Gestione
Autonoleggio Pro 5.0 è un software
semplice e intuitivo, pensato per le aziende che
operano nel settore dell'autonoleggio senza
conducente (n.s.c.). Supporta l'operatore in tutte le
fasi del processo di noleggio, permettendo di
emettere in pochi secondi contratti di locazione e
verbali di riconsegna dei veicoli noleggiati. Grazie
a una funzione di importazione dei dati, i documenti
vengono compilati rapidamente richiamando le
informazioni dagli archivi anagrafici e dai listini
dei tariffari già presenti nel sistema.
Oltre
alla gestione di clienti e veicoli, l'applicativo
offre una visione chiara e immediata delle
prenotazioni tramite un calendario annuale,
aggiornabile in modo rapido. Consente inoltre di
creare preventivi per i potenziali clienti
dell'autonoleggio, di gestire i ricorsi relativi alle
sanzioni amministrative elevate ai veicoli durante il
periodo di noleggio, di monitorare gli accessori e i
ricambi auto in giacenza garantendo un controllo
puntuale sulle scorte in esaurimento, di compilare
velocemente i documenti di trasporto importando gli
articoli dal magazzino, di analizzare i flussi di
incasso attraverso intervalli temporali
personalizzati. In aggiunta, il parco veicoli è
integrato con un modulo dedicato al controllo delle
scadenze, che permette di tenere sotto controllo
bollo, assicurazione, tagliando e revisione di ogni
mezzo dell'autonoleggio. Il software dispone, infine,
di un ambiente per la gestione dell'agenda degli
appuntamenti con i clienti con preavviso visivo e
sonoro.
Il contratto di noleggio senza conducente rappresenta
il vero punto di forza del programma. Può essere
stampato su un unico foglio A4 fronte-retro, offrendo
una soluzione pratica, ordinata e professionale. La
sua grande flessibilità consente all'utente di
personalizzare liberamente i criteri per il calcolo
dei giorni e delle ore di noleggio, così come le
modalità di gestione delle eventuali eccedenze,
adattandolo perfettamente alle proprie esigenze
operative.
Il
documento è strutturato in modo chiaro ed efficace:
sul fronte sono riportati tutti i dati variabili
relativi al cliente, al veicolo noleggiato e ai
dettagli del servizio (date di inizio e fine, sedi di
ritiro e riconsegna, costi, ecc.), mentre sul retro
trovano spazio le condizioni contrattuali, garantendo
completezza e trasparenza in un formato compatto.
I
verbali di riconsegna costituiscono il documento
ufficiale da sottoporre alla firma del cliente al
momento della restituzione di auto, furgoni o SUV.
Includono uno schema grafico stilizzato del veicolo:
tramite appositi pulsanti è possibile selezionare il
modello corrispondente (Berlina, Monovolume,
Furgone o SUV) e, una volta
stampato, segnare manualmente i punti esatti in cui
sono stati rilevati eventuali danni.
L'app Archivio
Clienti è utile per velocizzare la
compilazione dei vari documenti messi a disposizione
dal software (ad esempio, la scheda di prenotazione
di un veicolo da noleggiare o il contratto di
noleggio di un'auto, SUV o furgone) grazie alla
possibilità di importare i dati, ma può essere
usata anche come una completa rubrica elettronica
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
al cliente, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN. Questa applicazione può
inoltre essere sfruttata per annotare i dati
anagrafici del personale che lavora nella propria
ditta di autonoleggio.
Nell'archivio anagrafico è possibile registrare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della ditta, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative alla patente di guida e al
conducente supplementare, informazioni utili per la
compilazione dei contratti di autonoleggio. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono questioni in sospeso con il cliente, è
possibile prenderne nota nel relativo campo di testo.
Mettendo il segno di spunta sulla casella Da
ricontattare, si inserisce la scheda in un
elenco contenente tutti i clienti con questioni in
sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio,
nel momento in cui un certo problema è stato risolto
o quando un veicolo è stato riconsegnato ed è
quindi disponibile per il noleggio. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo conducente supplementare, oppure di quelli
che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con l'autonoleggio.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale della patente o del
documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA.
Se il
numero di partita IVA è esatto, il software
indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio dei contatti può essere
esportato in un file di Excel.
L'app Parco Veicoli
permette di creare una dettagliata scheda descrittiva
di ogni mezzo del parco auto dalla propria azienda di
autonoleggio completa di foto in cui registrare il
tipo di veicolo, gli accessori di cui il mezzo è
dotato, la marca e il modello, il numero di targa e
di telaio, l'anno di immatricolazione, il colore, il
tipo di pneumatici montati, lo stato del veicolo, il
tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità,
GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la
cilindrata, i chilometri percorsi e la data in cui è
stata effettuata la lettura, il numero di posti, la
portata massima e la classe di compatibilità
ambientale.
E'
inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il
nome della compagnia di assicurazione, il telefono
dell'assicuratore e l'importo dell'ultima polizza
pagata. Per ogni mezzo si può anche prendere nota
delle centraline installate, del proprietario e del
meccanico assegnato con relativi recapiti telefonici.
Ogni ulteriore informazione riferita al veicolo può
essere inserita nel campo delle note.
Il pulsante Carica foto permette di inserire
l'immagine del veicolo in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda tecnica descrittiva. Tale immagine viene
ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. L'immagine del
mezzo visibile nella scheda può essere salvata su
disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando
gli appositi pulsanti.
Per
registrare una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi riguardanti il tipo di veicolo, la marca, il
modello e il numero di targa sono a compilazione
obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le
foto dei veicoli presenti nel parco automezzi. Una
volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti
elementi in comune con quella di un veicolo già in
archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la
vecchia scheda, premere Duplica, apportare
le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario o assegnati allo stesso meccanico,
oppure di quelli di una certa marca o modello. I
risultati di ciascuna ricerca possono essere
stampati.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione o la polizza RC Auto.
