Gestione
Parco Auto 3.0 è un software facile e
intuitivo progettato per archiviare i dati relativi
ad ogni mezzo dell'autoparco aziendale, tenere sotto
controllo i costi e le scadenze temporali e
chilometriche riguardanti la manutenzione degli
automezzi o il pagamento delle tasse
automobilistiche, sapere in ogni momento quali
conduttori sono disponibili e quali sono in ferie,
registrare tutti i viaggi effettuati da ciascun
autoveicolo per calcolare i consumi di carburante e i
chilometri percorsi, redigere un registro degli
ingressi e delle uscite dei mezzi dalla porta carraia
e, infine, gestire l'inventario delle attrezzature
presenti in azienda anche ai fini della loro
manutenzione ordinaria e straordinaria.
L'applicazione
Parco Automezzi permette di
creare una dettagliata scheda descrittiva di ogni
veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca
e il modello, il numero di targa e di telaio, la data
di immatricolazione, il colore, il tipo di
alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL,
ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la
cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i
chilometri di percorrenza per litro di carburante, il
numero di posti, la portata massima in tonnellate, il
numero di assi, gli impianti e gli accessori in
dotazione, la destinazione e l'uso, il numero
dell'apparato Telepass e quello della tessera
Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di
compatibilità ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione e le
condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può
associare il relativo proprietario o il conduttore
assegnato indicandone, oltre al nome, il codice
fiscale e il recapito preferenziale.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, il certificato di proprietà del
veicolo e il contratto di assicurazione.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi Tipo veicolo, Marca, Modello
e Targa sono a compilazione obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti
elementi in comune con quella di un veicolo già in
archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la
vecchia scheda, premere Duplica, apportare
le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario o conduttore, oppure di quelli di
una certa marca o modello. I risultati di ciascuna
ricerca possono essere stampati.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe costantemente verificare la disponibilità
di ciascun mezzo e, a seconda dei casi, mettere o
togliere il segno di spunta sulla casella Veicolo
disponibile. Così facendo, l'utente potrà
trovare immediatamente un veicolo disponibile per un
nuovo viaggio quando ce ne sarà bisogno. Basterà
premere il pulsante Disponibili per
visualizzare l'elenco di tutti i mezzi nella cui
scheda è stata spuntata la suddetta casella.
Il
software è anche in grado di visualizzare la scheda
del veicolo in anteprima, di effettuarne la stampa e
di esportarla in formato .PDF. L'intero
archivio degli automezzi può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Anagrafica Conduttori
è una rubrica elettronica che consente di registrare
i dati personali dei conducenti dei veicoli del
proprio autoparco per poterli poi importare quando si
archiviano le schede della flotta automezzi. Ad ogni
conduttore si può associare un veicolo del parco
auto, indicando il tipo di mezzo, la marca, il
modello, il colore, il tipo di alimentazione e il
numero di targa.
Sono
presenti vari campi nei quali inserire il cognome e
il nome del conducente, l'indirizzo e la città, le
patenti di guida possedute, i dati dell'automezzo
assegnato, i compensi pattuiti con l'azienda, i
recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il conduttore desidera essere contattato, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero
di carta di credito con relativa data di scadenza e
l'IBAN bancario. Ogni scheda può essere corredata di
eventuali annotazioni. I campi relativi al veicolo
assegnato all'automobilista possono essere compilati
in automatico importando i dati dall'archivio del
parco automezzi.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del conducente, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo E-mail è affiancato da un pulsante
che permette di lanciare l'applicazione predefinita
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Per annotare che il conduttore acconsente a lavorare
in trasferta, è sufficiente spuntare la relativa
casella. Il pulsante Sì trasferte
visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è
stato messo il segno di spunta su tale casella.
La funzione Allega file permette di abbinare
alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da
richiamare velocemente con un clic. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del contratto stipulato dal conduttore con l'azienda,
l'immagine scannerizzata della sua patente di guida o
carta di identità, e così via.
Per inserire una nuova scheda in archivio, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre
compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il
nome del conduttore, la marca, il modello e la targa
del veicolo abbinato.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i conducenti che
possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli
che risiedono in una certa città. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'utente
che si occupa dell'archiviazione delle schede
anagrafiche dei conduttori dovrebbe costantemente
aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di
essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella In ferie. Nel
campo Programma ferie andrebbe indicata la
durata delle ferie del conduttore. Così facendo,
l'utente potrà trovare immediatamente un autista
disponibile quando ce ne sarà bisogno. A tal fine,
basta premere il pulsante In servizio per
visualizzare l'elenco di tutti i conducenti che al
momento sono al lavoro con le relative annotazioni
sul periodo di disponibilità.
