Fogli
di Servizio NCC è un software rivolto
alle ditte di servizi di noleggio con conducente che
consente di compilare, stampare e archiviare i Fogli
di Servizio cartacei da tenere obbligatoriamente per
legge all'interno della vettura. Il programma è
costituito da due app interagenti studiate per
archiviare l'anagrafica dei conducenti e gestire
l'emissione dei Fogli di Servizio NCC cartacei.
La
stampa del Foglio di Servizio NCC, che presenta
un’estetica curata e professionale, occupa una
pagina in formato A4 e può essere visualizzata in
anteprima.
L'app Archivio
Conducenti è una rubrica elettronica
che consente di registrare i dati personali dei
conducenti dei veicoli del proprio parco auto. Ad
ogni conducente si può associare un veicolo della
flotta aziendale, indicando il tipo di mezzo, la
marca, il modello, il colore, il tipo di
alimentazione e il numero di targa.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il
cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la
città di residenza, le patenti di guida possedute, i
dati dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti
con la ditta di NCC, i recapiti telefonici di casa,
ufficio, cellulare e posta elettronica certificata,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
conducente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. Ogni scheda può essere corredata di
eventuali annotazioni.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre
compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il
nome del conducente, il suo numero di cellulare, la
marca, il modello e la targa del veicolo a lui
abbinato. I dati essenziali del conducente (cognome e
nome e codice fiscale) unitamente al tipo di veicolo
assegnato e al numero di targa potranno essere
importati nei Fogli di Servizio NCC velocizzandone la
compilazione.
Il pulsante Duplica permette di registrare
una nuova scheda partendo dai dati di un'altra scheda
già presente in archivio. Questa funzione è utile
se si vuole abbinare un ulteriore veicolo allo stesso
conducente evitando di riscrivere le informazioni
anagrafiche. Per duplicare una scheda, bisogna
innanzitutto visualizzarla usando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento dei record,
premere il pulsante Duplica, modificare i
dati del veicolo abbinato e, infine, fare clic su Salva.
Per
aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla
nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e
premere Salva. Una scheda già registrata
può essere richiamata utilizzando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento, le quali
consentono di visualizzare il record precedente o
quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o
in coda all'archivio.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del conducente, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
predefinita presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per annotare che il conducente acconsente a lavorare
in trasferta, è sufficiente spuntare la relativa
casella. Il pulsante Sì trasferte
visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è
stato messo il segno di spunta su tale casella.
La funzione Allega file permette di abbinare
alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da
richiamare velocemente con un clic. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del contratto stipulato dal conducente con l'azienda
di NCC, l'immagine scannerizzata della sua patente di
guida o carta di identità, e così via.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo.
Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più
filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio,
di ottenere l'elenco di tutti i conducenti che
possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli
che risiedono in una certa città. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'utente
che si occupa dell'archiviazione delle schede
anagrafiche dei conducenti dovrebbe costantemente
aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di
essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella In ferie.
Nel campo "Programma ferie"
andrebbe indicata la durata delle ferie del
conducente. Così facendo, l'utente potrà trovare
immediatamente un autista disponibile quando ce ne
sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In
servizio per visualizzare l'elenco di tutti i
conducenti che al momento sono al lavoro con le
relative annotazioni sul periodo di disponibilità.
Qualora
tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile
visualizzare la lista degli autisti attualmente in
ferie premendo il pulsante In ferie per
verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro
tornerà al lavoro.
Il pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti nella scheda di
ciascun conducente. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Excel.
L'app Gestione Fogli di Servizio
permette la compilazione, l'archiviazione e la stampa
dei Fogli di Servizio cartacei da consegnare agli
autisti della propria ditta di NCC quando devono
svolgere servizi di noleggio con conducente. E'
importante sottolineare che, come previsto dalla
legge, è fatto obbligo di tenere copia del Foglio di
Servizio cartaceo all'interno della vettura.
Per
creare un nuovo Foglio di Servizio NCC bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo di interesse e premere Salva. In
ogni scheda è possibile indicare i seguenti dati: il
numero progressivo attribuito dal vettore al Foglio
di Servizio cartaceo; i dati del vettore NCC
unitamente al logo della ditta; il nominativo e il
codice fiscale del conducente; il tipo e la targa del
veicolo utilizzato per l'espletamento del servizio
NCC; i dati del cliente fruitore del servizio; la
data, il luogo e i chilometri di partenza e di
arrivo; l'orario di inizio e di fine servizio e la
destinazione.
Quando si preme il pulsante Nuovo, l'app
attribuisce al Foglio di Servizio NCC un numero che
tiene conto di quante schede sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei Fogli
di Servizio da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera "N".
Le
informazioni riguardanti il vettore NCC (che
normalmente è sempre lo stesso) sono salvate in
automatico quando si esce dalla schermata di lavoro,
cosicché tali campi di testo appariranno già
compilati alla riapertura della finestra. E' comunque
possibile modificare in ogni momento il contenuto dei
campi. Per aggiornare un Foglio di Servizio NCC in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere
il pulsante Salva.
Il Foglio di Servizio NCC può essere compilato anche
solo parzialmente, stampato e rilasciato dal vettore
NCC al conducente all'inizio del servizio. Il
conducente avrà quindi cura di scrivere a penna le
informazioni mancanti negli appositi campi del
documento cartaceo durante l'espletamento del
servizio.
La
compilazione del Foglio di Servizio NCC è facilitata
dalla possibilità di importare dall'archivio
anagrafico il nome e il codice fiscale del conducente
nonché il tipo e la targa del veicolo. Per
effettuare l'importazione dei dati, bisogna
utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del campo riservato al
conducente.
Al
termine del servizio NCC, quando il conducente avrà
riconsegnato al vettore il Foglio di Servizio
cartaceo debitamente compilato, si dovrà provvedere
a inserire nell'app le informazioni scritte a penna
per salvarle in formato digitale.
E' possibile utilizzare il logo personalizzato del
vettore NCC da far apparire nella stampa dei Fogli di
Servizio. A tal fine, è sufficiente premere il
pulsante Logo e, nella finestra che appare,
importare l'immagine desiderata in formato Jpeg.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei Fogli di Servizio NCC utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei Fogli di Servizio
riferiti a un determinato committente, conducente o
veicolo.
Ogni
singolo Foglio di Servizio NCC può essere
visualizzato in anteprima o stampato su una pagina in
formato A4, mentre l'intero archivio dei Fogli di
Servizio può essere esportato in un file di Excel.
Fogli di Servizio NCC è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che le due app che compongono il software consentono
di esportare i dati nel formato del programma della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
PC sia installata una qualsiasi applicazione per la
gestione dei file in formato XLS (ad
esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Il
software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Fogli di Servizio NCC può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Fogli
di Servizio NCC è quindi il programma
ideale per le ditte di noleggio con conducente che
vogliono gestire in modo professionale l'emissione
dei Fogli di Servizio cartacei e l'anagrafica dei
propri autisti. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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