Gestione
Affitti Turistici è un software facile
e intuitivo che fornisce al Locatore tutto
l'occorrente per l'emissione di contratti di
locazione ad uso turistico di durata inferiore ai 30
giorni e per la stampa di ricevute di pagamento del
canone di affitto e dell'importo cauzionale. Il
programma è costituito da diverse app interagenti
che consentono di memorizzare i dati degli immobili,
dei loro proprietari e degli affittuari. Dopo aver
salvato le informazioni anagrafiche e catastali,
sarà possibile stampare e archiviare i contratti di
locazione e le ricevute di affitto, velocizzando la
loro compilazione grazie ad una funzione di
importazione dei dati.
Come è
noto, i contratti di locazione ad uso turistico la
cui durata è inferiore ai 30 giorni di soggiorno non
vanno registrati e non hanno vincolo di canone, che
sono liberamente concordati dalle parti. Nell'arco di
un anno, il Locatore ha la possibilità di stipulare
uno o più contratti di affitto ad uso turistico con
lo stesso Conduttore. Se il tempo complessivo non è
superiore a 30 giorni, allora il proprietario non è
tenuto a registrare i contratti e dunque non deve
pagare l'imposta di registro e di bollo.
I
contratti con finalità turistiche sono accordi
liberi sotto il profilo della determinazione del
canone, ma prevedono l'obbligatorietà della forma
scritta. Nel contratto occorre indicare i dati
anagrafici del Locatore e del Conduttore, le
caratteristiche dell'immobile, la durata del
soggiorno, l'importo del canone di locazione pattuito
e quello della caparra. Per il deposito cauzionale
versato, l'inquilino ha diritto ad una ricevuta. Alla
fine del soggiorno, se il proprietario non ha
riscontrato danni all'immobile, l'affittuario potrà
pretendere la restituzione del deposito.
L'app Immobili
e Locatori tiene traccia di tutto ciò
che riguarda i Locatori e gli immobili di loro
proprietà. La sua funzione principale è quella di
facilitare la compilazione dei contratti di affitto,
grazie ad una funzione di importazione dei dati, ma
può anche essere usata come un potente archivio
anagrafico e catastale dotato di funzioni avanzate
come il controllo del codice fiscale e della partita
IVA o l'invio di e-mail.
Per inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, indicare i dati
del Locatore e dell'immobile e premere Salva.
Per modificare una scheda già registrata in
archivio, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro con la funzione di ricerca o tramite le frecce
di scorrimento delle schede, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
In ogni
scheda bisogna indicare i dati anagrafici del
Locatore, i suoi recapiti telefonici e di posta
elettronica (inclusa la PEC, se disponibile), gli
estremi di un suo documento di riconoscimento,
l'indirizzo e i dati catastali dell'immobile di sua
proprietà, il numero di vani e di posti letto, gli
accessori di cui l'immobile è dotato, le spese che
il Locatore pone a carico del Conduttore quando
affitta l'immobile e, infine, ogni ulteriore
annotazione personale.
Il pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare ulteriori immobili di
proprietà dello stesso Locatore. Per duplicare la
scheda di un Locatore, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le dovute modifiche sovrascrivendo i dati
del vecchio immobile con quelli del nuovo e, infine,
premere Salva.
Il
pulsante Allega file, contraddistinto
dall'icona della graffetta, permette di allegare file
esterni alla scheda di ciascun Locatore. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia del
documento di riconoscimento del Locatore o l'atto di
compravendita dell'immobile a cui la scheda si
riferisce.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei Locatori e degli immobili in archivio
utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere
il riepilogo di tutti gli immobili di proprietà
dello stesso Locatore o di quelli di una certa
tipologia ubicati nello stesso Comune.
La
scheda di ogni Locatore con relativo immobile
associato può essere visualizzata in anteprima o
stampata su foglio A4, mentre l'intero archivio può
essere esportato in un foglio di Excel.
L'app Archivio Conduttori
è studiata per registrare l'anagrafica degli
affittuari e le caratteristiche degli immobili da
loro richiesti per le vacanze. La sua funzione
principale è quella di facilitare la compilazione
dei contratti di affitto e delle ricevute di
pagamento, grazie ad una funzione di importazione dei
dati, ma può anche essere usata come un potente
archivio anagrafico dotato di funzioni avanzate come
il controllo del codice fiscale e della partita IVA o
l'invio di e-mail.
