 Uno sguardo a
Protocollo Posta e Documenti
Protocollo
Posta e Documenti è un software che si
propone di rendere maggiormente efficienti le aziende
e le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei
registri cartacei, consentendo con poche operazioni
di archiviare i documenti e la posta in entrata, in
uscita o interna attraverso un sistema di
registrazione di protocollo avanzato e professionale.
Il programma
gestisce in maniera automatica la numerazione
di ciascun documento e mette a disposizione
avanzate funzioni di ricerca per parole chiave o per
intervalli di tempo.
Quando si protocolla un documento è possibile
allegare alla sua scheda file esterni
di qualsiasi genere e anche un'intera
cartella, la quale potrebbe contenere, ad
esempio, la versione digitale del documento
protocollato acquisita con il proprio scanner.
Conformemente alla
legge sulla privacy (decreto legislativo 196/2003),
ciascun utente del software è identificato da un codice
e da una password. Attraverso
l'ambiente di lavoro per l'archiviazione dell'anagrafica
dei dipendenti, l'amministratore può creare
un numero illimitato di utenti e le operazioni di
registrazione di protocollo tengono traccia del nome
e del cognome di chi le ha effettuate.
Il programma prevede
anche l'adozione di un titolario di
classificazione per permettere all'azienda
di catalogare i documenti protocollati a seconda
della funzione o attività cui essi fanno
riferimento. Questo significa che è possibile
stabilire una classificazione dei documenti, ad
esempio, per oggetto o per tipologia allo scopo di
facilitare la loro reperibilità in archivio.
Codici
identificativi di propria scelta consentono di
contraddistinguere ciascun mittente o destinatario
rendendo possibile la stampa di riepiloghi
personalizzati relativamente alla
corrispondenza in entrata, in uscita o interna.
La rubrica dei contatti permette di
memorizzare tutte le informazioni relative a persone
o enti con cui si hanno rapporti. Questi dati, una
volta inseriti, potranno essere richiamati per
compilare velocemente le schede del protocollo. Nello
stesso archivio sono anche disponibili funzioni per
il controllo del numero di partita IVA, del codice
fiscale o del codice IBAN.
Protocollo Posta e
Documenti può essere utilizzato su due distinti
livelli, ossia in qualità di amministratore,
con pieni privilegi su tutti gli ambienti di lavoro,
o in qualità di dipendente, con il
solo accesso alla sezione dedicata alla
protocollazione dei documenti nonché all'archivio
dei contatti. Ciascun dipendente potrà avere accesso
al software soltanto dopo che l'amministratore avrà
creato per lui un'apposita scheda nell'archivio dei
dipendenti abbinando al nominativo un ID
utente e una password.
L'applicativo per la
gestione del protocollo informatico
è uno strumento avanzato per archiviare e catalogare
i documenti e la posta in entrata, in uscita e
interna e garantisce la stretta sequenzialità della
numerazione delle schede, nonché la classificazione
e fascicolazione in base al titolario di
classificazione.
Le informazioni relative a ciascun documento
da protocollare riguardano la tipologia di
posta (in entrata, in uscita o interna), il codice
identificativo della propria azienda, il numero
progressivo di protocollo e la data di registrazione
(dati forniti automaticamente dal software), la
classificazione del documento (codice titolario,
categoria e sezione), l'oggetto del documento, la
data di spedizione e quella di arrivo, il numero di
protocollo assegnato dal mittente se si tratta di
posta in entrata, il numero complessivo delle pagine
che formano il documento cartaceo, eventuali
riferimenti ad altra documentazione, la presenza e
descrizione di eventuali allegati, annotazioni
personali, gli estremi del mittente e del
destinatario.
La numerazione
delle schede del protocollo è progressiva e
viene gestita automaticamente dal software. Essa
riparte da 1 all'inizio di ogni anno solare. Qualora
l'amministratore volesse far partire la numerazione
automatica del protocollo da un numero superiore a 1,
deve utilizzare la funzione Inizio
numerazione ed indicare il numero che dovrà
contraddistinguere la prima scheda archiviata
nell'anno solare.
L'applicativo mette
a disposizione avanzate funzioni di ricerca
per parole chiave tramite il pulsante Trova.
E' quindi possibile produrre, ad esempio, un registro
giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco
delle informazioni inserite con l'operazione di
registrazione dei documenti nell'arco di uno stesso
giorno. A tal fine, si dovrà semplicemente
selezionare il campo Data registrazione
come criterio di ricerca ed inserire la data di
interesse nella relativa casella.
