Dieci
Archivi Pro 4.0 è un software che si
propone di fornire a ditte di ogni genere un comodo
organizer indispensabile per chi ha il desiderio o la
necessità di tenere in ordine le numerose
informazioni riguardanti il proprio lavoro o la
propria vita quotidiana. Un'amichevole schermata
iniziale consente l'accesso a dieci differenti
applicazioni ciascuna delle quali permette di gestire
tutti i dati a noi più utili concernenti un
determinato settore.
Dieci
Archivi Pro 4.0 è un programma
studiato per archiviare i dati dei clienti, annotare
i servizi forniti in base a tariffari personalizzati,
protocollare la posta in entrata, in uscita e
interna, registrare tutti i propri documenti, quali
atti e scritture, contratti di compravendita, di
affitto eccetera, gestire le scadenze dei pagamenti o
di altri eventi e gli appuntamenti presi per motivi
personali o professionali, tenere traccia dei
bonifici ricevuti ed emessi riepilogando le entrate e
le uscite, catalogare i libri della propria
biblioteca, creare schedari annuali di articoli
giornalistici memorizzando il testo integrale di
ciascuno di essi.
L'applicazione Anagrafica Clienti
memorizza le informazioni relative alle persone o
ditte a cui si forniscono i propri prodotti o
servizi. Questo archivio anagrafico facilita la
compilazione delle schede degli altri ambienti di
lavoro grazie ad una funzione di importazione dei
dati. Tale app è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del numero di
partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e
del numero di carta di credito, nonché inviare un
messaggio e-mail al cliente selezionato.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con la
persona o ditta, è possibile prenderne nota nel
relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta
sulla casella Da ricontattare, si inserisce
la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Nell'archivio
anagrafico dei clienti è possibile annotare cognome,
nome, data e luogo di nascita della persona,
l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento
preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il telefono
preferenziale dove la persona o ditta desidera essere
contattata, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda anagrafica
consente, inoltre, di registrare gli estremi di un
documento di riconoscimento, i prodotti o servizi
abitualmente richiesti, la tariffa applicata e un
eventuale numero di tessera.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, ai
familiari del cliente che risiedono allo stesso
indirizzo. Per duplicare la scheda di un cliente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
La funzione Cartella associata rende
possibile abbinare alla scheda un numero illimitato
di documenti di qualsiasi formato riguardanti il
cliente, ad esempio la copia digitale del contratto
da lui stipulato con la ditta. Tale funzione si
attiva solo dopo aver salvato la scheda. La cartella
associata è creata in automatico all'interno di
quella in cui è installato il software.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda del cliente fino a tre file di qualsiasi
genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del documento di riconoscimento oppure un
file di Word in cui annotare richieste
particolari avanzate dalla persona o ditta. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e ciascun file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le persone o ditte che risiedono in
una certa zona, che richiedono abitualmente un
determinato prodotto o servizio, che hanno
particolari questioni in sospeso o per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale, del numero di carta di credito,
dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il
numero di partita IVA è esatto, il software
indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF.
L'archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Tariffario Servizi
serve a creare un listino delle prestazioni
professionali che la propria ditta fornisce ai
clienti. Per ogni servizio in listino è possibile
indicare due diverse tariffe, ossia quella ordinaria
e quella scontata. I dati inseriti nel tariffario
possono essere richiamati quando si compila una
scheda nel Registro Servizi selezionando, in
fase di importazione, la tipologia di tariffa
applicata al cliente.
Ciascun servizio inserito nel tariffario può essere
illustrato nei minimi particolari indicando il suo
codice identificativo, la tipologia di prestazione,
una descrizione estesa dell'attività lavorativa, la
tariffa ordinaria e quella scontata, le eventuali
spese accessorie, il nome della persona addetta
all'espletamento del servizio con relativo codice
fiscale, recapito telefonico ed indirizzo e-mail, gli
uffici interessati, i requisiti necessari per poter
usufruire del servizio, i documenti richiesti, i
tempi medi occorrenti per portare a termine
l'attività, le modalità di pagamento accettate e
ogni ulteriore annotazione personale.
Per
inserire una nuova scheda nel tariffario, basta fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva. Si tenga
presente che i campi relativi al codice
identificativo del servizio, alla tipologia, alla
descrizione e alle tariffe applicate sono a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento dei record.
