Termoimpianti
Pro 3.0 è un software facile e
intuitivo che fornisce ai tecnici manutentori di
caldaie e altri impianti termici nonché agli
installatori termoidraulici tutto l'occorrente per
redigere i modelli di Rapporto di controllo di
efficienza energetica e per organizzare i lavori
di installazione, revisione e riparazione delle
caldaie, dei gruppi frigo, degli scambiatori e dei
cogeneratori.
Il
programma è conforme al Regolamento recante la
definizione dei criteri generali in materia di
esercizio, conduzione, controllo, manutenzione e
ispezione degli impianti termici per la
climatizzazione invernale ed estiva degli edifici e
per la preparazione dell'acqua calda per usi igienici
sanitari. Termoimpianti Pro 3.0
si attiene anche al Decreto 10 febbraio 2014 del
Ministero dello Sviluppo Economico il quale ha
sancito che, in occasione degli interventi di
controllo ed eventuale manutenzione di cui all'art. 7
del decreto del Presidente della Repubblica 74/2013,
su impianti termici di climatizzazione invernale di
potenza utile nominale maggiore di 10 kW e di
climatizzazione estiva di potenza utile nominale
maggiore di 12 kW, con o senza produzione di acqua
calda sanitaria, il Rapporto di controllo di
efficienza energetica deve conformarsi ai modelli
riportati agli Allegati II, III, IV
e V dello stesso Decreto.
Con Termoimpianti Pro 3.0
è possibile compilare e stampare tutti gli Allegati
riportati nel Decreto per la redazione dei modelli di
Rapporto di controllo di efficienza energetica di
Tipo 1 (gruppi termici), di Tipo 2 (gruppi frigo), di
Tipo 3 (scambiatori) e di Tipo 4 (cogeneratori).
Gli Allegati II, III, IV e V
sostituiscono i vecchi Allegati F e G
previsti dalla precedente normativa in materia di
attività di installazione e manutenzione degli
impianti all'interno degli edifici. La compilazione
degli Allegati può essere eseguita
rapidamente se si importano i dati dagli archivi
degli impianti.
Il
programma permette di archiviare i dati anagrafici
dei clienti, le schede tecniche delle caldaie e degli
altri impianti su cui si effettuano le operazioni di
controllo e di manutenzione, nonché i pezzi di
ricambio di cui il proprio magazzino dispone. La
sezione Schede di Lavoro dà accesso
all'ambiente predisposto per la compilazione e la
stampa degli Allegati II, III, IV e V
che vanno emessi al termine di ogni intervento di
controllo e manutenzione delle varie tipologie di
impianti (gruppi termici, gruppi frigo, scambiatori e
cogeneratori). L'applicazione consente, inoltre, di
tenere sotto controllo le scadenze degli interventi
di manutenzione degli impianti, di ottenere
l'inventario della merce in magazzino, di emettere
preventivi, documenti di trasporto e fatture
elettroniche in formato XML da rilasciare ai
clienti per gli interventi eseguiti, di visualizzare
grafici statistici tridimensionali sulle entrate
mensili in base alle fatture emesse e, infine, di
compilare, stampare e archiviare i contratti di
manutenzione stipulati con i propri clienti per
l'assistenza tecnica relativa agli impianti e le
schede degli interventi tecnici eseguiti.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per la compilazione automatica dei
preventivi, dei DDT, delle fatture elettroniche e
della sezione relativa al responsabile dell'impianto
nell'archivio degli impianti termici grazie alla
possibilità di importare i dati. Questo archivio
può comunque essere usato anche come una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al cliente, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare l'indirizzo di
residenza del cliente, i recapiti telefonici di casa,
ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello di
posta elettronica certificata (PEC), il Codice
Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate, il codice fiscale, il
numero di partita IVA, il numero di carta di credito
con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, i
dati relativi all'impianto posseduto (tipologia
impianto, codice catasto, matricola, fabbricante,
modello, potenza termica nominale totale massima) e
il titolo di responsabilità (proprietario,
occupante, amministratore condominio, terzo
responsabile). Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Per cancellare i dati di una scheda archiviata
precedentemente, bisogna fare clic sul pulsante Cancella
dopo averla visualizzata nella schermata di lavoro.
