Scadenzario
Clienti è un software che consente di
gestire l'archivio anagrafico dei propri clienti e
qualsiasi tipo di scadenza o appuntamento con la
possibilità di essere avvertiti al sopraggiungere
della data. Le scadenze e gli appuntamenti possono
essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli
una tipologia (ad esempio, pagamento in entrata o in
uscita, appuntamento con cliente, incontro di lavoro,
eccetera) e indicando ulteriori informazioni nei
campi della causale e dei dettagli.
Nello
scadenzario è inoltre possibile abbinare un cliente
a ciascuna scheda per facilitare l'identificazione
della scadenza o appuntamento all'interno
dell'archivio. Infatti, la rubrica dei clienti
presente nel software interagisce con l'applicativo
per la gestione delle scadenze o appuntamenti grazie
a una funzione di importazione dati che consente di
richiamare con pochi clic le informazioni anagrafiche
dei clienti nelle schede dello scadenzario.
Il programma è composto da app interagenti
progettate per archiviare l'anagrafica dei propri
clienti, gestire l'agenda degli impegni e
visualizzare i riepiloghi delle scadenze e degli
appuntamenti. L'utente può registrare un numero
illimitato di impegni per ciascun giorno. Le scadenze
e gli appuntamenti registrati potranno essere
visualizzati in ordine cronologico in base alla data
e all'ora. Inoltre, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati.
L'app Archivio
clienti memorizza le informazioni
relative a persone o aziende con cui si hanno
rapporti professionali o commerciali. La creazione
delle schede anagrafiche facilita la compilazione
dell'agenda degli appuntamenti grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questa app è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del numero di
partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e
del numero di carta di credito, nonché inviare un
messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'archivio dei clienti è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita della persona,
l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento
preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il cliente desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente
consente, inoltre, di registrare gli estremi di un
documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato
civile, i titoli e le qualifiche possedute, i
prodotti e servizi di interesse, e la zona di
appartenenza.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui
annotare tutti gli acquisti effettuati o tutti i
servizi di cui ha usufruito. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse.
L'app Agenda impegni è
studiata per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di
impegno prefissato e di essere avvisati al
sopraggiungere della data. Le scadenze e gli
appuntamenti possono essere descritti nei minimi
dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio,
riunione di lavoro, appuntamento con cliente, visita
medica o odontoiatrica, serata con amici, eccetera) e
indicando ulteriori informazioni nel campo della
causale. E' inoltre possibile abbinare un cliente
(persona o ditta) a ciascuna scheda per facilitare
l'identificazione dell'appuntamento all'interno
dell'archivio.
L'app
viene incontro alle esigenze di dentisti, medici,
avvocati, commercialisti o altri professionisti in
cerca di un semplice strumento per gestire l'agenda
degli impegni con i clienti o altre persone da
incontrare, ma risulta utile anche per monitorare e
coordinare le incombenze e le scadenze della vita
quotidiana.
La
schermata di avvio dell'agenda degli impegni permette
di essere informati sugli appuntamenti imminenti
nonché di ottenere il riepilogo degli impegni
relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
L'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo
ambiente deve essere effettuata all'interno
dell'applicazione Archivio appuntamenti
accessibile tramite l'apposito pulsante.
All'apertura
dell'agenda degli impegni appare immediatamente una
scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che
ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti.
Quando sono presenti impegni imminenti, questi
compaiono all'interno di un elenco che può essere
stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Tale
elenco contiene una sintesi dei dati principali
relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la
griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta
in Excel mostra nel dettaglio tutte le
informazioni relative agli eventi registrati
nell'archivio degli appuntamenti.
Si
capisce, quindi, che l'agenda degli impegni è un
ambiente di sola lettura utile a verificare se ci
sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre
presente un calendario che consente di selezionare un
giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno
solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti
che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti
al giorno o al mese selezionato.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Le
scadenze o gli appuntamenti imminenti visualizzati
nella griglia di dati esportabile in Excel
sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro
disposizione cronologica avviene indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati.
L'app Archivio appuntamenti
va utilizzata per registrare o modificare le scadenze
o gli appuntamenti riguardanti eventi da ricordare,
impegni con clienti, importi da pagare o da
riscuotere, incontri con amici o colleghi, eccetera.