L'icona Riepiloghi
visualizza i riepiloghi dei documenti protocollati in
un intervallo di tempo definito dall'utente.
I pulsanti
contraddistinti dalle lettere M, T
e A permettono di ottenere,
rispettivamente, i riepiloghi mensili, trimestrali ed
annuali.
L'operazione di
registrazione di protocollo tiene traccia del nome
dell'utente che l'ha effettuata nonché della data e
dell'ora in cui essa ha avuto luogo. Si tenga
presente che gli utenti creati dall'amministratore
non possono apportare modifiche alle schede del
protocollo informatico ma solo inserire nuove schede.
Per correggere eventuali errori commessi dai
dipendenti in fase di registrazione dei documenti è
necessario accedere all'ambiente per la gestione del
protocollo informatico utilizzando la password di
Amministratore.
La scheda di ciascun documento protocollato può
essere esportata in un file di Microsoft Word
mentre l'intero archivio annuale può essere
convertito in un foglio di Excel.
Infine, il pulsante
contraddistinto dall'icona della stampante consente
di stampare una piccola etichetta adesiva
con i dati di protocollazione da applicare sul
documento cartaceo.
Protocollo Posta e
Documenti può essere utilizzato anche su chiavetta
USB o in una rete locale se si ha necessità
di condividere l'archivio fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il software su tutte le
macchine di sua proprietà.
Protocollo Posta e Documenti è quindi il software
ideale per quelle aziende che vogliono trattare in
maniera opportuna tutte le scritture o la
corrispondenza in entrata e in uscita
dall’organizzazione, ed eventualmente anche
documenti di rilievo esclusivamente interno, in modo
da consentirne la corretta lavorazione, il rapido
recupero delle informazioni associate e la
conservazione. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
Requisiti
hardware e software
Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Microsoft Windows a 32 e 64 bit
© Copyright Esposito Software
di
Maria Grazia Caputo
www.espositosoftware.it
|
Scarica il software
sul tuo PC
Protocollo
Posta e Documenti
Download file
protocollo_posta_e_documenti.zip (2,83 MB)
Software
per la gestione del protocollo informatico aziendale
Come acquistare il software
Protocollo
Posta e Documenti è concesso in licenza
d'uso al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00)
IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità
di pagamento
Inviare
una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia
della ricevuta di versamento.
Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri
dati completi di codice fiscale e di eventuale
partita IVA tramite e-mail (info@espositosoftware.it) oppure per telefono
chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal
lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55
- tel. cell. 393.61.62.629)
Scarica il software
sul tuo PC
Protocollo Posta e Documenti
Download file
protocollo_posta_e_documenti.zip (2,83 MB)
Software
per la gestione del protocollo informatico aziendale
Supporto
tecnico
Gli utenti
registrati di Protocollo Posta e Documenti possono
chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei
giorni feriali dalle ore 09:00 alle
ore 20:00 al seguente numero di rete
fissa (distretto di Perugia):
07.55.99.66.55
Qualora l'autore non
fosse momentaneamente reperibile presso il telefono
di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente
numero di cellulare:
393.61.62.629
Per facilitare
l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il
computer acceso e a portata di mano.
In alternativa alla telefonata, è possibile mandare
una e-mail al seguente indirizzo:
info@espositosoftware.it
Se si utilizza la
posta elettronica, si prega di essere precisi nella
descrizione del problema e di non inviare file
eseguibili in allegato.
Deduzione
fiscale del costo del software
Si
ricorda che i titolari di partita IVA potranno
dedurre fiscalmente il costo di questo software dal
reddito di impresa e da quello derivante
dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli
articoli 50-52 del Testo Unico I.R.
Scarica il software
sul tuo PC
Protocollo
Posta e Documenti
Download file
protocollo_posta_e_documenti.zip (2,83 MB)
Software
per la gestione del protocollo informatico aziendale
Utilizzo del software in
una LAN
Protocollo Posta e Documenti può
essere utilizzato in una rete locale.
Basta installare il software in una
cartella condivisa e creare un collegamento al file Protocollo.exe
sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente
che il software salva tutti i dati nella cartella di
installazione e, pertanto, per effettuare una copia
di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il
backup di tale cartella.
