 Uno sguardo a
Registro Visitatori Entrate e Uscite
Registro
Visitatori Entrate e Uscite è un software
facile e intuitivo da utilizzarsi nei locali adibiti
alla ricezione dei visitatori per rilevarne i dati al
loro arrivo e quando lasciano la sede. Il programma
consente, ad esempio, di gestire l'accettazione delle
persone che assistono a convegni, assemblee,
conferenze o quant'altro registrando l'ingresso e
l'uscita di ogni partecipante.
L'applicazione può essere utile al personale addetto
alla reception di una qualsiasi struttura
residenziale, alberghiera o aziendale per tenere
traccia dell'arrivo e della partenza di ospiti,
visitatori o partecipanti a incontri di lavoro,
briefing, presentazioni commerciali e così via.
Il software mette a
disposizione un database per memorizzare l'anagrafica
del personale addetto alla registrazione degli
ingressi e delle uscite nonché dei visitatori
abituali allo scopo di facilitare la compilazione
delle schede delle visite importando i dati
dall'archivio.
L'archivio anagrafico è una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato. Registrando le informazioni
in questo archivio sarà possibile compilare in pochi
secondi le schede di rilevazione delle presenze dei
visitatori utilizzando una semplice funzione di
importazione dei dati.
Si può associare
alla scheda di ciascun nominativo il percorso
di una cartella che potrà contenere
qualsiasi tipo di file attinente al contatto
corrente. La funzione Allega file
permette, invece, di abbinare singoli documenti alla
scheda da visualizzare velocemente con pochi clic.
La scheda da compilarsi all'arrivo di un
visitatore permette di registrare la data e
l'ora di ingresso e quella di uscita dalla sede, gli
estremi di un documento di riconoscimento, il numero
della tessera che autorizza all'ingresso da esporre
sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il motivo
della visita e il nome dell'operatore che effettua la
registrazione. Esiste anche un campo riservato
all'annotazione di qualsiasi informazione aggiuntiva.
Per inserire una
nuova scheda in archivio bisogna selezionare un anno
solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data
della visita, all'ora di ingresso e al nome del
visitatore sono a compilazione obbligatoria.
Quando il visitatore ha terminato la visita e sta per
lasciare la sede, l'operatore può richiamare la sua
scheda utilizzando il pulsante Trova.
La finestra che appare è già impostata sulla data
corrente, per cui l'operatore può utilizzare come
chiave di ricerca uno o più campi
contemporaneamente, in particolare il cognome e nome
del visitatore, gli estremi del documento di
riconoscimento, il numero della tessera assegnata
all'ingresso, il motivo della visita o qualsiasi
informazione inserita nel campo delle note.
Dopo aver richiamato
con un doppio clic la scheda del visitatore dalla
finestra di ricerca, l'operatore potrà inserire
l'ora di uscita e salvare i cambiamenti.
La scheda di rilevazione della presenza del
visitatore può essere esportata in un file di Microsoft
Word e quindi modificata ove necessario e
stampata su carta. L'intero registro delle presenze
può essere invece convertito in un foglio di Microsoft
Excel. L'utente del software ha anche la
possibilità di visualizzare riepiloghi
giornalieri, mensili, trimestrali e annuali
delle entrate e uscite dei visitatori.
Il programma dispone
di un ambiente di lavoro che permette di visualizzare
il riepilogo delle visite registrate
selezionando un qualsiasi intervallo di tempo
all'interno dell'anno solare e indicando il motivo
della visita. In questo modo è possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutti i partecipanti ad
un determinato evento escludendo ogni altro
nominativo. Tale riepilogo mostra anche il totale
complessivo dei visitatori e può essere mandato in
stampa.
Il software può
essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il programma
su tutte le macchine di sua proprietà.
