Agenda
Appuntamenti è un software facile e
intuitivo studiato per tenere sotto controllo
qualsiasi tipo di impegno prefissato e di essere
avvisati al sopraggiungere della data. Gli
appuntamenti possono essere descritti nei minimi
dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio,
riunione di lavoro, appuntamento con cliente, visita
medica o odontoiatrica, serata con amici, eccetera) e
indicando ulteriori informazioni nel campo della
causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto
(persona o ditta) a ciascuna scheda per facilitare
l'identificazione dell'appuntamento all'interno
dell'archivio.
L'app
viene incontro alle esigenze di dentisti, medici,
avvocati, commercialisti o altri professionisti in
cerca di un semplice strumento per gestire l'agenda
degli impegni con i clienti o altre persone da
incontrare, ma risulta utile anche per monitorare e
coordinare le incombenze e le scadenze della vita
quotidiana.
L'applicazione Archivio Appuntamenti
va utilizzata per registrare o modificare gli
appuntamenti riguardanti eventi da ricordare, impegni
con clienti, incontri con amici o colleghi, eccetera.
Dopo aver registrato gli appuntamenti, basterà
avviare il programma per essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Gli appuntamenti inseriti
potranno essere esportati in Excel e
visualizzati in ordine cronologico in base alla data
e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
degli appuntamenti, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni
prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la
causale dell'impegno.
L'utente
può registrare un numero illimitato di appuntamenti
per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in
ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale
dell'impegno e i suoi dettagli, l'importo
dell'eventuale pagamento da effettuare, i dati del
contatto associato all'evento con relativi recapiti
telefonici e indirizzo e-mail, il luogo abbinato
all'appuntamento e ogni ulteriore annotazione. Per
ciascun appuntamento si deve indicare con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver
salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante
Duplica per trasportare tutti i dati (ad
eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record.
A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno,
mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come
già accennato, per ogni appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'avvio del programma.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi degli
appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti di una certa
tipologia, con riferimento ad un determinato contatto
o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei
risultati di ricerca può essere stampato.
E'
necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti
ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il
segno di spunta sulla casella Impegno assolto
e salvando i cambiamenti. Così facendo,
l'appuntamento in questione non apparirà più
nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti
consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e
non assolti.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare
la casella Impegno assolto e, infine, fare
clic sul pulsante Salva per confermare
l'aggiornamento. Il pulsante Da assolvere
mostra la lista degli impegni a cui bisogna
ottemperare, sia scaduti che non.
All'avvio
del programma l'elenco degli appuntamenti imminenti
non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo
se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative
schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda
dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare
il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante,
evidenziare l'evento nella lista, selezionarlo con un
doppio clic per richiamare i dati nella finestra di
lavoro principale. A questo punto, come già
spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno
assolto e premere Salva per registrare
le modifiche.
La
scheda del singolo appuntamento può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in
grado di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
La
schermata di partenza del programma permette di
essere informati sugli appuntamenti imminenti nonché
di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un
giorno o a un mese dell'anno.
Si
ricorda che l'eventuale modifica dei dati
visualizzati in questo ambiente deve essere
effettuata all'interno dell'applicazione Archivio
Appuntamenti accessibile tramite l'apposito
pulsante.
All'avvio del programma appare immediatamente una
scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che
ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti.
Quando sono presenti impegni imminenti, questi
compaiono all'interno di un elenco che può essere
stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Se non sono presenti appuntamenti imminenti, la
schermata iniziale visualizzerà un elenco vuoto.
L'elenco
presente nella schermata di avvio contiene una
sintesi dei dati principali relativi a ogni
appuntamento imminente, mentre la griglia dei dati
visualizzabile tramite il pulsante Esporta in
Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni
relative agli eventi registrati nell'archivio degli
appuntamenti.
Si
capisce, quindi, che la schermata di avvio è un
ambiente di sola lettura utile a verificare se ci
sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre
presente un calendario che consente di selezionare un
giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno
solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti
che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti
al giorno o al mese selezionato.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli appuntamenti imminenti, del giorno e del mese
visualizzati nella griglia di dati esportabile in Excel
sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro
disposizione cronologica avviene indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati.
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Agenda Appuntamenti può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Agenda Appuntamenti è
quindi l'app ideale per le aziende, i professionisti
o i privati cittadini che vogliono avvalersi del
proprio computer per non dimenticare mai ricorrenze
importanti, persone da incontrare, eventi a cui non
si deve mancare e così via. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
|
