Ufficio
Consulenza OK è un software facile e
intuitivo studiato per gestire le pratiche dei
clienti, il protocollo dei documenti, le
autocertificazioni, l'agenda degli appuntamenti e la
contabilità di consulenti del lavoro,
commercialisti, patronati, uffici tecnici, studi
legali, tributari e così via. Il programma è quindi
rivolto a tutti i professionisti che dispongono di
una nutrita clientela alla quale forniscono
consulenza fiscale, legale o finanziaria, servizi
amministrativi, perizie tecniche o di altro genere e
che necessitano di un semplice strumento di lavoro
per organizzare e registrare le proprie attività.
Il
software si compone di diverse app interagenti con
cui è possibile 1) creare uno
schedario dei propri clienti nel quale memorizzare
dati anagrafici e recapiti, 2)
gestire le pratiche relative ai servizi prestati a
favore dei propri clienti, 3)
protocollare tutti i documenti del proprio ufficio,
compresa la posta, 4) compilare,
stampare e archiviare le autocertificazioni, 5)
gestire l'agenda dei propri impegni prendendo nota di
scadenze e appuntamenti con avviso sonoro e visivo
attivabile in prossimità dell'evento, 6)
redigere un dettagliato tariffario dei servizi
forniti dal proprio ufficio, 7)
emettere fatture proforma importando i dati dal
tariffario dei servizi, 8)
visualizzare grafici statistici dei compensi
percepiti in base alle fatture emesse.
L'app Anagrafica Clienti ha
lo scopo principale di velocizzare la compilazione
degli altri ambienti di lavoro grazie alla
possibilità di importare i dati. Tuttavia, questa
applicazione può anche essere usata come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA,
dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita del
cliente, la cittadinanza, l'occupazione, lo stato
civile, l'indirizzo di residenza, i recapiti
telefonici, l'indirizzo e-mail, la PEC, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. La scheda anagrafica consente, inoltre, di
registrare gli estremi di un documento di
riconoscimento, i servizi abitualmente richiesti e
ogni ulteriore annotazione.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Se in tale campo è stato inserito
del testo, la scheda entra a far parte
automaticamente di un elenco contenente tutti i
clienti con questioni in sospeso che vogliono essere
richiamati, ad esempio, nel momento in cui il
problema è stato risolto o quando ci sono novità.
Per visualizzare tale elenco, basta premere il
pulsante raffigurante un triangolo giallo.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare una scheda, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede anagrafiche in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa località, che richiedono abitualmente un
determinato servizio, che hanno particolari questioni
in sospeso o per i quali è stata registrata una
certa parola o espressione distintiva nel campo delle
note.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascuna scheda fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del documento di riconoscimento oppure un
file di Word in cui annotare richieste
particolari avanzate dal cliente. Il contenuto di
ogni allegato può essere descritto nell'apposito
campo di testo e il file può essere aperto in
qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale, del numero di carta di credito,
dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA.
Se il
numero di partita IVA è esatto, il software
indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta, mentre l'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'app Gestione Pratiche è
studiata per gestire i fascicoli relativi ai servizi
prestati a favore dei propri clienti. L'operazione da
effettuare per creare una nuova pratica è molto
semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Gestione
Pratiche nella schermata di partenza, l'utente
avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà
indicare l'oggetto per esteso della pratica da
creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la
data di apertura del fascicolo e quella di chiusura
(quest'ultima da compilare quando la pratica sarà
chiusa), lo stato di avanzamento della pratica
(aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa
e saldata), una descrizione dei documenti principali
che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei
documenti associati al fascicolo, il nome del
consulente o curatore, i dati del cliente, le
informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli
da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.
Per
inserire in archivio la scheda di nuova pratica,
l'utente deve premere il pulsante Nuovo,
compilare le caselle di testo relative alle
informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi.
Per individuare la pratica archiviata senza
possibilità di errore, è buona norma descriverla in
maniera precisa all'interno del campo riservato
all'oggetto indicando parole chiave che spieghino
bene il suo contenuto. I dati del cliente possono
essere importati dall'archivio anagrafico utilizzando
il pulsante posizionato a destra del campo del
cognome e nome.
L'utente ha la possibilità di allegare file esterni
di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica.