Qualora
tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile
visualizzare la lista degli autisti attualmente in
ferie premendo il pulsante In ferie per
verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro
tornerà al lavoro.
Il pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti nella scheda di
ciascun conduttore. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Inventario Attrezzature
consente di archiviare schede tecniche relative agli
attrezzi di lavoro di cui la propria azienda è
equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura,
la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua
descrizione, il numero di matricola, il tipo di
alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del
documento di acquisto e la data di acquisto, la ditta
fornitrice con relativo titolare e recapito
preferenziale, le modalità di utilizzo
dell'attrezzo, il numero di telefono per
l'assistenza, il nome della persona di contatto, la
data di scadenza della revisione, lo stato della
garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra
annotazione.
L'utente
può allegare a ciascuna scheda file esterni di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, a titolo
di esempio, la documentazione riferita
all'attrezzatura oppure una sua foto.
Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco
delle attrezzature la cui revisione sta per scadere.
Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare
la data della prossima revisione e con quanti giorni
di preavviso desidera essere informato. L'elenco che
appare mostra il riepilogo delle revisioni in
scadenza e di quelle scadute e non effettuate. Se si
desidera visualizzare esclusivamente l'elenco delle
revisioni scadute, bisogna servirsi del pulsante Scadute.
La
casella Revisione effettuata va spuntata se
si vuole che la scheda dell'attrezzatura non compaia
nei riepiloghi delle revisioni in scadenza o scadute.
Tale funzione può essere utile se, ad esempio, una
certa attrezzatura non ha più bisogno di essere
revisionata oppure se la revisione è stata eseguita
prima della data di scadenza e non si è ancora
deciso quando si vorrà revisionare nuovamente la
medesima attrezzatura.
Il pulsante Valore totale serve a ottenere
il valore complessivo delle attrezzature presenti
nell'inventario dall'azienda. In questo modo si
potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il
capitale dell'equipaggiamento posseduto e ciò può
servire, ad esempio, a fini assicurativi.
Il pulsante Trova consente di visualizzare
una lista delle attrezzature presenti in archivio
utilizzando diversi criteri di ricerca
contemporaneamente e di richiamare i dati nella
schermata di lavoro principale selezionando con un
doppio clic la scheda di interesse. E' possibile, in
questo modo, ottenere l'elenco di tutte le
attrezzature appartenenti a una certa tipologia
oppure di quelle acquistate da una stessa ditta
fornitrice. I risultati di ricerca possono essere
mandati in stampa.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Per modificare una scheda esistente, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, cambiare i
dati e premere Salva.
Il pulsante Duplica permette di creare una
nuova scheda duplicandone una già presente in
archivio. Tale funzione è particolarmente utile
quando i dati da registrare sono simili a quelli di
un'altra attrezzatura salvata in precedenza.
Le icone delle frecce permettono di scorrere le
schede dalla prima all'ultima e viceversa oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La scheda tecnica di ciascuna attrezzatura può
essere stampata su carta mentre l'intero inventario
delle attrezzature può essere esportato in un file
di Microsoft Excel.
L'applicazione Ingressi e Uscite Veicoli
è studiata per gestire le schede da compilarsi a
cura del personale di servizio alla porta carraia nel
momento in cui i mezzi di visitatori attraversano il
cancello di ingresso dell'azienda. Ovviamente, è
anche possibile registrare i veicoli del proprio
parco auto custoditi in autorimessa che giornalmente
entrano in azienda.
Questa
app permette di registrare per ogni mezzo la data e
l'ora di entrata e di uscita dalla sede dell'azienda,
la marca, il modello e il numero di targa del
veicolo, il nome del conduttore e delle altre persone
a bordo, una descrizione della merce trasportata, gli
estremi del foglio di marcia, i numeri delle tessere
fornite ai visitatori che autorizzano all'ingresso da
esporre sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il
luogo di destinazione del veicolo, il cellulare del
conducente e il nome dell'operatore che effettua la
registrazione. Esiste, inoltre, un campo per annotare
qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio
eventuali documenti consegnati dal conducente in
porta carraia.
Per inserire una nuova scheda in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data e
ora di ingresso nonché alla marca, modello e targa
del veicolo sono a compilazione obbligatoria.