L'utente addetto all'archiviazione delle schede dei
veicoli ha la possibilità di aggiornare la data di
scadenza della revisione, del tagliando,
dell'assicurazione e del bollo. Così facendo sarà
possibile monitorare ogni singola scadenza imminente
utilizzando l'apposita app presente nel software.
I dati
dei veicoli possono essere importati nei contratti di
noleggio velocizzandone la compilazione. La scheda
tecnica descrittiva completa di foto di ciascun mezzo
può essere visualizzata in anteprima o stampata su
carta, mentre l'intero archivio del parco veicoli
può essere esportato in un file di Excel.
L'app Scadenze Auto
consente di monitorare, per ciascun mezzo, le
scadenze relative alla revisione, al tagliando, al
rinnovo dell'assicurazione e al pagamento del bollo
sulla base dei dati inseriti nell'archivio del parco
veicoli. Per visualizzare l'elenco delle scadenze
imminenti è sufficiente premere uno dei quattro
pulsanti di colore arancione presenti nella schermata
di selezione.
Il
riepilogo che appare visualizza, a seconda del
pulsante premuto, le revisioni, i tagliandi, le
assicurazioni o i bolli già scaduti o in scadenza
nei prossimi 7 giorni. Tale riepilogo può essere
stampato su carta.
Dopo aver ottemperato a una scadenza, bisogna
ricordarsi di aggiornare la scheda del mezzo nel
parco veicoli inserendo la prossima data di scadenza
sovrascrivendo quella passata.
L'app Agenda
Appuntamenti è studiata per gestire
gli appuntamenti fissati con i clienti del proprio
autonoleggio e per essere avvisati al sopraggiungere
della data. Gli appuntamenti possono essere descritti
nei minimi particolari indicando la data e l'ora,
quanti giorni prima si vuole inviare il promemoria, i
servizi richiesti dal cliente, il nome dell'agente
che servirà il cliente e ogni ulteriore dettaglio.
E' inoltre possibile indicare il nome e i recapiti
telefonici del cliente, le modalità di pagamento
preferite ed eventuali annotazioni personalizzate.
La schermata di avvio dell'agenda degli appuntamenti
permette di essere informati sugli appuntamenti
imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli
impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
La registrazione o la modifica dei dati visualizzati
in questo ambiente deve essere effettuata all'interno
dello schedario degli appuntamenti accessibile
tramite il pulsante Inserisci appuntamenti.
All'apertura
dell'agenda degli appuntamenti appare immediatamente
una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro
che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti
imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti,
questi compaiono all'interno di un elenco che può
essere stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali
relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la
griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta
in Excel mostra nel dettaglio tutte le
informazioni relative agli impegni registrati nello
schedario degli appuntamenti.
Si capisce, quindi, che l'agenda degli appuntamenti
è un ambiente di sola lettura utile a verificare se
ci sono impegni imminenti. In tale schermata è
inoltre presente un calendario che consente di
selezionare un giorno o un mese all'interno di un
qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono
due pulsanti che servono a visualizzare gli
appuntamenti riferiti al giorno o al mese
selezionato.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli appuntamenti imminenti sono ordinati in base alla
data e all'ora e la loro disposizione cronologica
avviene indipendentemente dall'ordine con cui
l'utente li ha archiviati. Se non ci sono
appuntamenti imminenti, la schermata dell'agenda
mostrerà un elenco vuoto.
Se si
desidera inviare al cliente un promemoria
dell'appuntamento fissato con il proprio
autonoleggio, bisogna selezionare la sua scheda
all'interno dell'elenco degli appuntamenti imminenti
e poi fare clic sull'icona di WhatsApp. Dopo
aver verificato che il cliente selezionato è quello
giusto nella finestra che appare, basta premere il
pulsante Invia messaggio per notificare il
cliente tramite il portale di WhatsApp che
si apre in automatico.
L'app Schedario
Appuntamenti va utilizzata per
registrare o modificare gli appuntamenti fissati con
i propri clienti. Dopo aver registrato gli
appuntamenti, basterà aprire l'agenda per
visualizzare, al sopraggiungere della data, un elenco
di tutti gli impegni imminenti. Gli appuntamenti
inseriti potranno essere esportati in Excel
e visualizzati in ordine cronologico in base alla
data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la
registrazione degli appuntamenti, si può provvedere
a compilare una nuova scheda facendo clic sul
pulsante Nuovo, compilando i campi di testo
e premendo Salva. Per salvare una scheda, è
necessario indicare almeno la data e l'ora
dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del cliente, il suo numero
di cellulare e i servizi richiesti. I dati del
cliente possono essere importati dall'archivio
anagrafico servendosi del pulsante posizionato a
destra del campo riservato al cognome e nome.
L'utente
può registrare un numero illimitato di appuntamenti
per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in
ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'appuntamento, il nome dell'agente che servirà
il cliente, i servizi da fornire e i relativi
dettagli, l'importo dovuto per i servizi richiesti, i
dati del cliente comprensivi di recapiti telefonici e
indirizzo e-mail, le modalità di pagamento e ogni
ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si
deve indicare con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati.
Dopo aver salvato un appuntamento in archivio,
premendo il pulsante di WhatsApp presente a
destra del campo riservato al numero di cellulare, è
possibile inviare al cliente un messaggio di notifica
per dargli conferma che l'appuntamento con il proprio
autonoleggio è stato registrato correttamente e per
ricordargli il giorno e l'ora dell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la
prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica
per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data
e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto indicare giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'apertura dell'agenda.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi degli
appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti riferiti a
un determinato cliente, a un certo servizio
richiesto, ai servizi effettuati dallo stesso agente
e così via. L'elenco dei risultati di ricerca può
essere stampato.