Fatto
ciò, sarà possibile in qualsiasi momento utilizzare
la scheda vuota per inserire nuovi dati.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
La
casella Sì pubblicità va spuntata se il
cliente acconsente a ricevere materiale pubblicitario
o, più frequentemente, ad essere contattato per
scopi promozionali. Questo significa che, nel momento
in cui la propria azienda dispone di un nuovo
prodotto o servizio in offerta, potrà visualizzare
l'elenco dei clienti interessati alle promozioni
premendo il pulsante Sì pubblicità e
chiamare ciascun cliente al numero di telefono
cellulare che appare nella lista.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso cliente perché, ad esempio, lo stesso
possiede più di un impianto e si vuole creare un
record per ciascuno di essi. In questo modo, si
potrà richiamare la scheda relativa al particolare
impianto per il quale il cliente chiede assistenza
tecnica organizzando le informazioni in maniera più
ordinata.
Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i dati del nuovo
prodotto o servizio e premere Salva.
Per
trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in un
determinato Comune, che hanno determinate questioni
in sospeso e per i quali è stata registrata una
certa parola o espressione distintiva nel campo "Note".
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento o del contratto di manutenzione
stipulato con la propria Ditta. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario. Il pulsante Esporta archivio
consente di esportare tutte le schede in archivio in
un foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Archivio Impianti Termici
è l'ambiente in cui registrare le caratteristiche
tecniche degli impianti su cui normalmente si
effettuano le operazioni di controllo e di
manutenzione. I dati presenti nell'archivio degli
impianti potranno essere importati nelle schede degli
Allegati II, III, IV e V per
velocizzarne la compilazione.
L'utente
del software deve innanzitutto selezionare una
tipologia di impianti (gruppi termici, gruppi frigo,
scambiatori o cogeneratori) premendo il relativo
pulsante e, una volta visualizzata la finestra di
lavoro, dovrà immettere i dati tecnici dell'impianto
e le informazioni anagrafiche riguardanti il
responsabile dell'impianto. In fase di compilazione
del modello di Rapporto di efficienza energetica,
si potranno attingere le informazioni archiviate
utilizzando il pulsante Importa dati.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Per
trovare le schede degli impianti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli impianti ubicati in un
determinato Comune, quelli di un preciso modello o
quelli associati ad un certo responsabile
dell'impianto.
Nell'archivio
dei gruppi termici è possibile memorizzare il codice
catasto dell'impianto termico, la potenza termica
nominale massima, il Comune di ubicazione
dell'impianto, il fabbricante, il modello e la
matricola dell'impianto, la data di installazione del
gruppo termico, il tipo di combustibile utilizzato
(GPL, gas naturale, gasolio o altro), la modalità di
evacuazione fumi (naturale o forzata), la durezza
totale dell'acqua, la potenza termica nominale
massima al focolare, la potenza termica nominale
utile, la depressione nel canale da fumo, se si
tratta di gruppo termico singolo, di gruppo termico
modulare, di tubo o nastro radiante o di generatore
di aria calda, nonché selezionare l'opzione per la
climatizzazione invernale o la produzione di ACS.
Nell'archivio dei gruppi frigo sono presenti i campi
relativi al numero dei circuiti, alla potenza
frigorifera nominale in raffrescamento, alla potenza
termica nominale in riscaldamento, la modalità di
esecuzione della prova (raffrescamento o
riscaldamento), se l'impianto è ad assorbimento per
recupero del calore, ad assorbimento a fiamma diretta
con combustibile, a ciclo di compressione con motore
elettrico o endotermico.
Nell'archivio
degli scambiatori si può prendere nota, fra le altre
informazioni, della potenza termica nominale in kW,
del tipo di alimentazione (acqua calda, acqua
surriscaldata, vapore o altro) e del fluido vettore
termico in uscita.
Nell'archivio
dei cogeneratori è possibile indicare il tipo di
alimentazione (gas naturale, gasolio, GPL o altro)
nonché, come per gli scambiatori, del fluido vettore
termico in uscita (acqua, vapore o altro).
In
tutti gli archivi degli impianti sono presenti i
campi per registrare i dati anagrafici riguardanti il
responsabile dell'impianto, informazioni che possono
essere importate dall'archivio dei clienti.
