Protocollo Posta e Documenti


Software per la gestione del protocollo informatico all'interno della propria azienda.

Titolario di classificazione per organizzare i documenti in categorie e sezioni. Accesso al software in qualità di amministratore o di dipendente con privilegi limitati.


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Uno sguardo a Protocollo Posta e Documenti

Protocollo Posta e Documenti è un software che si propone di rendere maggiormente efficienti le aziende e le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, consentendo con poche operazioni di archiviare i documenti e la posta in entrata, in uscita o interna attraverso un sistema di registrazione di protocollo avanzato e professionale.

Il programma gestisce in maniera automatica la numerazione di ciascun documento e mette a disposizione avanzate funzioni di ricerca per parole chiave o per intervalli di tempo.

Quando si protocolla un documento è possibile allegare alla sua scheda file esterni di qualsiasi genere e anche un'intera cartella, la quale potrebbe contenere, ad esempio, la versione digitale del documento protocollato acquisita con il proprio scanner.

Conformemente alla legge sulla privacy (decreto legislativo 196/2003), ciascun utente del software è identificato da un codice e da una password. Attraverso l'ambiente di lavoro per l'archiviazione dell'anagrafica dei dipendenti, l'amministratore può creare un numero illimitato di utenti e le operazioni di registrazione di protocollo tengono traccia del nome e del cognome di chi le ha effettuate.

Il programma prevede anche l'adozione di un titolario di classificazione per permettere all'azienda di catalogare i documenti protocollati a seconda della funzione o attività cui essi fanno riferimento. Questo significa che è possibile stabilire una classificazione dei documenti, ad esempio, per oggetto o per tipologia allo scopo di facilitare la loro reperibilità in archivio.

Codici identificativi di propria scelta consentono di contraddistinguere ciascun mittente o destinatario rendendo possibile la stampa di riepiloghi personalizzati relativamente alla corrispondenza in entrata, in uscita o interna.

La rubrica dei contatti permette di memorizzare tutte le informazioni relative a persone o enti con cui si hanno rapporti. Questi dati, una volta inseriti, potranno essere richiamati per compilare velocemente le schede del protocollo. Nello stesso archivio sono anche disponibili funzioni per il controllo del numero di partita IVA, del codice fiscale o del codice IBAN.

Protocollo Posta e Documenti può essere utilizzato su due distinti livelli, ossia in qualità di amministratore, con pieni privilegi su tutti gli ambienti di lavoro, o in qualità di dipendente, con il solo accesso alla sezione dedicata alla protocollazione dei documenti nonché all'archivio dei contatti. Ciascun dipendente potrà avere accesso al software soltanto dopo che l'amministratore avrà creato per lui un'apposita scheda nell'archivio dei dipendenti abbinando al nominativo un ID utente e una password.

L'applicativo per la gestione del protocollo informatico è uno strumento avanzato per archiviare e catalogare i documenti e la posta in entrata, in uscita e interna e garantisce la stretta sequenzialità della numerazione delle schede, nonché la classificazione e fascicolazione in base al titolario di classificazione.

Le informazioni relative a ciascun documento da protocollare riguardano la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), il codice identificativo della propria azienda, il numero progressivo di protocollo e la data di registrazione (dati forniti automaticamente dal software), la classificazione del documento (codice titolario, categoria e sezione), l'oggetto del documento, la data di spedizione e quella di arrivo, il numero di protocollo assegnato dal mittente se si tratta di posta in entrata, il numero complessivo delle pagine che formano il documento cartaceo, eventuali riferimenti ad altra documentazione, la presenza e descrizione di eventuali allegati, annotazioni personali, gli estremi del mittente e del destinatario.

La numerazione delle schede del protocollo è progressiva e viene gestita automaticamente dal software. Essa riparte da 1 all'inizio di ogni anno solare. Qualora l'amministratore volesse far partire la numerazione automatica del protocollo da un numero superiore a 1, deve utilizzare la funzione Inizio numerazione ed indicare il numero che dovrà contraddistinguere la prima scheda archiviata nell'anno solare.

L'applicativo mette a disposizione avanzate funzioni di ricerca per parole chiave tramite il pulsante Trova. E' quindi possibile produrre, ad esempio, un registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione dei documenti nell'arco di uno stesso giorno. A tal fine, si dovrà semplicemente selezionare il campo Data registrazione come criterio di ricerca ed inserire la data di interesse nella relativa casella.

L'icona Riepiloghi visualizza i riepiloghi dei documenti protocollati in un intervallo di tempo definito dall'utente.

I pulsanti contraddistinti dalle lettere M, T e A permettono di ottenere, rispettivamente, i riepiloghi mensili, trimestrali ed annuali.

L'operazione di registrazione di protocollo tiene traccia del nome dell'utente che l'ha effettuata nonché della data e dell'ora in cui essa ha avuto luogo. Si tenga presente che gli utenti creati dall'amministratore non possono apportare modifiche alle schede del protocollo informatico ma solo inserire nuove schede. Per correggere eventuali errori commessi dai dipendenti in fase di registrazione dei documenti è necessario accedere all'ambiente per la gestione del protocollo informatico utilizzando la password di Amministratore.

La scheda di ciascun documento protocollato può essere esportata in un file di Microsoft Word mentre l'intero archivio annuale può essere convertito in un foglio di Excel.

Infine, il pulsante contraddistinto dall'icona della stampante consente di stampare una piccola etichetta adesiva con i dati di protocollazione da applicare sul documento cartaceo.