E'
necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti
ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il
segno di spunta sulla casella Impegno assolto
e salvando i cambiamenti. Così facendo,
l'appuntamento in questione non apparirà più
nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti
consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e
non assolti.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare
la casella Impegno assolto e, infine, fare
clic sul pulsante Salva per confermare
l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda l'elenco
degli appuntamenti imminenti non mostrerà gli
impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha
provveduto ad aggiornare le relative schede. Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento
da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo
tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'impegno
nella lista, selezionarlo con un doppio clic per
richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto, come già spiegato, è
possibile spuntare la casella Impegno assolto
e premere Salva per registrare le modifiche.
La
scheda del singolo appuntamento può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta. Il pulsante Esporta archivio consente
di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in
un foglio di lavoro di Excel.
L'app Magazzino Articoli
permette di gestire i dati relativi ai ricambi o
accessori auto di cui la propria ditta dispone. Ad
esempio, se nel proprio autonoleggio è presente
un'officina con scorte di pezzi di ricambio, è
possibile sfruttare questa app per inventariare i
singoli articoli in magazzino. Se si desidera, questo
ambiente può anche essere usato per descrivere i
servizi offerti ai clienti (ad esempio, intervento di
riparazione a seguito di incidente, seggiolino per
bambini, coperture assicurative avanzate ecc.). E'
possibile catalogare prodotti e servizi di ogni
genere e visualizzare un elenco di tutti gli articoli
in esaurimento.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi relativi al codice articolo e alla sua
descrizione sono a compilazione obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un prodotto o servizio che ha molti
elementi in comune con una scheda già presente in
archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione, la presenza di eventuali
elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del
magazzino, il nome del fornitore del bene con
relativi recapiti, la data di acquisto, gli estremi
del documento di compravendita e le modalità di
ordine merce. Il pulsante Altre informazioni
permette di specificare l'altezza, la larghezza, la
lunghezza e l'eventuale data di scadenza
dell'articolo.
Il
campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi campi
di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo "Avviso sottoscorta"
permette di specificare una quantità per essere
avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto deve essere ordinato con
notevole anticipo, se presenta difetti o può essere
sostituito da un articolo simile e così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
L'utente
del software ha la possibilità di allegare fino a
tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da allegare
alla scheda.
Il pulsante Inventario visualizza
l'inventario di magazzino con il valore totale degli
articoli in giacenza.
La
scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel.
L'app Listino Tariffe
permette la creazione di listini differenziati in cui
registrare i dati relativi ai servizi offerti dalla
propria ditta di autonoleggio. Tali dati potranno
essere richiamati con pochi clic quando si andrà a
compilare un contratto di noleggio veicolo senza
conducente o un preventivo velocizzandone la stesura.
E' possibile indicare la tipologia di tariffa
(oraria, giornaliera, weekend, settimanale o
chilometrica), la descrizione del servizio, il codice
della tariffa, l'importo unitario, i dati relativi al
mezzo noleggiato e alle modalità di pagamento
accettate, le assicurazioni fornite, i documenti
richiesti al cliente, le modalità di ritiro e di
riconsegna del veicolo noleggiato, il tipo di patente
che abilita alla guida del mezzo, il criterio
utilizzato per il conteggio delle ore di noleggio e
per il calcolo delle eccedenze, e così via.
Per
inserire in archivio la scheda di una tariffa,
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Un'avanzata funzione di ricerca consente di creare
riepiloghi delle tariffe utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle tariffe chilometriche o
giornaliere, di quelle relative ad una determinata
tipologia o classe di veicolo, eccetera.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
servizio perché, ad esempio, il prezzo cambia a
seconda della stagione dell'anno e si vuole creare
una scheda per ciascun periodo. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa ad una determinata tariffa in fase di
compilazione dei contratti di noleggio. Per duplicare
la scheda di una tariffa, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le tariffe in archivio in un foglio
di lavoro di Excel.
L'app Listino Tariffe Noleggio
consente di visualizzare tutti i listini della
propria ditta di autonoleggio o soltanto quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine è
sufficiente servirsi del pulsante contraddistinto
dalla lettera "L" nell'ambiente di
lavoro del tariffario, indicare il nome di un listino
nell'apposito campo che compare nella finestra
successiva e premere il pulsante Visualizza.
Per ottenere l'elenco di tutti i listini, bisogna
premere il pulsante Visualizza senza
immettere nessun dato.
La
finestra dei listini mostra in apertura l'elenco
dettagliato delle tariffe applicate dalla propria
azienda di autonoleggio, indicando per ciascuno di
esse la descrizione in listino, la tipologia di
tariffa, il tipo di veicolo, la classe di
appartenenza, il numero di posti e il prezzo indicato
nel listino. In calce alla schermata è riportato il
numero totale delle tariffe elencate nel listino.
Il campo "Listino di appartenenza"
presente nella schermata del tariffario è molto
importante ai fini della creazione dei listini
parziali, dal momento che serve ad associare la
tariffa ad un determinato listino. Questo significa
che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale
campo all'interno della scheda di ciascuna tariffa
che si vuole faccia parte di un determinato listino
parziale.
Il
pulsante Stampa listino tariffe permette di
ottenere su carta l'elenco delle tariffe visualizzate
in quel momento con l'indicazione in calce del totale
delle voci in elenco.
L'app Planner Noleggi mette
a disposizione un planning annuale, ossia un
calendario nel quale annotare, per ciascun veicolo,
le prenotazioni dei noleggi di ogni giorno dell'anno.
