Gestione Parco Auto (nuova versione 2018) - Software per Microsoft Windows


Software per archiviare i dati dei mezzi del parco auto aziendale, tenere sotto controllo i costi e le scadenze riguardanti la manutenzione degli automezzi e il pagamento delle tasse automobilistiche, registrare i viaggi effettuati da ciascun autoveicolo per calcolare i consumi di carburante e i chilometri percorsi, redigere un registro degli ingressi e delle uscite dei mezzi dalla porta carraia, gestire lo scadenzario chilometrico e l'inventario delle attrezzature presenti in azienda anche ai fini della loro manutenzione ordinaria e straordinaria. Statistiche dei transiti dei veicoli in entrata e in uscita dall'azienda con grafici tridimensionali. Riepiloghi dei conducenti e dei mezzi disponibili al momento per il servizio e dei viaggi tuttora in corso. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB.


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Gestione Parco Auto (nuova versione 2018)
Software per gestire i costi, i viaggi e la manutenzione dei veicoli del parco auto,
calcolare i chilometri percorsi e i consumi di carburante,
registrare gli ingressi e le uscite dei veicoli in porta carraia e molto altro.


Gestione Parco Auto 3.0 è un software facile e intuitivo progettato per archiviare i dati relativi ad ogni mezzo dell'autoparco aziendale, tenere sotto controllo i costi e le scadenze temporali e chilometriche riguardanti la manutenzione degli automezzi o il pagamento delle tasse automobilistiche, sapere in ogni momento quali conduttori sono disponibili e quali sono in ferie, registrare tutti i viaggi effettuati da ciascun autoveicolo per calcolare i consumi di carburante e i chilometri percorsi, redigere un registro degli ingressi e delle uscite dei mezzi dalla porta carraia e, infine, gestire l'inventario delle attrezzature presenti in azienda anche ai fini della loro manutenzione ordinaria e straordinaria.

L'applicazione Parco Automezzi permette di creare una dettagliata scheda descrittiva di ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il numero dell'apparato Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale.

E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione e le condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare il relativo proprietario o il conduttore assegnato indicandone, oltre al nome, il codice fiscale e il recapito preferenziale.

Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo, come il libretto di circolazione, il certificato di proprietà del veicolo e il contratto di assicurazione.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi Tipo veicolo, Marca, Modello e Targa sono a compilazione obbligatoria.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Duplica è utile se si deve registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti elementi in comune con quella di un veicolo già in archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la vecchia scheda, premere Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un certo proprietario o conduttore, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'utente addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla casella Veicolo disponibile. Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un veicolo disponibile per un nuovo viaggio quando ce ne sarà bisogno. Basterà premere il pulsante Disponibili per visualizzare l'elenco di tutti i mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta casella.

Il software è anche in grado di visualizzare la scheda del veicolo in anteprima, di effettuarne la stampa e di esportarla in formato .PDF. L'intero archivio degli automezzi può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Anagrafica Conduttori è una rubrica elettronica che consente di registrare i dati personali dei conducenti dei veicoli del proprio autoparco per poterli poi importare quando si archiviano le schede della flotta automezzi. Ad ogni conduttore si può associare un veicolo del parco auto, indicando il tipo di mezzo, la marca, il modello, il colore, il tipo di alimentazione e il numero di targa.

Sono presenti vari campi nei quali inserire il cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la città, le patenti di guida possedute, i dati dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti con l'azienda, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il conduttore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. Ogni scheda può essere corredata di eventuali annotazioni. I campi relativi al veicolo assegnato all'automobilista possono essere compilati in automatico importando i dati dall'archivio del parco automezzi.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del conducente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione predefinita presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Per annotare che il conduttore acconsente a lavorare in trasferta, è sufficiente spuntare la relativa casella. Il pulsante Sì trasferte visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è stato messo il segno di spunta su tale casella.

La funzione Allega file permette di abbinare alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da richiamare velocemente con un clic. Tali file potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del contratto stipulato dal conduttore con l'azienda, l'immagine scannerizzata della sua patente di guida o carta di identità, e così via.

Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il nome del conduttore, la marca, il modello e la targa del veicolo abbinato.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i conducenti che possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli che risiedono in una certa città. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'utente che si occupa dell'archiviazione delle schede anagrafiche dei conduttori dovrebbe costantemente aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla casella In ferie. Nel campo Programma ferie andrebbe indicata la durata delle ferie del conduttore. Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un autista disponibile quando ce ne sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In servizio per visualizzare l'elenco di tutti i conducenti che al momento sono al lavoro con le relative annotazioni sul periodo di disponibilità.

Qualora tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile visualizzare la lista degli autisti attualmente in ferie premendo il pulsante In ferie per verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro tornerà al lavoro.

Il pulsante Stampa permette di ottenere su carta le informazioni presenti nella scheda di ciascun conduttore. Il software è anche in grado di esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Inventario Attrezzature consente di archiviare schede tecniche relative agli attrezzi di lavoro di cui la propria azienda è equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura, la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua descrizione, il numero di matricola, il tipo di alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del documento di acquisto e la data di acquisto, la ditta fornitrice con relativo titolare e recapito preferenziale, le modalità di utilizzo dell'attrezzo, il numero di telefono per l'assistenza, il nome della persona di contatto, la data di scadenza della revisione, lo stato della garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra annotazione.

L'utente può allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, a titolo di esempio, la documentazione riferita all'attrezzatura oppure una sua foto.

Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco delle attrezzature la cui revisione sta per scadere. Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare la data della prossima revisione e con quanti giorni di preavviso desidera essere informato. L'elenco che appare mostra il riepilogo delle revisioni in scadenza e di quelle scadute e non effettuate. Se si desidera visualizzare esclusivamente l'elenco delle revisioni scadute, bisogna servirsi del pulsante Scadute.

La casella Revisione effettuata va spuntata se si vuole che la scheda dell'attrezzatura non compaia nei riepiloghi delle revisioni in scadenza o scadute. Tale funzione può essere utile se, ad esempio, una certa attrezzatura non ha più bisogno di essere revisionata oppure se la revisione è stata eseguita prima della data di scadenza e non si è ancora deciso quando si vorrà revisionare nuovamente la medesima attrezzatura.

Il pulsante Valore totale serve a ottenere il valore complessivo delle attrezzature presenti nell'inventario dall'azienda. In questo modo si potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il capitale dell'equipaggiamento posseduto e ciò può servire, ad esempio, a fini assicurativi.

Il pulsante Trova consente di visualizzare una lista delle attrezzature presenti in archivio utilizzando diversi criteri di ricerca contemporaneamente e di richiamare i dati nella schermata di lavoro principale selezionando con un doppio clic la scheda di interesse. E' possibile, in questo modo, ottenere l'elenco di tutte le attrezzature appartenenti a una certa tipologia oppure di quelle acquistate da una stessa ditta fornitrice. I risultati di ricerca possono essere mandati in stampa.

Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro, cambiare i dati e premere Salva.

Il pulsante Duplica permette di creare una nuova scheda duplicandone una già presente in archivio. Tale funzione è particolarmente utile quando i dati da registrare sono simili a quelli di un'altra attrezzatura salvata in precedenza.

Le icone delle frecce permettono di scorrere le schede dalla prima all'ultima e viceversa oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

La scheda tecnica di ciascuna attrezzatura può essere stampata su carta mentre l'intero inventario delle attrezzature può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Ingressi e Uscite Veicoli è studiata per gestire le schede da compilarsi a cura del personale di servizio alla porta carraia nel momento in cui i mezzi di visitatori attraversano il cancello di ingresso dell'azienda. Ovviamente, è anche possibile registrare i veicoli del proprio parco auto custoditi in autorimessa che giornalmente entrano in azienda.

Questa app permette di registrare per ogni mezzo la data e l'ora di entrata e di uscita dalla sede dell'azienda, la marca, il modello e il numero di targa del veicolo, il nome del conduttore e delle altre persone a bordo, una descrizione della merce trasportata, gli estremi del foglio di marcia, i numeri delle tessere fornite ai visitatori che autorizzano all'ingresso da esporre sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il luogo di destinazione del veicolo, il cellulare del conducente e il nome dell'operatore che effettua la registrazione. Esiste, inoltre, un campo per annotare qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio eventuali documenti consegnati dal conducente in porta carraia.

