Gestione
Affitti Pro 4.0 è un semplice ma
potente software destinato ai locatori che vogliono
tenere traccia di tutto ciò che riguarda i loro
immobili, gestire gli avvisi di pagamento e le
ricevute di affitto, compilare velocemente e
personalizzare i testi dei contratti di locazione,
avere uno scadenzario pronto per l'uso, curare i
rapporti scritti con i conduttori, stampare e
archiviare i Modelli F24 ELIDE (Elementi
Identificativi) per il versamento dell'imposta di
registro, creare un archivio storico degli atti e
delle scritture private allegando i documenti
originali acquisiti allo scanner.
Oltre
alla compilazione dei contratti di affitto con o
senza l'esercizio dell'opzione per la cedolare secca,
il software facilita la stampa del Modello F24 ELIDE
che da diversi anni ha preso il posto del Modello F23
per tutti i pagamenti di tributi collegati ai
contratti di locazione.
La schermata di partenza di Gestione
Affitti Pro 4.0 consente l'accesso a
diverse applicazioni interagenti, in cui è possibile
importare ed esportare i dati nei vari archivi del
software velocizzandone la compilazione.
L'archivio immobili è costituito da
diverse sezioni che permettono di memorizzare i dati
relativi alla tipologia e all'utilizzo dell'immobile,
alla sua ubicazione e composizione, agli estremi
catastali, al proprietario, agli inquilini e al
contratto di locazione. I dati registrati in questo
archivio potranno essere importati negli altri
ambienti di lavoro di Gestione Affitti
Pro 4.0 per velocizzare la compilazione
dei campi di testo.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative al
medesimo immobile perché, ad esempio, lo stesso
appartiene a diversi proprietari e si vuole creare
una scheda per ciascuno di essi. Per duplicare la
scheda di un immobile, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede degli immobili in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli immobili ubicati in un certo
comune, di una specifica tipologia o appartenenti a
un determinato locatore.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun immobile fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, alcune foto
dell'immobile stesso. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singolo immobile può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Microsoft Excel.
L'archivio dei locatori tiene
traccia di tutto ciò che riguarda i proprietari
degli immobili, dai dati anagrafici all'elenco delle
proprietà, dagli estremi dell'eventuale agenzia
immobiliare con cui si è firmato un contratto ai
recapiti telefonici o di posta elettronica.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun locatore fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del documento di riconoscimento. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei locatori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i locatori che hanno il domicilio
fiscale in un certo comune, oppure di quelli che
hanno stipulato un contratto con una specifica
agenzia immobiliare.
La
scheda di ogni singolo locatore può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Microsoft Excel.
L'archivio dei conduttori ospita i
dati anagrafici degli inquilini, con funzioni di
verifica del codice fiscale e della partita IVA,
nonché le informazioni relative al contratto di
locazione (importo della rata del canone, modalità
di pagamento, codice identificativo del contratto,
persone conviventi eccetera). Sono anche presenti
caselle di testo destinate ad accogliere i recapiti
telefonici e di posta elettronica con la possibilità
di inviare messaggi e-mail senza uscire dalla
schermata. I dati anagrafici dei conduttori potranno
essere importati nell'archivio degli immobili per
velocizzare la compilazione delle schede.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Per trovare le schede dei conduttori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i conduttori che hanno il domicilio
fiscale in un certo comune, oppure si può
immediatamente individuare il conduttore che ha preso
in locazione un determinato immobile.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun conduttore fino a tre file di qualsiasi
genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del documento di riconoscimento. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo conduttore può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'ambiente dei contratti di locazione
contiene i testi dei diversi contratti di affitto
previsti dalla legge, predisposti per la compilazione
facilitata grazie alla funzione di importazione dati
dall'archivio degli immobili e da quello dei
conduttori. I contratti di locazione sono moduli
pronti per l'uso che riportano tutte le clausole
stabilite dalla normativa vigente sugli affitti. Sono
quindi presenti i dati anagrafici identificativi del
locatore e del conduttore, i dati catastali
dell'immobile e le condizioni dell'accordo con
specifici riferimenti agli articoli di legge.