La prima operazione da eseguire per creare il
planning delle prenotazioni consiste nell'indicare un
anno solare, selezionare dall'elenco il veicolo da
noleggiare al cliente e premere il pulsante Apri.
I mezzi che appaiono nell'elenco di selezione sono
quelli presenti nel parco veicoli precedentemente
compilato. Ognuno di essi è indicato nell'elenco
dalla tipologia (autovettura, furgone, camper ecc.),
marca e modello, numero di targa, posti e
alimentazione.
Visualizzato
il planner annuale, per registrare la prenotazione
del noleggio di un veicolo in un certo giorno
dell'anno, basta fare clic sul numero del giorno
corrispondente nel calendario e digitare il nome del
cliente per cui si effettua la prenotazione,
eventualmente seguito da un suo recapito telefonico.
Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul
giorno di interesse, cancellare il contenuto del
campo di testo e premere Applica e chiudi.
Il
salvataggio delle prenotazioni registrate nel
planning avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
Il pulsante Intervallo consente di
registrare velocemente una prenotazione che copre un
arco di tempo di più giorni. A tal fine, basta
selezionare la data di inizio e di fine intervallo,
indicare il nome del cliente e premere Applica e
chiudi.
E'
possibile registrare prenotazioni non solo per l'anno
corrente ma anche per gli anni futuri indicando
l'anno di interesse nell'apposita casella presente
nella schermata di accesso al planner annuale. I
giorni dell'anno che appaiono in rosso indicano che
il veicolo è prenotato, quelli che appaiono in viola
indicano che è disponibile.
E' quindi chiaro che il planner annuale va aperto nel
momento in cui il cliente chiama per noleggiare un
veicolo. L'addetto alle prenotazioni potrà sapere a
colpo d'occhio se il veicolo da noleggiare è
disponibile nei giorni che interessano al cliente
semplicemente visualizzando il planning annuale del
veicolo e controllando che quegli stessi giorni non
appaiano in rosso nel calendario.
Se il
veicolo è già stato prenotato da un altro cliente,
si può tornare all'elenco di selezione dei veicoli e
visualizzare il planning annuale di un altro mezzo.
Una volta appurato che esiste un veicolo disponibile
per il cliente, si può procedere a registrare la
prenotazione nel planner annuale.
Il pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni del veicolo
registrate nel planner annuale in ordine cronologico,
mostrando i giorni prenotati seguiti dai nomi dei
clienti. Tale riepilogo può essere stampato
all'occorrenza.
Il
planning annuale relativo a ciascun mezzo può essere
visualizzato in anteprima o stampato su carta per
avere a disposizione il prospetto delle prenotazioni.
L'app Prenotazioni
Veicoli mette a disposizione un
ambiente per la registrazione delle prenotazioni
effettuate dai clienti che interagisce con quello
dell'emissione dei contratti di noleggio
velocizzandone la compilazione grazie ad una funzione
di importazione dati.
In ogni
scheda di prenotazione è possibile indicare i dati
anagrafici del cliente (che possono essere importati
dall'apposita rubrica), un suo recapito preferenziale
e un numero di cellulare, l'indirizzo di posta
elettronica, i dati del mezzo noleggiato importabili
dal database del parco veicoli, la data e l'ora di
inizio e di fine noleggio, nonché la sede di
partenza e quella di rientro.
Per inserire la scheda di una prenotazione in
archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva.
Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Con pochi clic, è possibile ottenere il riepilogo
giornaliero, mensile o annuale delle prenotazioni
registrate. A tal fine, è sufficiente premere i
pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M
e A.
L'applicazione
Planner Noleggi consente, invece, di
visualizzare per ciascun veicolo il calendario delle
prenotazioni dei noleggi effettuate in ogni anno
solare al fine di controllare a vista d'occhio in
quali giorni il veicolo è disponibile. Pertanto è
buona norma compilare il planner annuale prima di
registrare una prenotazione.
Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio
è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni riferite a un certo
cliente o ad uno specifico veicolo del proprio parco
auto.
Una
volta inserita una scheda di prenotazione in
archivio, è possibile inviare un messaggio di WhatsApp
al cliente a conferma dell'avvenuta registrazione
della sua prenotazione. A tal fine è sufficiente
fare clic sull'icona di WhatsApp presente a
destra del campo di testo riservato al numero di
cellulare del cliente.
La
scheda di prenotazione del noleggio può essere
stampata in tempo reale e consegnata al cliente, che
firmerà anche per l'autorizzazione al trattamento
dei dati personali. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio delle prenotazioni in un
file di Excel.
L'app Contratti N.S.C.
consente di redigere contratti di noleggio veicoli
senza conducente inserendo i dati sul momento oppure
importando le informazioni da una prenotazione
registrata. E' anche possibile attingere i dati
dall'archivio anagrafico dei clienti, da quello del
parco veicoli e dal tariffario dei noleggi.
Il
software calcolerà automaticamente il totale dei
giorni della locazione dell'auto, furgone, SUV o
altro tipo di veicolo in base alla data di inizio e
di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per la
stampa o per l'esportazione in Microsoft Word,
in Libre Office o in qualsiasi altro editor
di testi.
Dopo aver indicato l'anno solare di interesse, basta
premere il pulsante Apri per accedere
all'ambiente per la redazione del contratto di
noleggio veicolo senza conducente.
Il
software mette a disposizione due versioni del
contratto: una versione sintetica di due pagine in
formato A4 e una versione estesa costituita da più
pagine che possono essere, all'occorrenza, modificate
con il proprio editor di testi prima della stampa.
