Tesserini
di Riconoscimento Pro è un software facile
e intuitivo che permette di creare un archivio di
soci, dipendenti, impiegati o lavoratori di qualsiasi
genere, di stamparne le tessere complete di foto
acquisite tramite WebCam o con una comune macchina
fotografica digitale e di gestire le iscrizioni con
la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento
le scadenze delle tessere che devono essere
rinnovate.
Il
programma è quindi rivolto a qualsiasi associazione,
scuola, ente, azienda statale o privata che, oltre a
gestire l'archivio anagrafico, voglia creare e
stampare velocemente tessere di iscrizione o pass
identificativi per ciascun socio o dipendente da
mettere in mostra sulla giacca per essere
riconosciuti all'interno del proprio ambiente di
lavoro. Il formato di tessera
utilizzato dal software è quello standard caratteristico
delle carte bancomat o simili.
Ogni
tesserino di riconoscimento contiene il numero, il
nome e il cognome del tesserato, la sua foto, la
carica che ricopre all'interno dell'organizzazione,
la data di rilascio della tessera e la data di
scadenza. Nel tesserino compare anche il logo e il
nome della propria associazione o azienda con
ulteriori righi riservati all'indirizzo e ai
recapiti. In calce è inoltre disponibile uno spazio
in cui annotare altri dati riferiti all'azienda o al
tesserato. E' anche possibile caricare un'immagine
in formato Jpeg o Bitmap raffigurante il
logo della propria azienda o associazione che
apparirà in stampa unitamente alla foto del
tesserato.
La stampa
della tessera può essere fatta con
qualsiasi modello di stampante anche su comuni
fogli in formato A4 dal momento che il
software dispone di una semplice funzione per l'impostazione
dei margini. L'utente del software ha anche
la possibilità di stampare più tessere
sullo stesso foglio A4.
L'Archivio
Tesserati è un ambiente in cui registrare
il cognome e il nome di ogni persona, la carica, il
luogo e la data di nascita, l'indirizzo di residenza,
il titolo di studio e le altre qualifiche possedute,
il codice fiscale, la partita IVA, il numero di carta
di credito, i recapiti telefonici, l'indirizzo di
posta elettronica, il numero di tessera, la data di
rilascio e quella di scadenza. Ciascuna scheda può
essere corredata di una foto del tesserato in
formato Jpeg o Bitmap che viene ridotta in
scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del
riquadro di anteprima. E' comunque possibile
visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a
tutto schermo facendo clic sull'icona della lente di
ingrandimento.
L'archivio
dei tesserati può quindi essere usato come una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e dell'IBAN bancario. La
sua funzione principale è comunque quella di
registrare i dati che dovranno comparire sui
tesserini di riconoscimento.
Quando si compila la scheda di un tesserato bisogna
indicare con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati rispetto alla data di scadenza della
tessera. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un
orologio consente di visualizzare e di stampare lo
scadenzario delle iscrizioni con l'elenco di tutte le
tessere in attesa di rinnovo.
Il
software permette di inviare al tesserato un messaggio
e-mail con l'avviso della scadenza con un
testo già predisposto del seguente tipo: "Gentilissimo
Sig. Rossi Carlo, con la presente le ricordiamo che
la sua tessera n. AA07654567, rilasciata in data
gg/mm/aaaa e con scadenza in data gg/mm/aaaa, ha
bisogno di essere rinnovata. Pertanto, la preghiamo
di recarsi con cortese sollecitudine presso i nostri
uffici per provvedere al rinnovo. In attesa di un suo
riscontro, le porgiamo cordiali saluti." Il
testo del messaggio può ovviamente essere integrato
e personalizzato dall'utente prima di effettuare
l'invio della mail al tesserato.
Se un tesserato decide di non rinnovare l'iscrizione,
basta mettere il segno di spunta sulla casella Tessera
annullata e la scheda dello stesso tesserato
non comparirà più nei risultati di ricerca. Ad ogni
modo, il software conserva traccia anche delle
iscrizioni annullate, le quali potranno essere
visualizzate esportando l'archivio in Microsoft
Excel oppure sfogliando le schede una a una
usando le frecce di scorrimento dei record.
Per allegare una foto del tesserato, si può
acquisirne l'immagine con la propria WebCam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
WebCam, far posizionare il Socio di fronte
all'obiettivo e scattargli una foto premendo il
pulsante Scatta foto. Fatto ciò, si può
importare la foto nella scheda dei dati anagrafici
servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna
memorizzare la scheda del tesserato cliccando il
pulsante Salva.