L'applicazione consente, inoltre, di allegare alla
scheda di ciascun impianto file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del libretto di impianto per la
climatizzazione.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede in archivio in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali presi con
i propri clienti e di essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire
potrebbero riguardare le verifiche periodiche per il
controllo dei fumi e la pulizia della caldaia, gli
interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria,
un appuntamento preso per l'installazione di un
impianto termico presso l'abitazione di un nuovo
cliente e così via. Una volta entrati nella
schermata per la gestione delle scadenze, si può
provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic
sul pulsante Nuovo. Per salvare una scheda,
è necessario indicare almeno la data e l'ora della
scadenza, quanti giorni prima si desidera essere
avvisati e i dati relativi ad un cliente associato a
quell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
I dati della persona abbinata ad una scadenza o
appuntamento (cognome e nome, ragione sociale e
recapito telefonico) possono essere importati dalla
rubrica dei clienti servendosi del pulsante Importa
dati. Tale funzione consente di importare anche
i dati relativi alla caldaia o altro impianto da
riparare o revisionare (tipologia impianto,
fabbricante e modello, numero di matricola).
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Per ogni scadenza o appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il
calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
Le scadenze e gli appuntamenti possono essere
descritti nei minimi dettagli indicando i dati e i
recapiti del cliente e le caratteristiche della
caldaia o altro impianto da riparare o revisionare.
Appositi pulsanti permettono di indicare se
l'appuntamento è stato confermato e di ottenere i
riepiloghi delle persone da ricontattare, degli
appuntamenti confermati e di quelli non confermati.
Nello
scadenzario è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi delle
scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Prodotti e
Servizi permette di gestire i dati
relativi a ciascun articolo di cui la propria Ditta
dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
clienti (ad esempio, manutenzione programmata,
intervento di riparazione ecc.) per facilitare la
compilazione dei preventivi, dei documenti di
trasporto e delle fatture elettroniche grazie alla
funzione che consente l'importazione dei dati. E'
possibile catalogare prodotti e servizi di ogni
genere e visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che il campo relativo al codice articolo e quello
riguardante la descrizione da riportare in fattura
sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un prodotto o servizio che ha molti
elementi in comune con una scheda già presente in
archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione da riportare in fattura, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto, gli estremi del documento di compravendita
e le modalità di ordine merce. Il pulsante Altre
informazioni permette di specificare l'altezza,
la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di
scadenza dell'articolo.
Il campo Giacenza deve essere utilizzato per
indicare la quantità del materiale disponibile in
magazzino. Tale valore può essere aggiornato in
qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno
più e del segno meno che permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce. Si ricorda
che è anche possibile effettuare l'aggiornamento
della giacenza nel momento in cui si compila una
fattura importando i dati dal magazzino.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi campi
di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
cliente, se presenta difetti o può essere sostituito
da un articolo simile e così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Inventario visualizza l'inventario
di magazzino con il valore totale degli articoli in
giacenza.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
La
scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel.
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti i
prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A Tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante Inventario
presente nella schermata di partenza del programma,
indicare una tipologia nell'apposito campo che
compare nella finestra successiva e premere il
pulsante Visualizza. Per ottenere
l'inventario di tutti gli articoli in magazzino,
bisogna premere il pulsante Visualizza senza
indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo Tipologia presente nella schermata
per la registrazione degli articoli in magazzino è
molto importante ai fini della creazione degli
inventari parziali, dal momento che serve ad
associare l'articolo ad una determinata categoria
merceologica. Questo significa che l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiato per l'emissione dei modelli di Rapporto
di controllo di efficienza energetica che devono
essere compilati al termine delle operazioni di
controllo e manutenzione dell'impianto e in occasione
di interventi manutentivi al di fuori delle verifiche
periodiche delle caldaie, dei gruppi frigo, degli
scambiatori e dei cogeneratori. Si ricorda che gli Allegati
II, III, IV e V sostituiscono gli
allegati F e G del vecchio Decreto
Legislativo 19 agosto 2005, n. 192.
In occasione degli interventi di controllo ed
eventuale manutenzione su impianti termici di
climatizzazione invernale di potenza termica utile
nominale maggiore di 10 kW e sugli impianti di
climatizzazione estiva di potenza termica utile
nominale maggiore di 12 kW, si effettua un controllo
di efficienza energetica riguardante il sottosistema
di generazione, la verifica della presenza e della
funzionalità dei sistemi di regolazione della
temperatura centrale e locale nei locali
climatizzati, la verifica della presenza e della
funzionalità dei sistemi di trattamento dell'acqua,
dove previsti. Queste operazioni sono effettuate
secondo i rispettivi Rapporti di controllo di
efficienza energetica che Termoimpianti
Pro 3.0 mette a disposizione.
