Archivio
Pratiche Legali è un software rivolto
agli avvocati per archiviare i dati anagrafici dei
clienti del proprio studio legale e per gestire le
pratiche degli assistiti. Il programma è quindi
rivolto a tutti gli studi legali che dispongono di
una nutrita clientela alla quale forniscono
assistenza nei processi civili e penali e che
necessitano di un semplice strumento di lavoro per
organizzare e registrare le proprie attività.
In
particolare, il software si compone di due app
interagenti con cui è possibile (1) creare uno
schedario dei propri clienti nel quale memorizzare
l'anagrafica e tenere traccia di tutta la
documentazione in formato digitale di ciascun
assistito e (2) gestire nel dettaglio le pratiche
legali dei propri assistiti registrando i dati
generali e giudiziali, le attività svolte, il
calendario delle udienze, i documenti prodotti e lo
stato dei pagamenti.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
delle pratiche grazie alla possibilità di importare
i dati dell'assistito e della controparte, ma può
essere usata anche come una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio
di e-mail al cliente, il controllo della validità
del codice fiscale, della partita IVA, del numero di
carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare il codice
identificativo del cliente, la categoria, l'indirizzo
di residenza, la denominazione della Ditta di cui il
cliente è titolare o per la quale lavora, i recapiti
telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un
documento di riconoscimento, il numero di carta di
credito con relativa data di scadenza, l'IBAN
bancario, servizi da lui richiesti allo studio legale
nonché le modalità di pagamento. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
La scheda del cliente consente, inoltre, di
registrare i dati relativi ad un eventuale pagamento
rateale a favore dello studio legale indicando la
data in cui deve essere pagata la prossima rata per
poter avvisare il cliente all'approssimarsi della
scadenza. Si può tenere traccia dell'importo totale
dovuto e dell'ammontare della singola rata, nonché
specificare il tipo di frazionamento che è stato
applicato, la data di decorrenza dei pagamenti e con
quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati. Con un solo clic su un apposito pulsante si
potrà visualizzare e stampare l'elenco di tutte le
rate in scadenza o già scadute.
E'
possibile abbinare una cartella a ciascuna scheda in
cui conservare un numero illimitato di documenti
riferiti al cliente. Esiste anche la funzione Allega
file che consente di associare alla scheda tre
file esterni descrivendone il contenuto in apposite
caselle.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva. Si
tenga presente che alcuni campi sono a compilazione
obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente,
bisogna richiamarla nella finestra di lavoro,
apportare le modifiche e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i clienti a cui sono state
abbinate determinate note, oppure dei clienti che
lavorano per la stessa Ditta o che hanno richiesto un
certo servizio. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'intero
archivio dei clienti è esportabile in Excel,
mentre la singola scheda anagrafica può essere
stampata su carta.
L'applicazione Gestione Pratiche
è l'ambiente di lavoro in cui vanno registrate le
pratiche di tutti i clienti assistiti dal proprio
studio legale. Per ciascuna pratica il software
consente di creare un dettagliato fascicolo
elettronico nel quale inserire le informazioni
relative al procedimento civile o penale e di
allegare la copia digitale dei documenti riferiti
alla stessa pratica.
La scheda della pratica è suddivisa in sei sezioni
studiate per registrare i dati generali del
fascicolo, i dati giudiziali, le attività svolte
dallo studio legale per l'espletamento della pratica,
il calendario delle udienze, i documenti prodotti e
lo stato dei pagamenti effettuati dall'assistito.
Per
registrare una nuova pratica in archivio, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
immettere le informazioni disponibili nei campi di
testo delle sezioni della pratica e premere il
pulsante Salva. Per modificare una pratica
già in archivio, basta visualizzarla nella finestra
di lavoro usando la funzione Trova o le
frecce di scorrimento delle schede, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
La sezione Dati generali consente di
annotare il nome della pratica, la categoria di
appartenenza, la data di apertura del fascicolo e
quella di chiusura, l'oggetto della pratica, lo stato
di lavorazione attuale, il numero di protocollo
interno e quello del protocollo generale, il numero
di archivio, la posizione, la data di archiviazione,
i dettagli della pratica, la tariffa applicata
all'assistito, i dati del cliente e del suo avvocato
difensore designato dallo studio legale, i dati della
controparte e dell'avvocato avversario, i nomi degli
altri soggetti coinvolti a qualsiasi titolo nel
procedimento legale, eventuali questioni in sospeso e
ogni ulteriore annotazione. La casella Pratica
chiusa va spuntata nel momento in cui la causa
civile o penale giunge a conclusione.
I dati
del cliente e della controparte (cognome e nome,
codice fiscale, denominazione della Ditta e numero di
partita IVA) possono essere digitati sul momento
oppure importati dall'archivio dei clienti se si è
provveduto a creare delle schede anagrafiche per gli
stessi soggetti. Per importare i dati bisogna
utilizzare il pulsante contraddistinto dall'icona
della freccia rossa posizionato a destra dei campi
riservati al nome del cliente e a quello della
controparte.
