 Uno sguardo a
Gestione Fornitura Merce e Servizi
Gestione
Fornitura Merce e Servizi è un software
gestionale facile e intuitivo studiato per
organizzare il lavoro dei fornitori di prodotti,
materiali e servizi. Il programma è particolarmente
indicato per le ditte che periodicamente riforniscono
i propri clienti o prestano servizi a loro favore e
necessitano di annotare le forniture effettuate in un
arco di tempo più o meno lungo con la possibilità
di ottenere il riepilogo dei pagamenti saldati e di
quelli in sospeso nonché l'elenco dettagliato di
tutti i prodotti forniti o delle prestazioni
eseguite.
Il software si
compone di quattro ambienti di lavoro
che consentono di tenere traccia di tutte le
informazioni riguardanti i servizi di fornitura
prestati a favore della propria clientela.
Il primo applicativo memorizza i dati
anagrafici dei clienti ai quali si
effettuano le forniture di merce o servizi. I nomi
dei clienti potranno essere importati nelle schede di
fornitura.
Il secondo ambiente registra informazioni sui
prodotti e servizi offerti dalla propria
ditta per facilitare la compilazione delle schede di
fornitura richiamando i dati dall'archivio.
La terza applicazione serve a creare il file relativo
ad una nuova fornitura utilizzando
un nome significativo che faciliti la sua
individuazione nell'elenco delle forniture
archiviate.
L'ultimo ambiente di lavoro visualizza un elenco di
selezione contenente tutte le forniture in
archivio ordinate alfabeticamente e consente
di associare un numero illimitato di prodotti o
servizi ad ogni fornitura.
L'anagrafica clienti è una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con
cui è possibile controllare la validità del numero
di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN
bancario e del numero di carta di credito, nonché
inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato.
Registrando le
informazioni in questo archivio sarà possibile
compilare in pochi secondi il campo relativo al
cliente nelle schede di fornitura utilizzando una
semplice funzione di importazione dei dati. Si può
associare alla scheda di ciascun cliente il percorso
di una cartella che potrà contenere qualsiasi tipo
di file attinente al nominativo corrente. La funzione
Allega file permette, invece, di abbinare singoli
documenti alla scheda del cliente da visualizzare
velocemente con pochi clic.
L'archivio dei prodotti e servizi
permette di gestire in un'unica schermata i dati più
importanti relativi a ciascun articolo o servizio
offerto alla clientela. L'operazione di archiviazione
dei dati è utile per tenere traccia di ogni
indicazione inerente ai prodotti o servizi per la
compilazione delle schede di fornitura.
In ogni scheda è
possibile annotare il codice e la tipologia
dell'articolo, la marca, il modello e gli accessori,
una descrizione sintetica del prodotto o servizio, i
dati del fornitore da cui si è acquistato il
prodotto, il prezzo unitario, la collocazione
dell'articolo sugli scaffali del proprio magazzino,
la giacenza di cui si dispone al momento indicando un
numero di pezzi minimo oltre il
quale si desidera essere avvisati per effettuare un
nuovo ordinativo.
La descrizione del
prodotto o servizio, il nome del fornitore e il
prezzo unitario sono dati che possono essere
importati quando si redige una scheda di fornitura
per velocizzarne la compilazione.
L'operazione da effettuare per creare una nuova
fornitura è molto semplice. In primo luogo, facendo
clic sulla scritta Crea nuova fornitura,
l'utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui
dovrà indicare il nome per esteso della fornitura da
creare.
Per individuare la
fornitura archiviata senza possibilità di errore, è
buona norma assegnarle un nome il più possibile
completo indicando parole chiave che spieghino il suo
contenuto, ad esempio il nome del cliente
destinatario della fornitura e il periodo di
riferimento. Una volta creata la fornitura, si potrà
visualizzare un elenco di selezione contenente tutte
le forniture in archivio.
L'ambiente per l'archiviazione
delle forniture è composto da un elenco nel
quale figurano tutti i prodotti e servizi in archivio
relativi alla fornitura selezionata e da una serie di
caselle di testo studiate per contenere le
informazioni riguardanti la fornitura corrente. Per
creare una nuova scheda di fornitura, l'utente deve
premere il pulsante Nuovo, compilare
le caselle di testo relative alle informazioni sulla
fornitura e salvare i dati immessi. Così facendo si
aggiorna l'elenco dei prodotti e servizi relativi
alla fornitura corrente il quale visualizza la data
di fornitura, la quantità del prodotto o servizio
fornito, l'unità di misura, il prezzo unitario, una
descrizione della merce o prestazione fornita e
l'importo totale equivalente al prezzo unitario
moltiplicato per la quantità. In calce all'elenco
dei prodotti e servizi forniti compare il totale
complessivo degli importi relativi a tutte le voci
facenti parte della fornitura.
