Archivio
Buste Paga è un software facile e
intuitivo costituito da tre app che consentono di
registrare i cedolini stipendiali, archiviare i dati
anagrafici dei dipendenti e riepilogare i compensi
percepiti. Lo scopo del programma è quello di
offrire uno strumento per creare uno schedario
riassuntivo dei cedolini stipendiali di tutti i
dipendenti annotando non solo gli estremi delle buste
paga ma anche le prestazioni lavorative svolte, i
bonus e premi di produttività elargiti, le eventuali
assenze dal lavoro e molto altro. E' inoltre
possibile allegare a ciascuna scheda il file del
cedolino in PDF o in altri formati. L'utente
può utilizzare un'avanzata funzione di ricerca per
ottenere i riepiloghi delle buste paga.
L'applicazione
Anagrafica Dipendenti mette
a disposizione un ambiente di lavoro in cui
registrare i dati dei dipendenti o comunque di tutto
il personale che collabora con la propria azienda
fornendo prestazioni retribuite. Questa app è dotata
di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al
dipendente, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN. I dati dei dipendenti
potranno essere importati in fase di archiviazione
delle schede riassuntive dei cedolini stipendiali per
compilare velocemente i campi di testo relativi alle
informazioni anagrafiche.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la
mansione del dipendente, la categoria di
appartenenza, il livello professionale, la qualifica
principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo
di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità,
i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il dipendente desidera essere contattato, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi
di un documento di riconoscimento, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN
bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le
modalità di pagamento. Il campo Note può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al
dipendente.
La
scheda del dipendente consente, inoltre, di
registrare i dati riguardanti il contratto di lavoro
firmato con l'azienda indicando la data di assunzione
e quella della prossima scadenza del rapporto di
collaborazione per poter avvisare il lavoratore per
la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia
del compenso totale pattuito e dell'ammontare della
singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo
di frazionamento che è stato applicato e con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con
un solo clic sull'icona del segnale con il punto
esclamativo si potrà visualizzare e stampare
l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già
scaduti.
Il
pulsante Allega file consente di associare
alla scheda di ciascun dipendente tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, il contratto di assunzione o la copia
acquisita allo scanner del documento di identità.
Per inserire una nuova scheda anagrafica, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che alcuni campi sono a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del dipendente, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo E-mail è affiancato da un pulsante
che permette di lanciare l'applicazione presente sul
proprio computer per la gestione della posta
elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono
state abbinate determinate note oppure del personale
disponibile a lavorare in certi giorni della
settimana o a determinati orari. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'intero
archivio dei dipendenti è esportabile in Microsoft
Excel, mentre la singola scheda anagrafica può
essere stampata su carta.
L'applicazione Schedario Cedolini
è studiata per tenere traccia delle singole buste
paga allo scopo di agevolare la consultazione
dell'archivio dei cedolini stipendiali sfruttando una
potente funzione di ricerca. Per inserire una nuova
scheda in archivio dopo aver selezionato l'anno
solare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi che interessano e premere Salva.
La
scheda di un cedolino può essere aggiornata tutte le
volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in
archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova
o utilizzando le frecce di scorrimento dei record,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Le buste paga sono organizzate in archivi annuali e
possono essere descritte nel dettaglio indicando il
codice identificativo del cedolino, la data di
emissione, il periodo di retribuzione, il totale dei
giorni e delle ore di lavoro, gli estremi dell'ente
erogante lo stipendio (denominazione, codice fiscale
e ufficio responsabile), il nome e il codice fiscale
del dipendente, il tipo di contratto sottoscritto, la
data di assunzione e quella di cessazione del
rapporto di lavoro (per i contratti a tempo
determinato), una descrizione delle prestazioni
lavorative ordinarie e straordinarie svolte, i bonus
e i premi di produttività elargiti, le detrazioni e
le ritenute presenti in busta paga, il totale lordo,
il totale delle ritenute e il totale netto dello
stipendio. E' inoltre possibile inserire annotazioni
di qualsiasi genere ed allegare la copia originale
del cedolino in formato digitale.
I campi
relativi al dipendente possono essere compilati
velocemente importando i dati dall'archivio
anagrafico. A tal fine bisogna utilizzare il pulsante
con l'icona della freccetta rossa presente a destra
del campo di testo riservato al cognome e nome del
dipendente. I dati dell'ente erogante lo stipendio
resteranno memorizzati alla chiusura della schermata
di lavoro, cosicché non occorrerà reinserirli
quando si dovrà archiviare la scheda di un nuovo
cedolino stipendiale.
Il pulsante Allega file consente di
associare alla scheda di ciascun cedolino tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, documenti relativi alle prestazioni
lavorative fornite dal dipendente nel periodo
retributivo a cui si riferisce la busta paga.
La
casella Stipendio riscosso va spuntata nel
momento in cui l'importo della busta paga viene
effettivamente riscosso dal dipendente. Per
visualizzare l'elenco degli stipendi non ancora
riscossi, è sufficiente fare clic sul pulsante
contraddistinto dall'icona del triangolo giallo con
punto esclamativo.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare la scheda di un cedolino stipendiale
molto simile ad un'altra archiviata precedentemente,
ad esempio relativa a un dipendente che ha svolto le
stesse mansioni. Per duplicare una scheda, basta
visualizzare quella già archiviata, fare clic su Duplica,
inserire gli estremi variabili del nuovo cedolino
(codice ID, data emissione, periodo retribuzione,
totale giorni, totale ore), apportare ogni ulteriore
modifica desiderata e premere Salva.
La funzione Trova consente di utilizzare
più filtri di ricerca contemporaneamente, per cui è
possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i
dipendenti che in un certo periodo di retribuzione
hanno svolto lavori straordinari o a cui è stato
elargito il premio di produttività.
La
scheda riassuntiva del cedolino può essere stampata
su carta mentre l'intero archivio annuale delle buste
paga può essere esportato in Excel.
L'applicazione
Riepilogo Compensi consente
di ottenere un estratto conto degli importi totali
netti percepiti dai dipendenti in un qualsiasi arco
di tempo utilizzando come filtri di ricerca il codice
fiscale del lavoratore e/o le prestazioni lavorative
fornite.
Per ottenere il riepilogo dei compensi netti relativi
a un certo intervallo di tempo è sufficiente,
quindi, indicare negli appositi campi il codice
fiscale del dipendente e l'attività lavorativa
svolta unitamente alla data di inizio e a quella di
fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti i
compensi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni busta paga il codice
identificativo del cedolino, la data di emissione, il
periodo di retribuzione, il nome del dipendente, il
suo codice fiscale e l'importo netto dello stipendio.
In calce alla schermata compare il totale complessivo
dei compensi, ottenuto sommando gli importi netti di
tutte le buste paga presenti nell'elenco.
Per ottenere il riepilogo dei compensi percepiti da
tutti i dipendenti nell'intervallo di tempo indicato
a prescindere dall'attività svolta, basta lasciare
in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo dei
compensi visualizzato può essere stampato su carta
facendo clic sull'apposito pulsante.
Archivio Buste Paga può
essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il programma
su tutte le macchine di sua proprietà.
Archivio Buste Paga
funziona anche su chiavetta USB. A tal fine,
basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup dei dati archiviati.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Archivio
Buste Paga è quindi lo strumento
ideale per gestire in maniera ordinata i cedolini
stipendiali e sapere in ogni momento quali lavori ha
svolto un certo dipendente e quali importi ha
percepito. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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