La
sezione Dati giudiziali è predisposta per
ospitare le informazioni riguardanti il Registro, il
tipo di atto, gli estremi del deposito dell'atto, il
numero di Ruolo Generale con cui il Tribunale ha
catalogato il procedimento, l'Autorità competente,
il Foro, l'Ufficio Giudiziario, la sezione, il
Giudice Istruttore che ha provveduto all'istruzione
della causa, il Ruolo, il Giudice designato ad
emettere la sentenza, il grado di giudizio a cui la
pratica fa riferimento, la data di iscrizione a
ruolo, la data e il luogo dell'udienza di prima
comparizione, il contributo unificato da versare per
le spese del procedimento giudiziario, il
procedimento di mediazione e di conciliazione, il
valore della causa da riportare in calce all'atto
introduttivo del giudizio per la determinazione del
contributo unificato dovuto per legge, la domanda
giudiziale avanzata dall'attore, l'indicazione
specifica dei mezzi di prova dei quali l'attore
intende valersi, il numero di telefax o l'indirizzo
di posta elettronica presso cui il difensore di
ciascuna delle parti dichiara di voler ricevere le
comunicazioni, un sunto della motivazione della
sentenza e della data in cui è stata emessa, i
motivi dell'eventuale ricorso in appello e la data in
cui la sentenza è stata impugnata e, infine, gli
adempimenti degli obblighi antiriciclaggio previsti
dalla legge.
La
sezione Attività svolte permette di
elencare tutte le prestazioni che lo studio legale ha
fornito per l'espletamento del procedimento a cui la
pratica si riferisce. Di ciascuna prestazione è
possibile indicare la data, una sua descrizione, la
persona incaricata dell'attività e l'esito ottenuto.
Si capisce che l'elenco delle attività svolte è
utile anche ai fini del calcolo forfettario della
parcella finale da presentare al cliente, per cui è
buona norma provvedere ad aggiornare questa tabella
ogni volta che viene fornita una prestazione
professionale.
La
sezione Calendario udienze permette di
annotare tutte le udienze tenute per il procedimento
in questione dall'inizio alla fine della causa.
L'utente può annotare la data e l'ora di apertura
dell'udienza, l'oggetto della stessa, il Tribunale e
il Giudice designati.
La
sezione Documenti prodotti serve a fornire
una descrizione dei documenti allegati alla pratica,
le cui copie digitali andrebbero salvate nella
cartella associata alla scheda dello stesso
fascicolo. Di ogni documento è possibile indicare il
numero di protocollo, la data di emissione,
l'oggetto, il mittente e il destinatario.
Per
inserire la copia digitale di un documento nella
cartella associata alla pratica, basta fare clic sul
pulsante caratterizzato dall'icona di una cartellina
gialla e trascinare il file nella finestra che si
apre in automatico.
La
sezione Stato pagamenti è utile per tenere
traccia di tutti i pagamenti effettuati dal cliente a
favore dello studio legale indicando la data in cui
l'onorario è stato percepito, la causale del
pagamento, la modalità utilizzata e l'importo
incassato.
La
funzione Trova consente di rintracciare una
pratica in archivio anche usando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere l'elenco di tutte le pratiche appartenenti
ad una certa categoria e assegnate allo stesso
avvocato difensore, oppure di tutte le pratiche che
attualmente si trovano in un determinato stato di
lavorazione e a cui sono state abbinate delle parole
chiave nel campo delle note.
La
funzione Allega file è studiata per
allegare alla pratica fino a tre documenti che si ha
bisogno di consultare con una certa frequenza. Si
ricorda che le copie digitali di tutti i documenti
riferiti alla pratica vanno invece collocate nella
cartella associata alla scheda del fascicolo e
descritte nella sezione riservata ai documenti
prodotti.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio
visualizza l'elenco di tutte le pratiche attualmente
aperte, ossia di tutte le pratiche nella cui scheda
non è stata spuntata la casella Pratica chiusa.
Ciò consente di sapere all'istante quante e quali
pratiche sono seguite dallo studio legale alla data
corrente.
Premendo
il pulsante Stampa si effettua una stampa su
carta di tutte le informazioni presenti nella scheda
della pratica visualizzata al momento, mentre facendo
clic sul pulsante con l'icona di Excel si
esporta l'intero archivio delle pratiche in un file XLS.
Tutti gli archivi di Archivio Pratiche
Legali possono essere esportati in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Archivio
Pratiche Legali può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive e fare
doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Archivio Pratiche Legali è
quindi la soluzione ideale per tutti gli avvocati che
hanno bisogno di tenere sempre a portata di mano i
dati dei propri clienti, le pratiche degli assistiti,
lo storico dei servizi forniti, gli onorari
percepiti, i documenti protocollati e il calendario
delle udienze. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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