Registro Visitatori Entrate e Uscite funziona anche
su chiavetta USB. Il software
dispone di una funzione di installazione guidata
affinché l'utente possa creare automaticamente le
icone per l'avvio del programma e per la sua
disinstallazione. Una volta installato l'applicativo,
è comunque possibile copiare su pen-drive la
cartella di Registro Visitatori Entrate e Uscite
presente sul disco fisso e ciò consentirà di
utilizzare il programma senza installazione,
semplicemente lanciando l'eseguibile (file Visitatori.exe).
L'accesso al software è protetto da una password
scelta dall'utente. Per il primo accesso dopo ogni
installazione del programma bisogna usare la parola
chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Registro Visitatori
Entrate e Uscite è quindi lo strumento ideale per
chiunque abbia bisogno di rilevare le presenze di
personale esterno nell'ambito di una realtà
lavorativa o di un contesto culturale. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
Requisiti
hardware e software
Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Microsoft Windows a 32 e 64 bit
© Copyright Esposito Software
di
Maria Grazia Caputo
www.espositosoftware.it
|
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Registro
Visitatori Entrate e Uscite
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Software
per registrare visitatori e partecipanti a convegni,
assemblee, conferenze ecc.
Come acquistare il software
Registro
Visitatori Entrate e Uscite è concesso in
licenza d'uso al prezzo di euro 99,00
(novantanove/00) IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità
di pagamento
Inviare
una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia
della ricevuta di versamento.
Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri
dati completi di codice fiscale e di eventuale
partita IVA tramite e-mail (info@espositosoftware.it) oppure per telefono
chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal
lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55
- tel. cell. 393.61.62.629)
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Registro
Visitatori Entrate e Uscite
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Software
per registrare visitatori e partecipanti a convegni,
assemblee, conferenze ecc.
Supporto
tecnico
Gli utenti
registrati di Registro Visitatori Entrate e
Uscite possono chiedere supporto tecnico
all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00
alle ore 20:00 al seguente numero di
rete fissa (distretto di Perugia):
07.55.99.66.55
Qualora l'autore non
fosse momentaneamente reperibile presso il telefono
di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente
numero di cellulare:
393.61.62.629
Per facilitare
l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il
computer acceso e a portata di mano.
In alternativa alla telefonata, è possibile mandare
una e-mail al seguente indirizzo:
info@espositosoftware.it
Se si utilizza la
posta elettronica, si prega di essere precisi nella
descrizione del problema e di non inviare file
eseguibili in allegato.
Deduzione
fiscale del costo del software
Si
ricorda che i titolari di partita IVA potranno
dedurre fiscalmente il costo di questo software dal
reddito di impresa e da quello derivante
dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli
articoli 50-52 del Testo Unico I.R.
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Visitatori Entrate e Uscite
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assemblee, conferenze ecc.
Utilizzo del software in
una LAN
Registro Visitatori Entrate e
Uscite può essere utilizzato in una rete
locale.
Basta installare il software in una
cartella condivisa e creare un collegamento al file Visitatori.exe
sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente
che il software salva tutti i dati nella cartella di
installazione e, pertanto, per effettuare una copia
di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il
backup di tale cartella.
Utilizzo del software su
chiavetta USB
Registro Visitatori
Entrate e Uscite funziona anche su chiavetta
USB. Il software dispone di una funzione di
installazione guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione.
Una
volta installato il software, è comunque possibile
copiare su pen-drive la cartella di Registro
Visitatori Entrate e Uscite prendendola dal disco
fisso e ciò consentirà di utilizzare il programma
senza installazione, semplicemente lanciando
l'eseguibile (file Visitatori.exe).
Backup dei dati
Registro Visitatori
Entrate e Uscite è stato studiato in maniera tale
che tutti gli archivi del programma sono creati nella
cartella di installazione del software. Per
effettuare il backup di tutti i dati salvati
dall’utente basterà, quindi, effettuare una
copia di tale cartella e metterla su un disco fisso
esterno o su un qualsiasi altro supporto di
archiviazione.
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sul tuo PC
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Visitatori Entrate e Uscite
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assemblee, conferenze ecc.
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