Questa
app è integrata con quella che consente l'emissione
del verbale di riconsegna del veicolo da stampare e
far firmare al cliente quando restituisce il mezzo al
termine del noleggio. Il verbale di riconsegna del
veicolo, infatti, attinge i dati dai contratti n.s.c.
registrati in archivio e permette di integrarli
annotando eventuali danni e anomalie visibili
all'esterno e all'interno del mezzo affinché la
ditta locatrice possa provvedere all'addebito delle
spese al cliente qualora tali danni siano a lui
imputabili.
Per
inserire un contratto in archivio, bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare un
contratto esistente, bisogna visualizzarlo nella
schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento
dei record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante contrassegnato con la lettera “N”
consente di definire e personalizzare il numero
iniziale da cui avrà origine la sequenza progressiva
di numerazione dei contratti di noleggio. In questo
modo, l’utente può stabilire con precisione il
punto di partenza della numerazione, adattandolo alle
proprie esigenze amministrative o gestionali.
Attraverso
l'uso dei vari pulsanti identificati dall’icona
a forma di freccia, è possibile rendere più rapida
e immediata la compilazione del contratto, importando
i dati dalla rubrica dei clienti, dal parco veicoli,
dal tariffario dei noleggi e dall'archivio annuale
delle prenotazioni.
In
ciascun contratto n.s.c. è possibile inserire le
informazioni anagrafiche del cliente e di un
conducente supplementare, i dati del veicolo
noleggiato, il livello di carburante e il
chilometraggio presenti alla consegna del mezzo, le
tariffe applicate, i criteri adottati per il
conteggio degli importi dovuti e per il calcolo delle
eccedenze, le polizze assicurative e le franchigie
incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di
competenza in caso di controversia, il nome del
titolare del trattamento dei dati personali nonché
altre informazioni previste dalle normative
contrattuali.
Le
informazioni relative ai dati della ditta di
autonoleggio, al luogo di stipula del contratto, alle
sedi di ritiro e riconsegna del veicolo, al foro
competente, al responsabile della privacy,
nonché alle polizze assicurative e alle franchigie
vengono salvate automaticamente alla chiusura della
schermata di lavoro. In questo modo, quando si
procede alla redazione di un nuovo contratto di
noleggio, non è necessario reinserirle manualmente.
Resta comunque possibile modificare in qualsiasi
momento il contenuto di questi campi, qualora si
renda necessario aggiornare o correggere le
informazioni.
Se il cliente firma il contratto in qualità di
Legale Rappresentante di una ditta, lo si può
indicare nella casella delle note inserendo una
dicitura del tipo "Il Cliente agisce in
qualità di Legale Rappresentante della ditta XYZ,
Partita IVA: ###".
I campi
dedicati all'indicazione di eventuali danni
riscontrati sul veicolo al momento del rientro e al
chilometraggio registrato alla restituzione del mezzo
normalmente sono aggiornati durante la compilazione
del verbale di riconsegna. Sebbene tali informazioni
dovrebbero essere inserite nell'app per la redazione
dei verbali di riconsegna dei veicoli, il software le
rende comunque visibili anche nella sezione dedicata
alla compilazione del contratto n.s.c., così da
offrire una visione completa e immediata di tutti i
dati relativi al noleggio.
Spuntando un'apposita casella in fase di
registrazione del contratto, sarà possibile ottenere
il riepilogo dei contratti di autonoleggio non ancora
saldati. Per visualizzare tale riepilogo, basta
premere il pulsante contrassegnato dall'icona della
mano che regge una moneta.
Se a
bordo del veicolo oggetto del noleggio è installato
un dispositivo di geolocalizzazione, è necessario
far firmare al cliente l'Informativa per il
trattamento dei dati personali con notificazione
riguardante l'utilizzo di sistemi di
geolocalizzazione (GPS). Per stampare
l'informativa, dopo aver salvato in archivio il
contratto di autonoleggio, bisogna premere il
pulsante contraddistinto dalla lettera "P"
presente a destra del campo dedicato al titolare
della privacy, accertarsi che tutti i campi
siano compilati e premere Stampa.
Per
trovare uno o più contratti di noleggio in archivio
è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei contratti relativi ad un cliente
specifico, oppure di quelli riguardanti un
determinato veicolo o stipulati in una certa data.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun contratto n.s.c. fino a tre
file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento del cliente. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Una
funzione dedicata permette di visualizzare e, se
necessario, modificare il logo della propria azienda
(nei formati Jpeg o Bitmap). Il
logo verrà utilizzato nella versione sintetica del
contratto di autonoleggio e nel verbale di riconsegna
del veicolo.
Come
già accennato, la versione sintetica del contratto
si compone di due pagine. Appositi pulsanti
consentono all'utente di stampare il fronte del
documento contenente i dati variabili (cliente,
veicolo noleggiato, tariffa applicata, durata del
contratto ecc.) e il retro contenente le condizioni
contrattuali generali.
L'intero
archivio annuale dei contratti n.s.c. può essere
esportato in un file di Excel.
L'app Verbali di Riconsegna Veicoli
è lo strumento professionale progettato per la
gestione della fase finale del noleggio. Consente di
redigere, visualizzare e stampare il documento
ufficiale da sottoporre alla firma del cliente al
momento della restituzione di auto, furgoni o SUV.
L'app opera in sinergia con l'archivio dei contratti
di noleggio senza conducente (N.S.C.), permettendo di
richiamare i dati esistenti e integrarli con le
informazioni rilevate al rientro del mezzo: la
lettura del contachilometri per l'inserimento dei
chilometri percorsi e la verifica dello stato del
veicolo per la segnalazione di eventuali danni
causati dal cliente.