Per inserire una nuova scheda in archivio bisogna selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi alla data e ora di ingresso nonché alla marca, modello e targa del veicolo sono a compilazione obbligatoria.

Se si deve registrare l'ingresso o l'uscita di un mezzo del proprio autoparco, è possibile importare i dati del veicolo e del conduttore dall'archivio del parco automezzi servendosi del pulsante con la freccetta rossa presente a destra del campo riservato al numero di targa.

Quando i visitatori stanno per lasciare la sede, l'operatore alla porta carraia può richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Veicoli non ancora usciti e facendo doppio clic sulla voce di interesse nell'elenco che appare. Dopo aver richiamato con un doppio clic la scheda del veicolo dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà quindi inserire la data e l'ora di uscita e salvare i cambiamenti.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di ricerca uno o più campi contemporaneamente, in particolare la data di ingresso o di uscita, la marca e il modello del veicolo o il suo numero di targa, il nome del conduttore o delle altre persone a bordo, gli estremi del foglio di marcia, la merce trasportata, il luogo di destinazione o qualsiasi informazione inserita nel campo delle note.

Si può richiamare una scheda anche utilizzando le frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

La scheda di rilevazione dell'ingresso e dell'uscita del veicolo può essere stampata in duplice copia su un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia al conduttore e trattenere l'altra. L'intero registro dei transiti dei veicoli in azienda può essere invece esportato in un foglio di Microsoft Excel. L'utente del software ha anche la possibilità di visualizzare il riepilogo dei veicoli non ancora usciti, oppure di quelli entrati o usciti nella giornata corrente.

L'applicazione Statistiche transiti veicoli consente di visualizzare e stampare grafici statistici sugli ingressi e sulle uscite registrate nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra il numero di ingressi e uscite relativamente a ciascun mese dell'anno.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso a una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli ingressi e delle uscite dei veicoli.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più i transiti dei veicoli sono stati numerosi.

L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente. Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi ai transiti mensili.

L'applicazione Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti della propria azienda.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione da effettuare e i dati relativi all'automezzo associato a quell'evento.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

I dati del proprietario o conduttore del veicolo abbinato ad una scadenza o appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e recapito preferenziale) possono essere importati dall'archivio del Parco Automezzi servendosi del pulsante Importa dati. Tale funzione consente di importare anche i dati relativi al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca, modello, colore, tipo di alimentazione e numero di targa).

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso per la manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso mostrando anche il nome di ciascun proprietario o conduttore da contattare con il relativo numero di telefono.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la manutenzione di un veicolo mettendo il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia scadute che non.

Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Manutenzione effettuata e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti sui mezzi della propria azienda in base a scadenze temporali.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato mezzo o conduttore, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Scadenzario Chilometrico è studiata per registrare tutte le manutenzioni soggette a scadenze chilometriche anziché temporali. Lo scopo dell'applicazione è consentire di confrontare in qualsiasi momento i chilometri percorsi da ogni veicolo del parco auto alla data corrente con il limite massimo chilometrico oltre il quale è necessario effettuare una nuova manutenzione. Lo Scadenzario Chilometrico permette, inoltre, di avere un archivio storico degli interventi di manutenzione eseguiti sugli automezzi.

Per creare la scheda di una nuova manutenzione bisogna innanzitutto premere il pulsante Nuovo e inserire le informazioni riguardanti il veicolo e il conducente o responsabile del mezzo. Tali informazioni possono essere digitate sul momento oppure richiamate dall'archivio del parco automezzi utilizzando il pulsante Importa dati.

A questo punto, occorre compilare la sezione relativa alla manutenzione indicando la tipologia e i dettagli dell'intervento tecnico da effettuare, l'officina incaricata, ulteriori annotazioni di qualsiasi genere e, se si desidera, il costo stimato. La casella Data intervento andrebbe compilata successivamente, nel momento in cui la manutenzione sarà stata effettuata e si provvederà ad aggiornare la scheda. Nella stessa occasione si potrebbe inoltre aggiornare il costo dell'intervento.