Per inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, indicare i dati
del Conduttore e della tipologia preferita di
immobile e premere Salva. Per modificare una
scheda già registrata in archivio, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro con la
funzione di ricerca o tramite le frecce di
scorrimento delle schede, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
In ogni
scheda bisogna indicare i dati anagrafici del
Conduttore, i suoi recapiti telefonici e di posta
elettronica (inclusa la PEC, se disponibile), gli
estremi di un suo documento di riconoscimento, le
caratteristiche dell'immobile di sua preferenza
(Comune e zona di ubicazione, piano, numero di vani e
posti letto, gli accessori di cui l'immobile deve
essere dotato), il periodo dell'anno preferito per le
vacanze, le persone solitamente ospitate, eventuali
questioni in sospeso e, infine, ogni ulteriore
annotazione personale.
Il pulsante Allega file, contraddistinto
dall'icona della graffetta, permette di allegare file
esterni alla scheda di ciascun affittuario. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia del
documento di riconoscimento del Conduttore o una brochure
promozionale da inviargli in prossimità delle
vacanze.
Il
pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di associare allo stesso Conduttore ulteriori
immobili in località vacanziere di suo gradimento.
Per duplicare la scheda di un Conduttore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, apportare le
dovute modifiche sovrascrivendo i dati del vecchio
immobile con quelli del nuovo e, infine, premere Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei Conduttori e degli immobili da loro
preferiti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere
il riepilogo di tutte le località vacanziere di
interesse del Conduttore o di tutti gli affittuari
che sono soliti prendere in affitto un immobile in un
certo periodo dell'anno.
La
scheda di ogni Conduttore con relativo immobile
associato può essere visualizzata in anteprima o
stampata su foglio A4, mentre l'intero archivio degli
affittuari può essere esportato in un foglio di Excel.
L'app Contratti di Locazione
mette a disposizione un modulo contenente il testo
del contratto di affitto ad uso turistico predisposto
per la compilazione facilitata grazie alla funzione
di importazione dei dati dall'archivio dei Locatori e
degli immobili e da quello dei Conduttori. Il
Locatore può compilare, stampare e archiviare un
numero illimitato di contratti di locazione per ogni
immobile di sua proprietà. Per importare i dati
dagli archivi dei Locatori e dei Conduttori, bisogna
servirsi dei due pulsanti con la freccia verde
presenti a destra dei campi riservati al cognome e
nome.
Nel
contratto di locazione vanno riportati i dati
anagrafici del Locatore e del Conduttore, l'indirizzo
e i dati catastali dell'immobile e le condizioni
dell'accordo. In particolare, vanno indicati la
durata della locazione espressa in giorni (massimo
30, come previsto dalle normative sugli affitti
turistici), l'importo del canone, l'ammontare del
deposito cauzionale, le modalità di pagamento, le
persone ospitate dal Conduttore, il numero di vani e
di posti letto, gli accessori, le spese a carico del
Conduttore, gli estremi di un suo documento di
riconoscimento, il luogo e la data di stipula del
contratto di affitto. E' inoltre presente un campo di
testo in cui è possibile inserire annotazioni
personali che non appariranno nella stampa del
contratto.
Per
inserire un nuovo contratto di affitto in archivio,
bisogna premere il pulsante Nuovo, indicare
i dati del Locatore, dell'immobile affittato e del
Conduttore importandoli dai relativi archivi o
digitandoli sul momento, specificare le condizioni
contrattuali e, infine, premere Salva. Per
modificare un contratto di locazione già registrato
in archivio, bisogna visualizzarlo nella schermata di
lavoro con la funzione di ricerca o tramite le frecce
di scorrimento delle schede, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante a destra del campo riservato al codice
fiscale consente di verificare la validità del testo
alfanumerico digitato.
Il
luogo di stipula del contratto resta memorizzato in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro,
per cui non sarà necessario digitarlo nuovamente
quando si andrà a redigere un nuovo contratto.
Inoltre, all'apertura della schermata, il campo
dedicato alla data di stipula del contratto appare
già compilato con la data corrente.