I
controlli di efficienza energetica devono essere
realizzati: all'atto della prima messa in esercizio
dell'impianto, a cura dell'installatore; nel caso di
sostituzione degli apparecchi del sottosistema di
generazione, come per esempio il generatore di
calore; nel caso di interventi che non rientrino tra
quelli periodici, ma tali da poter modificare
l'efficienza energetica. Il successivo controllo deve
essere effettuato entro i termini previsti a far data
dalla effettuazione dei controlli. Al termine delle
operazioni di controllo, l'operatore che effettua il
controllo provvede a redigere e sottoscrivere uno
specifico Rapporto di controllo di efficienza
energetica come quello fornito da Termoimpianti
Pro 3.0. Una copia del Rapporto
è rilasciata al responsabile dell'impianto, che lo
conserva e lo allega al libretto di impianto; una
copia è trasmessa a cura del manutentore o terzo
responsabile all'indirizzo indicato dalla Regione o
Provincia autonoma competente per territorio.
Per
redigere un Rapporto di controllo di efficienza
energetica con Termoimpianti Pro 3.0
occorre fare clic sul pulsante Apri archivio
in corrispondenza del tipo di Allegato di
interesse nell'ambiente Schede di Lavoro. Il
software inserisce in automatico l'anno corrente
nell'apposita casella di selezione dell'anno solare.
Se si desidera accedere all'archivio di un anno
passato, basta modificare il valore della stessa
casella e premere Apri archivio. Una volta
entrati nell'ambiente per la compilazione dell'Allegato,
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo (icona
del foglio bianco) per assegnare il numero e la data
al Rapporto di controllo. Il pulsante Numerazione
(icona "N.") consente di far
partire la numerazione automatica dei documenti da un
numero superiore a 1.
Ciascun Allegato è costituito da sei sezioni
contraddistinte dalle lettere A, B, C, D, E, F.
All'apertura della finestra di lavoro, appare
selezionata la sezione A (Dati identificativi). Dopo
aver compilato tale sezione, è possibile accedere a
quelle successive facendo clic sulle scritte presenti
a sinistra della schermata.
Si
ricorda che, utilizzando il pulsante Importa dati,
è possibile compilare con pochi clic alcune caselle
di testo richiamando le informazioni dall'archivio
degli impianti. I dati relativi all'impresa
manutentrice (che si suppone siano sempre uguali)
restano memorizzati alla chiusura della finestra di
lavoro, cosicché non bisognerà ricompilare le
stesse caselle al successivo accesso (a meno che non
si decida di cancellarli o modificarli). Al termine
della compilazione, si può salvare il documento e,
all'occorrenza, stamparlo su carta.
Per rintracciare un Allegato in archivio
bisogna servirsi del pulsante Trova (icona
della lente di ingrandimento) ed effettuare una
ricerca utilizzando come filtro la data del
controllo, il cognome o la Ragione Sociale del
responsabile dell'impianto, il suo codice fiscale o
la sua partita IVA, il nome e cognome del tecnico che
ha effettuato il controllo, il codice catasto
dell'impianto, il numero di matricola, le
osservazioni o le annotazioni personali. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente.
Per
esportare gli Allegati in un file di Microsoft
Excel, basta fare clic sulla relativa icona.
Nell'ambiente delle Schede di Lavoro è
anche disponibile l'Allegato I in formato PDF
per poter stampare su carta il Libretto di
impianto per la climatizzazione, di cui gli
impianti termici per la climatizzazione e l'acqua
calda sanitaria devono essere muniti ai sensi
dell'art. 7, comma 5, del Decreto Ministeriale 10
febbraio 2014. Si ricorda che la copia cartacea
di tale Libretto deve essere resa disponibile in sede
di ispezione da parte dell'autorità competente. Un
apposito link consente, inoltre, di aprire il file PDF
utile a stampare le note per la compilazione dei Rapporti
di Controllo di Efficienza Energetica di cui
agli Allegati II, III, IV e V.
Termoimpianti Pro 3.0
dispone di due applicazioni, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria Ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
I dati
degli articoli elencati nel preventivo o nel DDT (in
particolare, i campi relativi alla descrizione e
all'importo unitario di ciascuna voce) potranno
essere importati nella fattura elettronica
velocizzandone, quindi, la compilazione.