Il pulsante Duplica può essere sfruttato
nel momento in cui bisogna registrare un nuovo
servizio che ha caratteristiche simili a quelle di un
altro servizio già presente nel tariffario. Per
utilizzare tale funzione, bisogna visualizzare la
scheda del servizio archiviato in precedenza, premere
Duplica, apportare le dovute modifiche ai
dati nei campi di testo e premere Salva.
Se si
decide di offrire un servizio a prezzo ridotto, si
deve spuntare la casella Tariffa scontata.
In questo modo, il servizio entra a far parte di un
elenco contenente tutte le prestazioni fornite a
tariffa ribassata, che può essere visualizzato
premendo il pulsante contraddistinto dall'icona di
una mano con una moneta.
In fondo alla schermata è possibile caricare il file
del modulo di richiesta del servizio da far firmare
al cliente, qualora la propria ditta ne faccia uso.
Oltre a tale modulo, è possibile allegare altri tre
file esplicativi del servizio descritto nel
tariffario.
I dati
della persona addetta all'espletamento del servizio
possono essere importati dall'archivio dei clienti
usando il pulsante con la freccia rossa. Il codice
fiscale può essere controllato facendo clic sul
pulsante a destra del relativo campo di testo.
Il pulsante Trova è utile per rintracciare
uno o più servizi in archivio usando più filtri di
ricerca contemporaneamente. A titolo di esempio, si
può ottenere l'elenco di tutti i servizi
appartenenti ad una certa tipologia e per i quali
sono richiesti specifici documenti.
L'intero
tariffario dei servizi può essere esportato in un
file di Excel mentre la scheda descrittiva
del singolo servizio può essere stampata su carta.
L'applicazione Registro Servizi
è studiata per gestire uno storico di tutti i
servizi forniti ai propri clienti allo scopo di
agevolare la consultazione dell'archivio delle
prestazioni erogate e degli onorari percepiti
sfruttando una potente funzione di ricerca. La prima
operazione da effettuare consiste nell'indicare
l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri.
In ogni
scheda è possibile registrare il codice
identificativo del servizio, la tipologia, la
descrizione della prestazione professionale fornita,
la tariffa applicata, la data in cui il servizio è
stato richiesto dal cliente e la data in cui è stato
espletato, le modalità di pagamento, i dati
anagrafici del cliente (cognome e nome, codice
fiscale, denominazione ditta e partita IVA), lo stato
di avanzamento della pratica, gli uffici contattati
per l'espletamento del servizio, i documenti
prodotti, eventuali questioni in sospeso e ogni
ulteriore annotazione personale.
Le informazioni basilari relative al servizio (codice
identificativo, tipologia, descrizione, tariffa e
modalità di pagamento) possono essere richiamate dal
tariffario servendosi del pulsante con l'icona della
freccia rossa oppure di quello con l'icona della mano
con la moneta a destra del campo riservato al codice
identificativo, tenendo presente che il primo
pulsante importa la tariffa ordinaria mentre il
secondo importa quella scontata.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, dopo aver
selezionato l'anno solare, bisogna fare clic sul
pulsante Nuovo, compilare i campi che
interessano e premere Salva. La scheda di un
servizio può essere aggiornata tutte le volte che si
desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è
sufficiente richiamarla con la funzione Trova
o utilizzando le frecce di scorrimento dei record,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Il pulsante Duplica può essere sfruttato
nel momento in cui bisogna registrare un nuovo
servizio che ha caratteristiche simili a quelle di un
altro servizio registrato precedentemente. Per
utilizzare tale funzione, bisogna visualizzare la
scheda del servizio già in archivio, premere Duplica,
apportare le dovute modifiche ai dati nei campi di
testo e premere Salva.
In calce alla schermata è possibile allegare il file
della fattura rilasciata al cliente riferita al
servizio fornito. Il pulsante Allega file
consente, inoltre, di allegare altri tre documenti
attinenti al medesimo servizio.
I campi
relativi al cliente possono essere compilati
velocemente importando i dati dall'archivio
anagrafico. A tal fine bisogna utilizzare il pulsante
con l'icona della freccetta rossa presente a destra
del campo di testo riservato al cognome e nome del
cliente.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate nell'archivio dei servizi
utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo è possibile
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i servizi di
una specifica tipologia forniti ad un certo cliente.
Nel
momento in cui il cliente salda la fattura relativa
al servizio, bisogna mettere il segno di spunta sulla
casella Pagato e salvare le modifiche alla
scheda. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un
visto visualizza il riepilogo di tutti i servizi non
ancora saldati.
