Inventario Autofficina 3.0 - Software per Microsoft Windows





Software per le officine meccaniche composto da diverse app interagenti che permettono di registrare l'anagrafica dei clienti e dei veicoli che entrano in officina, gestire i fornitori e il magazzino degli autoricambi con inventario parziale o totale degli articoli in giacenza, monitorare appuntamenti e scadenze riguardanti gli automezzi da revisionare o da riparare, stampare e archiviare le schede dei lavori eseguiti sui mezzi dei clienti ed emettere preventivi, documenti di trasporto e fatture proforma. Gestione della merce in esaurimento con visualizzazione elenco degli articoli sottoscorta. Esportazione dati in Microsoft Excel. App trasportabile su chiavetta USB e utilizzabile anche in una rete LAN.




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Inventario Autofficina 3.0
Software per gestire il magazzino autoricambi con inventario, le riparazioni dei veicoli,
le scadenze di manutenzioni e revisioni, le fatture proforma, i preventivi e i documenti di trasporto


Inventario Autofficina 3.0 è un software semplice e intuitivo studiato per le officine meccaniche composto da diverse app interagenti che permettono di registrare l'anagrafica dei clienti e degli automezzi che entrano in officina, gestire i fornitori e il magazzino degli autoricambi ottenendo l'inventario parziale o totale degli articoli in giacenza, monitorare appuntamenti e scadenze riguardanti i veicoli da revisionare o da riparare, compilare, stampare e archiviare le schede dei lavori eseguiti sui mezzi dei clienti ed emettere preventivi, documenti di trasporto e fatture proforma.

L'applicazione Anagrafica Clienti è utile per velocizzare la compilazione delle Schede di Lavoro, dei preventivi, dei documenti di trasporto e delle fatture proforma grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare cognome, nome, denominazione della ditta, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, il codice destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai fini della fatturazione elettronica, i recapiti telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare le informazioni relative all'automezzo di sua proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio, data immatricolazione, alimentazione, targa). Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede diversi automezzi e si vuole creare una scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si potrà richiamare in maniera opportuna la scheda relativa all'automezzo da riparare o revisionare in fase di compilazione dei vari documenti. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate questioni in sospeso con l'autofficina.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo cliente può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Parco Automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il numero dell'apparato Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale.

E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione e le condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare il relativo proprietario indicandone, oltre al nome, il codice fiscale e il recapito preferenziale.

Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo, come il libretto di circolazione, il certificato di proprietà del veicolo e il contratto di assicurazione.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi "Tipo veicolo", "Marca", "Modello" e "Targa" sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi relativi al veicolo e al proprietario ad esso abbinato possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico dei clienti.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un certo proprietario, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

Se la propria autofficina si occupa anche della vendita di automezzi, l'utente addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla casella Veicolo in vendita. Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un veicolo disponibile per la vendita quando ce ne sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In vendita per visualizzare l'elenco di tutti i mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta casella.

Il pulsante Stampa permette di ottenere su carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del parco automezzi. Il software è anche in grado di esportare la singola scheda in formato PDF e l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Anagrafica Fornitori è utile per velocizzare la compilazione delle schede del magazzino autoricambi grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la denominazione della ditta fornitrice, il nome del titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le modalità di pagamento concordate, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il fornitore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di registrare le informazioni relative agli articoli che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al fornitore.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del contratto di fornitura stipulato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Per trovare le schede dei fornitori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno determinate questioni in sospeso e per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo "Note".

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del fornitore, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso fornitore perché, ad esempio, lo stesso fornisce diverse tipologie di articoli e si vuole creare una scheda per ciascuna categoria merceologica. Per duplicare la scheda di un fornitore, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

La scheda di ogni singolo fornitore può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Magazzino Autoricambi prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i prodotti e i servizi che potranno poi essere richiamati per la compilazione dei preventivi, delle Schede di Lavoro, dei DDT e delle fatture proforma. E' possibile catalogare prodotti e servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale degli articoli in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito.

La catalogazione della merce si effettua creando una scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna indicare il codice dell'articolo, la tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il modello, una descrizione delle caratteristiche principali, la presenza di eventuali elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del magazzino, il nome del fornitore del bene con relativi recapiti, la data di acquisto e gli estremi del documento di compravendita.

Per inserire la scheda di un articolo nell'archivio del magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere la merce compilando le caselle che interessano e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa serve a stampare su carta la scheda selezionata, che all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF.

Se si dispone di pneumatici è anche possibile inserire le informazioni sull'efficienza nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e sul rumore esterno da rotolamento delle gomme.

Il campo "Giacenza" deve essere utilizzato per indicare la quantità del materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce. Si ricorda che è anche possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si compila un preventivo, una Scheda di Lavoro, un DDT o una fattura proforma importando i dati dal magazzino.

Il pulsante Calcola va usato per calcolare il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo. Il pulsante Calcola valore consente di ottenere il valore totale della merce in magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.

