Gestione Autonoleggio Pro - Software per Microsoft Windows


Software per le aziende operanti nel settore del noleggio auto con o senza conducente. Gestione di tutte le fasi del noleggio dei veicoli del proprio parco auto, con stesura di contratti di noleggio in pochissimi secondi, grazie all'importazione dati dagli archivi anagrafici e dai tariffari. Stampa scheda di verifica dello stato del veicolo alla riconsegna. Gestione ricorsi contro multe. Invio e-mail di conferma prenotazione. Emissione fatture, preventivi, DDT e note di credito. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione trasportabile su chiavetta USB.


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Gestione Autonoleggio Pro
Software per la gestione completa dei contratti di autonoleggio con o senza conducente.


Gestione Autonoleggio Pro 2.0 è un software facile e intuitivo che rappresenta la soluzione completa per le aziende operanti nel settore del noleggio auto con conducente (n.c.c.) o senza conducente (n.s.c.). Il programma accompagna l'operatore in tutte le fasi del noleggio dei veicoli della propria flotta, consentendo l'emissione corretta di un contratto di locazione in pochissimi secondi, grazie ad una funzione di importazione dati che permette la compilazione veloce del documento importando le informazioni dagli archivi anagrafici e dai tariffari messi a disposizione dal software.

L'ambiente per la registrazione delle prenotazioni effettuate dai Clienti interagisce con quello dell'emissione dei contratti di noleggio auto velocizzandone la compilazione. L'invio automatico al cliente di e-mail riepilogative della prenotazione del noleggio migliora la qualità del servizio percepita da chi ha scelto la ditta. In ogni scheda di prenotazione è possibile indicare i dati anagrafici del Cliente (che possono essere importati dall'apposita rubrica), un suo recapito preferenziale e un numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, i dati dell'automezzo noleggiato importabili dal database del proprio parco auto, la data e l'ora di inizio e di fine noleggio, la sede di partenza e quella di rientro.

Con pochi clic, è possibile ottenere il riepilogo giornaliero, mensile o annuale delle prenotazioni registrate.

L'ambiente Riepilogo disponibilità veicoli consente, invece, di visualizzare l'elenco delle prenotazioni effettuate in un intervallo di tempo definito dall'utente al fine di controllare quali veicoli sono disponibili per il noleggio.

La scheda di prenotazione del noleggio può essere stampata in tempo reale e consegnata al Cliente, che firmerà anche per l'autorizzazione al trattamento dei dati personali.

Il tariffario dei noleggi permette la creazione di listini differenziati in cui registrare i dati relativi ai servizi offerti dalla propria ditta di autonoleggio. Tali dati potranno essere richiamati con pochi clic quando si andrà a compilare un contratto di autonoleggio, un preventivo, una nota di credito, un documento di trasporto o una fattura da rilasciare al Cliente.

E' possibile indicare la tipologia di tariffa (oraria, giornaliera, weekend, settimanale o chilometrica), la descrizione del servizio così come dovrà comparire in fattura, unitamente al codice tariffa e all'importo unitario, i dati relativi all'automezzo noleggiato e alle modalità di pagamento accettate, le assicurazioni fornite, i documenti richiesti al Cliente, le modalità di ritiro e di riconsegna del mezzo noleggiato, il tipo di patente che abilita alla guida del veicolo, il criterio utilizzato per il conteggio delle ore di noleggio e per il calcolo delle eccedenze, e così via.

I contratti di autonoleggio con o senza conducente possono essere emessi inserendo i dati sul momento oppure importando le informazioni da una prenotazione effettuata. E' anche possibile attingere i dati dall'archivio anagrafico dei Clienti, da quello della flotta automezzi e dal tariffario dei noleggi.

Il software calcolerà automaticamente il totale dei giorni della locazione in base alla data di inizio e di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per la stampa o per l'esportazione in Microsoft Word, in Open Office o in qualsiasi altro editor di testi. Gestione Autonoleggio Pro 2.0 mette a disposizione due versioni del contratto: una versione sintetica di due pagine in formato A4 e una versione estesa costituita da più pagine che possono essere, all'occorrenza, modificate con il proprio editor di testi prima della stampa.

Nei contratti di autonoleggio senza conducente (n.s.c.), lo stesso ambiente consente di gestire anche la Scheda di verifica stato veicolo, da compilare e stampare alla riconsegna del mezzo da parte del Cliente al termine del noleggio. Quest'ultimo documento è preposto alla registrazione di eventuali danni e anomalie visibili all'esterno e all'interno del veicolo affinché la ditta locatrice possa provvedere all'addebito delle spese al Cliente qualora i danni siano a lui imputabili.

In ciascun contratto è possibile inserire le informazioni anagrafiche del Cliente, del conducente e di un eventuale conducente supplementare, i dati del veicolo noleggiato, il livello di carburante e il chilometraggio presenti alla consegna del mezzo, le tariffe applicate, i criteri adottati per il conteggio degli importi dovuti e per il calcolo delle eccedenze, le polizze assicurative incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di competenza in caso di controversia, il nome del titolare del trattamento dei dati personali nonché altre informazioni previste dalle normative contrattuali.

