Preventivi e Fatture XML - Software per Microsoft Windows


Software facile e intuitivo costituito da diverse app integrate per gestire velocemente le fatture elettroniche B2B e B2C in formato XML e i preventivi rilasciati ai propri clienti. Consente anche di archiviare i dati anagrafici dei clienti ed assicura una dettagliata quanto rapida gestione del proprio magazzino con l'inventario della merce in giacenza. E' inoltre possibile gestire lo scadenzario dei pagamenti e gli appuntamenti presi con clienti, fornitori o altre persone. Gestione questioni in sospeso con i clienti. Monitoraggio della merce in esaurimento e aggiornamento della giacenza in fase di compilazione della fattura o preventivo. Esportazione dati in Excel. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB.


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Preventivi e Fatture XML
Software per gestire i preventivi e le fatture elettroniche XML, i clienti e il magazzino,
l'inventario della merce con avviso dei prodotti in esaurimento, le scadenze e gli appuntamenti.


Preventivi e Fatture XML è un software dall'interfaccia grafica semplice ed intuitiva costituito da diverse app integrate per gestire velocemente le fatture elettroniche B2B e B2C in formato XML e i preventivi rilasciati ai propri clienti. Il programma consente anche di archiviare i dati anagrafici dei clienti ed assicura una dettagliata quanto rapida gestione del proprio magazzino con l'inventario della merce in giacenza. E' inoltre possibile gestire lo scadenzario dei pagamenti e gli appuntamenti presi con clienti, fornitori o altre persone.

L'applicazione Anagrafica Clienti è utile per velocizzare la compilazione dei documenti messi a disposizione dal software grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. Questa applicazione può anche essere sfruttata per annotare i prodotti e servizi acquistati più frequentemente dal cliente.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, la denominazione della Ditta, l'indirizzo di residenza, il Codice Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai fini della fatturazione elettronica, i recapiti telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento nonché di memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede anagrafiche con dati molto simili perché, ad esempio, riferite a familiari di un cliente già in archivio. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti a cui sono stati abbinati specifici prodotti o servizi di interesse, oppure di quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate questioni in sospeso con la propria Ditta.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo cliente può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Magazzino Prodotti e Servizi permette di gestire i dati relativi a ciascun articolo di cui la propria Ditta dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche essere usato per descrivere i servizi offerti ai clienti per facilitare la compilazione dei preventivi e delle fatture elettroniche grazie alla funzione che consente l'importazione dei dati. E' possibile catalogare prodotti e servizi di ogni genere e visualizzare un elenco di tutta la merce in esaurimento.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che il campo relativo al codice articolo e quello riguardante la descrizione da riportare in fattura sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha molti elementi in comune con una scheda già presente in archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

La catalogazione della merce si effettua creando una scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale bisogna indicare il codice dell'articolo, la tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il modello, la descrizione da riportare in fattura, la presenza di eventuali elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del magazzino, il nome del fornitore del bene con relativi recapiti, la data di acquisto, gli estremi del documento di compravendita e le modalità di ordine merce. Il pulsante Altre informazioni permette di specificare l'altezza, la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di scadenza dell'articolo.

Il pulsante Calcola va usato per calcolare il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi campi di testo. Il pulsante Calcola valore consente di ottenere il valore totale della merce in magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.

Il campo Giacenza deve essere utilizzato per indicare la quantità del materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce.

Si ricorda che è anche possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si compila un preventivo o una fattura importando i dati dal magazzino.

Il campo "Note" consente di registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile per identificare l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è stato prenotato da un cliente, se presenta difetti o può essere sostituito da un articolo simile e così via.

Il campo Avviso sottoscorta permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.

Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce comprata da un determinato fornitore oppure di tutti i beni accompagnati da specifici elementi accessori. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante Inventario visualizza l'inventario di magazzino con il valore totale degli articoli in giacenza.

L'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di carico e scarico effettuate per quella merce annotandole in un documento di Word da allegare alla scheda.

La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può essere stampata su carta o salvata in un documento PDF, mentre il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Inventario Merce consente di visualizzare l'inventario di tutti gli articoli del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è sufficiente servirsi del pulsante Inventario presente nella schermata di partenza del programma, indicare una tipologia nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutta la merce in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare alcuna tipologia.

La finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di essi il codice identificativo, la marca e il modello, il costo, la giacenza e il valore ottenuto moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla schermata è riportato l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli merceologici.