Il campo Avviso sottoscorta permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.

Il campo "Tipologia" è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata categoria merceologica. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.

Il campo "Note" consente di registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile per identificare l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è stato prenotato da un acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e così via.

Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce comprata da un determinato fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifici elementi accessori. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante Cerca sul Web apre il motore di ricerca Google per trovare su Internet informazioni riguardanti il prodotto merceologico visualizzato in quel momento, usando come filtro i dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla marca e al modello dell'articolo.

L'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di carico e scarico effettuate per quella merce annotandole in un documento di Word da allegare alla scheda.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

L'applicazione Inventario Merce permette di visualizzare e stampare l'inventario di tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine, basta indicare una tipologia nell'apposito campo di ricerca e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza senza indicare alcuna tipologia.

La finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di essi il codice identificativo, la marca e il modello, il costo, la giacenza e il valore ottenuto moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla schermata è riportato l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli merceologici.

Si ricorda che il campo "Tipologia" presente nella schermata per la registrazione degli articoli in magazzino è molto importante ai fini della creazione degli inventari parziali, dal momento che serve ad associare l'articolo ad una determinata categoria merceologica. Pertanto l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un determinato inventario parziale.

Il pulsante Stampa inventario permette di ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata in quel momento con l'indicazione in calce del valore complessivo.

L'applicazione Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti della propria autofficina.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione da effettuare e i dati relativi all'automezzo associato a quell'impegno.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

I dati del cliente abbinato ad una scadenza o appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e recapito preferenziale) possono essere importati dall'archivio del parco automezzi servendosi del pulsante Importa dati. Tale funzione consente di importare anche i dati relativi al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca, modello, colore, tipo di alimentazione e numero di targa).

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro.

Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il cliente per la manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso mostrando anche il nome di ciascun cliente da contattare con il relativo numero di telefono.

E' buona norma aggiornare lo Scadenzario Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la manutenzione di un veicolo mettendo il segno di spunta sulla casella Manutenzione effettuata nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia scadute che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Manutenzione effettuata e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuate visualizza lo storico delle manutenzioni in archivio e può essere utile per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti in base a scadenze temporali sui mezzi dei propri clienti.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato mezzo o cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

L'applicazione Schede di Lavoro è studiata per l'emissione del modulo di accettazione del veicolo in officina, ossia della scheda di lavorazione da stampare e consegnare al cliente su richiesta in cui registrare ogni intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio, data di immatricolazione, tipo di alimentazione, livello del carburante, chilometri percorsi, data di scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio, presso l'officina o su strada), il nome del meccanico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della riconsegna del veicolo al termine dei lavori.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna. Nella scheda si può indicare il numero e la data della fattura che è stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa. E' inoltre presente una sezione per compilare un elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al cliente che potrà essere stampato.

Un'apposita casella permette di specificare se il veicolo è stato riconsegnato al cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare l'elenco degli automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.

Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere l'intervento compilando le caselle che interessano e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva.

Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quante Schede di Lavoro sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.

La compilazione della scheda può essere velocizzata importando i dati dall'archivio dei clienti. Il pulsante Stampa serve a stampare su carta la Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF. Se si desidera stampare una Scheda di Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al cliente, bisogna premere il pulsante Stampa presente nella schermata in cui compare lo stesso elenco.

La funzione Trova permette di creare riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un certo meccanico in uno specifico giorno o mese dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un preciso automezzo, e così via.

A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione relativa all'autoveicolo riparato o revisionato.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

L'applicazione Riepilogo Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dalla propria autofficina in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di ricerca.

Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul pulsante abbinato alla scritta "Riepilogo Schede di Lavoro emesse" nella schermata per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il nome del cliente e la targa del suo automezzo unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli incassi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di emissione, il nome del cliente, il suo recapito telefonico preferenziale, la marca, il modello e la targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura abbinata.

Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

L'app Emissione Preventivi consente la compilazione e la stampa di preventivi in cui è possibile inserire fino a trenta voci su una sola pagina di un foglio A4. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare gli articoli presenti nel magazzino dei ricambi auto effettuando, se si desidera, l'aggiornamento della giacenza. Le informazioni riguardanti la propria ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro.

L'applicazione risulta utile per accontentare il cliente che vuole sapere i costi prima di richiedere un servizio. I preventivi hanno una loro numerazione progressiva, che è gestita direttamente dal software. Si può velocizzare la compilazione di un preventivo importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico.

Come nelle schede dei lavori eseguiti sugli automezzi, è possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nei preventivi e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti utilizzando il pulsante Numerazione e inserendo il numero iniziale nella finestra che appare.

Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

Per inserire un nuovo preventivo in archivio, bisogna innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare le modifiche e premere Salva. La parte del preventivo relativa ai dati del cliente può essere compilata velocemente importando le informazioni dal corrispondente archivio anagrafico. I dati riguardanti la ditta emittente (che normalmente sono sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce dalla schermata per la stesura del documento.

