice
fiscale, carta di credito e codice IBAN sono
affiancati da pulsanti che consentono di controllare
la validità dei dati inseriti. Una finestra di
messaggio ci informerà sull'esito della verifica. Se
il numero di partita IVA è esatto, ci verrà anche
fornito l'indicazione dell'Ufficio provinciale che lo
ha rilasciato.
L'archivio dei fornitori serve a
tenere traccia non solo dei dati anagrafici dei
propri fornitori ma anche degli articoli che si
acquistano abitualmente da ognuno di loro. In ogni
scheda è possibile indicare i dati della ditta
fornitrice, il nome di una persona di contatto, le
coordinate bancarie di ciascun fornitore, le
modalità di trasporto della merce, gli sconti
praticati e le modalità di pagamento.
L'ambiente di lavoro
Scadenzario e appuntamenti consente
di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti
giornalieri, mensili o annuali presi con i propri
clienti e di essere avvertiti al sopraggiungere della
data.
L'utente può registrare un numero infinito di
appuntamenti per ciascun giorno. Gli appuntamenti
inseriti potranno essere visualizzati in ordine
cronologico in base alla data e all'ora oppure in
ordine alfabetico in base al cognome e nome del
cliente, alla marca e modello dell'automezzo o al
tipo di veicolo.
Per ogni scadenza o
appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni
di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza
di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in
maniera visiva attraverso un messaggio informativo,
sia in maniera sonora mediante un segnale acustico
che si attiva automaticamente.
Per visualizzare l'elenco delle scadenze o
appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla
relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di
richiamare gli appuntamenti relativi al giorno o al
mese selezionato. La visualizzazione degli
appuntamenti in base alla data e all'ora avviene
indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha
inseriti in archivio.
Le scadenze e gli appuntamenti possono essere
descritti nei minimi dettagli indicando i dati e i
recapiti del cliente e le caratteristiche
dell'automezzo da riparare o revisionare. Appositi
pulsanti permettono di indicare se l'appuntamento è
stato confermato.
Nel programma è
disponibile una funzione di ricerca avanzata che
consente di creare riepiloghi degli appuntamenti
utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti che sono
stati confermati, relativi ad un mese specifico, con
riferimento ad un determinato cliente, eccetera.
Gestione Autofficina dispone di appositi di ambienti
di lavoro per la compilazione e la stampa (su carta o
su file PDF) di ordini di acquisto,
di preventivi, di ricevute
e di fatture. La compilazione dei
documenti è facilitata dalla possibilità di
importare gli articoli presenti nel magazzino dei
ricambi auto effettuando in automatico
l'aggiornamento della giacenza. Anche i dati del
cliente o del fornitore possono essere importati dai
relativi archivi.
E' possibile
utilizzare un logo personalizzato da
far apparire negli ordini di acquisto, nei
preventivi, nelle ricevute e nelle fatture e si può
stabilire da che numero far partire la numerazione
automatica dei documenti.
E' anche possibile applicare una percentuale
di sconto ad ogni articolo riportato nel
documento.
La casella Saldato va spuntata
quando il cliente provvede al pagamento dell'importo
a cui il documento si riferisce. Un apposito pulsante
permette di visualizzare l'elenco di tutte le fatture
o ricevute il cui pagamento è ancora in sospeso.
Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in
base all'aliquota specificata è un'operazione
effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli
importi sono calcolati in euro con supporto fino a
quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del
totale ai due centesimi.
La stampa degli ordini di acquisto, dei preventivi,
delle ricevute e delle fatture riporta in calce la
nota informativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003).
Come previsto dalla stessa normativa, il software è
protetto da una password gestita dall'utente per
impedire l'accesso al programma da parte di persone
non autorizzate. Inoltre, i documenti consentono di
inserire per ciascun cliente sia la partita IVA sia
il codice fiscale.
Gli archivi di
Gestione Autofficina possono essere convertiti in un
file di Microsoft Word oppure in un
foglio di Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse.
Il software può
essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Autofficina funziona anche su chiavetta
USB. Il software dispone di una funzione di
installazione guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione. Una volta installato il
software, è comunque possibile copiare su pen-drive
la cartella di Gestione Autofficina presente sul
disco fisso e ciò consentirà di utilizzare il
programma senza installazione, semplicemente
lanciando l'eseguibile (file
Gestione_Autofficina.exe).
