Archivia Documenti Pro - Software per Microsoft Windows





Software rivolto al professionista che ha bisogno di mettere ordine ai documenti del proprio ufficio, ma anche all'utente privato che desidera catalogare tutta la documentazione cartacea conservata a casa per essere in grado di recuperarla velocemente in qualsiasi momento. Programma composto da quattro app studiate per archiviare atti e scritture, diplomi e attestati, posta in ingresso, in uscita e interna e ogni altro tipo di documento. Esportazione dati in Microsoft Excel. Avanzata funzione di ricerca dei documenti in archivio usando uno a più filtri contemporaneamente. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB o in una rete locale LAN.




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Archivia Documenti Pro
Software per archiviare tutti i tipi di documenti, la posta in entrata,
in uscita e interna, gli atti, le scritture private, i diplomi, gli attestati ecc.


Archivia Documenti Pro è un facile e potente software di archiviazione documentale adatto sia a studi professionali sia alla famiglia per creare schedari di documenti di tutti i generi con la possibilità di descriverli in ogni dettaglio. I documenti archiviati possono essere ricercati in modo semplice e intuitivo in base alle informazioni inserite dall'utente nelle schede descrittive.

Il software si compone di quattro app, ciascuna delle quali consente di archiviare una delle diverse tipologie di documenti con cui abbiamo a che fare nella nostra vita lavorativa e famigliare. In particolare, Archivia Documenti Pro suddivide i documenti in atti e scritture, diplomi e attestati, posta in ingresso, in uscita e interna e tutti gli altri tipi di documenti.

L'applicazione Schedario Documenti è un database in cui catalogare documenti di qualsiasi genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte di un più ampio fascicolo o pratica. E' quindi possibile sfruttare questa app per l'archiviazione di pratiche di ufficio, documenti legali, direttive, circolari, corrispondenza, ricevute di pagamenti o altro materiale cartaceo di proprio interesse.

In ogni scheda si può indicare il nome del documento, il numero di protocollo ad esso assegnato, il nome e l'indirizzo di chi ha prodotto il documento, la data in cui il medesimo documento è stato prodotto, il nome e l'indirizzo del destinatario, la data di ricezione, l'oggetto del documento, la tipologia, la classificazione, il riferimento all'eventuale fascicolo contenitore del documento, il formato, il numero di pagine, gli allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il livello di riservatezza, il software con cui il documento è stato creato, il luogo di conservazione dell'originale cartaceo, i soggetti citati nel documento e ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un documento, basta premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del documento, al produttore e alla data di produzione sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad una determinata tipologia.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del documento descritto se si è provveduto a scannerizzarlo. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del documento file di qualsiasi genere che potrebbero contenere materiale in formato digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un documento molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

La casella Da completare va spuntata per indicare che il documento è in fase di lavorazione e deve ancora essere completato. Per visualizzare l'elenco di tutti i documenti non ancora completati, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un foglio con su una matita.

La scheda di ciascun documento può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi al proprio ufficio. La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.

Una volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei dati, si può iniziare a protocollare una nuova scheda premendo il pulsante Nuovo. Così facendo, il software assegna al documento il numero di protocollo e la data di registrazione, che ovviamente coincide con quella odierna. La numerazione del protocollo è progressiva e tiene conto di quanti documenti sono già presenti in archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno solare. Se si desidera far partire la numerazione automatica da un numero superiore a 1, si deve utilizzare la funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera "N." che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre, spuntando un'apposita casella, si può fare in modo che il numero progressivo del protocollo sia seguito dall'indicazione dell'anno solare.

Dopo aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare clic sul pulsante Salva per archiviare la scheda. La scheda di un documento può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova oppure utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l'ufficio e l'operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti. I dati dell'ufficio e dell'operatore responsabile della protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi) sono salvati in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali campi può all'occorrenza essere modificato manualmente tutte le volte che si desidera.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché di esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti protocollati da un certo operatore e appartenenti ad una specifica categoria.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

L'applicazione Atti e Scritture mette a disposizione uno schedario in cui archiviare qualsiasi documento avente rilevanza giuridica, quali scritture private, dichiarazioni sottoscritte, contratti di locazione o di compravendita di beni mobili ed immobili e così via.