L'utente
può individuare il contratto di riferimento in modo
rapido attraverso i comandi Apri contratto o
Trova contratto, oppure navigando
nell'archivio tramite le frecce di scorrimento. Una
volta selezionato il documento, è sufficiente
aggiornare i campi necessari e salvare le modifiche.
Per una segnalazione visiva precisa, il verbale
include uno schema grafico stilizzato. Tramite
appositi pulsanti, è possibile scegliere il profilo
del veicolo corrispondente al mezzo noleggiato tra Berlina,
Monovolume, Furgone e SUV.
Su tale schema, una volta stampato, potranno essere
indicati manualmente i punti esatti in cui sono stati
riscontrati i danni.
Il
verbale di riconsegna del veicolo riepiloga
automaticamente le informazioni essenziali del
contratto originale: riferimenti al numero di
contratto e data di emissione, dati della ditta di
autonoleggio, del cliente e dell'eventuale conducente
supplementare, dati identificativi del mezzo locato,
data, ora e sede di inizio e fine noleggio, con
calcolo dei giorni totali.
Se il veicolo rientra in condizioni ottimali,
l'operatore dovrà inserire nel campo riservato ai
difetti la dicitura "STATO DEL VEICOLO
CONFORME ALLA CONSEGNA".
Il verbale richiama le principali responsabilità
contrattuali già sottoscritte dal cliente. In
particolare si ricorda che il cliente è responsabile
per i danni causati al veicolo per uso improprio o
derivanti da usura sproporzionata in relazione ai
chilometri percorsi.
E'
inoltre indicato l'obbligo di riconsegna con lo
stesso livello di carburante iniziale. In caso di
mancanze, il costo del rifornimento verrà addebitato
al cliente.
In calce al verbale, si fa presente che il locatore
si riserva fino a 15 giorni lavorativi dalla
riconsegna del veicolo per addebitare eventuali danni
non rilevati immediatamente.
Il processo si conclude con la generazione
dell'anteprima di stampa. Una volta verificata la
correttezza dei dati, il verbale può essere stampato
e firmato sia dal locatore che dal cliente.
L'app Riepilogo
Incassi N.S.C. consente di ottenere un
estratto conto degli importi incassati in un
qualsiasi intervallo di tempo in base ai contratti di
noleggio presenti in archivio. Questa applicazione
permette alla propria azienda di autonoleggio di
monitorare con precisione le prestazioni economiche
dell'intero parco veicoli. In pochi istanti si può
verificare quanto ha fruttato, nel corso dell'anno,
il noleggio di ciascun mezzo, ottenendo così una
panoramica chiara dei modelli più richiesti e di
quelli meno redditizi.
Allo stesso modo, l'app consente di analizzare
l'attività dei singoli clienti: è possibile sapere
quante volte ognuno di loro ha noleggiato un veicolo
e qual è stato il totale della spesa sostenuta,
facilitando valutazioni commerciali, programmi
fedeltà e strategie di marketing mirate.
Per
ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in un
certo arco temporale è sufficiente entrare
nell'apposito ambiente di lavoro facendo clic sul
pulsante Riepilogo Incassi nella schermata
di avvio del programma, indicare il codice fiscale
del cliente e/o il numero di targa del veicolo
noleggiato unitamente alla data di inizio e di fine
intervallo e, infine, premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
Se non si ricorda il codice fiscale o il numero di
targa, è possibile effettuare una ricerca negli
archivi dei clienti e dei veicoli tramite i pulsanti
contraddistinti dall'icona di una freccia rossa.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutti i
contratti di noleggio stipulati nell'intervallo
specificato, riportando per ognuno di essi il numero
progressivo, la data di emissione, il nome del
cliente, il suo codice fiscale, la targa del veicolo
noleggiato, la data di inizio e di fine noleggio e
l'importo pagato dal cliente. In calce al riepilogo
appare il totale complessivo delle entrate realizzate
nell'intervallo di tempo selezionato.
Per ottenere il riepilogo degli importi pagati da
tutti i clienti nel lasso di tempo specificato, basta
lasciare in bianco i filtri di ricerca relativi al
codice fiscale e al numero di targa. Il riepilogo
degli incassi visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
Gestione Autonoleggio Pro 5.0
dispone di due applicazioni, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file
PDF) di preventivi e di documenti di trasporto (DDT).
La compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare le voci del tariffario nei
preventivi e gli articoli presenti nel magazzino dei
prodotti e servizi nei DDT, effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza.
Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
La prima operazione da effettuare per emettere un
documento consiste nell'indicare l'anno solare di
interesse e premere il pulsante Apri per
entrare nella schermata della compilazione del
preventivo o DDT.
L'app
per l'emissione dei preventivi risulta utile per
accontentare il cliente che vuole sapere i costi
prima di richiedere il servizio. I preventivi hanno
una loro numerazione progressiva, che è gestita
direttamente dal software.
Come già accennato, Si può velocizzare la
compilazione di un preventivo importando le voci dal
tariffario, mentre i dati del cliente possono essere
importati dal relativo archivio anagrafico.
Un'apposita
casella consente di prendere nota dei preventivi in
sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora
consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti
articoli il cui prezzo potrebbe subire delle
variazioni).
Premendo il pulsante contraddistinto dall'icona della
mano con una moneta, si ottiene l'elenco di tutti i
preventivi in sospeso presenti in archivio. Nel
preventivo è inoltre possibile indicare il tipo di
veicolo che il cliente intende noleggiare.
L'app
per l'emissione dei documenti di trasporto fornisce
tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei
beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la
stampa dei DDT. I DDT, come i preventivi, hanno una
loro numerazione progressiva gestita direttamente dal
programma. La compilazione del DDT è facilitata
dalla possibilità di importare dal magazzino i dati
relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza,
mentre i dati del cliente possono essere importati
dal relativo archivio anagrafico.