L'applicazione
per l'emissione dei preventivi risulta utile per
accontentare il cliente che vuole sapere i costi
prima di richiedere il servizio. I preventivi hanno
una loro numerazione progressiva, che è gestita
direttamente dal software. Si può velocizzare la
compilazione di un preventivo importando dal
magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o
meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono
essere importati dal corrispondente archivio
anagrafico. Un'apposita casella consente di prendere
nota dei preventivi in sospeso (ad esempio, di quelli
che bisogna ancora consegnare ai clienti oppure di
quelli contenenti articoli il cui prezzo potrebbe
subire delle variazioni). Premendo il pulsante
contraddistinto dall'icona della mano con una moneta,
si ottiene l'elenco di tutti i preventivi in sospeso
presenti in archivio.
L'applicazione
per l'emissione dei documenti di trasporto fornisce
tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei
beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la
stampa dei DDT che, come è noto, hanno sostituito le
bolle di accompagnamento fin dal 1996. I DDT, come i
preventivi, hanno una loro numerazione progressiva
gestita direttamente dal programma. La compilazione
del DDT è facilitata dalla possibilità di importare
dal magazzino i dati riguardanti i prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico.
E' anche possibile visualizzare l'elenco dei DDT
relativi ai carichi non ancora consegnati. Oltre ai
dati della Ditta emittente, del cliente e dei
prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le
generalità del vettore, la destinazione della merce,
la causale del trasporto, la tipologia di porto
(franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni,
la data e l'ora di inizio trasporto e di consegna.
In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT e nei preventivi e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio indicato nel
documento è esente da IVA, bisogna spuntare la
relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in
euro con supporto fino a quattro cifre dopo la
virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o DDT sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Il
calcolo del totale del documento e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro
con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e
arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Microsoft Excel.
L'applicazione Gestione Fatture XML
consente di emettere fatture elettroniche per
cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due
operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business
to Business) sia tra un operatore IVA e un
consumatore finale non titolare di partita IVA
(operazioni B2C, cioè Business to
Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di
ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
intervalli di tempo selezionati dall'utente.
La fattura elettronica creata con Termoimpianti
Pro 3.0 va trasmessa sotto forma di
file XML al cliente tramite il Sistema di
Interscambio (SdI) disponibile sul portale
dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di
Interscambio è un servizio gratuito che verifica se
la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini
fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice
Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il
cliente desidera che venga recapitata la fattura.
Inoltre, sullo stesso portale è possibile aderire
gratuitamente a un servizio per la conservazione
delle fatture a norma di legge.
Il
Sistema di Interscambio controlla che la partita IVA
del fornitore e la partita IVA o il codice fiscale
del cliente siano esistenti nell'Anagrafe Tributaria.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti,
il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la
fattura al destinatario comunicando, con una
"ricevuta di recapito", a chi ha trasmesso
la fattura la data e l'ora di consegna del documento.
Facendo clic sul link Impostazione aliquote IVA
si accede ad una finestra in cui è possibile
indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di
compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve
essere espressa inserendo due decimali dopo la
virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario
indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da
IVA.
Premendo
il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica
si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture.
La prima operazione da eseguire quando si deve
emettere una fattura elettronica è premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco).
Così facendo, si attribuisce in automatico al
documento un numero di cinque cifre, che
all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio
è vuoto, il software assegna alla fattura il numero
"00001". Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, bisogna premere il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N"
ed impostare il numero iniziale desiderato.
Accanto
al numero della fattura, nella sezione in alto
bisogna indicare il tipo di documento (fattura,
acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su
parcella, nota di credito, nota di debito, parcella
ecc.), la data di emissione e la divisa (ossia la
valuta degli importi).
La sezione DITTA EMITTENTE permette di
indicare la denominazione della propria Ditta e il
nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di
creazione del file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se
comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è
necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta emittente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare. E' altresì obbligatorio indicare il
proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede
legale. I campi riservati al recapito telefonico e
all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa,
come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al
Numero REA e allo stato di liquidazione della Ditta.
Il
pulsante Logo permette di caricare il logo
della Ditta emittente che comparirà nella stampa
cartacea della fattura. Il documento cartaceo ha solo
una funzione riepilogativa e non sostituisce la
fattura XML che deve essere utilizzata ai
fini fiscali.
La
sezione DATI CLIENTE permette di indicare la
denominazione della Ditta del cliente e il nome del
titolare. Anche in questo caso, in fase di creazione
del file XML da trasmettere all'Agenzia
delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il
primo o il secondo dato, per cui è necessario
spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta cliente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare.
Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale
estero" può non essere valorizzato se è
valorizzato il campo "Codice fiscale"
riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se
non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML
viene scartato dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente
l'inserimento della partita IVA italiana per i
soggetti residenti in Italia e per quelli esteri
operanti in Italia. Negli altri casi consente
l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato
dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non
residenti.
Il
campo "Codice Destinatario" può
essere compilato con il codice di sette cifre
alfanumerico che avrà comunicato il cliente e
rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le
fatture. Se il cliente dovesse comunicare un
indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove
intende ricevere la fattura), il campo "Codice
Destinatario" dovrà essere compilato con
il valore "0000000" e, nel campo "PEC
Destinatario", andrà riportato l'indirizzo
PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non
comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un
consumatore finale non titolare di partita IVA), è
sufficiente compilare solo il campo "Codice
Destinatario" con il valore
"0000000". Nel caso in cui si deve inserire
l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna
ricordarsi di spuntare la casella Inserisci in
XML posizionata sotto il campo corrispondente.
Se si
inserisce solo il valore "0000000" nel
campo "Codice Destinatario",
ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a
consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la
metterà a disposizione di quest'ultimo in
un'apposita area di consultazione riservata del sito
dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la
Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una
copia della fattura, anche su carta, ricordandogli
che la fattura originale è quella elettronica e che
potrà consultarla e scaricarla dalla sua area
riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e
numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a
compilazione obbligatoria.
La sezione BENI E SERVIZI permette di
inserire i dati relativi alla quantità e descrizione
del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i
valori del prezzo unitario, dell'eventuale
percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota
IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non
imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la
"natura" dell'operazione ai fini IVA.
L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna
fattura. Il software provvederà a calcolare
l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota
IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo
campo e selezionare la natura dell'esenzione.
E'
possibile velocizzare la compilazione delle voci in
fattura importando dal magazzino i dati della merce
fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul
pulsante presente a destra di ogni campo riservato
alla descrizione del bene o servizio. In fase di
importazione dei dati, si può scegliere se
aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente
nell'inventario. Il pulsante caratterizzato
dall'icona di una freccia obliqua consente di
importare i dati da un preventivo.
La sezione ALTRI DATI consente di inserire
nel file XML informazioni non obbligatorie
ai fini fiscali riguardanti la causale della fattura,
i dettagli del pagamento e gli estremi dell'eventuale
documento di trasporto collegato alla stessa fattura.
Il pulsante a destra del campo relativo al numero di
DDT permette di importare i dati da un documento di
trasporto in archivio. Il beneficiario del pagamento
va indicato solo se è diverso dalla Ditta emittente
la fattura. Allo stesso modo, il campo relativo al
codice IBAN, composto da 27 caratteri, va compilato
solo se il pagamento è eseguito mediante bonifico
bancario. Si consiglia di utilizzare il pulsante a
destra del campo "IBAN" per accertarsi che
il codice sia stato digitato correttamente. Per la
compilazione dei dettagli del pagamento è
obbligatorio inserire i dati riguardanti le
condizioni, le modalità e l'importo. Nel caso in cui
si operi in regime fiscale forfettario, bisogna
indicare l'importo del bollo virtuale dovuto nel
campo dedicato. In questa sezione è inoltre presente
un campo per le annotazioni personali che non
compariranno nel file XML ma che possono
essere utili all'utente del software per trovare una
fattura in archivio utilizzando il testo inserito
come filtro di ricerca.
La
sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a
visualizzare il riepilogo degli importi totali in
base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota
si può specificare il tipo di esigibilità IVA
(differita, immediata o scissione dei pagamenti).
Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata
inserendo un eventuale riferimento normativo. Quando
si preme il pulsante Calcola, il software
provvede non solo a calcolare i totali degli importi
ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati
inseriti in fattura affinché il file XML
possa essere generato correttamente.
La
sezione CREAZIONE XML serve a generare il
file XML da trasmettere all'Agenzia delle
Entrate tramite il Sistema di Interscambio. Prima di
creare il file XML, bisogna inserire il
codice fiscale del soggetto trasmittente (che
normalmente coincide con quello della Ditta emittente
la fattura) e il Progressivo invio composto da cinque
caratteri che serve per differenziare il nome dei
file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte
del medesimo soggetto. Il software provvede in
automatico a compilare questi due campi duplicando i
dati usati per indicare il codice fiscale della Ditta
emittente e il numero della fattura.