Nel campo Km iniziali va inserito il valore dei chilometri attuali percorsi dal mezzo come riportato sul contachilometri. Trattandosi di una nuova scheda, tale valore coincide con quello da inserire nel campo Km attuali. Per lo stesso motivo, il valore del campo Data iniziale deve essere uguale a quello del campo Data attuale.

Un ulteriore campo permette di specificare la frequenza chilometrica con cui va effettuata la manutenzione, ossia ogni quanti chilometri è necessario eseguire quel tipo di intervento tecnico. Premendo il pulsante Calcola si ottiene la scadenza chilometrica, che equivale alla somma dei chilometri iniziali con il valore della frequenza chilometrica. La scadenza chilometrica rappresenta, quindi, il numero massimo di chilometri oltrepassato il quale bisogna intervenire.

Il pulsante Trova consente di rintracciare una qualsiasi scheda in archivio, indipendentemente dal fatto che la manutenzione sia stata effettuata oppure no, utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti da una certa officina su un dato tipo di veicolo, oppure la lista di tutti i cambi degli pneumatici effettuati su un preciso automezzo.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Chilometrico in maniera periodica, ad esempio mensilmente, per avere sempre a portata di mano la situazione dei veicoli del proprio parco auto che necessitano di manutenzione. Questo vuol dire che, periodicamente, andrebbe aggiornato il valore dei chilometri attuali di ciascun mezzo registrato nello scadenzario.

Il modo più veloce per aggiornare la scheda di una scadenza chilometrica consiste nel fare clic sul pulsante Da effettuare. Questa operazione visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile indicare il nuovo valore dei chilometri attuali e la data corrente nei relativi campi e premere Salva per registrare le modifiche.

Se il valore dei chilometri attuali immesso supera quello della scadenza chilometrica, all'atto del salvataggio il software contrassegna la manutenzione come Scaduta nel campo Stato manutenzione e la scheda apparirà nell'elenco delle manutenzioni scadute visualizzabile con l'apposito pulsante. Nel momento in cui la manutenzione è stata eseguita, bisogna richiamare la relativa scheda, mettere il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata e salvare le modifiche. Così facendo, la scheda non comparirà più nell'elenco delle manutenzioni scadute.

Attenzione a non confondere il riepilogo visualizzato tramite il pulsante Scadute con quello ottenuto tramite il pulsante Da effettuare. Mentre il primo mostra la lista degli interventi da eseguire urgentemente in quanto già scaduti, il secondo fornisce semplicemente l'elenco di tutte le manutenzioni in archivio da effettuare, sia scadute che non.

Subito dopo aver aggiornato la scheda contrassegnando la manutenzione come effettuata, è possibile registrare la nuova scadenza chilometrica relativa alla manutenzione successiva utilizzando il pulsante Duplica, indicando i nuovi valori delle date e dei chilometri iniziali e attuali e facendo clic su Salva. Tale operazione può comunque essere effettuata anche in un secondo momento richiamando la vecchia scheda per duplicarla oppure creando la nuova scheda da zero.

Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti in base a scadenze chilometriche sui singoli mezzi del parco auto.

La scheda di ogni singolo intervento di manutenzione può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio dello scadenzario chilometrico può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Registro Viaggi mette a disposizione un ambiente in cui annotare i viaggi effettuati da tutti i veicoli del parco auto al fine di ottenere, per ciascun mezzo, un riepilogo dei litri di carburante consumati, dei costi sostenuti per i rifornimenti e dei chilometri percorsi in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno selezionato.

L'utente dovrà quindi tenere aggiornato il registro compilando una scheda ogni volta che un mezzo del proprio autoparco effettua un viaggio indicando la data e l'ora di partenza e di arrivo, il luogo di destinazione, l'itinerario seguito, lo scopo del viaggio, la marca, il modello e la targa del veicolo utilizzato, il nome del conduttore e del conduttore supplementare, l'elenco delle altre persone a bordo, il numero totale dei viaggiatori e una descrizione della merce trasportata.

