Clienti
e Servizi OK è un software facile e
intuitivo rivolto a imprenditori o liberi
professionisti quali avvocati, consulenti del lavoro,
ingegneri, commercialisti, architetti, medici,
dentisti e chiunque abbia bisogno di gestire un
database dei propri clienti per avere sempre a
portata di mano l'elenco delle persone da contattare
per eventuali questioni in sospeso. Il programma
consente, inoltre, di tenere traccia dei servizi
forniti alla propria clientela con la possibilità di
annotare la data in cui la prestazione è stata
effettuata, il tipo di servizio erogato e l'importo
pagato dal cliente. Il software è quindi uno
strumento che facilita il monitoraggio dei propri
clienti per qualsiasi motivo, ad esempio per
sollecitare un pagamento o per proporre un'offerta
speciale.
L'app Anagrafica
clienti interagisce con il registro dei
servizi prestati grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN. Questa applicazione può anche essere
sfruttata per annotare i prodotti e servizi richiesti
più frequentemente dal cliente.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della ditta di cui è titolare o per
cui lavora, l'indirizzo di residenza, il Codice
Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate ai fini della fatturazione
elettronica, i recapiti telefonici di casa, ufficio e
cellulare, l'indirizzo e-mail e quello della PEC, il
telefono preferenziale dove il cliente desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento nonché
di memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi riguardanti il cognome
e nome del cliente, il codice fiscale e il recapito
telefonico preferenziale sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui sono stati abbinati
specifici prodotti o servizi di interesse, oppure di
quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con la propria
ditta.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
L'app Servizi
prestati mette a disposizione un elenco
nel quale annotare, per ciascun cliente, le
prestazioni di lavoro effettuate a suo favore. La
prima operazione da eseguire per creare il registro
dei servizi prestati consiste nel selezionare il
cliente di interesse e premere il pulsante Apri.
I clienti che appaiono nell'elenco di selezione sono
quelli presenti nell'archivio anagrafico
precedentemente compilato.
In cima
all'elenco appare il nome del cliente selezionato
seguito dal suo numero di telefono preferenziale. Un
po' più in basso, è presente una fila di pulsanti
che bisogna utilizzare per gestire la registrazione
dei servizi forniti allo stesso cliente.
L'elenco
dei servizi prestati deve essere creato aggiungendo
le voci una a una. A tal fine, bisogna premere il
pulsante Aggiungi voce, indicare nella
finestra che appare la data in cui è stata
effettuata la prestazione lavorativa, il tipo di
servizio fornito e l'importo pagato dal cliente e,
infine, premere Aggiungi voce all'elenco.
Per
eliminare un servizio dall'elenco, basta selezionarlo
con un clic e premere il pulsante Elimina voce.
E' possibile modificare in qualsiasi momento un
servizio presente in elenco se, ad esempio, si vuole
migliorare la sua descrizione o correggere il suo
prezzo. Per effettuare le modifiche, bisogna
selezionare con un clic il servizio di interesse,
premere il pulsante Modifica voce, apportare
le variazioni desiderate al nome del servizio o al
suo prezzo e, infine, fare clic su Modifica voce
in elenco.
Il
pulsante Stampa elenco permette di ottenere
su carta l'elenco completo dei servizi da noi
registrati. Per salvare i dati, è sufficiente uscire
dalla schermata di lavoro premendo il pulsante Applica
e chiudi.
Il software funziona anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare l'app su
tutte le macchine di sua proprietà.
Clienti e Servizi OK può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Clienti
e Servizi OK è quindi l'applicazione
ideale per le aziende che vogliono creare uno
schedario dei propri clienti ed avere l'elenco
completo dei servizi a loro forniti. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
|
