Gestione Studio Professionale - Software per Microsoft Windows


Software per gestire le pratiche dei Clienti, il protocollo dei documenti e la contabilità di commercialisti, consulenti del lavoro, patronati, uffici tecnici, studi tributari ecc. Programma rivolto ai professionisti che dispongono di una nutrita clientela alla quale forniscono servizi amministrativi, perizie tecniche, consulenza fiscale, finanziaria, legale o di altro tipo. App interagenti per 1) creare uno schedario dei propri Clienti nel quale tenere traccia di tutta la documentazione di ogni assistito, 2) redigere un dettagliato tariffario dei servizi, 3) gestire scadenze e appuntamenti, 4) compilare un registro storico delle prestazioni fornite con relativa remunerazione, 5) riepilogare i compensi percepiti in un qualsiasi arco di tempo, 6) protocollare tutti i documenti del proprio ufficio. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB.


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Gestione Studio Professionale
Software per gestire servizi, pratiche, protocollo e compensi di commercialisti,
consulenti del lavoro, uffici tecnici, studi legali e tributari ecc.


Gestione Studio Professionale è un software progettato per gestire le pratiche dei Clienti, il protocollo dei documenti e la contabilità di commercialisti, consulenti del lavoro, patronati, uffici tecnici, studi legali, tributari e così via. Il programma è quindi rivolto a tutti i professionisti che dispongono di una nutrita clientela alla quale forniscono servizi amministrativi, perizie tecniche, consulenza fiscale, legale, finanziaria o di altro genere e che necessitano di un semplice strumento di lavoro per organizzare e registrare le proprie attività.

Il software si compone di sei app interagenti con cui è possibile 1) creare uno schedario dei propri Clienti nel quale memorizzare l'anagrafica e tenere traccia di tutta la documentazione in formato digitale di ogni assistito, 2) redigere un dettagliato tariffario dei servizi in cui riportare, per ciascuna prestazione in listino, sia la tariffa ordinaria sia quella scontata, 3) gestire scadenze e appuntamenti impostando un avviso sonoro e visivo attivabile in prossimità dell'evento, 4) compilare un registro dei servizi per avere sempre a disposizione lo storico delle prestazioni lavorative fornite ai propri Clienti con relativa remunerazione, 5) riepilogare i compensi percepiti in un qualsiasi arco di tempo nell'anno solare anche relativamente ad un singolo Cliente, 6) protocollare tutti i documenti del proprio ufficio, compresa la posta in entrata, in uscita o interna.

L'applicazione Anagrafica Clienti è utile per velocizzare la compilazione delle diverse schede presenti negli ambienti di lavoro di Gestione Studio Professionale, grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al Cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare il codice identificativo del Cliente, la categoria, l'indirizzo di residenza, la denominazione della Ditta di cui il Cliente è titolare o per la quale lavora, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, i prodotti e servizi di interesse nonché le modalità di pagamento. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al Cliente.

La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare i dati relativi ad un eventuale acquisto rateale indicando la data in cui deve essere pagata la prossima rata per poter avvisare il Cliente all'approssimarsi della scadenza. Si può tenere traccia dell'importo totale dovuto e dell'ammontare della singola rata, nonché specificare il tipo di frazionamento che è stato applicato, la data di decorrenza dei pagamenti e con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo clic si potrà visualizzare e stampare l'elenco di tutte le rate in scadenza o già scadute.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che alcuni campi sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

E' possibile abbinare una cartella a ciascuna scheda in cui conservare un numero illimitato di documenti riferiti al Cliente. Esiste anche la funzione Allega file che consente di associare alla scheda tre file esterni descrivendone il contenuto in apposite caselle.

Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del Cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i Clienti a cui sono state abbinate determinate note, oppure dei Clienti che lavorano per la stessa Ditta o che sono interessati ad un certo prodotto o servizio. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'intero archivio dei Clienti è esportabile in Excel, mentre la singola scheda anagrafica può essere stampata su carta.