L'intero registro dei servizi può essere esportato
in un file di Excel mentre la scheda
descrittiva del singolo servizio può essere stampata
su carta.
L'applicazione Riepilogo Compensi
consente di ottenere un estratto conto degli importi
incassati dalla propria ditta in un qualsiasi arco di
tempo utilizzando come filtri di ricerca il codice
fiscale del cliente e/o la tipologia di servizio
fornito.
Per ottenere il riepilogo dei compensi relativi a un
certo intervallo di tempo è sufficiente, quindi,
indicare negli appositi campi il codice fiscale del
cliente e la tipologia di prestazione professionale
svolta unitamente alla data di inizio e a quella di
fine intervallo con riferimento alla data di
richiesta del servizio. A questo punto, basta premere
il pulsante Visualizza riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti i
compensi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni servizio il codice
identificativo, la descrizione, la data di richiesta,
il nome del cliente, il suo codice fiscale e la
tariffa applicata. In calce alla schermata compare il
totale complessivo dei compensi, ottenuto sommando
gli importi di tutte le voci presenti nell'elenco.
Per ottenere il riepilogo dei compensi percepiti da
tutti i clienti nell'intervallo di tempo indicato a
prescindere dalla prestazione professionale erogata,
basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il
riepilogo dei compensi visualizzato può essere
stampato su carta facendo clic sull'apposito
pulsante.
L'applicazione Protocollo Posta
è pensata per protocollare in archivi annuali la
posta in entrata e in uscita e tutti i documenti
interni relativi alla propria ditta. La prima
operazione da effettuare per protocollare un
documento consiste nell'indicare l'anno solare
nell'apposito campo e premere il pulsante Apri
per accedere all'ambiente preposto all'inserimento
dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software
inserisce in automatico l'anno corrente quando si
accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole
consultare i documenti protocollati negli anni
passati, è necessario cancellare l'anno corrente e
digitare l'anno di interesse.
Una
volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei
dati, si può iniziare a protocollare una nuova
scheda premendo il pulsante Nuovo. Così
facendo, il software assegna al documento il numero
di protocollo e la data di registrazione, che
ovviamente coincide con quella odierna.
La numerazione del protocollo è progressiva e tiene
conto di quanti documenti sono già presenti in
archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno
solare. Se si desidera far partire la numerazione
automatica da un numero superiore a 1, si deve
utilizzare la funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera "N"
che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre,
spuntando un'apposita casella, si può fare in modo
che il numero progressivo del protocollo sia seguito
dall'indicazione dell'anno solare.
Dopo
aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare
clic sul pulsante Salva per archiviare la
scheda. La scheda di un documento può essere
aggiornata tutte le volte che si desidera. Per
aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente
richiamarla con la funzione Trova oppure
utilizzando le frecce di scorrimento dei record,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Ogni documento protocollato può essere descritto
indicando la tipologia di posta (in entrata, in
uscita o interna), l'ufficio e l'operatore
responsabile della protocollazione, la categoria di
appartenenza del documento, la collocazione
dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto,
la data di spedizione e quella di ricezione, il
formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri
documenti, le annotazioni personali, il mittente e il
destinatario con i relativi recapiti. I dati
dell'ufficio e dell'operatore responsabile della
protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi)
sono salvati in automatico quando si esce dalla
schermata di lavoro, cosicché non occorrerà
digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare
altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali
campi può all'occorrenza essere modificato
manualmente tutte le volte che si desidera.
In
fondo alla schermata è possibile allegare la copia
digitale del documento protocollato, che l'utente del
software potrà visualizzare in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega
file permette, inoltre, di allegare tre
ulteriori documenti connessi a quello protocollato.
Il pulsante Riepilogo protocollo,
contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia,
permette di visualizzare il riepilogo dei documenti
registrati in un qualsiasi intervallo di tempo
nell'anno solare nonché di esportare lo stesso
riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate nell'archivio del protocollo
informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo è possibile
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti
protocollati da un certo operatore e appartenenti ad
una specifica categoria.
La
scheda descrittiva di un singolo documento può
essere stampata su carta, mentre l'intero archivio
del protocollo può essere esportato in un file di Excel.
L'applicazione Archivio Documenti
è un database in cui schedare documenti di qualsiasi
genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte
di un più ampio fascicolo. E' quindi possibile
sfruttare questa app per l'archiviazione di pratiche
di ufficio, documenti legali, direttive, circolari,
posta o altro materiale cartaceo di proprio
interesse.