E'
anche possibile visualizzare l'elenco dei DDT
relativi ai carichi non ancora consegnati.
Oltre ai dati relativi alla ditta emittente, al
cliente e ai prodotti venduti, nel DDT è possibile
indicare le generalità del vettore, la destinazione
della merce, la causale del trasporto, la tipologia
di porto (franco o assegnato), l'aspetto esteriore
dei beni, la data e l'ora di inizio trasporto e di
consegna.
In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o DDT sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT e nei preventivi. A tal fine,
bisogna fare clic sulla scritta "Imposta
logo ditta".
Nella stampa dei preventivi è possibile indicare
tipologia e classe del veicolo noleggiato dal
cliente, il tipo di alimentazione, il numero di
posti, nonché informazioni sul ritiro e sulla
riconsegna del mezzo.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Se l'articolo o
servizio indicato nel documento è esente da IVA,
bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli
importi sono calcolati in euro con supporto fino a
quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del
totale ai due centesimi. E' anche possibile applicare
una percentuale di sconto ad ogni articolo indicato
nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Excel.
L'app Gestione Fatture XML
consente di emettere fatture elettroniche per
cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due
operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business
to Business) sia tra un operatore IVA e un
consumatore finale non titolare di partita IVA
(operazioni B2C, cioè Business to
Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di
ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
intervalli di tempo selezionati dall'utente.
La
fattura elettronica creata con Gestione
Autonoleggio Pro 5.0 va trasmessa sotto
forma di file XML al cliente tramite il Sistema di
Interscambio (SdI) disponibile sul portale
dell'Agenzia delle Entrate.
Facendo clic sul link "Impostazione aliquote
IVA" si accede ad una finestra in cui è
possibile indicare tre aliquote IVA da utilizzare in
fase di compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota
deve essere espressa inserendo due decimali dopo la
virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario
indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da
IVA.
Premendo
il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica
si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture.
La prima operazione da eseguire quando si deve
emettere una fattura elettronica è premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco).
Così facendo, si attribuisce in automatico al
documento un numero di cinque cifre, che
all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio
è vuoto, il software assegna alla fattura il numero
"00001". Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, bisogna premere il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N"
ed impostare il numero iniziale desiderato.
Accanto al numero della fattura, nella sezione in
alto bisogna indicare il tipo di documento (fattura,
acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su
parcella, nota di credito, nota di debito, parcella,
integrazione fattura reverse charge interno ecc.), la
data di emissione e la divisa (ossia la valuta degli
importi).
La sezione DITTA EMITTENTE permette di
indicare la denominazione della propria Ditta e il
nome del titolare. Il pulsante Logo permette
di caricare il logo della Ditta emittente che
comparirà nella stampa cartacea della fattura, ossia
nella cosiddetta fattura di cortesia da rilasciare al
cliente che ne faccia richiesta. Il documento
cartaceo ha solo una funzione riepilogativa e non
sostituisce la fattura XML che deve essere utilizzata
ai fini fiscali.
La
sezione DATI CLIENTE permette di indicare la
denominazione della Ditta del cliente e il nome del
titolare. Anche in questo caso, in fase di creazione
del file XML da trasmettere all'Agenzia delle
Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o
il secondo dato, per cui è necessario spuntare la
casella sotto il campo "Denominazione Ditta
cliente" o, in alternativa, quella sotto i campi
riservati al cognome e nome del titolare.
La
sezione BENI E SERVIZI permette di inserire
i dati relativi alla quantità e descrizione del bene
ceduto o del servizio prestato, nonché i valori del
prezzo unitario, dell'eventuale percentuale di
sconto, dell'imponibile, dell'aliquota IVA oppure,
nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc.,
l'apposito codice che identifica la
"natura" dell'operazione ai fini IVA.
L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna
fattura. Il software provvederà a calcolare
l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota
IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo
campo e selezionare la natura dell'esenzione.
E' possibile velocizzare la compilazione delle voci
in fattura importando dal magazzino i dati della
merce fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic
sul pulsante presente a destra di ogni campo
riservato alla descrizione del bene o servizio. In
fase di importazione dei dati, si può scegliere se
aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente
nell'inventario.
La
sezione ALTRI DATI consente di inserire nel
file XML informazioni non obbligatorie ai fini
fiscali riguardanti la causale della fattura, i
dettagli del pagamento e gli estremi dell'eventuale
documento di trasporto collegato alla stessa fattura.
Il beneficiario del pagamento va indicato solo se è
diverso dalla Ditta emittente la fattura. Allo stesso
modo, il campo relativo al codice IBAN, composto da
27 caratteri, va compilato solo se il pagamento è
eseguito mediante bonifico bancario. Si consiglia di
utilizzare il pulsante a destra del campo
"IBAN" per accertarsi che il codice sia
stato digitato correttamente.
In
questa sezione è inoltre presente un campo per le
annotazioni personali che non compariranno nel file
XML ma che possono essere utili all'utente del
software per trovare una fattura in archivio
utilizzando il testo inserito come filtro di ricerca.
La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a
visualizzare il riepilogo degli importi totali in
base alle aliquote IVA applicate. Quando si preme il
pulsante Calcola, il software provvede non solo a
calcolare i totali degli importi ma anche ad
effettuare un controllo di tutti i dati inseriti in
fattura affinché il file XML possa essere generato
correttamente.
La
sezione CREAZIONE XML serve a generare il
file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrate
tramite il Sistema di Interscambio. Prima di creare
il file XML, bisogna inserire il codice fiscale del
soggetto trasmittente (che normalmente coincide con
quello della Ditta emittente la fattura) e il
Progressivo invio composto da cinque caratteri che
serve per differenziare i nomi dei file trasmessi al
Sistema di Interscambio da parte del medesimo
soggetto. Il software provvede in automatico a
compilare questi due campi duplicando i dati usati
per indicare il codice fiscale della Ditta emittente
e il numero della fattura.