Ogni scheda permette
di registrare informazioni riguardanti il prodotto o
servizio fornito, la data di fornitura, l'ora e il
luogo di consegna della merce, la quantità, il
prezzo unitario, l'importo totale, l'unità di
misura, lo stato corrente del pagamento (in sospeso o
saldato), una descrizione dell'aspetto esteriore dei
beni, il nome del cliente, del fornitore, del
consegnatario della merce, del vettore o conducente
e, infine, ogni eventuale annotazione aggiuntiva.
I dati relativi al nome del cliente e al prodotto o
servizio fornito possono essere importati dai
relativi archivi. Quando si importa un prodotto
dall'archivio, si ha la possibilità di aggiornare
la giacenza e ciò consente di essere
avvertiti quando l'articolo sta per esaurirsi.
L'utente ha la
possibilità di allegare file esterni
di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna
fornitura. Tali file potrebbero contenere la versione
digitale acquisita allo scanner della bolla di
accompagnamento, della fattura o di qualsiasi altro
documento relativo alla fornitura corrente. Dal
momento che il software consente anche di associare
una cartella a ogni fornitura, il numero dei file che
è possibile allegare è praticamente illimitato.
Il programma dispone di una funzione di
ricerca per trovare una scheda nell'archivio
della fornitura utilizzando come chiave la
descrizione del prodotto o servizio fornito, la data
di fornitura, il luogo di consegna della merce o di
prestazione del servizio, il nome del cliente o del
fornitore, l'aspetto esteriore dei beni, il nome del
vettore o conducente, quello del consegnatario e le
eventuali annotazioni registrate.
Per stampare la
scheda informativa di una singola fornitura basta
esportarla in Microsoft Word facendo
clic sull'apposita icona. L'intero elenco dei
prodotti o servizi forniti può essere stampato
oppure esportato in Microsoft Excel.
Come è facile intuire, l'esportazione in Word ed
Excel consente anche di condividere i dati con chi
non possiede Gestione Fornitura Merce e Servizi.
Un apposito pulsante
permette di visualizzare l'elenco di tutte le
forniture il cui stato di pagamento è in
sospeso mostrando anche il totale degli
importi dovuti. Una volta che il pagamento è stato
effettuato, bisognerà, quindi, riaprire la scheda di
fornitura richiamandola con la funzione di ricerca,
aggiornare lo stato corrente da in sospeso a saldato
e salvare le modifiche apportate.
L'accesso a Gestione
Fornitura Merce e Servizi è protetto da una password
scelta dall'utente. Per il primo accesso dopo ogni
installazione del software bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione Fornitura
Merce e Servizi è quindi il software ideale per le
aziende che effettuano forniture periodiche di
prodotti o servizi e desiderano avere la situazione
dei pagamenti e della merce fornita sempre aggiornata
e a portata di mano. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il programma richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
Requisiti
hardware e software
Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Microsoft Windows a 32 e 64 bit
© Copyright Esposito Software
di
Maria Grazia Caputo
www.espositosoftware.it
|
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Fornitura Merce e Servizi
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Software
per organizzare il lavoro di fornitori di prodotti,
materiali e servizi
Come acquistare il software
Gestione
Fornitura Merce e Servizi è concesso in
licenza d'uso al prezzo di euro 99,00
(novantanove/00) IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità
di pagamento
Inviare
una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia
della ricevuta di versamento.
Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri
dati completi di codice fiscale e di eventuale
partita IVA tramite e-mail (info@espositosoftware.it) oppure per telefono
chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal
lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55
- tel. cell. 393.61.62.629)
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Software
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materiali e servizi
Supporto
tecnico
Gli utenti
registrati di Gestione Fornitura Merce e
Servizi possono chiedere supporto tecnico
all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00
alle ore 20:00 al seguente numero di
rete fissa (distretto di Perugia):
07.55.99.66.55
Qualora l'autore non
fosse momentaneamente reperibile presso il telefono
di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente
numero di cellulare:
393.61.62.629
Per facilitare
l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il
computer acceso e a portata di mano.
In alternativa alla telefonata, è possibile mandare
una e-mail al seguente indirizzo:
info@espositosoftware.it
Se si utilizza la
posta elettronica, si prega di essere precisi nella
descrizione del problema e di non inviare file
eseguibili in allegato.