Il pulsante con l'icona dell'orologio visualizza il
riepilogo di tutti i contratti di locazione non
ancora scaduti, tenendo conto della data di fine
soggiorno indicata nello stesso documento. Tale
elenco, quindi, mostra sia le locazioni iniziate e
non ancora terminate sia quelle che inizieranno in
futuro se si è già provveduto a stipulare il
contratto.
Il
pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare un nuovo contratto di locazione
con dati molto simili ad un altro già presente in
archivio, come potrebbe essere il caso di un
contratto riferito ad un Conduttore che in passato ha
già preso in affitto lo stesso appartamento. Per
duplicare la scheda di un contratto, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, apportare le
dovute modifiche e premere Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei contratti di affitto in archivio
utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere
il riepilogo dei contratti riferiti a un determinato
Conduttore o immobile, oppure di quelli con canone di
locazione uguale a un certo importo.
Ogni
singolo contratto di affitto può essere visualizzato
in anteprima o stampato su foglio A4, mentre
l'archivio storico di tutti i contratti di locazione
stipulati può essere esportato in un foglio di Excel.
L'app Emissione Ricevute è
un ambiente di lavoro per la compilazione e la stampa
delle ricevute di pagamento in duplice copia su
foglio A4 da rilasciare ai Conduttori nel momento in
cui versano l'importo dovuto per l'affitto o per la
cauzione. Le ricevute emesse sono salvate in archivi
annuali e seguono una numerazione progressiva gestita
direttamente dal software.
La
compilazione delle ricevute è facilitata dalla
possibilità di importare i dati dell'affittuario
(cognome, nome e codice fiscale) dall'archivio
anagrafico dei Conduttori. Per effettuare
l'importazione dei dati, bisogna utilizzare il
pulsante con la freccia rossa posizionato a destra
del rigo iniziante con la scritta "Ricevuti
da".
Per inserire una nuova ricevuta in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo relativi ai dati del Conduttore e alla
causale e premere Salva. L'importo pagato va
espresso soltanto in cifre nelle caselle riservate al
totale, dove bisogna indicare separatamente gli euro
e i centesimi. Il software provvederà a convertire
le cifre in lettere nell'apposito campo di testo in
maniera automatica.
Per
modificare una ricevuta in archivio, bisogna
visualizzarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere il pulsante Salva.
Il pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare una nuova ricevuta con dati
molto simili ad un'altra già presente in archivio,
come potrebbe essere il caso di una ricevuta riferita
al pagamento effettuato da un Conduttore che prende
in affitto l'immobile ogni anno. Per duplicare la
scheda di una ricevuta, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nella stampa delle ricevute di pagamento e
si può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica.
Le
informazioni riguardanti il beneficiario del
pagamento (ossia il Locatore) sono salvate in
automatico assieme al logo quando si esce dalla
schermata di lavoro.
L'app presenta uno spazio riservato all'apposizione
della marca da bollo nella copia della ricevuta da
consegnare al Conduttore nei casi in cui la legge
prevede il pagamento dell'imposta.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante ricevute sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica delle ricevute da
un numero superiore, è necessario utilizzare
l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N".
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle ricevute utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo delle ricevute emesse in un
preciso giorno dell'anno, rilasciate a un determinato
affittuario o riferite ad una certa causale di
pagamento.
Ogni
singola ricevuta può essere visualizzata in
anteprima o stampata in duplice copia su foglio A4,
mentre l'intero archivio delle ricevute di pagamento
può essere esportato in un foglio di Excel.
Gestione Affitti Turistici
è fortemente integrato con Excel, dal
momento che tutti gli applicativi consentono di
esportare i dati nel formato del software della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che sul proprio
PC sia installata una qualsiasi applicazione per la
gestione dei file in formato XLS (ad
esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Gestione
Affitti Turistici può essere
utilizzato anche in una rete locale se si ha
necessità di condividere gli archivi fra più
postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà senza limiti
di tempo.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Affitti Turistici funziona anche su
chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella
del programma su pen-drive e fare doppio
clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La
copia della cartella su dispositivo esterno è anche
il metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
Gestione Affitti Turistici
è quindi il programma ideale per proprietari di
immobili ubicati in località vacanziere in cerca di
uno strumento veloce per la stampa dei contratti di
locazione e per l'emissione delle ricevute di
affitto. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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