Protocollo Posta e Documenti può essere utilizzato anche su chiavetta USB o in una rete locale se si ha necessità di condividere l'archivio fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Protocollo Posta e Documenti è quindi il software ideale per quelle aziende che vogliono trattare in maniera opportuna tutte le scritture o la corrispondenza in entrata e in uscita dall’organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il rapido recupero delle informazioni associate e la conservazione. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.


Requisiti hardware e software


Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Microsoft Windows a 32 e 64 bit


© Copyright Esposito Software
di Maria Grazia Caputo

www.espositosoftware.it



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Come acquistare il software

Protocollo Posta e Documenti è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione se si desidera scaricare il software e la fattura da Internet.

Gli utenti che acquistano il software riceveranno il CD originale, provvisto di regolare contrassegno SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.



Modalità di pagamento

  • Bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J
    - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629)



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Supporto tecnico

Gli utenti registrati di Protocollo Posta e Documenti possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

07.55.99.66.55

Qualora l'autore non fosse momentaneamente reperibile presso il telefono di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente numero di cellulare:

393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, è possibile mandare una e-mail al seguente indirizzo:

info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file eseguibili in allegato.



Deduzione fiscale del costo del software

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.



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Utilizzo del software in una LAN

Protocollo Posta e Documenti può essere utilizzato in una rete locale.

Basta installare il software in una cartella condivisa e creare un collegamento al file Protocollo.exe sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente che il software salva tutti i dati nella cartella di installazione e, pertanto, per effettuare una copia di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il backup di tale cartella.



Riepilogo dei documenti protocollati

Protocollo Posta e Documenti mette a disposizione una funzione di ricerca avanzata che consente di ottenere riepiloghi dei documenti archiviati collegati ad una tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna) selezionando un intervallo di tempo nei limiti di un anno solare esprimendo la data di inizio e di fine archiviazione dei documenti stessi.

In particolare, per ottenere il riepilogo dei documenti bisogna fare clic sull'icona Riepiloghi, selezionare l'anno solare di interesse e la tipologia di posta, indicare un intervallo di tempo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

Il riepilogo che si ottiene mostra un elenco di tutti i documenti protocollati nel periodo specificato, riportando per ciascuna scheda il numero progressivo di protocollo, il codice identificativo della propria azienda, il codice del titolario di classificazione, la data di protocollazione, il codice identificativo del mittente e quello del destinatario e l'oggetto del documento.

In calce al riepilogo appare il numero totale delle schede protocollate che soddisfano i criteri di ricerca utilizzati. L'elenco dei documenti così ottenuto può essere stampato su carta.



Utilizzo del software su chiavetta USB

Protocollo Posta e Documenti funziona anche su chiavetta USB. Il software dispone di una funzione di installazione guidata affinché l'utente possa creare automaticamente le icone per l'avvio del programma e per la sua disinstallazione.

Una volta installato il software, è comunque possibile copiare su pen-drive la cartella di Protocollo Posta e Documenti prendendola dal disco fisso e ciò consentirà di utilizzare il programma senza installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile (file Protocollo.exe).



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Gestione del titolario di classificazione


Il titolario di classificazione è uno strumento che serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in categorie e sezioni, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni.

Ogni azienda dovrebbe definire criteri comuni di archiviazione creando, appunto, un titolario di classificazione, la cui predisposizione è necessaria per smistare i documenti ai vari uffici che compongono un ente e per ricomporla, a fine anno, quando vengono recuperate le pratiche chiuse e trasferite nell'archivio di deposito.

Il titolario non è altro che uno schema diviso in codici o titoli numerati, che corrispondono ciascuno ai vari rami dell'attività svolta dall'ente; a loro volta essi sono suddivisi ciascuno in categorie e sezioni, che corrispondono alle varie tipologie di documenti per ciascuna funzione.

Il titolario di classificazione è, in altri termini, un sistema precostituito di partizioni gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell'analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti o ricevuti, per organizzarne la collocazione nell'archivio del protocollo. Tutto ciò serve ad ordinare i propri documenti secondo criteri condivisi e a contestualizzarli.

Il software consente all'amministratore di definire nei minimi dettagli ciascun tipo di documento, indicando il codice del titolario, la categoria e la sezione di appartenenza, la denominazione per esteso, la tipologia di destinatari a cui lo stesso documento è solitamente rivolto, l'ufficio preposto alla gestione di tali documenti, il luogo di conservazione del materiale cartaceo, il nome di una persona referente di settore, il livello di autorizzazione di cui bisogna disporre per avere accesso a tali documenti, una descrizione dettagliata degli argomenti e delle attività cui fa riferimento quel codice del titolario ed ogni ulteriore annotazione.

All'atto della registrazione di un documento nell'archivio del protocollo sarà possibile velocizzare la compilazione della scheda importando dal titolario il codice assegnato al documento, la categoria e la sezione di appartenenza.

Avanzate funzioni di ricerca consentono di recuperare una scheda dal titolario utilizzando come criterio uno o più campi contemporaneamente.

E' possibile allegare a ciascuna scheda del titolario una cartella e file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere materiale aggiuntivo allo scopo di illustrare nel dettaglio la tipologia di documento.

La scheda di ciascun documento del titolario di classificazione può essere esportata in un file di Microsoft Word mentre l'intero archivio può essere convertito in un foglio di Excel.



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Esposito Software sviluppa programmi per Apple Macintosh versione Mac OS X 10.6 o superiore e Microsoft Windows a 32 e 64 bit.