Tali file potrebbero contenere la versione digitale
dei documenti principali che compongono il fascicolo.
L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va
inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite
il pulsante Elenco documenti associati a pratica.
Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o
stampato su carta in qualsiasi momento.
La
sezione Associa cartella permette di gestire
una cartella abbinata alla pratica corrente in cui
conservare le copie acquisite allo scanner dei
documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta
salvata la pratica ed aperta la cartella associata
tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a
posizionare i file al suo interno copiandoli o
trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa
funzione è quindi possibile collegare a ciascuna
pratica tutti i documenti che si desidera, dal
momento che una cartella ha capienza illimitata.
Il
programma dispone di una funzione di ricerca per
trovare una o più pratiche in archivio utilizzando
come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di
protocollo, la data di apertura della pratica, lo
stato di avanzamento, la descrizione dei documenti
principali, il nome del cliente, il suo codice
fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché
qualsiasi parola presente nel campo delle note. E'
possibile effettuare una ricerca utilizzando più
filtri contemporaneamente e ciò consente, ad
esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche
appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno
specifico stato di avanzamento.
E'
possibile segnalare una pratica come urgente mettendo
il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco
di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti
potrà essere visualizzato e stampato servendosi del
pulsante contraddistinto dall'icona di un triangolo
giallo con punto esclamativo.
Appositi
pulsanti consentono di stampare la scheda informativa
di una singola pratica o di visualizzarne il
contenuto in anteprima. Se si desidera stampare
l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può
utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una
funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft
Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in
Excel consente anche di condividere i dati
con chi non possiede Ufficio Consulenza
OK.
L'app Archivio Documenti è
un database in cui schedare documenti di qualsiasi
genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte
di un più ampio fascicolo. E' quindi possibile
sfruttare questa app per l'archiviazione di
contratti, documenti legali, direttive, circolari,
posta o altro materiale cartaceo di proprio
interesse.
In ogni scheda si può indicare il nome del
documento, il numero di protocollo ad esso assegnato,
il nome e l'indirizzo di chi ha prodotto il
documento, la data in cui il medesimo documento è
stato prodotto, il nome e l'indirizzo del
destinatario, la data di ricezione, l'oggetto del
documento, la tipologia, la classificazione, il
riferimento all'eventuale fascicolo contenitore del
documento, il formato, il numero di pagine, gli
allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il
livello di riservatezza, il software con cui il
documento è stato creato, il luogo di conservazione
dell'originale cartaceo, i soggetti citati nel
documento e ogni ulteriore annotazione.
Per
creare la scheda di un documento, basta premere il
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e
fare clic su Salva. Si tenga presente che i
campi relativi al nome del documento, al produttore e
alla data di produzione sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
basta richiamarla nella schermata di lavoro
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento dei record, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
La casella Da completare va spuntata per
indicare che il documento è in fase di lavorazione e
deve ancora essere completato. Per visualizzare
l'elenco di tutti i documenti non ancora completati,
basta fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di un foglio con su una matita.
E'
possibile allegare a ciascuna scheda il file
contenente la copia digitale del documento descritto
se si è provveduto a scannerizzarlo. A tal fine,
basta premere il pulsante Sfoglia,
selezionare il file da allegare nella finestra che
appare e quindi salvare o aggiornare la scheda.
Il pulsante Duplica è utile quando si deve
creare la scheda di un documento molto simile ad
un'altra già presente in archivio. Per utilizzare
tale funzione, occorre innanzitutto richiamare la
vecchia scheda nella schermata di lavoro, poi premere
il pulsante Duplica, apportare le dovute
modifiche nei campi di testo e infine fare clic su Salva.
Il
pulsante Allega file permette di allegare
alla scheda del documento file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere materiale in formato
digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.
Il pulsante Trova permette di rintracciare
una scheda in archivio utilizzando uno o più campi
come filtri di ricerca. In questo modo è possibile
trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un
certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad
una determinata tipologia.