L'applicazione Tariffario Servizi serve a creare un listino delle prestazioni lavorative, consulenze o perizie che il proprio studio professionale fornisce ai Clienti. Per ogni servizio in listino è possibile indicare due diverse tariffe, ossia quella ordinaria e quella scontata. I dati inseriti nel tariffario possono essere richiamati quando si compila una scheda nel Registro Servizi selezionando, in fase di importazione, la tipologia di tariffa applicata al Cliente.

Ciascun servizio inserito nel tariffario può essere illustrato nei minimi particolari indicando il suo codice identificativo, la tipologia di prestazione, una descrizione estesa dell'attività lavorativa, la tariffa ordinaria e quella scontata, le eventuali spese accessorie, il nome della persona addetta all'espletamento del servizio con relativo codice fiscale, recapito telefonico ed indirizzo e-mail, gli uffici interessati, i requisiti necessari per poter usufruire del servizio, i documenti richiesti, i tempi medi occorrenti per portare a termine l'attività, le modalità di pagamento accettate e ogni ulteriore annotazione personale.

Se si decide di offrire un servizio a prezzo ridotto, si deve spuntare la casella Tariffa scontata. In questo modo, il servizio entra a far parte di un elenco contenente tutte le prestazioni fornite a tariffa ribassata, che può essere visualizzato premendo il pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con una moneta.

In fondo alla schermata è possibile caricare il file del modulo di richiesta del servizio da far firmare al Cliente, qualora il proprio studio professionale ne faccia uso. Oltre a tale modulo, è possibile allegare altri tre file esplicativi del servizio descritto nel tariffario.

I dati della persona addetta all'espletamento del servizio possono essere importati dall'archivio dei Clienti usando il pulsante con la freccia rossa. Il codice fiscale può essere controllato facendo clic sul pulsante a destra del relativo campo di testo.

Per inserire una nuova scheda nel tariffario, basta fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi al codice identificativo del servizio, alla tipologia, alla descrizione e alle tariffe applicate sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record.

Il pulsante Duplica può essere sfruttato nel momento in cui bisogna registrare un nuovo servizio che ha caratteristiche simili a quelle di un altro servizio già presente nel tariffario. Per utilizzare tale funzione, bisogna visualizzare la scheda del servizio archiviato in precedenza, premere Duplica, apportare le dovute modifiche ai dati nei campi di testo e premere Salva.

Il pulsante Trova è utile per rintracciare uno o più servizi in archivio usando più filtri di ricerca contemporaneamente. A titolo di esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i servizi appartenenti ad una certa tipologia e per i quali sono richiesti specifici documenti.

L'intero tariffario dei servizi può essere esportato in un file di Excel mentre la scheda descrittiva del singolo servizio può essere stampata su carta.

L'applicazione Scadenze e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da effettuare o da riscuotere e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del Cliente e la causale della scadenza. E' inoltre possibile indicare i dettagli del servizio collegato alla scadenza o appuntamento. I dati del Cliente e del servizio possono essere importati dall'archivio anagrafico dei Clienti e dal tariffario dei servizi.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad esempio, con il Cliente o con l'Agenzia delle Entrate è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun impegno, la causale, la data e l'ora della scadenza o appuntamento, il nome del Cliente, il codice identificativo del servizio e la tariffa ordinaria applicata.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del Cliente come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai Clienti.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato Cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Registro Servizi è studiata per gestire uno storico di tutti i servizi forniti ai propri Clienti allo scopo di agevolare la consultazione dell'archivio delle prestazioni erogate e degli onorari percepiti sfruttando una potente funzione di ricerca.

In ogni scheda è possibile registrare il codice identificativo del servizio, la tipologia, la descrizione della prestazione professionale fornita, la tariffa applicata, la data in cui il servizio è stato richiesto dal Cliente e la data in cui è stato espletato, le modalità di pagamento, i dati anagrafici del Cliente (cognome e nome, codice fiscale, denominazione Ditta e partita IVA), lo stato di avanzamento della pratica, gli uffici contattati per l'espletamento del servizio, i documenti prodotti, eventuali questioni in sospeso e ogni ulteriore annotazione personale.