La foto
del tesserato viene ridotta in scala automaticamente
per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di
anteprima. E' comunque possibile visualizzare
l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona
dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita,
la si può salvare su disco, apportare le modifiche
con un software di grafica e ricaricarla nella scheda
con il pulsante Carica foto. Se si
preferisce, anziché fotografare il tesserato con una
WebCam, si può scattargli una foto in formato Jpeg
con una macchina fotografica digitale e importarla
nella scheda anagrafica sempre utilizzando il
pulsante Carica foto.
La funzione Trova consente di
rintracciare le schede dei tesserati in archivio
utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i tesserati residenti in un certo
comune, che ricoprono una certa carica o che
possiedono un certo titolo di studio.
La
funzione Allega file consente di
abbinare a ciascun tesserato fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
documento di riconoscimento o del contratto firmato
con la propria azienda o associazione. Il contenuto
di ogni allegato può essere descritto nell'apposito
campo di testo e il file può essere aperto in
qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
L'ambiente
Stampa tessera singola serve sia
alla stampa dei singoli tesserini di riconoscimento
sia all'inserimento dei dati e del logo dell'ente o
associazione che dovranno comparire nei tesserini
stessi. Per visualizzare i dati di un tesserato è
possibile utilizzare le frecce di scorrimento delle
schede oppure effettuare una ricerca in archivio
servendosi del pulsante Trova.
Come
già accennato, ogni tesserino di riconoscimento
contiene i dati e il logo dell'organizzazione nonché
il numero identificativo, il nome e il cognome del
tesserato, la sua foto, la carica ricoperta, la data
di rilascio della tessera e la data di scadenza. Le
informazioni relative all'ente, azienda o
associazione sono salvate in automatico quando si
esce dalla schermata di lavoro, cosicché non
occorrerà reinserirle quando si andrà a stampare
una nuova tessera.
Per facilitare la stampa delle tessere, il software
consente di impostare adeguatamente i margini
di stampa superiore e sinistro nel caso in
cui i valori di partenza non coincidano con quelli
richiesti dalla propria stampante. La possibilità di
definire i margini rende il software compatibile con
qualsiasi modello di stampante.
L'utente
potrà effettuare la stampa della tessera non solo su
una scheda plastificata formato bancomat
(qualora disponga di una stampante predisposta) ma
anche su un comune foglio in formato
A4 oppure su un cartoncino di dimensioni
ridotte. E' possibile visualizzare l'anteprima
del tesserino prima di effettuare la stampa.
La foto
che appare nella tessera è quella che è stata
salvata in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda del tesserato selezionato. Per
ottimizzare la stampa, è buona norma far sì che le
proporzioni (ma non necessariamente le dimensioni)
della foto corrispondano al riquadro visibile nella
schermata. Questo significa che le foto dovrebbero
essere acquisite e salvate nel formato tipico dei
ritratti anziché dei paesaggi. In fase di stampa, il
software provvede ad adattare le dimensioni
dell'immagine al riquadro della foto in formato
tessera.
L'ambiente Stampa più tessere è
studiato per stampare fino a nove diversi tesserini
su uno stesso foglio A4. La schermata di lavoro
mostra, appunto, nove tesserini in anteprima,
ciascuno dei quali è associato a un pulsante che
permette di richiamare i dati di un tesserato
dall'archivio anagrafico. Questo significa che
l'utente del software può selezionare quali
tesserini stampare importandoli uno a uno
dall'archivio. Prima di effettuare la stampa su
carta, l'utente può visualizzare l'anteprima
dell'intera pagina in formato A4 contenente
i tesserini.
I dati
presenti su un tesserino (inclusa la foto del
tesserato) possono essere cancellati in
qualsiasi momento facendo clic sul relativo
pulsante. Ciò consente di visualizzare la schermata
di lavoro in maniera più pulita per individuare
immediatamente i tesserini disponibili per
l'importazione dei dati. E' anche possibile
cancellare contemporaneamente i dati di tutti i
tesserini premendo il pulsante Nuovo.
Si tenga presente che la cancellazione dei dati
presenti nei tesserini non elimina le schede
dall'archivio dei tesserati ma serve unicamente a
personalizzare la stampa su carta.
Tesserini
di Riconoscimento Pro è integrato con Excel,
dal momento che l'archivio dei tesserati consente di
esportare i dati nel formato del software della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
PC sia installata una qualsiasi applicazione per la
gestione dei file in formato .XLS
(ad esempio, Open Office o Microsoft
Office).
Conformemente
alla normativa sulla privacy, l'accesso al software
è protetto da una password scelta
dall'utente che deve essere costituita da
almeno otto caratteri e che può essere cambiata
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Tesserini
di Riconoscimento Pro è quindi il programma
ideale per qualsiasi ente o azienda in cerca di uno
strumento veloce per la stampa di tesserini di
riconoscimento con foto digitali e per la gestione
delle scadenze delle iscrizioni. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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