Riepilogo dei documenti
protocollati
Protocollo Posta e Documenti mette a
disposizione una funzione di ricerca avanzata
che consente di ottenere riepiloghi dei documenti
archiviati collegati ad una tipologia di posta (in
entrata, in uscita o interna) selezionando un
intervallo di tempo nei limiti di un anno solare
esprimendo la data di inizio e di fine archiviazione
dei documenti stessi.
In particolare, per ottenere il riepilogo dei
documenti bisogna fare clic sull'icona Riepiloghi,
selezionare l'anno solare di interesse e la tipologia
di posta, indicare un intervallo di tempo e premere
il pulsante Visualizza riepilogo.
Il riepilogo che si ottiene mostra un elenco di tutti
i documenti protocollati nel periodo specificato,
riportando per ciascuna scheda il numero progressivo
di protocollo, il codice identificativo della propria
azienda, il codice del titolario di classificazione,
la data di protocollazione, il codice identificativo
del mittente e quello del destinatario e l'oggetto
del documento.
In calce al riepilogo appare il numero totale delle
schede protocollate che soddisfano i criteri di
ricerca utilizzati. L'elenco dei documenti così
ottenuto può essere stampato su carta.
Utilizzo del software su
chiavetta USB
Protocollo Posta e
Documenti funziona anche su chiavetta USB.
Il software dispone di una funzione di installazione
guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione.
Una
volta installato il software, è comunque possibile
copiare su pen-drive la cartella di Protocollo Posta
e Documenti prendendola dal disco fisso e ciò
consentirà di utilizzare il programma senza
installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile
(file Protocollo.exe).
Scarica il software
sul tuo PC
Protocollo
Posta e Documenti
Download file
protocollo_posta_e_documenti.zip (2,83 MB)
Software
per la gestione del protocollo informatico aziendale
Gestione del titolario di
classificazione
Il titolario
di classificazione è uno strumento che
serve per dividere la documentazione prodotta o
ricevuta da un soggetto in categorie e sezioni,
schematizzando in maniera logica le sue competenze e
funzioni.
Ogni azienda dovrebbe definire criteri comuni
di archiviazione creando, appunto, un
titolario di classificazione, la cui predisposizione
è necessaria per smistare i documenti ai vari uffici
che compongono un ente e per ricomporla, a fine anno,
quando vengono recuperate le pratiche chiuse e
trasferite nell'archivio di deposito.
Il titolario non è altro che uno schema diviso in
codici o titoli numerati, che corrispondono ciascuno
ai vari rami dell'attività svolta dall'ente; a loro
volta essi sono suddivisi ciascuno in categorie
e sezioni, che corrispondono alle varie
tipologie di documenti per ciascuna funzione.
Il titolario di classificazione è, in altri termini,
un sistema precostituito di partizioni
gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell'analisi delle
funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la
molteplicità dei documenti prodotti o ricevuti, per
organizzarne la collocazione nell'archivio del
protocollo. Tutto ciò serve ad ordinare i propri
documenti secondo criteri condivisi e a
contestualizzarli.
Il software consente all'amministratore di definire
nei minimi dettagli ciascun tipo di
documento, indicando il codice del titolario, la
categoria e la sezione di appartenenza, la
denominazione per esteso, la tipologia di destinatari
a cui lo stesso documento è solitamente rivolto,
l'ufficio preposto alla gestione di tali documenti,
il luogo di conservazione del materiale cartaceo, il
nome di una persona referente di settore, il livello
di autorizzazione di cui bisogna disporre per avere
accesso a tali documenti, una descrizione dettagliata
degli argomenti e delle attività cui fa riferimento
quel codice del titolario ed ogni ulteriore
annotazione.
All'atto della registrazione di un documento
nell'archivio del protocollo sarà possibile
velocizzare la compilazione della scheda importando
dal titolario il codice assegnato al documento, la
categoria e la sezione di appartenenza.
Avanzate funzioni di ricerca
consentono di recuperare una scheda dal titolario
utilizzando come criterio uno o più campi
contemporaneamente.
E' possibile allegare a ciascuna scheda del titolario
una cartella e file esterni
di qualsiasi genere che potrebbero contenere
materiale aggiuntivo allo scopo di illustrare nel
dettaglio la tipologia di documento.
La scheda di ciascun documento del titolario di
classificazione può essere esportata in un file di Microsoft
Word mentre l'intero archivio può essere
convertito in un foglio di Excel.
Scarica il software
sul tuo PC
Protocollo Posta e Documenti
Download file
protocollo_posta_e_documenti.zip (2,83 MB)
Software
per la gestione del protocollo informatico aziendale
|
