Rilevatore
Presenze Dipendenti è un software facile e
intuitivo studiato per registrare l'ingresso e
l'uscita dei dipendenti al fine di rilevarne la
presenza sul lavoro. Per effettuare la registrazione
dell'entrata e dell'uscita, l'amministratore fornisce
a ciascun dipendente una password creata
automaticamente all'interno di un apposito archivio
dei dati personali ad accesso riservato.
Il
programma è costituito da tre diverse
sezioni interagenti fra loro: un archivio
dei dipendenti gestito dall'amministratore
per tenere traccia dei dati personali e dei recapiti
dei lavoratori e per creare le chiavi di accesso per
ciascuno di essi; un registro delle presenze
giornaliere, in cui ciascun dipendente
annota quotidianamente l'ora di entrata, quella di
uscita e l'attività svolta; un ambiente consultabile
solo dall'amministratore in cui ottenere i riepiloghi
delle presenze di ciascun dipendente
selezionando un qualsiasi intervallo di tempo.
L'applicazione Anagrafica Dipendenti
è una potente rubrica dei contatti in cui è
possibile creare una scheda per ogni lavoratore
annotando il cognome e nome, la data e il luogo di
nascita, lo stato civile, i familiari a carico,
l'indirizzo di residenza, i recapiti telefonici e di
posta elettronica, il codice fiscale, la partita IVA,
l'IBAN bancario, qualsiasi informazione riguardante i
pagamenti, gli estremi di un documento di
riconoscimento, le qualifiche e i titoli di studio
posseduti, l'ufficio in cui lavora, le mansioni
svolte e una password creata automaticamente dal
software che consentirà al dipendente di registrare
quotidianamente il suo ingresso e la sua uscita
dall'azienda.
E'
anche possibile indicare la tipologia di contratto
che il dipendente ha sottoscritto con la ditta, i
compensi pattuiti, la data di assunzione e quella di
scadenza del contratto di lavoro. Con un solo clic si
potrà visualizzare il riepilogo di tutti i
contratti scaduti presenti in archivio.
I campi
Codice fiscale, Partita IVA, Carta
di credito e IBAN sono affiancati da
appositi pulsanti che consentono di verificare la
correttezza dei dati inseriti, mentre il campo E-mail
permette di inviare un messaggio di posta elettronica
al dipendente senza uscire dal programma. Ulteriori
appunti di qualsiasi genere potranno essere inseriti
nel campo Note.
Il pulsante Gestisci elenco attività
permette di creare un elenco personalizzato
di attività svolte che ogni dipendente
dovrà utilizzare all'atto della registrazione delle
presenze.
La password
di accesso viene creata automaticamente
all'atto del salvataggio della scheda ed è
costituita da 14 cifre. Il software fa in modo che
ogni nuova password sia sempre diversa da tutte
quelle create precedentemente affinché ciascuna di
esse identifichi un unico dipendente. Ogni password
individuale può inoltre essere modificata
dall'amministratore tutte le volte che desidera
utilizzando il pulsante Cambia password.
L'icona del lucchetto presente accanto al campo della
password consente di nascondere la stessa o di
mostrarla in chiaro.
E' possibile abbinare una cartella a ciascuna
scheda in cui conservare qualsiasi documento
riferito al dipendente. Esiste anche la funzione Allega
file che consente di associare alla scheda
tre file esterni descrivendone il contenuto in
apposite caselle.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi relativi al cognome e nome del dipendente, al
codice fiscale, al recapito preferenziale, alla data
di assunzione e alla data di scadenza del contratto
sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche
avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono
state abbinate determinate note oppure dei dipendenti
che svolgono determinate mansioni all'interno di
certi uffici. I risultati di ciascuna ricerca possono
essere stampati.
L'intero
archivio dei dati personali dei dipendenti è esportabile
in Excel, mentre la singola scheda può
essere stampata su carta e consegnata al dipendente
al fine di comunicargli la password di accesso
all'ambiente per la registrazione delle presenze.
L'applicazione Registrazione Ingressi e
Uscite è l'ambiente in cui ogni dipendente
deve effettuare il login all'inizio e alla fine della
giornata lavorativa utilizzando la password
individuale che gli è stata fornita
dall'amministratore. L'icona Mostra/Nascondi
Password permette, appunto, di nascondere le
credenziali di accesso oppure di mostrarle in chiaro
mentre vengono digitate.
Questo
ambiente permette di registrare l'ora di ingresso e
l'ora di uscita, l'eventuale presenza a mensa durante
la pausa pranzo, l'attività svolta e,
all'occorrenza, ulteriori annotazioni personalizzate
riferite a quel turno di lavoro. Una volta inseriti i
dati, il dipendente dovrà premere il pulsante Salva
e chiudi e attendere il messaggio di conferma
che l'operazione è stata inserita in archivio.
La
schermata per l'inserimento della password di accesso
non deve essere chiusa dal dipendente al termine
della registrazione della presenza dal momento che,
se così facesse, l'applicazione sarebbe terminata e
ci sarebbe bisogno della password di amministrazione
per riavviare il programma. Questa procedura di
sicurezza serve ad impedire ai dipendenti di avere
accesso all'archivio anagrafico dei dipendenti e
all'ambiente per il riepilogo degli ingressi e delle
uscite.
L'applicazione Riepiloghi Presenze
permette di visualizzare per ciascun dipendente il
riepilogo delle rilevazioni degli ingressi e delle
uscite in un qualsiasi intervallo di tempo
selezionato all'interno dell'anno solare. A tal fine
è sufficiente indicare l'anno solare di interesse e
il codice fiscale del dipendente (che può
eventualmente essere importato dall'archivio
anagrafico), specificare l'intervallo di tempo
relativo al periodo da riepilogare e, infine, premere
il pulsante Visualizza riepilogo.
A
questo punto, si ottiene l'elenco di tutte le
presenze rilevate nell'arco di tempo selezionato
unitamente al totale delle operazioni registrate in
archivio. Il riepilogo degli ingressi e delle uscite
può essere stampato su carta facendo clic
sull'apposito pulsante. L'archivio annuale delle
presenze relative a ciascun dipendente può essere
esportato in un file di Excel.
Rilevatore Presenze Dipendenti è
fortemente integrato con Excel, dal momento che i
dati contenuti nell'archivio anagrafico e nel
registro delle presenze giornaliere possono essere
esportati nel formato del software della Microsoft.
Per effettuare l'esportazione degli archivi, è
sufficiente che nel proprio computer sia installata
una qualsiasi applicazione per la gestione dei file
in formato .XLS (ad esempio, Open
Office o Microsoft Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso
al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'amministratore tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere
gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto
di una singola licenza autorizza l'utente ad
installare il software su tutte le macchine di sua
proprietà.
Rilevatore Presenze Dipendenti può
essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Rilevatore Presenze Dipendenti è
quindi lo strumento ideale per digitalizzare la
rilevazione delle presenze sul posto di lavoro
sostituendo con un computer gli ingombranti registri
cartacei, tenendo sotto controllo tutto ciò che
riguarda i lavoratori e le prestazioni da loro
fornite. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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Importante: Se
hai Windows 8 o
versione successiva, in fase di installazione
apparirà l'avviso PC
protetto da Windows. E'
necessario fare clic sulla scritta Ulteriori
informazioni e
successivamente sul pulsante Esegui
comunque.