La
scheda di ciascun documento può essere stampata su
carta mentre l'intero archivio può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'app Dichiarazioni Sostitutive
consente di compilare velocemente le
autocertificazioni importando i dati dall'archivio
anagrafico dei clienti. Per effettuare l'importazione
dei dati, bisogna servirsi del pulsante
contraddistinto dall'icona di una freccia verde
presente a destra del campo riservato al nome e
cognome del dichiarante.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo della dichiarazione e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
I dati
del dichiarante che bisogna indicare riguardano il
nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, il
codice fiscale, la cittadinanza, l'indirizzo di
residenza e il recapito telefonico. Il testo della
dichiarazione va inserito nel campo più grande al
centro della schermata. Il campo riservato
all'oggetto della dichiarazione consente di
descrivere succintamente il contenuto
dell'autocertificazione che apparirà nei risultati
di ricerca. Il calce al documento è possibile
indicare il luogo e la data di emissione della
dichiarazione.
La casella Consegnata va spuntata dopo che
la dichiarazione è stata consegnata all'ufficio
pubblico o privato che l'ha richiesta. Per
visualizzare l'elenco delle dichiarazioni in attesa
di consegna, basta premere il pulsante raffigurante
un triangolo giallo.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più dichiarazioni con dati molto
simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del
dichiarante. Per duplicare una scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Il pulsante con l'icona della lente di ingrandimento
permette di trovare le autocertificazioni in archivio
utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le dichiarazioni riferite a una
certa persona o di tutte quelle con lo stesso oggetto
riferite a persone diverse.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascuna dichiarazione fino a tre file di qualsiasi
genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
digitale del documento di riconoscimento del
dichiarante o della pratica a cui è abbinata la
stessa dichiarazione. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
E' possibile visualizzare l'anteprima di stampa della
dichiarazione o stamparla direttamente su un foglio
di formato A4. Nel modulo si citano anche le sanzioni
previste nel caso di dichiarazioni mendaci e si
presta il consenso al trattamento dei dati personali
esclusivamente per le finalità e nell'ambito dello
svolgimento delle operazioni per le quali la
dichiarazione viene resa. Si ricorda che, non essendo
prevista l'autentica della firma, non è dovuta
l'imposta di bollo né i diritti comunali.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare l'archivio delle autocertificazioni nel
software della Microsoft.
L'app Agenda Impegni è
studiata per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di
impegno prefissato e di essere avvisati al
sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono
essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli
una tipologia (ad esempio, riunione di lavoro,
appuntamento con cliente, visita medica o
odontoiatrica, serata con amici, eccetera) e
indicando ulteriori informazioni nel campo della
causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto
(persona o ditta) a ciascuna scheda per facilitare
l'identificazione dell'appuntamento all'interno
dell'archivio. L'app viene incontro alle esigenze di
consulenti o altri professionisti in cerca di un
semplice strumento per gestire l'agenda degli impegni
con i clienti o altre persone da incontrare, ma
risulta utile anche per monitorare e coordinare le
incombenze e le scadenze della vita quotidiana.
La
schermata di avvio dell'agenda degli impegni permette
di essere informati sugli appuntamenti imminenti
nonché di ottenere il riepilogo degli impegni
relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
L'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo
ambiente deve essere effettuata all'interno dell'app Archivio
Appuntamenti accessibile tramite l'apposito
pulsante.
All'apertura dell'agenda degli impegni appare
immediatamente una scritta accompagnata da un breve
allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno
appuntamenti imminenti. Quando sono presenti impegni
imminenti, questi compaiono all'interno di un elenco
che può essere stampato su carta o esportato in un
file di Excel.
Tale
elenco contiene una sintesi dei dati principali
relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la
griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta
in Excel mostra nel dettaglio tutte le
informazioni relative agli eventi registrati
nell'archivio degli appuntamenti.
Si
capisce, quindi, che l'agenda degli impegni è un
ambiente di sola lettura utile a verificare se ci
sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre
presente un calendario che consente di selezionare un
giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno
solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti
che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti
al giorno o al mese selezionato.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli
appuntamenti imminenti visualizzati nella griglia di
dati esportabile in Excel sono ordinati in
base alla data e all'ora e la loro disposizione
cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente li ha archiviati.