Inoltre, in quasi tutti i contratti, sono indicati i
termini per la durata e la cessazione, le scadenze
dei pagamenti, le condizioni per la disdetta, la
successione del contratto, l'ammontare del deposito
cauzionale eccetera.
Di
seguito, una breve descrizione dei contratti messi a
disposizione dal programma.
• Il contratto di locazione ad uso
abitativo rappresenta la tipologia
contrattuale in cui l'immobile deve essere destinato
esclusivamente ad uso di civile abitazione del
conduttore e delle persone con lui conviventi. La
normale durata del contratto è di anni quattro
prorogabili di altrettanti anni alla prima scadenza.
Al termine del periodo di proroga, ciascuna delle
parti ha diritto di attuare la procedura per il
rinnovo del contratto o per la rinuncia del rinnovo.
• Il contratto di locazione ad uso
abitativo di natura transitoria ha una
durata minima di un mese ed una massima di diciotto e
può cessare senza bisogno di disdetta se il locatore
dimostra al conduttore il verificarsi dell'evento che
giustifica la natura transitoria del contratto.
• Il contratto di locazione ad uso
abitativo con esercizio dell'opzione per la cedolare
secca si rifà all'articolo 3 del decreto
legislativo 14 marzo 2011, n. 23, il quale ha
introdotto, a favore dei proprietari o titolari di
diritti reali di godimento di unità immobiliari
locate ad uso abitativo, la facoltà di scegliere un
regime di tassazione sostitutiva dell'IRPEF e delle
relative addizionali. Il regime della cedolare secca
sugli affitti sostituisce anche le imposte di
registro e di bollo relative al contratto di
locazione.
•
Il contratto di locazione a canone concordato
(o agevolato) è regolato dalla legge
431/1998 ed è sicuramente il contratto di locazione
più vantaggioso, dal punto di vista fiscale, che
l'impianto normativo nazionale prevede. Gli aspetti
generali del contratto vengono stabiliti da un
accordo locale tra le principali organizzazioni
rappresentative della proprietà edilizia e le
principali associazioni sindacali dei conduttori alla
presenza solitamente dell'assessore comunale o del
sindaco. Tali accordi locali fissano i criteri di
stipula e determinano il canone annuo o mensile come
moltiplicazione tra il valore in euro per
metro-quadro, con un valore minimo e massimo per ogni
area come stabilito dall'accordo, e la metratura
dell'immobile. Il contratto di locazione a canone
concordato consente al locatore di godere di uno
sconto sulla base imponibile pari al 30%, che
pertanto abbatte sensibilmente l'IRPEF da versare.
• Il contratto di comodato gratuito di
immobile è una scrittura privata da
utilizzare quando si concede in locazione
gratuitamente un proprio immobile, ad esempio, ad un
parente. Esso deve comunque contenere l'indicazione
della durata del comodato e della data di cessazione.
Tale tipo di contratto è disciplinato dall'art. 1803
del Codice civile.
• Il contratto di locazione di immobile
per le esigenze abitative degli studenti universitari
ha natura transitoria in quanto il conduttore ha
l'esigenza di abitare l'immobile per un periodo
limitato di tempo (la durata minima è di mesi uno
mentre quella massima è di mesi trentasei). E'
prevista anche la possibilità di recedere dal
contratto per gravi motivi con preavviso da
recapitarsi tramite lettera raccomandata almeno tre
mesi prima.
• Il contratto di locazione di azienda
precisa gli elementi che concorrono a formare il
patrimonio aziendale, le condizioni per la gestione
dell'azienda, la ripartizione delle spese e la
destinazione dei crediti e debiti relativi
all'azienda. Il locatore, per tutta la durata
dell'affitto, si impegna a non iniziare nella stessa
zona nuove imprese idonee a sviare la clientela
dell'azienda locata, nonché a non affittare alcun
locale dell'immobile di sua proprietà per
l'esercizio di impresa affine a quella oggetto del
contratto.