Ogni scheda consente di indicare il nome dell'atto o scrittura, la tipologia, il luogo e la data di stipula, l'Ufficio territoriale presso cui è stato registrato l'atto, la data di registrazione, il codice identificativo del contratto, la durata, la data di scadenza, l'oggetto dell'atto o della scrittura, i dati anagrafici dei firmatari e di eventuali altri soggetti interessati, l'importo concordato, la cauzione pagata come caparra confirmatoria, le modalità di pagamento, il numero delle pagine che compongono il documento, gli eventuali allegati e ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un atto o scrittura, è sufficiente premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome dell'atto o scrittura, alla data di stipula e al cognome e nome del primo firmatario sono a compilazione obbligatoria.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un nuovo atto o scrittura molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale dell'atto o scrittura se si è provveduto a scannerizzare lo stesso documento. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti gli atti appartenenti ad una determinata tipologia, che sono stati sottoscritti da una certa persona o a cui sono state abbinate specifiche annotazioni.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda dell'atto o scrittura file di qualsiasi genere che potrebbero contenere documenti a cui il medesimo atto fa riferimento.

La casella Da registrare va spuntata per indicare che l'atto o scrittura è in attesa di registrazione presso gli uffici dell'Agenzia delle Entrate. Per visualizzare l'elenco di tutti gli atti che devono ancora essere registrati, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un timbro.

La scheda di ciascun atto o scrittura può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Diplomi e Attestati è un ambiente in cui registrare i titoli di studio acquisiti da tutti i membri della propria famiglia o, se si opera in un contesto lavorativo, dai propri dipendenti o colleghi. Questa app è quindi idonea a tenere traccia degli estremi dei diplomi di laurea o di scuola secondaria o anche di attestati rilasciati al termine della frequenza di corsi di aggiornamento o di formazione professionale.

In ogni scheda è possibile indicare il nome del diploma o attestato, la data di conseguimento, l'Istituto universitario o scolastico erogante, la città in cui il titolo di studio è stato conseguito, il voto finale ottenuto, il nome del candidato, il suo codice fiscale e recapito telefonico, le materie studiate durante il corso, i nomi dei relativi insegnanti, la data di inizio e quella di fine corso, la sua durata totale, la modalità di erogazione del corso (ad esempio, in presenza, on-line, in blended-learning ecc.), il titolo della tesi se il corso ha previsto la discussione di una dissertazione finale, il nome del docente relatore e di quello correlatore, il nome del Presidente e degli altri membri della commissione d'esame, il recapito della segreteria ed eventuali altri contatti, ogni ulteriore annotazione.

Per creare la scheda di un diploma o attestato, basta premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e fare clic su Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del diploma o attestato, alla data di conseguimento e al cognome e nome del candidato sono a compilazione obbligatoria. Un apposito pulsante consente di verificare la correttezza del codice fiscale del candidato.

Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del diploma o attestato se si è provveduto a scannerizzare lo stesso documento. A tal fine, basta premere il pulsante Sfoglia, selezionare il file da allegare nella finestra che appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i titoli rilasciati da un determinato Istituto oppure tutti i diplomi e attestati conseguiti da un certo candidato.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un diploma o attestato molto simile ad un'altra già presente in archivio. Per utilizzare tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere il pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del diploma o attestato file di qualsiasi genere che potrebbero contenere documenti a cui il medesimo titolo di studio fa riferimento.

La casella Originale consegnato va spuntata per indicare che gli uffici di segreteria hanno provveduto a consegnare il diploma o attestato originale al titolare. Per visualizzare l'elenco di tutti i titoli non ancora ricevuti in originale, basta fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un visto.

La scheda di ciascun diploma o attestato può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

Tutti gli archivi di Archivia Documenti Pro possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutti i PC di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Archivia Documenti Pro può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Archivia Documenti Pro è quindi lo strumento ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per mettere ordine ai propri documenti di ogni genere al fine di averli a portata di mano ogni volta che ci servono. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Archivia Documenti Pro è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 149,00 (centoquarantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario:

  • Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG

  • IBAN: IT71J0200803050000101867373

  • Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE).

Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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