Il campo Tipologia presente nella schermata per la registrazione degli articoli in magazzino è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata categoria merceologica. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.

Il pulsante Stampa inventario permette di ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata in quel momento con l'indicazione in calce del valore complessivo.

L'applicazione Scadenzario e appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze di pagamenti o di altri eventi e gli appuntamenti giornalieri, mensili o annuali presi con i propri contatti, ad esempio con i fornitori o con i clienti dell'azienda. L'applicazione provvederà quindi ad avvertirci al sopraggiungere della data. La scheda di ogni scadenza o appuntamento consente di registrare i dati riguardanti il nome del contatto, il Comune di residenza, eventuali questioni in sospeso, il numero del telefono cellulare e di quello preferenziale. Oltre a ciò, si può memorizzare il nome dell'operatore telefonico che redige la scheda, il luogo dell'appuntamento, la durata prevista, l'agente incaricato, la causale della scadenza e, se è richiesto un pagamento, le modalità con cui questo dovrà essere effettuato, l'importo dovuto e gli estremi della ricevuta.

E' possibile importare i dati del contatto dall'archivio anagrafico dei clienti utilizzando il pulsante a destra del campo di testo riservato al cognome e nome.

L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del contatto e la causale della scadenza.

Se si ha la necessità di inserire in archivio scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un contatto è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando, per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il nome del contatto e dell'agente e l'eventuale importo da pagare.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del contatto come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

Nello Scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato contatto, eccetera.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai contatti o a favore dei contatti. E' ovviamente possibile sfruttare il campo della causale per indicare se si tratta di un pagamento in entrata o in uscita.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Preventivi e Fatture XML mette a disposizione l'applicazione Preventivi di vendita che consente la compilazione e la stampa dei preventivi da rilasciare ai propri clienti. Il preventivo può essere emesso nel momento in cui il cliente interessato all'acquisto di beni e servizi chiede, senza impegno, una stima della spesa da affrontare. Nel momento in cui il cliente decide di effettuare l'acquisto, il preventivo può essere trasformato in fattura con una semplice operazione di importazione dei dati.

Per inserire un nuovo preventivo in archivio, bisogna innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare le modifiche e premere Salva. La parte del preventivo relativa ai dati dell'acquirente può essere compilata velocemente importando le informazioni dall'archivio anagrafico dei clienti. I dati riguardanti il venditore (che normalmente sono sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce dalla schermata per la stesura del documento.

Nel preventivo è possibile inserire l'oggetto della compravendita, ossia una descrizione riassuntiva della merce e dei servizi forniti al cliente. Sul retro del documento va invece riportato l'elenco dettagliato degli stessi beni o servizi.

Esistono appositi campi di testo in cui indicare i dati del venditore, quelli dell'acquirente (comprensivi di recapito telefonico preferenziale, codice fiscale, indirizzo e luogo dove effettuare la consegna della merce), l'eventuale acconto versato dall'acquirente, il saldo dovuto, il termine di consegna concordato, le condizioni di pagamento e ulteriori annotazioni.

E' possibile indicare se l'accordo prevede la fornitura di determinati servizi quali il trasporto della merce e il montaggio. Per ognuno di tali servizi, qualora presenti, può essere riportato il relativo prezzo.

Nel preventivo è inoltre possibile indicare il nome del vettore in caso di trasporto della merce, le eventuali garanzie sugli articoli acquistati, i servizi esclusi che vanno pagati a parte, la tipologia di assistenza fornita, gli orari di apertura della propria azienda, la persona di contatto e la data di scadenza del preventivo.

La stampa del preventivo occupa le due pagine di un solo foglio in formato A4 contenenti, sul fronte, i dati del cliente e le condizioni generali di vendita e, sul retro, l'elenco dettagliato dei beni e servizi forniti.

Si può stabilire da che numero far partire la numerazione dei preventivi servendosi dell'apposito pulsante contraddistinto dalla scritta "N.". E' possibile, inoltre, allegare file di qualsiasi genere a ciascun documento.

Con il pulsante Trova, l'utente può recuperare un preventivo in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i preventivi emessi in una certa data oppure di quelli relativi alla vendita di specifici articoli.

Gli estremi dei preventivi possono essere esportati in un file di Excel.

L'applicazione Gestione Fatture XML consente di emettere fatture elettroniche per cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business) sia tra un operatore IVA e un consumatore finale non titolare di partita IVA (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in intervalli di tempo selezionati dall'utente.