Dopo
aver indicato il codice fiscale del soggetto
trasmittente e il Progressivo invio, si può fare
clic sul pulsante Controlla dati inseriti per
accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari
alla creazione del file XML. Al termine del
controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea
file XML che consente, appunto, di salvare sul
disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate.
Il nome del file è generato in automatico e non deve
essere modificato.
Dopo aver creato il file XML, bisogna fare clic su Trasmetti
Fattura Elettronica per collegarsi con le
proprie credenziali al portale Fatture e
Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e
trasmettere la fattura.
Una volta completata la compilazione della fattura
elettronica, è possibile premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel
momento in cui la fattura viene saldata dal cliente,
si può prendere nota dell'avvenuto pagamento
spuntando la casella "Saldata".
Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio
bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche
funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando
una o più parole consecutive contenute nei campi
della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per
ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad
esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate
allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui
causale o nelle cui annotazioni personali è stata
memorizzata una certa informazione. I risultati di
ricerca possono essere stampati su carta.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con
una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture
non ancora saldate dai clienti.
Con il pulsante Allega file (icona della
graffetta) l'utente del software ha la possibilità
di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
collegare alla fattura la "ricevuta di
recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o
qualsiasi altro documento collegato a quella
particolare cessione di beni o prestazione di
servizi.
Il pulsante Stampa permette di stampare su
carta un documento di sintesi della fattura corrente,
costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma
che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei
dati riportati nella fattura elettronica da
trasmettere all'Agenzia delle Entrate.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare in un foglio di lavoro di Excel le
fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo.
L'app Riepilogo
incassi percepiti consente di ottenere
un estratto conto delle fatture emesse in un
qualsiasi intervallo di tempo utilizzando
facoltativamente come filtri di ricerca il codice
fiscale del cliente e/o la descrizione del bene o
servizio riportato in fattura nella linea 1.
Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse
nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente
entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle
fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra
riepilogo incassi percepiti, indicare
eventualmente il codice fiscale del cliente e la
descrizione del bene o servizio riportato in fattura
nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella
di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
fatture emesse nel periodo specificato, riportando
per ciascuna il numero progressivo del documento, la
data di emissione, la denominazione della Ditta del
cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del
bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere
dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo
delle fatture visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'app Grafici statistici fatturato
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base alle fatture
emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può
scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al
lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse.
A
questo punto, facendo clic sul pulsante Apri,
si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare
il grafico statistico degli incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori.
L'utente
ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
L'app Gestione
ricorsi contro multe consente alla
propria ditta di autonoleggio di redigere risposte a
verbali relativi a eventuali violazioni del codice
della strada, con indicazione del conducente e dei
dati di noleggio, da inviare alla prefettura
affinché la stessa provveda a notificare il verbale
al cliente che ha commesso l'infrazione. La lettera
di ricorso può essere compilata velocemente
importando i dati dall'archivio dei contratti di
autonoleggio senza conducente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Prima
della stampa, l'operatore può effettuare tutte le
modifiche che desidera al testo della lettera
esportandola in Microsoft Word o in altre
applicazioni per l'editing testuale come Open
Office, Libre Office o WordPad.
La
lettera di ricorso può essere compilata velocemente
importando i dati dall'archivio dei contratti di
autonoleggio senza conducente.
Nel
ricorso, la ditta di noleggio impugna la multa
spiegando di non essere responsabile, dato che il
veicolo era stato noleggiato a un cliente proprio nei
giorni della violazione. Nel testo sono riportati gli
estremi del conducente e della vettura e viene
specificato che il contratto copriva tutto il periodo
dell'accertamento. Di conseguenza, la società chiede
che il verbale venga girato direttamente a chi aveva
in uso il mezzo, offrendosi di esibire il contratto
originale e lasciando i propri recapiti per eventuali
approfondimenti.
Mettendo il segno di spunta sulla casella In
sospeso, si inserisce la scheda in un elenco
contenente tutti i ricorsi non ancora ultimati. Per
visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante In sospeso.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun ricorso fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del verbale di
contravvenzione ricevuto o del documento di
riconoscimento del cliente che ha commesso
l'infrazione. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei ricorsi in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei ricorsi che hanno avuto un certo esito,
oppure di quelli riferiti ad un certo cliente o
relativi ad una certa infrazione.
Il
pulsante Stampa consente di esportare in Word
e di stampare il ricorso, eventualmente dopo averne
personalizzato il testo. L'archivio dei ricorsi può
essere invece esportato in un file di Excel.
Gestione Autonoleggio Pro 5.0
è fortemente integrato con Excel, dal
momento che le app consentono di esportare i dati nel
formato del software della Microsoft. A tal fine, è
sufficiente che nel proprio PC sia installata una
qualsiasi applicazione per la gestione dei file in
formato XLS (ad esempio, Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Il
software può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso a Gestione Autonoleggio Pro 5.0
è protetto da una password che deve essere
costituita da almeno otto caratteri e che può essere
cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che
desidera. Per il primo accesso al programma e dopo
ogni installazione, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Autonoleggio Pro 5.0
è quindi lo strumento ideale per le ditte di
autonoleggio senza conducente che vogliono avvalersi
del proprio computer per gestire facilmente le
prenotazioni dei mezzi effettuate dai propri clienti
unitamente alla stesura dei contratti di noleggio,
dei verbali di riconsegna dei veicoli e dei ricorsi
contro le multe. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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