Gestione Autofficina è quindi lo strumento ideale
per le officine meccaniche che vogliono avvalersi del
proprio computer per eseguire i propri interventi di
riparazione o di revisione degli automezzi e non
dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i
propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
Requisiti
hardware e software
Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Windows a 32 e 64 bit
(Windows 95, 98, 2000, ME, XP, Server
2003, Vista, 7)
© Software by Pasquale Esposito
http://www.espositosoftware.it
|
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sul tuo PC
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Software
gestionale per officine meccaniche
Come acquistare il
software
Gestione
Autofficina è concesso in licenza d'uso al
prezzo di euro 199,00
(centonovantanove/00) IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità di pagamento
Versamento
sul Conto Corrente Postale n.
82628942 intestato all'autore (ESPOSITO
PASQUALE
- Via Ruggero Grieco, 48 - 06135 Ponte San
Giovanni PG). Indicare il nome del software nella
causale del versamento. E' anche possibile
effettuare il pagamento tramite postagiro
intestato allo stesso numero di C/C postale.
Bonifico
bancario (Banca UniCredit - Agenzia di
Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 64 X
02008 03050 000040783145 - C/C n. 000040783145
- ABI: 02008 - CAB: 03050
- CIN: X
- Intestatario: ESPOSITO PASQUALE). Indicare il
nome del software nella causale del bonifico.
Per
l'intestazione della fattura, comunicare i propri
dati completi di codice fiscale e di eventuale
partita IVA tramite e-mail (info@espositosoftware.it) oppure per telefono
chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal
lunedì al sabato (Tel. 393.61.62.629)
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Supporto tecnico
Gli utenti
registrati di Gestione Autofficina possono
chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei
giorni feriali dalle ore 09:00 alle
ore 20:00 al seguente numero di rete
fissa (distretto di Perugia):
07.55.99.66.55
Qualora l'autore non
fosse momentaneamente reperibile presso il telefono
di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente
numero di cellulare:
393.61.62.629
Per facilitare
l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il
computer acceso e a portata di mano.
In alternativa alla telefonata, è possibile mandare
una e-mail al seguente indirizzo:
info@espositosoftware.it
Se si utilizza la
posta elettronica, si prega di essere precisi nella
descrizione del problema e di non inviare file
eseguibili in allegato.
Deduzione fiscale del
costo del software
Si
ricorda che i titolari di partita IVA potranno
dedurre fiscalmente il costo di questo software dal
reddito di impresa e da quello derivante
dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli
articoli 50-52 del Testo Unico I.R.
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Emissione
fatture
L'applicativo per
l'emissione delle fatture permette di compilare e
stampare fatture da rilasciare ai clienti per gli
interventi tecnici effettuati o per i pezzi di
ricambio forniti creando ogni anno un nuovo archivio.
Il software permette di scegliere se stampare le
fatture in formato grande (una sola
fattura per foglio) o in formato piccolo
(due fatture per foglio). E' anche possibile salvare
la fattura in un file PDF.
La compilazione della fattura è facilitata dalla
possibilità di importare i dati relativi ai pezzi di
ricambio dal magazzino e quelli
relativi al veicolo dal parco automezzi.
Anche i dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio, mentre quelli della propria ditta
sono salvati in automatico alla chiusura della
schermata di lavoro. Un apposito pulsante consente,
inoltre, di attingere i dati da un preventivo emesso
precedentemente.
E' possibile utilizzare un logo
personalizzato da far apparire nel documento
e si può stabilire da che numero far partire la numerazione
automatica delle fatture. Il calcolo del
totale della fattura e dell'ammontare dell'IVA in
base all'aliquota specificata è un'operazione
effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli
importi sono calcolati in euro con supporto fino a
quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del
totale ai due centesimi.
La stampa della fattura riporta in calce la nota informativa
sulla privacy (D.Lgs. 196/2003). Inoltre, le
fatture consentono di inserire per ciascun cliente
sia la partita IVA sia il codice fiscale.
La funzione Trova permette di
ottenere riepiloghi delle fatture emesse utilizzando
più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad
esempio, è possibile ottenere il riepilogo delle
fatture emesse in un preciso giorno dell'anno,
intestate a un determinato cliente o a più clienti
che vivono in una stessa città, eccetera.
L'applicativo dispone anche di appositi pulsanti che
consentono di visualizzare e stampare il riepilogo
mensile, trimestrale o annuale delle fatture
emesse.
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gestionale per officine meccaniche
Utilizzo del
software in una LAN
Gestione Autofficina può
essere utilizzato in una rete locale.