•
Il contratto di locazione di immobile ad uso
turistico, valevole per una durata non
superiore a trenta giorni, deve riportare le
generalità del conduttore e di tutte le persone che
saranno ospitate. Deve specificare, inoltre, a carico
di chi saranno le spese relative ai servizi quali la
luce, l'acqua, il gas o le spese condominiali.
• Il contratto di locazione ad uso
diverso dall'abitativo può essere disdetto
anticipatamente rispetto alla scadenza prefissata. Le
parti, inoltre, possono stabilire che il canone sia
aggiornato annualmente in base alle variazioni ISTAT
dell'indice dei prezzi al consumo per le famiglie di
operai ed impiegati. Va inoltre specificato il tipo
di utilizzo che il conduttore intende fare dei
locali.
• I contratti di locazione ad uso di
autorimessa privata/box/posto auto, cantina/soffitta,
deposito/magazzino prevedono il pagamento
degli oneri accessori relativi all'uso del locale da
parte del conduttore. Quest'ultimo, inoltre, non
potrà depositare nell'unità locata materiali
esplodenti, merci infiammabili o in qualsiasi modo
pericolose per la salute e l'incolumità delle
persone e l'integrità dell'unità stessa.
• L'atto di risoluzione consensuale del
contratto di locazione va utilizzato quando
locatore e conduttore stabiliscono in maniera
concorde di rescindere il contratto con anticipo
rispetto alla data di scadenza, senza che sia
applicata alcuna penalizzazione alle parti.
• Il verbale di riconsegna dell'immobile
locato va utilizzato al termine della
locazione, nel momento in cui il conduttore
riconsegna al locatore le chiavi dell'appartamento
preso in affitto e si esamina lo stato di
conservazione dei locali per accertarsi che
l'immobile non presenti alcun danno.
E'
possibile velocizzare la compilazione dei campi di
testo utilizzando i pulsanti per l'importazione
dall'archivio degli immobili e, in taluni contratti,
da quello dei conduttori, dopodiché si può
esportare il contratto in formato RTF (Rich
Text Format), gestibile attraverso Microsoft
Word o qualsiasi altro programma di
videoscrittura, per personalizzare il testo prima di
mandarlo in stampa.
L'ambiente per gestire la corrispondenza del
locatore presenta una raccolta di moduli che
possono risultare utili al locatore nei suoi rapporti
formali con il conduttore. Si tratta di modelli già
pronti da utilizzare, ad esempio, quando si vuole
comunicare all'inquilino l'adesione al regime con
l'opzione per la cedolare secca, l'aggiornamento del
canone di affitto, la visita all'immobile locato da
parte di aspiranti all'acquisto, la disdetta del
contratto di locazione alla sua prima scadenza e
così via. C'è anche la modulistica per denunciare
il termine di una locazione all'Ufficio delle Imposte
Dirette o per comunicare alla Questura i dati
dell'inquilino che ha appena preso in affitto
l'appartamento.
Per
redigere una nuova lettera basta premere il pulsante Nuovo
e compilare i campi di testo. E' possibile
velocizzare la compilazione dei campi importando i
dati dall'archivio degli immobili, dopodiché si può
esportare la lettera in formato RTF (Rich
Text Format), gestibile attraverso Microsoft
Word o qualsiasi altro programma di
videoscrittura, per personalizzare il testo prima di
mandarlo in stampa.
Il
campo relativo alla data della lettera si compila in
automatico con la data odierna mentre il luogo di
stesura rimane memorizzato quando si chiude la
schermata di lavoro.
Appositi
pulsanti consentono di visualizzare l'anteprima della
lettera o di stamparla direttamente su carta.