Se si
deve registrare l'ingresso o l'uscita di un mezzo del
proprio autoparco, è possibile importare i dati del
veicolo e del conduttore dall'archivio del parco
automezzi servendosi del pulsante con la freccetta
rossa presente a destra del campo riservato al numero
di targa.
Quando i visitatori stanno per lasciare la sede,
l'operatore alla porta carraia può richiamare la sua
scheda utilizzando il pulsante Veicoli non ancora
usciti e facendo doppio clic sulla voce di
interesse nell'elenco che appare. Dopo aver
richiamato con un doppio clic la scheda del veicolo
dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà quindi
inserire la data e l'ora di uscita e salvare i
cambiamenti.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di
ricerca uno o più campi contemporaneamente, in
particolare la data di ingresso o di uscita, la marca
e il modello del veicolo o il suo numero di targa, il
nome del conduttore o delle altre persone a bordo,
gli estremi del foglio di marcia, la merce
trasportata, il luogo di destinazione o qualsiasi
informazione inserita nel campo delle note.
Si può
richiamare una scheda anche utilizzando le frecce di
scorrimento, che consentono di visualizzare il record
precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La scheda di rilevazione dell'ingresso e dell'uscita
del veicolo può essere stampata in duplice copia su
un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia
al conduttore e trattenere l'altra. L'intero registro
dei transiti dei veicoli in azienda può essere
invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.
L'utente del software ha anche la possibilità di
visualizzare il riepilogo dei veicoli non ancora
usciti, oppure di quelli entrati o usciti nella
giornata corrente.
L'applicazione Statistiche transiti
veicoli consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sugli ingressi e sulle
uscite registrate nell'anno solare selezionato.
L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto
forma di grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra il numero di
ingressi e uscite relativamente a ciascun mese
dell'anno.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso a una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
ingressi e delle uscite dei veicoli.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più i
transiti dei veicoli sono stati numerosi.
L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente. Il pulsante Stampa
grafico consente di ottenere su carta il grafico
visualizzato in quel momento unitamente ai dati
relativi ai transiti mensili.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
della propria azienda.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'evento.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
I dati
del proprietario o conduttore del veicolo abbinato ad
una scadenza o appuntamento (cognome e nome, codice
fiscale e recapito preferenziale) possono essere
importati dall'archivio del Parco Automezzi
servendosi del pulsante Importa dati. Tale
funzione consente di importare anche i dati relativi
al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo,
marca, modello, colore, tipo di alimentazione e
numero di targa).
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso per la
manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il
pulsante Da confermare permette di ottenere
il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso
mostrando anche il nome di ciascun proprietario o
conduttore da contattare con il relativo numero di
telefono.
E' buona norma aggiornare lo Scadenzario
Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non.
Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da
aggiornare, basta immettere il suo numero di targa
nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova
e, una volta evidenziato il veicolo nella lista,
selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati
nella finestra di lavoro principale. A questo punto
è possibile spuntare la casella Manutenzione
effettuata e premere Salva per
registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuate visualizza
lo storico delle manutenzioni in archivio e può
essere utile per stampare l'elenco di tutti gli
interventi tecnici eseguiti sui mezzi della propria
azienda in base a scadenze temporali.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato mezzo o conduttore, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel, che potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato .XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Scadenzario Chilometrico
è studiata per registrare tutte le manutenzioni
soggette a scadenze chilometriche anziché temporali.
Lo scopo dell'applicazione è consentire di
confrontare in qualsiasi momento i chilometri
percorsi da ogni veicolo del parco auto alla data
corrente con il limite massimo chilometrico oltre il
quale è necessario effettuare una nuova
manutenzione. Lo Scadenzario Chilometrico
permette, inoltre, di avere un archivio storico degli
interventi di manutenzione eseguiti sugli automezzi.
Per creare la scheda di una nuova manutenzione
bisogna innanzitutto premere il pulsante Nuovo
e inserire le informazioni riguardanti il veicolo e
il conducente o responsabile del mezzo. Tali
informazioni possono essere digitate sul momento
oppure richiamate dall'archivio del parco automezzi
utilizzando il pulsante Importa dati.
A questo punto, occorre compilare la sezione relativa
alla manutenzione indicando la tipologia e i dettagli
dell'intervento tecnico da effettuare, l'officina
incaricata, ulteriori annotazioni di qualsiasi genere
e, se si desidera, il costo stimato. La casella Data
intervento andrebbe compilata successivamente,
nel momento in cui la manutenzione sarà stata
effettuata e si provvederà ad aggiornare la scheda.
Nella stessa occasione si potrebbe inoltre aggiornare
il costo dell'intervento.