In ogni scheda si può indicare il nome del
documento, il numero di protocollo ad esso assegnato,
il nome e l'indirizzo di chi ha prodotto il
documento, la data in cui il medesimo documento è
stato prodotto, il nome e l'indirizzo del
destinatario, la data di ricezione, l'oggetto del
documento, la tipologia, la classificazione, il
riferimento all'eventuale fascicolo contenitore del
documento, il formato, il numero di pagine, gli
allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il
livello di riservatezza, il software con cui il
documento è stato creato, il luogo di conservazione
dell'originale cartaceo, i soggetti citati nel
documento e ogni ulteriore annotazione.
Per
creare la scheda di un documento, basta premere il
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e
fare clic su Salva. Si tenga presente che i
campi relativi al nome del documento, al produttore e
alla data di produzione sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
basta richiamarla nella schermata di lavoro
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento dei record, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
E' possibile allegare a ciascuna scheda il file
contenente la copia digitale del documento descritto
se si è provveduto a scannerizzarlo. A tal fine,
basta premere il pulsante Sfoglia,
selezionare il file da allegare nella finestra che
appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.
La casella Da completare va spuntata per
indicare che il documento è in fase di lavorazione e
deve ancora essere completato. Per visualizzare
l'elenco di tutti i documenti non ancora completati,
basta fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di un foglio con su una matita.
Il
pulsante Duplica è utile quando si deve
creare la scheda di un documento molto simile ad
un'altra già presente in archivio. Per utilizzare
tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la
vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere
il pulsante Duplica, apportare le dovute
modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.
Il pulsante Allega file permette di allegare
alla scheda del documento file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere materiale in formato
digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.
Il pulsante Trova permette di rintracciare
una scheda in archivio utilizzando uno o più campi
come filtri di ricerca. In questo modo è possibile
trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un
certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad
una determinata tipologia.
La
scheda di ciascun documento può essere stampata su
carta mentre l'intero archivio può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Scadenze e Appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze
giornaliere, mensili o annuali relative ai pagamenti
da effettuare o da riscuotere o a qualsiasi altro
impegno e di essere avvertiti al sopraggiungere della
data. L'utente può registrare un numero illimitato
di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite
potranno essere visualizzate in ordine cronologico in
base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il nome del cliente e la
causale della scadenza. E' inoltre possibile indicare
i dettagli del servizio collegato alla scadenza o
appuntamento. I dati del cliente e del servizio
possono essere importati dall'archivio anagrafico dei
clienti e dal tariffario dei servizi.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di
appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera
visiva attraverso un messaggio informativo, sia in
maniera sonora mediante un segnale acustico che si
attiva automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
E'
buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che
viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
cliente come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad
esempio, con un cliente è in attesa di conferma. Il
pulsante Da confermare permette di ottenere
il riepilogo delle scadenze in sospeso mostrando, per
ciascun impegno, la causale, la data e l'ora della
scadenza o appuntamento, il nome del cliente, il
codice identificativo del servizio e la tariffa
ordinaria applicata.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico
dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai clienti.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Registro Bonifici è
l'ambiente in cui è possibile archiviare i dati dei
bonifici in entrata e in uscita allegando a ciascuna
scheda la copia digitale della ricevuta di versamento
nonché qualsiasi altro file. Per prima cosa, bisogna
premere il pulsante relativo alla tipologia di
bonifici da gestire, ossia quelli emessi o quelli
ricevuti.
Per
inserire i dati di un nuovo bonifico nella nuova
schermata che appare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, basta
visualizzarla nella schermata usando le frecce di
scorrimento dei record o la funzione di ricerca,
effettuare le modifiche desiderate e premere Salva.
Ciascun bonifico emesso o ricevuto può essere
descritto dettagliatamente indicando, oltre ai dati
del pagatore e del beneficiario, la tipologia di
bonifico, l'importo versato, la data di esecuzione e
quella di accredito, la causale, il CRO o TRN e
qualsiasi ulteriore annotazione.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, a bonifici con la
stessa causale ed eseguiti dallo stesso pagatore. Per
duplicare la scheda di un bonifico, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire le nuove
date di esecuzione e di accredito, apportare ogni
altra modifica desiderata e, infine, premere Salva.