Gestione Affitti Pro 4.0
gestisce il Modello F24 ELIDE che
fin dal 2015 ha preso il posto del Modello F23 per
tutti i pagamenti di tributi collegati ai contratti
di locazione.
L'ambiente per la gestione del Modello F24 ELIDE
consente di registrare i versamenti relativi
all'imposta di registro in archivi annuali e mette a
disposizione una maschera che riproduce i campi
presenti in tale documento. L'utente può scegliere
se compilare i campi del Modello F24 ELIDE sul
momento oppure se importare i dati dall'archivio
degli immobili. In quest'ultimo caso, dovrà premere
il pulsante Importa dati ed effettuare una
ricerca nella finestra che appare.
Il
calcolo del totale degli importi è un'operazione
effettuata automaticamente dal programma. A tal fine
è sufficiente salvare la scheda in archivio oppure
premere il pulsante Calcola dopo aver
indicato gli importi nelle relative caselle.
Il Modello F24 ELIDE è composto dalla Sezione
Contribuente e dalla Sezione Erario ed Altro.
Nella Sezione Contribuente vanno indicati il
codice fiscale, i dati anagrafici, l'eventuale
domicilio fiscale del contribuente che effettua il
versamento, il codice fiscale del coobbligato con il
relativo codice identificativo (nel caso in cui il
versamento sia eseguito dalla controparte si indica
il codice identificativo 63).
Apposite icone consentono di visualizzare la tabella
dei codici tributo per compilare i relativi campi in
modo automatico.
I
codici fiscali relativi al locatore e al conduttore
indicati nel Modello F24 ELIDE possono essere
verificati facendo clic sull'icona della freccia
posta di fianco a ciascuna casella di testo.
Nella Sezione Erario ed Altro vanno indicati
il codice dell'ufficio destinatario ovvero
dell'ufficio che ha emesso l'atto (non indicare
nessun valore per i contratti di locazione), il
codice dell'atto a cui si riferisce il pagamento (non
indicare nessun valore per i contratti di locazione),
il tipo di versamento per il quale è prevista
l'indicazione di particolari elementi identificativi
(indicare la lettera F per i contratti di locazione),
gli elementi identificativi del contratto di
locazione (in caso di prima registrazione non
indicare nessun valore, mentre nel caso di pagamento
per annualità successiva, cessione, risoluzione o
proroga, indicare il codice identificativo del
contratto, cioè gli estremi di registrazione
composti da 17 caratteri: codice ufficio, anno di
registrazione, serie, numero, sottonumero), il codice
del tributo da utilizzare esclusivamente per il
Modello ELIDE, l'anno di stipula o di decorrenza del
contratto in caso di prima registrazione oppure, in
caso di pagamento successivo, l'anno di scadenza
dell'adempimento, gli importi a debito da versare.
Nella Sezione Firma bisogna apporre la firma
autografa del contribuente che effettua il
versamento, mentre nella Sezione Saldo Finale
si deve indicare il totale che si andrà a versare.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei versamenti utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo dei pagamenti effettuati in un
preciso giorno dell'anno o relativi a un determinato
locatore o conduttore.
Dopo
aver compilato i campi di interesse, è possibile
mandare in stampa il Modello F24 ELIDE facendo clic
sull'icona della stampante e indicando il numero di
copie che si desidera stampare. La stampa è
effettuata su comuni fogli in formato A4 in triplice
copia (due per la banca o le poste ed una per il
soggetto che effettua il versamento) e riproduce
fedelmente la grafica del modello approvata
dall'Agenzia delle Entrate. E' anche possibile
visualizzare un'anteprima di stampa o esportare il
documento in formato PDF.
L'ambiente per la gestione degli avvisi di
pagamento e delle ricevute d'affitto
permette la creazione di nuovi archivi riferiti a
ciascun anno solare oppure l'apertura di archivi già
creati. Gli avvisi di pagamento vanno utilizzati nel
caso in cui sia prassi del locatore inviare
mensilmente agli inquilini un avviso di scadenza
della rata del canone di locazione con l'elenco dei
titoli per cui è richiesto il pagamento.