La fattura elettronica creata con Preventivi e Fatture XML va trasmessa sotto forma di file XML al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) disponibile sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio è un servizio gratuito che verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Inoltre, sullo stesso portale è possibile aderire gratuitamente a un servizio per la conservazione delle fatture a norma di legge.

Il Sistema di Interscambio controlla che la partita IVA del fornitore e la partita IVA o il codice fiscale del cliente siano esistenti nell'Anagrafe Tributaria. In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una "ricevuta di recapito", a chi ha trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del documento.

Facendo clic sul link Impostazione aliquote IVA si accede ad una finestra in cui è possibile indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve essere espressa inserendo due decimali dopo la virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da IVA.

Premendo il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture. La prima operazione da eseguire quando si deve emettere una fattura elettronica è premere il pulsante Nuovo (icona del foglio bianco). Così facendo, si attribuisce in automatico al documento un numero di cinque cifre, che all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio è vuoto, il software assegna alla fattura il numero "00001". Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, bisogna premere il pulsante contraddistinto dalla lettera "N" ed impostare il numero iniziale desiderato.

Accanto al numero della fattura, nella sezione in alto bisogna indicare il tipo di documento (fattura, acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su parcella, nota di credito, nota di debito, parcella), la data di emissione e la divisa (ossia la valuta degli importi).

La sezione DITTA EMITTENTE permette di indicare la denominazione della propria Ditta e il nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta emittente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome del titolare. E' altresì obbligatorio indicare il proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede legale. I campi riservati al recapito telefonico e all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa, come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al Numero REA e allo stato di liquidazione della Ditta.

Il pulsante Logo permette di caricare il logo della Ditta emittente che comparirà nella stampa cartacea della fattura. Il documento cartaceo ha solo una funzione riepilogativa e non sostituisce la fattura XML che deve essere utilizzata ai fini fiscali.

La sezione DATI CLIENTE permette di indicare la denominazione della Ditta del cliente e il nome del titolare. Anche in questo caso, in fase di creazione del file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione Ditta cliente" o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al cognome e nome del titolare.

Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale estero" può non essere valorizzato se è valorizzato il campo "Codice fiscale" riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML viene scartato dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente l'inserimento della partita IVA italiana per i soggetti residenti in Italia e per quelli esteri operanti in Italia. Negli altri casi consente l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non residenti.

Il campo "Codice Destinatario" può essere compilato con il codice di sette cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le fatture. Se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo "Codice Destinatario" dovrà essere compilato con il valore "0000000" e, nel campo "PEC Destinatario", andrà riportato l'indirizzo PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un consumatore finale non titolare di partita IVA), è sufficiente compilare solo il campo "Codice Destinatario" con il valore "0000000". Nel caso in cui si deve inserire l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna ricordarsi di spuntare la casella Inserisci in XML posizionata sotto il campo corrispondente.

Se si inserisce solo il valore "0000000" nel campo "Codice Destinatario", ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una copia della fattura, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.

I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a compilazione obbligatoria.

La sezione BENI E SERVIZI permette di inserire i dati relativi alla quantità e descrizione del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la "natura" dell'operazione ai fini IVA. L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna fattura. Il software provvederà a calcolare l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo campo e selezionare la natura dell'esenzione.

E' possibile velocizzare la compilazione delle voci in fattura importando dal magazzino i dati della merce fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul pulsante presente a destra di ogni campo riservato alla descrizione del bene o servizio. In fase di importazione dei dati, si può scegliere se aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente nell'inventario. Il pulsante caratterizzato dall'icona di una freccia obliqua consente di importare i dati da un preventivo di vendita.

La sezione ALTRI DATI consente di inserire nel file XML informazioni non obbligatorie ai fini fiscali riguardanti la causale della fattura, i dettagli del pagamento e gli estremi dell'eventuale documento di trasporto collegato alla stessa fattura. Il beneficiario del pagamento va indicato solo se è diverso dalla Ditta emittente la fattura. Allo stesso modo, il campo relativo al codice IBAN, composto da 27 caratteri, va compilato solo se il pagamento è eseguito mediante bonifico bancario. Si consiglia di utilizzare il pulsante a destra del campo "IBAN" per accertarsi che il codice sia stato digitato correttamente.