Nel
campo Km iniziali va inserito il valore dei
chilometri attuali percorsi dal mezzo come riportato
sul contachilometri. Trattandosi di una nuova scheda,
tale valore coincide con quello da inserire nel campo
Km attuali. Per lo stesso motivo, il valore
del campo Data iniziale deve essere uguale a
quello del campo Data attuale.
Un ulteriore campo permette di specificare la
frequenza chilometrica con cui va effettuata la
manutenzione, ossia ogni quanti chilometri è
necessario eseguire quel tipo di intervento tecnico.
Premendo il pulsante Calcola si ottiene la
scadenza chilometrica, che equivale alla somma dei
chilometri iniziali con il valore della frequenza
chilometrica. La scadenza chilometrica rappresenta,
quindi, il numero massimo di chilometri oltrepassato
il quale bisogna intervenire.
Il pulsante Trova consente di rintracciare
una qualsiasi scheda in archivio, indipendentemente
dal fatto che la manutenzione sia stata effettuata
oppure no, utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere
l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti da
una certa officina su un dato tipo di veicolo, oppure
la lista di tutti i cambi degli pneumatici effettuati
su un preciso automezzo.
E'
buona norma aggiornare lo Scadenzario
Chilometrico in maniera periodica, ad esempio
mensilmente, per avere sempre a portata di mano la
situazione dei veicoli del proprio parco auto che
necessitano di manutenzione. Questo vuol dire che,
periodicamente, andrebbe aggiornato il valore dei
chilometri attuali di ciascun mezzo registrato nello
scadenzario.
Il modo più veloce per aggiornare la scheda di una
scadenza chilometrica consiste nel fare clic sul
pulsante Da effettuare. Questa operazione
visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non
ancora eseguite. Per rintracciare nell'elenco la
scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere
il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare
clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
indicare il nuovo valore dei chilometri attuali e la
data corrente nei relativi campi e premere Salva
per registrare le modifiche.
Se il valore dei chilometri attuali immesso supera
quello della scadenza chilometrica, all'atto del
salvataggio il software contrassegna la manutenzione
come Scaduta nel campo Stato
manutenzione e la scheda apparirà nell'elenco
delle manutenzioni scadute visualizzabile con
l'apposito pulsante. Nel momento in cui la
manutenzione è stata eseguita, bisogna richiamare la
relativa scheda, mettere il segno di spunta sulla
casella Manutenzione effettuata e salvare le
modifiche. Così facendo, la scheda non comparirà
più nell'elenco delle manutenzioni scadute.
Attenzione
a non confondere il riepilogo visualizzato tramite il
pulsante Scadute con quello ottenuto tramite
il pulsante Da effettuare. Mentre il primo
mostra la lista degli interventi da eseguire
urgentemente in quanto già scaduti, il secondo
fornisce semplicemente l'elenco di tutte le
manutenzioni in archivio da effettuare, sia scadute
che non.
Subito dopo aver aggiornato la scheda contrassegnando
la manutenzione come effettuata, è possibile
registrare la nuova scadenza chilometrica relativa
alla manutenzione successiva utilizzando il pulsante Duplica,
indicando i nuovi valori delle date e dei chilometri
iniziali e attuali e facendo clic su Salva.
Tale operazione può comunque essere effettuata anche
in un secondo momento richiamando la vecchia scheda
per duplicarla oppure creando la nuova scheda da
zero.
Il pulsante Effettuate visualizza lo storico
delle manutenzioni in archivio e può essere utile
per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici
eseguiti in base a scadenze chilometriche sui singoli
mezzi del parco auto.
La scheda di ogni singolo intervento di manutenzione
può essere stampata su carta, mentre l'intero
archivio dello scadenzario chilometrico può essere
esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Registro Viaggi
mette a disposizione un ambiente in cui annotare i
viaggi effettuati da tutti i veicoli del parco auto
al fine di ottenere, per ciascun mezzo, un riepilogo
dei litri di carburante consumati, dei costi
sostenuti per i rifornimenti e dei chilometri
percorsi in un qualsiasi intervallo di tempo
nell'anno selezionato.
L'utente
dovrà quindi tenere aggiornato il registro
compilando una scheda ogni volta che un mezzo del
proprio autoparco effettua un viaggio indicando la
data e l'ora di partenza e di arrivo, il luogo di
destinazione, l'itinerario seguito, lo scopo del
viaggio, la marca, il modello e la targa del veicolo
utilizzato, il nome del conduttore e del conduttore
supplementare, l'elenco delle altre persone a bordo,
il numero totale dei viaggiatori e una descrizione
della merce trasportata.