Dopo
aver indicato il codice fiscale del soggetto
trasmittente e il Progressivo invio, si può fare
clic sul pulsante Controlla dati inseriti
per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari
alla creazione del file XML. Al termine del
controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea
file XML che consente, appunto, di salvare sul
disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate.
Il nome del file è generato in automatico e non deve
essere modificato.
Dopo
aver creato il file XML, bisogna fare clic
su Trasmetti Fattura Elettronica per
collegarsi con le proprie credenziali al portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e
trasmettere la fattura.
Una volta completata la compilazione della fattura
elettronica, è possibile premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel
momento in cui la fattura viene saldata dal cliente,
si può prendere nota dell'avvenuto pagamento
spuntando la casella Saldata. Per aggiornare
una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio
ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una fattura già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare la scheda precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio
bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche
funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando
una o più parole consecutive contenute nei campi
della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per
ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad
esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate
allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui
causale o nelle cui annotazioni personali è stata
memorizzata una certa informazione. I risultati di
ricerca possono essere stampati su carta.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con
una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture
non ancora saldate dai clienti.
Con il pulsante Allega file (icona della
graffetta) l'utente del software ha la possibilità
di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
collegare alla fattura la "ricevuta di
recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o
qualsiasi altro documento collegato a quella
particolare cessione di beni o prestazione di
servizi.
Il pulsante Stampa permette di stampare su
carta un documento di sintesi della fattura corrente,
costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma
che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei
dati riportati nella fattura elettronica da
trasmettere all'Agenzia delle Entrate.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare in un foglio di lavoro del software della
Microsoft le fatture emesse in un qualsiasi
intervallo di tempo.
Come
già accennato, per trasmettere al Sistema di
Interscambio il file XML della fattura
elettronica generato con il software, si può
utilizzare il servizio on-line presente nel portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che
consente l'upload del file XML
preventivamente predisposto e salvato sul proprio
computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC
(Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta,
inviando all'Agenzia delle Entrate il file della
fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima
volta che il soggetto trasmittente invia una fattura
tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di
posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica
al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà
utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un
indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI
non garantisce il buon fine della ricezione del
messaggio di posta da parte del SdI stesso.
Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre
inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di
Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.
Una
volta che il file della fattura elettronica è stato
trasmesso al Sistema di Interscambio, quest'ultimo
esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono
superati, trasmette il file all'indirizzo telematico
presente nella fattura. Se la fattura elettronica è
stata scartata dal Sistema di Interscambio occorrerà
correggere l'errore che ha prodotto lo scarto e
inviare nuovamente il file della fattura corretta. Al
riguardo si consiglia di ricompilare la fattura con
la stessa data e numerazione di quella scartata.
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati
(altri operatori IVA o consumatori finali senza
partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta
anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui,
però, il file della fattura elettronica sia firmato
digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue
controlli sulla validità del certificato di firma.
L'applicazione Riepilogo incassi
percepiti consente di ottenere un
estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi
intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come
filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o
la descrizione del bene o servizio riportato in
fattura nella linea 1.
Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse
nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente
entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle
fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra
riepilogo incassi percepiti, indicare
eventualmente il codice fiscale del cliente e la
descrizione del bene o servizio riportato in fattura
nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella
di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
fatture emesse nel periodo specificato, riportando
per ciascuna il numero progressivo del documento, la
data di emissione, la denominazione della Ditta del
cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del
bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere
dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo
delle fatture visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'applicazione Grafici statistici
fatturato consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sulle entrate mensili in
base alle fatture emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese
dell'anno arrotondando i totali all'euro.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il
grafico a barre, basta premere il pulsante
corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.
Termoimpianti Pro 3.0 mette
a disposizione due applicazioni per redigere i
contratti di manutenzione programmata stipulati con i
clienti e per compilare le schede degli interventi di
riparazione eseguiti sugli impianti. La compilazione
dei documenti è facilitata dalla possibilità di
importare i dati dei clienti dal relativo archivio
anagrafico.
L'applicazione
Contratti di Manutenzione Programmata
mette a disposizione un modello di contratto che
consente di registrare le informazioni anagrafiche
della Ditta manutentrice e del cliente, i dati
dell'impianto oggetto del contratto (tipo di
impianto, marca e modello, numero di matricola, tipo
di alimentazione, anno di costruzione, ubicazione e
caratteristiche tecniche), le operazioni previste e
comprese nella quota di contratto e quelle escluse,
le responsabilità contrattuali del manutentore e
quelle del cliente, le condizioni che consentono alle
parti di recedere dal contratto, la durata del
contratto, il totale del corrispettivo, la
periodicità e l'importo del canone e le modalità di
pagamento. E' anche presente la dichiarazione
liberatoria di consenso al trattamento dei dati
personali da far firmare al cliente per gli obblighi
relativi alla legge sulla privacy.