Per la compilazione dei dettagli del pagamento è obbligatorio inserire i dati riguardanti le condizioni, le modalità e l'importo. Nel caso in cui si operi in regime fiscale forfettario, bisogna indicare l'importo del bollo virtuale dovuto nel campo dedicato. In questa sezione è inoltre presente un campo per le annotazioni personali che non compariranno nel file XML ma che possono essere utili all'utente del software per trovare una fattura in archivio utilizzando il testo inserito come filtro di ricerca.

La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a visualizzare il riepilogo degli importi totali in base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota si può specificare il tipo di esigibilità IVA (differita, immediata o scissione dei pagamenti). Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata inserendo un eventuale riferimento normativo. Quando si preme il pulsante Calcola, il software provvede non solo a calcolare i totali degli importi ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati inseriti in fattura affinché il file XML possa essere generato correttamente.

La sezione CREAZIONE XML serve a generare il file XML da trasmettere all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio. Prima di creare il file XML, bisogna inserire il codice fiscale del soggetto trasmittente (che normalmente coincide con quello della Ditta emittente la fattura) e il Progressivo invio composto da cinque caratteri che serve per differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il software provvede in automatico a compilare questi due campi duplicando i dati usati per indicare il codice fiscale della Ditta emittente e il numero della fattura.

Dopo aver indicato il codice fiscale del soggetto trasmittente e il Progressivo invio, si può fare clic sul pulsante Controlla dati inseriti per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari alla creazione del file XML.

Al termine del controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea file XML che consente, appunto, di salvare sul disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate. Il nome del file è generato in automatico e non deve essere modificato.

Una volta che il file XML è stato salvato sul proprio computer, ci si può collegare al sito dell'Agenzia delle Entrate premendo il pulsante Controlla file XML su sito AdE per caricarlo e sottoporlo a un controllo formale prima dell'invio. L'eventuale presenza di errori sarà segnalata indicando il tipo di anomalia e suggerendo l'intervento correttivo da effettuare.



Dopo aver creato il file XML ed effettuato i controlli con gli appositi pulsanti, bisogna fare clic su Trasmetti Fattura Elettronica per collegarsi con le proprie credenziali al portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e trasmettere la fattura.

Una volta completata la compilazione della fattura elettronica, è possibile premere il pulsante Salva (icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel momento in cui la fattura viene saldata dal cliente, si può prendere nota dell'avvenuto pagamento spuntando la casella Saldata. Per aggiornare una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una fattura già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare la scheda precedente o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui causale o nelle cui annotazioni personali è stata memorizzata una certa informazione. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture non ancora saldate dai clienti.

Con il pulsante Allega file (icona della graffetta) l'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per collegare alla fattura la "ricevuta di recapito" rilasciata dall'Agenzia delle Entrate o qualsiasi altro documento collegato a quella particolare cessione di beni o prestazione di servizi.

Il pulsante Stampa permette di stampare su carta un documento di sintesi della fattura corrente, costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei dati riportati nella fattura elettronica da trasmettere all'Agenzia delle Entrate.

Il pulsante con l'icona di Excel consente di esportare in un foglio di lavoro di Excel le fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo. Il foglio di Excel potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Come già accennato, per trasmettere al Sistema di Interscambio il file XML della fattura elettronica generato con il software, si può utilizzare il servizio on-line presente nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che consente l'upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC (Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta, inviando all'Agenzia delle Entrate il file della fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima volta che il soggetto trasmittente invia una fattura tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso.

Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al Sistema di Interscambio, quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all'indirizzo telematico presente nella fattura. Se la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema di Interscambio occorrerà correggere l'errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della fattura corretta. Al riguardo si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata.

Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori IVA o consumatori finali senza partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue controlli sulla validità del certificato di firma.

L'applicazione Riepilogo incassi percepiti consente di ottenere un estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1.

Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra riepilogo incassi percepiti, indicare eventualmente il codice fiscale del cliente e la descrizione del bene o servizio riportato in fattura nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le fatture emesse nel periodo specificato, riportando per ciascuna il numero progressivo del documento, la data di emissione, la denominazione della Ditta del cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.

Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle fatture visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.

L'applicazione Grafici statistici fatturato consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli incassi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.

Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

Tutti gli archivi di Preventivi e Fatture XML possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Preventivi e Fatture XML può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Preventivi e Fatture XML è quindi lo strumento ideale per tutte le aziende che vogliono produrre velocemente preventivi e fatture elettroniche in formato XML con una o più aliquota IVA, non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti e gestire gli articoli del magazzino tenendo costantemente sotto controllo la merce in esaurimento. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Preventivi e Fatture XML è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 149,00 (centoquarantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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