Le informazioni riguardanti il veicolo e il
conduttore possono essere richiamate dall'archivio
del parco automezzi servendosi del pulsante
contraddistinto dall'icona di una freccia rossa
posizionato a destra del campo riservato alla marca e
modello di veicolo.
Per la corretta compilazione della scheda, è
necessario controllare il contachilometri
dell'automezzo sia alla partenza sia al rientro in
sede e riportare il numero dei chilometri negli
appositi campi. Una volta inseriti i dati, si può
calcolare il numero dei chilometri percorsi premendo
il pulsante Calcola.
E'
presente una sezione in cui bisogna registrare i dati
riguardanti ogni singolo rifornimento fatto durante
il viaggio per poter calcolare il totale dei costi di
carburante e dei litri consumati. Per ogni
rifornimento effettuato, si può indicare la data e
l'ora, la stazione di servizio, i litri di carburante
e l'importo pagato.
Per avere l'esatto resoconto dei consumi di
carburante e dei costi sostenuti dall'automezzo
nell'arco dell'intero viaggio dalla partenza al
rientro in sede, bisogna procedere come segue: 1)
accertarsi che il serbatoio dell'automezzo sia pieno
alla partenza. Se non lo fosse, fare il pieno di
carburante senza prendere nota dei litri e del
relativo costo; 2) ogni volta che ci
si ferma durante il tragitto per rifornirsi di
carburante, segnare la quantità di litri immessi nel
serbatoio e l'importo pagato. Come è noto, questi
dati sono riportati sulla colonnina del distributore;
3) al rientro in sede, fare il pieno
di carburante e quindi segnare la quantità di litri
e il relativo costo.
Appare chiaro che la quantità totale di carburante
consumato nell'intero viaggio si ottiene sommando i
litri immessi nel serbatoio a ogni rifornimento,
incluso il pieno effettuato al rientro in sede. In
maniera simile, il costo totale sostenuto è uguale
alla somma degli importi pagati per i singoli
rifornimenti.
Giova ripetere che, ai fini del calcolo dei consumi
di carburante, è necessario che il serbatoio
dell'automezzo sia pieno alla partenza. Nei viaggi
brevi, in cui non si ha bisogno di fare rifornimento
durante il tragitto, il consumo totale è esattamente
quello del pieno effettuato al rientro in sede.
La casella Viaggio in corso va spuntata per
indicare che il viaggio descritto nella scheda
corrente non è ancora terminato. Per visualizzare il
riepilogo di tutti i viaggi attualmente in corso,
basta premere il pulsante con l'icona raffigurante
una macchina rossa.
Per
inserire una nuova scheda in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo e premere Salva.
Si tenga presente che i campi della data di partenza,
del luogo di destinazione del viaggio, della marca,
del modello e del numero di targa del veicolo sono a
compilazione obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Per richiamare
una scheda è possibile utilizzare sia la funzione di
ricerca sia le frecce di scorrimento, che consentono
di visualizzare il record precedente o quello
successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda
all'archivio.
Il software consente di trovare le schede in archivio
anche attraverso chiavi parziali, ossia indicando una
o più parole consecutive contenute nei campi
utilizzati come filtri di ricerca. In questo modo, è
possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i
viaggi effettuati da un certo conduttore o da un
determinato veicolo, oppure di tutti quelli verso la
stessa destinazione o riguardanti il trasporto di una
particolare tipologia di merce.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
archiviare la scheda di un nuovo viaggio che ha molti
elementi in comune con quella di un viaggio
registrato in precedenza. A tal fine, è sufficiente
richiamare la vecchia scheda, fare clic su Duplica,
apportare le dovute modifiche nei campi di testo e
premere Salva.
Il programma permette di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la copia digitale del
documento di trasporto o qualsiasi altra
documentazione relativa al viaggio.
L'intero
registro dei viaggi può essere esportato in un file
di Excel mentre la scheda descrittiva del
singolo viaggio può essere stampata su carta.
L'applicazione Riepilogo consumi
carburante e chilometri percorsi
consente di ottenere il resoconto dei consumi di
carburante e dei chilometri percorsi da un
determinato automezzo o da tutti i veicoli del parco
auto in un intervallo di tempo prescelto dall'utente.
A tal fine, basta indicare l'anno solare di
interesse, la targa dell'automezzo, il luogo di
destinazione del viaggio, l'intervallo di tempo
relativo al periodo di interesse e, infine, premere
il pulsante Visualizza riepilogo.