Il
programma supporta anche la gestione dei canoni di
affitto calcolati in base alla percentuale di
variazione dell'indice ISTAT.
La schermata per la compilazione e stampa degli
avvisi di pagamento e delle ricevute di affitto è
organizzata in maniera da rendere minimo il lavoro
dell'utente. Ad esempio, la numerazione automatica si
ottiene premendo un unico pulsante e la data di un
nuovo documento viene fornita dal sistema operativo
non appena si inserisce una nuova scheda. Il
programma provvede, inoltre, a tradurre in lettere
l'importo totale percepito espresso in cifre.
In fase
di stampa, è possibile scegliere fra due diversi
formati di avviso di pagamento o ricevuta d'affitto:
quello piccolo, che stampa due copie del documento su
foglio A4, e quello grande, che riproduce su foglio
A4 una sola copia del documento.
Quando si compila un avviso di pagamento o una
ricevuta d'affitto, non è affatto necessario
trascrivere ogni volta i dati riguardanti il
conduttore, il locatore, l'unità immobiliare e la
registrazione del contratto, dal momento che queste
informazioni possono essere richiamate dall'archivio
degli immobili attraverso la funzione per
l'importazione dei dati. Inoltre, le causali da
riportare nel documento possono essere importate da
un elenco personalizzabile.
Per
inserire un nuovo documento in archivio bisogna
innanzitutto indicare l'anno solare di interesse e
premere Apri.
Una
volta entrati nell'ambiente per la compilazione degli
avvisi o delle ricevute, si deve fare clic sul
pulsante Nuovo, compilare i campi e premere Salva.
E'
possibile utilizzare la funzione Numerazione
automatica se si vuole far partire la
numerazione dei documenti da un numero superiore a 1.
L'utente
ha la possibilità di utilizzare un logo
personalizzato per rendere più professionale la
stampa degli avvisi di pagamento o delle ricevute di
affitto.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona della mano con la
moneta consente di visualizzare il riepilogo degli
avvisi di pagamento o delle ricevute di affitto che i
conduttori non hanno ancora saldato.
Questo ambiente di lavoro permette di ottenere
riepilogo annuale, trimestrale o mensile degli
affitti percepiti nonché visualizzare grafici
statistici tridimensionali degli incassi mensili.
Con il
pulsante Trova è possibile richiamare
dall'archivio la scheda di un avviso di pagamento o
di una ricevuta di affitto utilizzando uno o più
filtri di ricerca contemporaneamente.
L'intero
archivio può essere esportato in un foglio di Excel
facendo clic sull'apposita icona. Infine, l'utente ha
la possibilità di visualizzare l'anteprima del
documento prima di stamparlo su carta.
Gestione Affitti Pro 4.0
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base
alle ricevute d'affitto e agli avvisi di pagamento
emessi nell'anno solare selezionato. L'utente può
scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le entrate
relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i
totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il
grafico a barre, basta premere il pulsante
corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.
L'applicazione Storico Atti e Scritture
mette a disposizione uno schedario in cui archiviare
gli estremi non solo dei contratti di affitto ma
anche di qualsiasi documento avente rilevanza
giuridica, quali scritture private, dichiarazioni
sottoscritte, contratti di compravendita di beni
mobili ed immobili e così via.
Ogni scheda consente di indicare il nome dell'atto o
scrittura, la tipologia, il luogo e la data di
stipula, l'Ufficio territoriale presso cui è stato
registrato l'atto, la data di registrazione, il
codice identificativo del contratto, la durata, la
data di scadenza, l'oggetto dell'atto o della
scrittura, i dati anagrafici dei firmatari e di
eventuali altri soggetti interessati, l'importo
concordato, la cauzione pagata come caparra
confirmatoria, le modalità di pagamento, il numero
delle pagine che compongono il documento, gli
eventuali allegati e ogni ulteriore annotazione.