I dati
e il logo della Ditta manutentrice vanno inseriti una
sola volta e sono memorizzati in automatico
all'uscita dall'ambiente per la gestione del
contratto di manutenzione. Le informazioni relative
al cliente e all'impianto possono essere o inserite
sul momento oppure importate dall'archivio
anagrafico.
I dati personalizzabili del contratto di manutenzione
occupano una sola pagina di un foglio in formato A4.
A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le
clausole contrattuali generali, che sono le stesse
per tutti i clienti. Potrebbe quindi essere utile
stampare in anticipo tali clausole su carta in modo
da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà
fornire copia del contratto al cliente.
La
numerazione consecutiva dei contratti di manutenzione
è gestita direttamente dal software. Infatti, nel
momento in cui si preme il pulsante Nuovo,
l'applicazione attribuisce al contratto il numero
successivo al totale dei contratti già archiviati.
Per far partire la numerazione automatica dei
contratti da un numero superiore, basta utilizzare la
funzione Numerazione e indicare il numero iniziale.
Per inserire un contratto in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare un contratto esistente, bisogna
visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere
Salva.
Per compilare velocemente i campi del contratto di
manutenzione è possibile importare i dati
dall'archivio dei clienti utilizzando il pulsante
contraddistinto dall'icona di una freccia obliqua.
Per trovare le schede dei contratti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo
cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad
una determinata marca o modello di impianto. La
funzione Allega file è usata per abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
contratto cartaceo firmato dal cliente.
Il
pulsante Duplica risulta utile quando
bisogna rinnovare un contratto relativo a un cliente.
In questo modo, si evita di riscrivere tutti quei
dati che restano invariati. Per duplicare la scheda
di un contratto, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare eventualmente i dati esistenti e premere Salva.
Ciascun contratto di manutenzione può essere
stampato direttamente su carta o visualizzato in
anteprima.
Per
visualizzare e stampare le clausole a tergo del
contratto, bisogna fare clic sul pulsante con l'icona
del documento PDF. L'intero archivio dei
contratti può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Schede Interventi Tecnici
è studiata per l'emissione del modulo da rilasciare
al cliente in cui sono annotati gli interventi
tecnici eseguiti sull'impianto presso il domicilio
dell'Utente o presso il proprio laboratorio. Tale
scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del
cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il
luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il
nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie
segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i
lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le
eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e
l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei
lavori.
La scheda di lavorazione consente anche di annotare
lo stato dei lavori, ossia se l'impianto è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
inoltre indicare il numero e la data della fattura o
ricevuta che è stata rilasciata al cliente e
l'importo della stessa. Un'apposita casella permette
di specificare se l'impianto è stato riconsegnato al
cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare
l'elenco degli impianti non ancora riconsegnati ai
clienti.
La
compilazione della Scheda Intervento può
essere velocizzata importando i dati dall'archivio
dei clienti. Il pulsante Stampa serve a
stampare su carta la Scheda Intervento
selezionata, che all'occorrenza può essere
visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF.
La funzione Trova permette di creare
riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si
può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti
da un certo tecnico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso impianto, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'impianto riparato o revisionato.
Tutti gli archivi di Termoimpianti Pro
3.0 possono essere esportati in un file
di Microsoft Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Termoimpianti Pro 3.0 può
essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Termoimpianti
Pro 3.0 può essere utilizzato anche su
chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la
cartella del programma su pen-drive e fare doppio
clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La
copia della cartella su dispositivo esterno è anche
il metodo più veloce per effettuare il backup di
tutti gli archivi.
Termoimpianti Pro 3.0 è
quindi lo strumento ideale per le ditte che vogliono
avvalersi del proprio computer per eseguire i propri
interventi di installazione e di manutenzione degli
impianti termici e non dimenticare mai le scadenze e
gli appuntamenti con i propri clienti. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
|
Importante: Se
hai Windows 8 o versione
superiore, in fase di
installazione apparirà l'avviso PC
protetto da Windows. E'
necessario fare clic sulla scritta Ulteriori
informazioni e
successivamente sul pulsante Esegui
comunque.