Le informazioni basilari relative al servizio (codice identificativo, tipologia, descrizione, tariffa e modalità di pagamento) possono essere richiamate dal tariffario servendosi del pulsante con l'icona della freccia rossa oppure di quello con l'icona della mano con la moneta a destra del campo riservato al codice identificativo, tenendo presente che il primo pulsante importa la tariffa ordinaria mentre il secondo importa quella scontata.

I campi relativi al Cliente possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico. A tal fine bisogna utilizzare il pulsante con l'icona della freccetta rossa presente a destra del campo di testo riservato al cognome e nome del Cliente.

In calce alla schermata è possibile allegare il file della fattura rilasciata al Cliente riferita al servizio fornito. Il pulsante Allega file consente, inoltre, di allegare altri tre documenti attinenti al medesimo servizio.

Per inserire una nuova scheda in archivio, dopo aver selezionato l'anno solare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi che interessano e premere Salva. La scheda di un servizio può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova o utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio dei servizi utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i servizi di una specifica tipologia forniti ad un certo Cliente.

Il pulsante Duplica può essere sfruttato nel momento in cui bisogna registrare un nuovo servizio che ha caratteristiche simili a quelle di un altro servizio registrato precedentemente. Per utilizzare tale funzione, bisogna visualizzare la scheda del servizio già in archivio, premere Duplica, apportare le dovute modifiche ai dati nei campi di testo e premere Salva.

Nel momento in cui il Cliente salda la fattura relativa al servizio, bisogna mettere il segno di spunta sulla casella Pagato e salvare le modifiche alla scheda. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un visto visualizza il riepilogo di tutti i servizi non ancora saldati.

L'intero registro dei servizi può essere esportato in un file di Excel mentre la scheda descrittiva del singolo servizio può essere stampata su carta.

L'applicazione Riepilogo Compensi consente di ottenere un estratto conto degli importi incassati dal proprio studio professionale in un qualsiasi arco di tempo utilizzando come filtri di ricerca il codice fiscale del Cliente e/o la tipologia di servizio fornito.

Per ottenere il riepilogo dei compensi relativi a un certo intervallo di tempo è sufficiente, quindi, indicare negli appositi campi il codice fiscale del Cliente e la tipologia di prestazione professionale svolta unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo con riferimento alla data di richiesta del servizio. A questo punto, basta premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti i compensi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni servizio il codice identificativo, la descrizione, la data di richiesta, il nome del Cliente, il suo codice fiscale e la tariffa applicata. In calce alla schermata compare il totale complessivo dei compensi, ottenuto sommando gli importi di tutte le tariffe presenti nell'elenco.

Per ottenere il riepilogo dei compensi percepiti da tutti i Clienti nell'intervallo di tempo indicato a prescindere dalla prestazione professionale erogata, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo dei compensi visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

L'applicazione Protocollo Documenti è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita, le pratiche e tutti i documenti interni del proprio studio professionale. La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.

Una volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei dati, si può iniziare a protocollare una nuova scheda premendo il pulsante Nuovo. Così facendo, il software assegna al documento il numero di protocollo e la data di registrazione, che ovviamente coincide con quella odierna. La numerazione del protocollo è progressiva e tiene conto di quanti documenti sono già presenti in archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno solare. Se si desidera far partire la numerazione automatica da un numero superiore a 1, si deve utilizzare la funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera N che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre, spuntando un'apposita casella, si può fare in modo che il numero progressivo del protocollo sia seguito dall'indicazione dell'anno solare.

Dopo aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare clic sul pulsante Salva per archiviare la scheda. La scheda di un documento può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova oppure utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l'ufficio e l'operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti.

I dati dell'ufficio e dell'operatore responsabile della protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi) sono salvati in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali campi può all'occorrenza essere modificato manualmente tutte le volte che si desidera.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti protocollati da un certo operatore e appartenenti ad una specifica categoria.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente tutte le volte che desidera che deve essere costituita da almeno otto caratteri. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Studio Professionale può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Studio Professionale è quindi la soluzione ideale per tutti i professionisti che hanno bisogno di tenere sempre a portata di mano lo storico dei servizi forniti, la contabilità dei compensi percepiti, la posta e i documenti protocollati, le scadenze e gli appuntamenti con i propri Clienti. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Studio Professionale è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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