Il
riepilogo che si ottiene mostra, per ciascun viaggio
effettuato, la data di partenza e quella del rientro
in sede, il luogo di destinazione, la marca e il
modello del veicolo, il numero di targa, i litri di
carburante consumati, i chilometri percorsi e il
costo sostenuto.
In calce al riepilogo, compariranno la somma dei
litri di carburante consumati, il numero complessivo
dei chilometri percorsi e il totale dei costi di
carburante tenendo conto di tutti i viaggi elencati
nei risultati di ricerca, unitamente a un promemoria
dell'intervallo di tempo selezionato.
Se si desidera il riepilogo relativo a tutti i mezzi
del parco auto, bisogna selezionare solo l'intervallo
di tempo e lasciare in bianco i campi della targa del
veicolo e del luogo di destinazione del viaggio.
Si capisce che il campo Targa presente nel
registro dei viaggi è molto importante ai fini della
creazione dei riepiloghi parziali, dal momento che
serve a ottenere resoconti in base al singolo mezzo.
Il pulsante Stampa riepilogo permette di
ottenere su carta l'elenco delle schede dei viaggi
visualizzato in quel momento.
L'applicazione Costi sostenuti
è un registro delle spese giornaliere relative a
ciascun automezzo che consente di ottenere un
estratto conto degli esborsi in base alla causale e
all'intervallo di tempo specificato. L'utente dovrà
quindi tenere aggiornato il registro dei costi
compilando una scheda ogni volta che effettua una
spesa riguardante, ad esempio, un rifornimento di
carburante, una riparazione o un intervento di
manutenzione ordinaria o straordinaria, l'acquisto di
accessori per la propria auto, il pagamento di tasse
automobilistiche e così via.
Per
inserire un nuovo costo in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data del
saldo, alla causale del pagamento, alla marca e
modello di veicolo e al numero di targa sono a
compilazione obbligatoria. Ciascuna scheda è
associabile ad un conducente, ad un pagatore e ad un
beneficiario, dei quali si può specificare il
recapito telefonico.
Di ogni costo si può indicare la causale, i dettagli
della spesa, le modalità di pagamento e gli estremi
dello scontrino, ricevuta o fattura. La casella Saldato
deve essere spuntata quando il pagamento è stato
eseguito. Premendo il pulsante Da saldare si
otterrà il riepilogo di tutti i pagamenti in
sospeso.
Per
richiamare una scheda è possibile utilizzare le
frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare
il record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio. Con il
pulsante Importa dati si possono richiamare
le informazioni relative al veicolo e al conducente
dall'archivio del Parco Automezzi.
Il software consente di effettuare ricerche avanzate
in archivio funzionanti anche con chiave parziale e
con più filtri. E' possibile, in questo modo,
ottenere il riepilogo di tutti i pagamenti effettuati
a favore di un determinato beneficiario, oppure di
quelli a cui sono state associate particolari note e
così via.
Per
ottenere il riepilogo dei costi sostenuti in un certo
intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul
pulsante Apri nel riquadro Visualizza
riepilogo, selezionare una causale, il numero di
targa dell'automezzo di interesse ed indicare la data
di inizio e quella di fine intervallo.
L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco
di tutte le spese effettuate nel periodo specificato,
riportando la marca e il modello dell'automezzo, la
data del saldo, la causale del pagamento, il nome del
beneficiario e l'importo pagato. Per ottenere il
riepilogo dei costi relativi a tutti i veicoli del
parco auto e a tutte le causali di pagamento, basta
lasciare in bianco i relativi campi di ricerca.
L'applicazione Statistiche costi mensili
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici dei costi sostenuti in ciascun mese
dell'anno per i veicoli della flotta automezzi.
L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto
forma di grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le spese relative
a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali
all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico dei
costi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più i costi
sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente agli importi relativi ai costi
mensili.
Tutti gli archivi di Gestione Parco Auto
3.0 possono essere esportati in un file
di Microsoft Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato .XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gestione
Parco Auto 3.0 può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Parco Auto 3.0 è
quindi il programma ideale per tutte le ditte che
dispongono di un autoparco aziendale, permettendo di
gestire le manutenzioni ordinarie e straordinarie dei
veicoli, calcolare i costi e i consumi di carburante,
registrare gli ingressi e le uscite dei mezzi in
porta carraia, essere avvisati quando sta per scadere
il bollo, la revisione, l'assicurazione e ogni altra
scadenza. L'utente resterà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
|