Basta installare il software in una
cartella condivisa e creare un collegamento al file Gestione_Autofficina.exe
sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente
che il software salva tutti i dati nella cartella di
installazione e, pertanto, per effettuare una copia
di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il
backup di tale cartella.
Utilizzo del software su
chiavetta USB
Gestione Autofficina
funziona anche su chiavetta USB. Il
software dispone di una funzione di installazione
guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione.
Una
volta installato il software, è comunque possibile
copiare su pen-drive la cartella di Gestione
Autofficina prendendola dal disco fisso e ciò
consentirà di utilizzare il programma senza
installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile
(file Gestione_Autofficina.exe).
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gestionale per officine meccaniche
Gestione
scadenze e appuntamenti
Gestione Autofficina
organizza gli appuntamenti e le scadenze in archivi
annuali, per cui la prima operazione da
effettuare quando si vuole inserire un nuovo
appuntamento in archivio o eliminarne uno esistente
è quella di specificare l'anno solare e premere il
pulsante OK.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
degli appuntamenti, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni
prima si desidera essere avvisati e i dati relativi
ad un cliente associato a quell'impegno. Si tenga
presente che la data dell'appuntamento può essere
selezionata dai menu a cascata del giorno e del mese
oppure dal calendario che appare in primo piano
facendo clic sull'icona a destra delle stesse caselle
della data.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
I dati della persona abbinata ad una scadenza o
appuntamento (cognome e nome, recapiti telefonici e
indirizzo e-mail) possono essere importati dalla
rubrica dei clienti servendosi dell'apposito pulsante
accanto alla casella del cognome e nome, mentre i
dati relativi al veicolo da riparare o revisionare
possono essere importati dal parco automezzi. Per
inviare un messaggio e-mail al
cliente corrente basta fare clic sul pulsante a
destra della casella riservata all'indirizzo di posta
elettronica.
I pulsanti incolonnati nel riquadro a destra della
schermata svolgono le seguenti funzioni:
- pulsante Nuovo: vuota i campi di
testo e li prepara ad accogliere una nuova scheda;
- pulsante Duplica: prepara la
schermata al accogliere un nuovo appuntamento
duplicando i dati di una scheda salvata
precedentemente, dopo averla richiamata
dall'archivio;
- pulsante Salva: effettua il
salvataggio in archivio dei dati presenti sullo
schermo;
- pulsante Trova: visualizza la
lista degli appuntamenti presenti in archivio
permettendo di selezionare una scheda attraverso una
ricerca rapida;
- pulsante Esporta scheda: esporta
la scheda dell'appuntamento corrente in un file di
Microsoft Word;
- pulsante Esporta archivio: esporta
l'archivio annuale corrente degli appuntamenti in un
file di Microsoft Excel;
- pulsante Allega file: allega fino
a tre file esterni alla scheda dell'appuntamento
corrente;
- pulsante Tutto città: si collega
al sito www.tuttocitta.it per visualizzare mappe e
ricercare indirizzi;
- pulsante Elimina: cancella la
scheda dell'appuntamento corrente. Attenzione: i dati
eliminati non possono essere recuperati;
- pulsante Guida: visualizza una
pagina della guida in linea sensibile al contesto;
- pulsante Esci: consente di uscire
dalla finestra per la gestione degli appuntamenti e
di tornare alla schermata di avvio.
Infine, le frecce di scorrimento
presenti in fondo alla schermata consentono di
visualizzare la scheda precedente o successiva a
quella corrente oppure di posizionarsi in testa o in
coda all'archivio.
Scarica il
software
sul tuo PC
Gestione
Autofficina
Download file
gestione_autofficina.zip (3,78 MB)
Software
gestionale per officine meccaniche
Come acquistare il
software
Gestione
Autofficina è concesso in licenza d'uso al
prezzo di euro 199,00
(centonovantanove/00) IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità di pagamento
Versamento
sul Conto Corrente Postale n.
82628942 intestato all'autore (ESPOSITO
PASQUALE
- Via Ruggero Grieco, 48 - 06135 Ponte San Giovanni
PG). Indicare il nome del software nella causale del
versamento. E' anche possibile effettuare il
pagamento tramite postagiro
intestato allo stesso numero di C/C postale.
Bonifico
bancario (Banca UniCredit - Agenzia di Ponte
San Giovanni PG - IBAN: IT 64 X 02008 03050
000040783145 - C/C n. 000040783145 -
ABI: 02008 - CAB: 03050
- CIN: X
- Intestatario: ESPOSITO PASQUALE). Indicare il nome
del software nella causale del bonifico.
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