I campi relativi al pagatore e al beneficiario
possono essere compilati velocemente importando le
informazioni dall'archivio anagrafico. A tal fine,
bisogna servirsi dei pulsanti presenti a destra dei
campi di testo riferiti al cognome e nome o ragione
sociale del pagatore e del beneficiario. I dati
riguardanti il pagatore nei bonifici in uscita e
quelli riguardanti il beneficiario nei bonifici in
entrata restano memorizzati quando si esce dalla
schermata, dato che normalmente sono sempre gli
stessi.
In fondo alla schermata è presente un riquadro in
cui è possibile importare la copia digitale della
ricevuta del bonifico. Per selezionare il file da
importare bisogna usare il pulsante Sfoglia,
mentre per visualizzarlo bisogna premere il pulsante Apri.
Il
pulsante Allega file consente di allegare
ulteriori file di qualsiasi genere alla scheda del
bonifico, ad esempio eventuali documenti riguardanti
la transazione finanziaria a cui si riferisce lo
stesso bonifico.
Se il bonifico non è stato ancora eseguito, non
bisogna spuntare la relativa casella presente in
basso a destra. Si capisce che, in tal caso, nel
campo della data di esecuzione andrà indicato il
giorno in cui si presuppone che il pagamento sarà
effettuato. Il pulsante contraddistinto dall'icona di
una mano con una moneta permette di visualizzare il
riepilogo di tutti i bonifici non ancora eseguiti.
Nel momento in cui il pagamento viene effettuato,
bisogna riaprire la scheda, mettere il segno di
spunta sulla casella Bonifico eseguito,
aggiornare eventualmente la data di esecuzione e
quella di accredito e, infine, salvare le modifiche.
Il
pulsante con l'icona di Microsoft Excel
consente di visualizzare il riepilogo dei bonifici
emessi e di quelli ricevuti indicando un intervallo
di tempo anche superiore a un anno solare. Per creare
il riepilogo basta immettere la data di inizio e di
fine intervallo nel formato gg/mm/aaaa e
premere il pulsante Visualizza riepilogo. Il
riepilogo può essere esportato in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS.
Con il pulsante Trova, l'utente può
recuperare un bonifico in archivio utilizzando uno o
più filtri di ricerca contemporaneamente. E'
possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i
bonifici emessi o ricevuti in una certa data, oppure
di quelli con una specifica causale o che si
riferiscono a un determinato pagatore o beneficiario.
I risultati della ricerca possono essere stampati su
carta.
La
scheda riassuntiva di ciascun bonifico può essere
stampata su carta utilizzando l'apposito pulsante.
L'applicazione Riepilogo Movimenti
consente di ottenere un estratto conto dei bonifici
emessi e di quelli ricevuti in un qualsiasi
intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come
filtri di ricerca il nome del pagatore o del
beneficiario e la causale del versamento.
Per
ottenere il riepilogo dei bonifici in entrata o in
uscita nell'intervallo di tempo desiderato è
sufficiente fare clic sulla scritta Riepilogo
movimenti nella schermata di partenza del
programma, scegliere un'opzione fra Riepilogo
bonifici emessi e Riepilogo bonifici
ricevuti nella nuova finestra, indicare
eventualmente il nome del pagatore o del beneficiario
e la causale del versamento, selezionare la data di
inizio e quella di fine intervallo e, infine, premere
il pulsante Visualizza riepilogo.
L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di
tutti i bonifici emessi o ricevuti nel periodo
specificato, riportando per ciascuno la data di
esecuzione, il pagatore, il beneficiario, la causale
e l'importo versato. In calce alla schermata
apparirà l'importo complessivo dei bonifici presenti
nel riepilogo.
Per ottenere il riepilogo di tutti i bonifici
nell'intervallo selezionato a prescindere dal
pagatore o beneficiario e dalla causale, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca.
L'estratto
conto dei bonifici può essere stampato su carta
facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'applicazione Archivio Libri
presenta una serie di campi di testo in cui bisogna
inserire le informazioni riguardanti ciascuna opera.
Per inserire una nuova scheda in archivio, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Per modificare una scheda già archiviata, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le
modifiche e premere Salva.
I dati che si possono registrare sono davvero tanti
per soddisfare tutte le necessità. Accanto alle
scontate informazioni relative al titolo, all'autore,
al curatore o all'anno di pubblicazione, tanto per
citarne alcune, c'è l'indicazione di un codice del
libro utile per identificarlo in maniera univoca
nonché una casella per ricordare la sua effettiva
posizione sullo scaffale. Non mancano neanche campi
di testo per riportare il titolo originale
dell'opera, la lingua, il nome del traduttore, la
data della prima pubblicazione, la versione di cui si
dispone e l'eventuale collana di appartenenza. La
scheda di ciascun libro è studiata per ospitare
anche informazioni tecniche, quali il formato del
testo, il codice ISBN, la classificazione in base al
sistema decimale Dewey e il prezzo.