Deduzione
fiscale del costo del software
Si
ricorda che i titolari di partita IVA potranno
dedurre fiscalmente il costo di questo software dal
reddito di impresa e da quello derivante
dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli
articoli 50-52 del Testo Unico I.R.
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Utilizzo del software in
una LAN
Gestione Fornitura Merce e
Servizi può essere utilizzato in una rete
locale.
Basta installare il software in una
cartella condivisa e creare un collegamento al file Fornitura.exe
sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente
che il software salva tutti i dati nella cartella di
installazione e, pertanto, per effettuare una copia
di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il
backup di tale cartella.
Utilizzo del software su
chiavetta USB
Gestione Fornitura
Merce e Servizi funziona anche su chiavetta
USB. Il software dispone di una funzione di
installazione guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione.
Una
volta installato il software, è comunque possibile
copiare su pen-drive la cartella di Gestione
Fornitura Merce e Servizi prendendola dal disco fisso
e ciò consentirà di utilizzare il programma senza
installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile
(file Fornitura.exe).
Backup dei dati
Gestione Fornitura
Merce e Servizi è stato studiato in maniera tale che
tutti gli archivi del programma sono creati nella
cartella di installazione del software.
Per effettuare il backup di tutti i dati salvati
dall’utente basterà, quindi, effettuare una
copia di tale cartella e metterla su un disco fisso
esterno o su un qualsiasi altro supporto di
archiviazione.
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materiali e servizi
Creazione di una nuova
fornitura
L'operazione da
effettuare per creare una nuova fornitura è molto
semplice. In primo luogo, facendo clic sulla scritta Crea
nuova fornitura, l'utente avrà accesso ad
un ambiente dedicato in cui dovrà indicare il nome
per esteso della fornitura da creare.
Per individuare la fornitura archiviata senza
possibilità di errore, è buona norma assegnarle un
nome il più possibile completo indicando parole
chiave che spieghino il suo contenuto, ad esempio il
nome del cliente destinatario della fornitura e la
data in cui viene prestato il servizio.
Una volta indicato il nome della fornitura
nell'apposita casella di testo, l'utente dovrà
confermare l'operazione facendo clic sul pulsante Applica
e chiudi. A questo punto, si tornerà nella
finestra di partenza del programma dove si potrà
utilizzare la funzione Apri fornitura
esistente che visualizzerà un elenco di
selezione contenente la fornitura appena creata.
Quando si crea una nuova fornitura si genera un file
nella cartella del programma caratterizzato
dall'estensione .for il quale
conterrà tutti i dati inseriti dall'utente relativi
ai prodotti o servizi facenti parte della fornitura.
L'utente che vuole comunicare a terzi i dati relativi
ad una fornitura può procedere in due diversi modi.
Se la persona a cui si vuole comunicare i dati della
fornitura utilizza Gestione Fornitura Merce e
Servizi, sarà sufficiente fornirgli una copia del
file con estensione .for, che dovrà
essere posizionato nella cartella di installazione
del software. Così facendo, si potrà visualizzare
il file nell'elenco delle forniture esistenti e
quindi avere accesso ai dati.
Se il destinatario dei dati della fornitura non
utilizza Gestione Fornitura Merce e Servizi, l'utente
può esportare l'archivio della fornitura in un
foglio di Excel e quindi fornirgli questo file.
Accesso ad una fornitura
esistente
La funzione Apri
fornitura esistente, disponibile nella
schermata di avvio del programma, visualizza un
elenco di selezione contenente tutte le forniture
create dall'utente ordinate alfabeticamente.
Per avere accesso all'ambiente di gestione di una
fornitura, l'utente dovrà selezionarla dall'elenco
con un clic e quindi premere il pulsante Apri
fornitura selezionata.
In alternativa, l'utente può fare doppio clic sul
nome della fornitura in elenco.
Se la fornitura di interesse non compare nella lista
significa che non è stata ancora creata. Pertanto,
l'utente dovrà tornare nella schermata di avvio
premendo il pulsante Annulla e
utilizzare la funzione Crea nuova fornitura.
A questo punto, si visualizzerà l'elenco di
selezione contenente la fornitura appena creata.
Una scritta presente in fondo all'elenco ci informa
sul numero totale di forniture che
sono state create. Non esiste un limite a tale
numero, per cui l'utente potrà gestire tutte le
forniture da lui effettuate nel corso degli anni.
Per eliminare una fornitura dall'elenco è
sufficiente fare clic sul pulsante del cestino
dopo averla selezionata dalla lista. Attenzione:
i dati cancellati non possono essere recuperati.
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