Le informazioni riguardanti il veicolo e il conduttore possono essere richiamate dall'archivio del parco automezzi servendosi del pulsante contraddistinto dall'icona di una freccia rossa posizionato a destra del campo riservato alla marca e modello di veicolo.

Per la corretta compilazione della scheda, è necessario controllare il contachilometri dell'automezzo sia alla partenza sia al rientro in sede e riportare il numero dei chilometri negli appositi campi. Una volta inseriti i dati, si può calcolare il numero dei chilometri percorsi premendo il pulsante Calcola.

E' presente una sezione in cui bisogna registrare i dati riguardanti ogni singolo rifornimento fatto durante il viaggio per poter calcolare il totale dei costi di carburante e dei litri consumati. Per ogni rifornimento effettuato, si può indicare la data e l'ora, la stazione di servizio, i litri di carburante e l'importo pagato.

Per avere l'esatto resoconto dei consumi di carburante e dei costi sostenuti dall'automezzo nell'arco dell'intero viaggio dalla partenza al rientro in sede, bisogna procedere come segue: 1) accertarsi che il serbatoio dell'automezzo sia pieno alla partenza. Se non lo fosse, fare il pieno di carburante senza prendere nota dei litri e del relativo costo; 2) ogni volta che ci si ferma durante il tragitto per rifornirsi di carburante, segnare la quantità di litri immessi nel serbatoio e l'importo pagato. Come è noto, questi dati sono riportati sulla colonnina del distributore; 3) al rientro in sede, fare il pieno di carburante e quindi segnare la quantità di litri e il relativo costo.

Appare chiaro che la quantità totale di carburante consumato nell'intero viaggio si ottiene sommando i litri immessi nel serbatoio a ogni rifornimento, incluso il pieno effettuato al rientro in sede. In maniera simile, il costo totale sostenuto è uguale alla somma degli importi pagati per i singoli rifornimenti.

Giova ripetere che, ai fini del calcolo dei consumi di carburante, è necessario che il serbatoio dell'automezzo sia pieno alla partenza. Nei viaggi brevi, in cui non si ha bisogno di fare rifornimento durante il tragitto, il consumo totale è esattamente quello del pieno effettuato al rientro in sede.

La casella Viaggio in corso va spuntata per indicare che il viaggio descritto nella scheda corrente non è ancora terminato. Per visualizzare il riepilogo di tutti i viaggi attualmente in corso, basta premere il pulsante con l'icona raffigurante una macchina rossa.

Per inserire una nuova scheda in archivio bisogna selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi della data di partenza, del luogo di destinazione del viaggio, della marca, del modello e del numero di targa del veicolo sono a compilazione obbligatoria.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Per richiamare una scheda è possibile utilizzare sia la funzione di ricerca sia le frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il software consente di trovare le schede in archivio anche attraverso chiavi parziali, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi utilizzati come filtri di ricerca. In questo modo, è possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i viaggi effettuati da un certo conduttore o da un determinato veicolo, oppure di tutti quelli verso la stessa destinazione o riguardanti il trasporto di una particolare tipologia di merce.

Il pulsante Duplica è utile se si deve archiviare la scheda di un nuovo viaggio che ha molti elementi in comune con quella di un viaggio registrato in precedenza. A tal fine, è sufficiente richiamare la vecchia scheda, fare clic su Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.

Il programma permette di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di trasporto o qualsiasi altra documentazione relativa al viaggio.

L'intero registro dei viaggi può essere esportato in un file di Excel mentre la scheda descrittiva del singolo viaggio può essere stampata su carta.

L'applicazione Riepilogo consumi carburante e chilometri percorsi consente di ottenere il resoconto dei consumi di carburante e dei chilometri percorsi da un determinato automezzo o da tutti i veicoli del parco auto in un intervallo di tempo prescelto dall'utente.

A tal fine, basta indicare l'anno solare di interesse, la targa dell'automezzo, il luogo di destinazione del viaggio, l'intervallo di tempo relativo al periodo di interesse e, infine, premere il pulsante Visualizza riepilogo.