Dopo aver registrato le scadenze o gli appuntamenti,
basterà aprire l'agenda degli impegni per essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze e
gli appuntamenti inseriti potranno essere esportati
in Excel e visualizzati in ordine
cronologico in base alla data e all'ora.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze e degli appuntamenti, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni
prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la
causale dell'impegno. I dati della persona o ditta
possono essere importati dall'archivio anagrafico dei
clienti servendosi dell'apposito pulsante.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi delle
scadenze e degli appuntamenti utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile,
ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o
appuntamenti di una certa tipologia, con riferimento
ad un determinato contatto o a una certa causale,
eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può
essere stampato.
L'utente
può registrare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da
inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'impegno, la tipologia di evento, la causale
della scadenza o appuntamento e i suoi dettagli,
l'importo dell'eventuale pagamento da effettuare, i
dati del contatto associato all'evento con relativi
recapiti telefonici e indirizzo e-mail, il luogo
abbinato all'appuntamento e ogni ulteriore
annotazione. Per ciascun appuntamento o scadenza si
deve indicare con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
scadenze o appuntamenti che si ripeteranno nel tempo,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
il pulsante Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come
già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di scadenze o
appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera
visiva attraverso un messaggio informativo, sia in
maniera sonora mediante un segnale acustico che si
attiva automaticamente all'apertura dell'agenda degli
impegni.
E'
necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti
e scadenze ogni volta che viene assolto un impegno
mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno
assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo,
la scadenza o l'appuntamento in questione non
apparirà più nell'elenco degli eventi imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare
la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul
pulsante Salva per confermare
l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda degli
impegni l'elenco delle scadenze e degli appuntamenti
imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in
anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le
relative schede. Per rintracciare nell'elenco la
scheda della scadenza o appuntamento da aggiornare,
bisogna visualizzare il riepilogo desiderato tramite
l'apposito pulsante, evidenziare l'evento nella
lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare
i dati nella finestra di lavoro principale. A questo
punto, come già spiegato, è possibile spuntare la
casella Impegno assolto e premere Salva per
registrare le modifiche.
Il
pulsante Scaduti consente di ottenere la
lista degli impegni scaduti e non assolti.
La
scheda del singolo impegno può essere visualizzata
in anteprima o stampata direttamente su carta.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare lo storico di tutti gli appuntamenti e le
scadenze in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
L'app Riepiloghi appuntamenti
consente di ottenere l'elenco degli impegni riferiti
a un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare
selezionato utilizzando come filtri di ricerca il
nome di un contatto e/o una causale. Per ottenere il
riepilogo delle scadenze e degli appuntamenti
registrati in un arco di tempo è quindi sufficiente
compilare i campi relativi al nome del contatto e
alla causale ed indicare la data di inizio e di fine
intervallo, dopodiché bisogna premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
Il
riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di
tutti gli appuntamenti e le scadenze con riferimento
al periodo specificato, riportando per ogni impegno
la causale, la data e l'ora dell'appuntamento, il
nome del contatto associato, il suo numero di
cellulare e l'importo in euro se l'impegno prevede un
pagamento. In calce al riepilogo è anche presente il
totale degli importi.
Per
ottenere il riepilogo degli impegni riferiti a tutti
i contatti e a qualsiasi causale relativamente
all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in
bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle
scadenze e degli appuntamenti visualizzato può
essere stampato su carta facendo clic sull'apposito
pulsante.
Scadenzario Clienti è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che le app consentono di esportare i dati nel formato
del software della Microsoft. A tal fine, è
sufficiente che nel proprio computer sia installata
una qualsiasi applicazione per la gestione dei file
in formato XLS (ad esempio, Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Scadenzario
Clienti può essere utilizzato anche su
chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la
cartella del programma su pen-drive e fare
doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Scadenzario Clienti è
quindi lo strumento ideale per le aziende, i
professionisti o i privati cittadini che vogliono
avvalersi del proprio computer per non dimenticare
mai le scadenze e gli appuntamenti con i clienti a
cui non si deve mancare. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
|