Con il pulsante Trova, l'utente può recuperare un preventivo in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i preventivi emessi in una certa data oppure di quelli relativi alla vendita di specifici articoli.

Un'apposita casella consente di prendere nota dei preventivi in sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti articoli il cui prezzo potrebbe subire delle variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto dall'icona della mano con una moneta, si ottiene l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in archivio. E' inoltre possibile indicare i dati del veicolo del cliente premendo il pulsante Dati veicolo. Tali dati possono essere importati dall'archivio anagrafico dei clienti.

Gli estremi dei preventivi possono essere esportati in un file di Excel.

L'applicazione Emissione DDT consente la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di documenti di trasporto. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare gli articoli presenti nel magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico. Le informazioni riguardanti la propria ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro. La prima operazione da effettuare per emettere un DDT consiste nell'indicare l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri per entrare nella schermata della compilazione del documento.

L'app fornisce tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la stampa dei DDT con una numerazione progressiva gestita direttamente dal programma. Dopo aver consegnato la merce al cliente è buona norma aggiornare il DDT spuntando la casella Consegnato. Il pulsante con l'icona di un veicolo rosso permette di visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai carichi non ancora consegnati. Oltre ai dati riguardanti la ditta emittente, al cliente e ai prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le generalità del vettore, la destinazione della merce, la causale del trasporto, la tipologia di porto (franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni, la data e l'ora di inizio trasporto e di consegna. In calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per la firma del vettore e di chi ritira la merce.

Dopo aver indicato l'anno solare, per inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi che interessano e premere Salva. Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quanti DDT sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.

Per modificare un documento in archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nei DDT caricando un'immagine in formato Jpeg o Bitmap. Una volta caricato, tale logo apparirà anche nella stampa delle Schede di Lavoro, dei preventivi e delle fatture proforma.

Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Se l'articolo o servizio indicato nel DDT è esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

E' anche possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni articolo riportato nel documento.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi dei DDT utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo dei DDT emessi in un preciso giorno dell'anno, intestati a un determinato cliente o a più clienti che vivono in una stessa città, eccetera.

Il pulsante con l'icona di Excel consente di esportare tutti i DDT in un file XLS.

L'applicazione Emissione Fatture Proforma consente la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di fatture proforma con la possibilità di importare i dati del cliente e le voci presenti nel magazzino degli autoricambi. Si ricorda che le fatture proforma non hanno valore fiscale e che, all'atto del pagamento dei corrispettivi da parte del cliente, è necessario emettere una fattura elettronica.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nelle fatture proforma e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Se l'articolo o servizio da fatturare è esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

Le informazioni riguardanti la propria officina meccanica sono salvate in automatico alla chiusura della schermata di lavoro.

Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi che interessano e premere Salva. Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quante fatture proforma sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato. Per modificare un documento in archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.

Il pulsante Altre informazioni consente di inserire i dati riguardanti la destinazione della merce, il nome del vettore, l'aspetto esteriore dei beni, il porto franco o assegnato, la causale del trasporto e il numero dei colli.

E' possibile numerare i documenti adottando la semplice numerazione progressiva annuale oppure indicando anche l'anno di emissione. Le fatture proforma emesse con Inventario Autofficina 3.0 consentono di indicare sia la partita IVA sia il codice fiscale. La stampa delle fatture proforma riporta in calce l'annotazione che i dati del cliente saranno trattati esclusivamente per l'erogazione del servizio e non saranno forniti a terzi. Inoltre si ricorda che il documento emesso non ha valore fiscale.

La casella Saldata va spuntata quando la fattura proforma è stata saldata dal cliente. Un apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco di tutte le fatture proforma saldate. E' anche possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni articolo riportato nel documento.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi delle fatture proforma utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo delle fatture proforma emesse in un preciso giorno dell'anno, intestate a un determinato cliente o a più clienti che vivono in una stessa città, eccetera.

L'applicazione consente anche di visualizzare e stampare il riepilogo mensile, trimestrale o annuale delle fatture proforma emesse.

I pulsanti contraddistinti dalle frecce oblique servono a velocizzare la compilazione della fattura proforma importando i dati da un preventivo o da un documento di trasporto emessi precedentemente.

L'applicazione Statistiche fatturato consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture proforma emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

Tutti gli archivi di Inventario Autofficina 3.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il programma può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Inventario Autofficina 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Inventario Autofficina 3.0 è quindi lo strumento ideale per le officine meccaniche che vogliono avvalersi del proprio computer per eseguire i propri interventi di riparazione o di revisione dei veicoli, monitorare la giacenza dei ricambi auto in magazzino e non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Inventario Autofficina 3.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 239,00 (duecentotrentanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario:

  • Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG

  • IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373

  • Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE).

Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


Download software

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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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