Per
creare la scheda di un atto o scrittura, è
sufficiente premere il pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo e fare clic su Salva.
Si tenga presente che i campi relativi al nome
dell'atto o scrittura, alla data di stipula e al
cognome e nome del primo firmatario sono a
compilazione obbligatoria. Se si vuole archiviare un
contratto di locazione, è possibile velocizzare la
compilazione dei campi di testo importando i dati
dall'archivio degli immobili.
Per modificare una scheda esistente, basta
richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei
record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
E' possibile allegare a ciascuna scheda il file
contenente la copia digitale dell'atto o scrittura se
si è provveduto a scannerizzare lo stesso documento.
A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia,
selezionare il file da allegare nella finestra che
appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.
Inoltre, il pulsante Allega file permette di
allegare alla scheda dell'atto o scrittura file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere documenti a
cui il medesimo atto fa riferimento.
Il
pulsante Duplica è utile quando si deve
creare la scheda di un nuovo atto o scrittura molto
simile ad un'altra già presente in archivio. Per
utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto
richiamare la vecchia scheda nella schermata di
lavoro, poi premere il pulsante Duplica,
apportare le dovute modifiche nei campi di testo e
infine fare clic su Salva.
La casella Da registrare va spuntata per
indicare che l'atto o scrittura è in attesa di
registrazione presso gli uffici dell'Agenzia delle
Entrate. Per visualizzare l'elenco di tutti gli atti
che devono ancora essere registrati, basta fare clic
sul pulsante contraddistinto dall'icona di un timbro.
Il pulsante Trova permette di rintracciare
una scheda in archivio utilizzando uno o più campi
come filtri di ricerca. In questo modo è possibile
trovare, ad esempio, tutti gli atti appartenenti ad
una determinata tipologia, che sono stati
sottoscritti da una certa persona o a cui sono state
abbinate specifiche annotazioni.
La
scheda di ciascun atto o scrittura può essere
stampata su carta mentre l'intero archivio può
essere esportato in un file di Microsoft Excel.
Lo scadenzario dei pagamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze
giornaliere, mensili o annuali relative ai pagamenti
da effettuare o agli affitti da percepire e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può
registrare un numero illimitato di scadenze per
ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere
visualizzate in ordine cronologico in base alla data
e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire
con quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il nome del conduttore,
quello del locatore, l'immobile di riferimento e la
causale del pagamento. I dati del conduttore, del
locatore e dell'immobile possono essere importati
dall'archivio degli immobili servendosi del pulsante
Importa dati.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di
appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera
visiva attraverso un messaggio informativo, sia in
maniera sonora mediante un segnale acustico che si
attiva automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad
esempio, con il conduttore o con l'Agenzia delle
Entrate è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun
impegno, il nome del conduttore e del locatore, la
causale, l'immobile di riferimento nonché la data e
l'ora della scadenza o appuntamento.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta
che viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
conduttore o del locatore come filtro di ricerca,
fare clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
spuntare la casella Pagamento effettuato e
premere Salva per registrare le modifiche.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato conduttore, eccetera.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico
dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai conduttori.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
Gestione Affitti Pro 4.0 è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che tutti gli applicativi consentono di esportare i
dati nel formato del software della Microsoft. A tal
fine, è sufficiente che nel proprio PC sia
installata una qualsiasi applicazione per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso
al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente tutte le volte che
desidera. Per il primo accesso al programma e dopo
ogni installazione, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gestione
Affitti Pro 4.0 può essere utilizzato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il programma su tutti i
computer di sua proprietà.
Gestione Affitti Pro 4.0
può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Gestione Affitti Pro 4.0
fornisce, quindi, un aiuto concreto a 360 gradi nella
gestione delle locazioni, che si traduce in un
immediato guadagno a livello di produttività.
L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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