In alto
nella schermata sono posti i classici ed intuitivi
bottoni per la gestione dei record, ossia quelli che
consentono di salvare una nuova scheda, stamparla su
carta, allegare file di qualsiasi genere, esportare
l'intero archivio in un foglio di Microsoft Excel,
visualizzare la guida in linea, effettuare una
ricerca in archivio. Ci sono anche le frecce per
muoversi fra le schede registrate nel database
nonché un ulteriore pulsante che permette di
limitare la propria ricerca ai libri attualmente
disponibili per il prestito.
I campi a compilazione obbligatoria sono quelli del
titolo, dell'autore e del codice identificativo del
libro. I campi "Prestato a" e "Scadenza"
vanno compilati quando si registra il prestito di un
libro e vanno svuotati per registrare la sua
restituzione.
La lingua e il genere possono essere selezionati
dagli elenchi a cascata oppure inseriti sul momento.
Se non si ricorda il codice Dewey relativo al genere,
si può selezionarlo dalla tabella che appare
utilizzando l'apposito pulsante.
L'icona
posta a destra del campo "ISBN"
permette di cercare su Internet, tramite Google,
informazioni relative al libro corrente.
Il pulsante Trova permette di effettuare
ricerche in archivio anche utilizzando più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i libri di un autore che
appartengono a un determinato genere letterario
oppure di quelli pubblicati da una certa casa
editrice.
Il
pulsante Duplica può tornare utile quando
si devono registrare i diversi volumi che compongono
una stessa opera. Per sfruttare tale funzione, dopo
aver inserito i dati relativi al primo dei volumi
dell'opera e salvato la scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Duplica al fine di inserire il
volume successivo. Così facendo, il contenuto delle
caselle di testo sarà preservato cosicché l'utente
potrà apportare le modifiche desiderate e salvare la
nuova scheda.
E' possibile allegare file di qualsiasi genere a
ciascun libro, ad esempio il testo dell'intera opera
in formato digitale o l'immagine acquisita allo
scanner della copertina del libro. Il programma,
inoltre, permette la stampa su carta della scheda
dati di ciascun libro e l'esportazione dell'intero
archivio della biblioteca in un file di Excel.
L'applicazione Schedario Articoli mette
a disposizione un ambiente in cui registrare in
archivi annuali gli articoli, recensioni o testi di
altro genere che si intende catalogare in base alle
proprie esigenze. L'utente dovrà per prima cosa
selezionare l'anno in cui l'articolo è stato scritto
e quindi premere il pulsante Apri per
entrare nell'ambiente di lavoro in cui potrà
procedere alla compilazione della scheda descrittiva.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che il campo relativo al titolo
dell'articolo è a compilazione obbligatoria. Per
modificare una scheda già archiviata, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le
modifiche e premere Salva.
Di ogni articolo, si potrà indicare il titolo, la
data di pubblicazione, il genere di appartenenza,
l'autore, il nome e il numero della testata
editoriale contenente l'articolo schedato, il testo
integrale dello stesso articolo, una sua sintesi
descrittiva, la valutazione data alla qualità
dell'articolo, il link alla pagina Internet
contenente l'articolo stesso (ove esistente) e ogni
ulteriore annotazione personale.
Lo
schedario degli articoli presenta un'avanzata
funzione di ricerca utilizzabile anche con chiave
parziale che permette, ad esempio, di ottenere
l'elenco di tutti gli articoli scritti da un certo
autore, di quelli appartenenti a un genere specifico
oppure nel cui testo compare una determinata parola
chiave.
E'
inoltre possibile allegare a ogni scheda file esterni
di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner
dell'articolo cartaceo originale o altri testi
digitali correlati in qualsiasi modo al medesimo
articolo.
La scheda di ciascun articolo può essere esportata
in formato RTF e stampata su carta, mentre
l'intero archivio può confluire in un foglio di Microsoft
Excel.
Tutti gli archivi di Dieci Archivi Pro
4.0 possono essere esportati in un file
di Microsoft Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Dieci
Archivi Pro 4.0 può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Dieci Archivi Pro 4.0 è
quindi lo strumento ideale per organizzare al meglio
ogni esigenza del lavoro, della vita personale e dei
propri interessi. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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