Il riepilogo che si ottiene mostra, per ciascun viaggio effettuato, la data di partenza e quella del rientro in sede, il luogo di destinazione, la marca e il modello del veicolo, il numero di targa, i litri di carburante consumati, i chilometri percorsi e il costo sostenuto.

In calce al riepilogo, compariranno la somma dei litri di carburante consumati, il numero complessivo dei chilometri percorsi e il totale dei costi di carburante tenendo conto di tutti i viaggi elencati nei risultati di ricerca, unitamente a un promemoria dell'intervallo di tempo selezionato.

Se si desidera il riepilogo relativo a tutti i mezzi del parco auto, bisogna selezionare solo l'intervallo di tempo e lasciare in bianco i campi della targa del veicolo e del luogo di destinazione del viaggio.

Si capisce che il campo Targa presente nel registro dei viaggi è molto importante ai fini della creazione dei riepiloghi parziali, dal momento che serve a ottenere resoconti in base al singolo mezzo.

Il pulsante Stampa riepilogo permette di ottenere su carta l'elenco delle schede dei viaggi visualizzato in quel momento.

L'applicazione Costi sostenuti è un registro delle spese giornaliere relative a ciascun automezzo che consente di ottenere un estratto conto degli esborsi in base alla causale e all'intervallo di tempo specificato. L'utente dovrà quindi tenere aggiornato il registro dei costi compilando una scheda ogni volta che effettua una spesa riguardante, ad esempio, un rifornimento di carburante, una riparazione o un intervento di manutenzione ordinaria o straordinaria, l'acquisto di accessori per la propria auto, il pagamento di tasse automobilistiche e così via.

Per inserire un nuovo costo in archivio bisogna selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi alla data del saldo, alla causale del pagamento, alla marca e modello di veicolo e al numero di targa sono a compilazione obbligatoria. Ciascuna scheda è associabile ad un conducente, ad un pagatore e ad un beneficiario, dei quali si può specificare il recapito telefonico.

Di ogni costo si può indicare la causale, i dettagli della spesa, le modalità di pagamento e gli estremi dello scontrino, ricevuta o fattura. La casella Saldato deve essere spuntata quando il pagamento è stato eseguito. Premendo il pulsante Da saldare si otterrà il riepilogo di tutti i pagamenti in sospeso.

Per richiamare una scheda è possibile utilizzare le frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio. Con il pulsante Importa dati si possono richiamare le informazioni relative al veicolo e al conducente dall'archivio del Parco Automezzi.

Il software consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale e con più filtri. E' possibile, in questo modo, ottenere il riepilogo di tutti i pagamenti effettuati a favore di un determinato beneficiario, oppure di quelli a cui sono state associate particolari note e così via.

Per ottenere il riepilogo dei costi sostenuti in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul pulsante Apri nel riquadro Visualizza riepilogo, selezionare una causale, il numero di targa dell'automezzo di interesse ed indicare la data di inizio e quella di fine intervallo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutte le spese effettuate nel periodo specificato, riportando la marca e il modello dell'automezzo, la data del saldo, la causale del pagamento, il nome del beneficiario e l'importo pagato. Per ottenere il riepilogo dei costi relativi a tutti i veicoli del parco auto e a tutte le causali di pagamento, basta lasciare in bianco i relativi campi di ricerca.

L'applicazione Statistiche costi mensili consente di visualizzare e stampare grafici statistici dei costi sostenuti in ciascun mese dell'anno per i veicoli della flotta automezzi. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le spese relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico dei costi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più i costi sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.

Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente agli importi relativi ai costi mensili.

Tutti gli archivi di Gestione Parco Auto 3.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Parco Auto 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Parco Auto 3.0 è quindi il programma ideale per tutte le ditte che dispongono di un autoparco aziendale, permettendo di gestire le manutenzioni ordinarie e straordinarie dei veicoli, calcolare i costi e i consumi di carburante, registrare gli ingressi e le uscite dei mezzi in porta carraia, essere avvisati quando sta per scadere il bollo, la revisione, l'assicurazione e ogni altra scadenza. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Parco Auto 3.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


Download software

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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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