Spuntando un'apposita casella in fase di registrazione del contratto, sarà possibile ottenere il riepilogo dei contratti di autonoleggio non ancora saldati.

I dati del contratto di tipo n.s.c. e del Cliente, compresi quelli relativi alla patente di guida, potranno essere utilizzati anche nella gestione di eventuali verbali notificati alla ditta di autonoleggio relativi ad infrazioni commesse dal Cliente ai fini dell'identificazione del responsabile.

Il parco automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo posseduto dalla propria ditta di autonoleggio, registrando il tipo di mezzo, la sua destinazione ed uso, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, GPL, elettricità, ibrida, metano), i cavalli fiscali, la cilindrata, i chilometri percorsi mediamente con un litro di carburante, la data e il prezzo di acquisto, la compatibilità ambientale, il numero di posti, la portata massima, la tessera Viacard, l'apparato Telepass, gli accessori e gli strumenti in dotazione. Nello stesso schedario è possibile annotare le condizioni attuali del veicolo, gli eventuali incidenti subiti, la compagnia di assicurazione, il proprietario o responsabile del mezzo all'interno della ditta di autonoleggio.

Sono presenti appositi campi in cui riportare gli estremi del libretto di circolazione e del certificato di proprietà del veicolo. Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo. Spuntando un'apposita casella in fase di registrazione del veicolo, sarà possibile ottenere il riepilogo dei mezzi attualmente disponibili.

L'anagrafica dei Clienti, oltre a consentire la registrazione dei dati di ogni singolo Cliente necessari alla fatturazione del servizio, permette l'immissione delle informazioni relative alla patente di guida posseduta facilitando la compilazione del contratto di autonoleggio senza conducente. In questo modo vengono limitati gli errori più comuni che si possono commettere quando si inseriscono i dati sul momento.

L'applicazione può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al Cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. Ad ogni scheda anagrafica è possibile associare gli estremi di una carta di credito, le modalità di pagamento prescelte dal Cliente e qualsiasi altra annotazione.

L'ambiente Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i Clienti della propria ditta di autonoleggio.

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso per la manutenzione del veicolo è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso mostrando anche il nome del proprietario o responsabile del veicolo con il relativo numero di telefono.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la manutenzione di un veicolo mettendo il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia scadute che non.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti in base a scadenze temporali sui mezzi della propria ditta di autonoleggio.

Gestione Autonoleggio Pro 2.0 dispone di appositi ambienti di lavoro per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi, note di credito, documenti di trasporto e fatture. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare le voci presenti nel tariffario, i dati del Cliente e quelli dell'automezzo noleggiato.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nei preventivi, nei DDT, nelle note di credito e nelle fatture e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Se l'articolo o servizio fatturato è esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

Le informazioni riguardanti la propria ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro. Un apposito pulsante presente negli ambienti per la compilazione delle fatture consente di attingere i dati da un preventivo emesso precedentemente. La casella Saldata va spuntata quando il Cliente provvede al pagamento dell'importo a cui il documento si riferisce. Un apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco di tutte le fatture il cui pagamento è in sospeso. E' anche possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni articolo riportato nel documento.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi dei preventivi, dei DDT, delle note di credito e delle fatture utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo delle fatture emesse in un preciso giorno dell'anno, intestate a un determinato Cliente o a più Clienti che vivono in una stessa città, eccetera. L'applicazione consente anche di visualizzare e stampare il riepilogo mensile, trimestrale o annuale delle fatture emesse.

L'applicazione Statistiche fatture emesse consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture emesse nell'anno solare selezionato.

L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

L'ambiente per la gestione dei ricorsi contro multe consente l'emissione delle risposte a verbali relativi a eventuali violazioni del codice della strada, con indicazione del conducente e dei dati di noleggio, da inviare alla prefettura affinché la stessa provveda a notificare il verbale al cliente che ha commesso l'infrazione. La lettera di ricorso può essere compilata velocemente importando i dati dall'archivio dei contratti di autonoleggio senza conducente. Prima della stampa, l'operatore può effettuare tutte le modifiche che desidera al testo della lettera esportandola in Microsoft Word o in altre applicazioni come Open Office o WordPad.

Gestione Autonoleggio Pro 2.0 è fortemente integrato con Excel, dal momento che tutti gli applicativi consentono di esportare i dati nel formato del software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio PC sia installata una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato .XLS (ad esempio, Open Office o Microsoft Office).

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Autonoleggio Pro 2.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Autonoleggio Pro 2.0 è quindi lo strumento ideale per le ditte di noleggio auto n.c.c. e n.s.c. che vogliono avvalersi del proprio computer per gestire ogni aspetto della loro attività. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Autonoleggio Pro è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 299,00 (duecentonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Gli utenti che acquistano il software riceveranno, ove richiesto, il CD originale, provvisto di regolare contrassegno SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura. L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629)


Download software

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Download gestione_autonoleggio_pro.zip (7,90 MB)



Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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