L'app Archivio
Appuntamenti va utilizzata per
registrare o modificare gli appuntamenti riguardanti
eventi da ricordare, impegni con clienti, incontri
con amici o colleghi, eccetera. Dopo aver registrato
gli appuntamenti, basterà aprire l'agenda degli
impegni per essere avvertiti al sopraggiungere della
data. Gli appuntamenti inseriti potranno essere
esportati in Excel e visualizzati in ordine
cronologico in base alla data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
degli appuntamenti, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni
prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la
causale dell'impegno. I dati della persona o ditta
possono essere importati dall'archivio anagrafico dei
contatti servendosi dell'apposito pulsante.
L'utente
può registrare un numero illimitato di appuntamenti
per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in
ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale
dell'impegno e i suoi dettagli, l'importo
dell'eventuale pagamento da effettuare, i dati del
contatto associato all'evento con relativi recapiti
telefonici e indirizzo e-mail, il luogo abbinato
all'appuntamento e ogni ulteriore annotazione. Per
ciascun appuntamento si deve indicare con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
E' necessario aggiornare lo schedario degli
appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno
mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno
assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo,
l'appuntamento in questione non apparirà più
nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il
pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la
prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica
per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data
e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi degli
appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti di una certa
tipologia, con riferimento ad un determinato contatto
o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei
risultati di ricerca può essere stampato.
Come
già accennato, per ogni appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'apertura dell'agenda degli
impegni.
Il pulsante Scaduti consente di ottenere la
lista degli impegni scaduti e non assolti.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare
la casella Impegno assolto e, infine, fare
clic sul pulsante Salva per confermare
l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda degli
impegni l'elenco degli appuntamenti imminenti non
mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se
l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative
schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda
dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare
il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante,
evidenziare l'evento nella lista, selezionarlo con un
doppio clic per richiamare i dati nella finestra di
lavoro principale. A questo punto, come già
spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno
assolto e premere Salva per registrare le
modifiche.
La scheda del singolo appuntamento può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'app Riepiloghi Appuntamenti
consente di ottenere l'elenco degli impegni riferiti
a un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare
selezionato utilizzando come filtri di ricerca il
nome di un contatto e/o una causale.
Per ottenere il riepilogo degli appuntamenti
registrati in un arco di tempo è quindi sufficiente
compilare i campi relativi al nome del contatto e
alla causale ed indicare la data di inizio e di fine
intervallo, dopodiché bisogna premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
Il
riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di
tutti gli appuntamenti con riferimento al periodo
specificato, riportando per ognuno la causale, la
data e l'ora dell'appuntamento, il nome del contatto
associato, il suo numero di cellulare e l'importo in
euro se l'impegno prevede un pagamento. In calce al
riepilogo è anche presente il totale degli importi.
Per
ottenere il riepilogo degli appuntamenti riferiti a
tutti i contatti e a qualsiasi causale relativamente
all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in
bianco i campi di ricerca. Il riepilogo degli
appuntamenti visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sull'apposito pulsante.
L'app Tariffario Servizi
permette di registrare tutti i servizi forniti dal
proprio ufficio di consulenza allo scopo di
velocizzare la compilazione delle fatture proforma,
dal momento che le voci registrate in questo ambiente
possono essere importate, appunto, in tali documenti.
Nel tariffario bisogna creare una scheda per ogni
servizio offerto al cliente indicandone il codice
identificativo, la descrizione, il prezzo in euro, la
tipologia, eventuali supplementi, i tempi richiesti
per la fornitura del servizio e il periodo dell'anno
in cui esso può essere erogato, la documentazione
che il cliente deve produrre, la persona responsabile
all'interno dell'ufficio e ogni ulteriore
annotazione.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva.
Per modificare una scheda già in archivio, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando
la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei
record, aggiornare i dati e premere Salva.
La funzione Trova consente di trovare un
servizio in archivio anche usando più filtri di
ricerca contemporaneamente. E' inoltre possibile
allegare alla scheda di ciascun servizio fino a tre
file di qualsiasi genere.
La
funzione Duplica è particolarmente utile se
si ha bisogno di registrare diverse tariffe applicate
dall'ufficio di consulenza allo stesso servizio a
seconda dell'accordo stipulato con il cliente.
Il pulsante Allega file consente di allegare
alla scheda del tariffario file esterni esplicativi
del servizio descritto.
Se il servizio non è attualmente erogabile, è
necessario spuntare l'apposita casella. Per
visualizzare l'elenco di tutti i servizi non
erogabili bisogna premere il pulsante contraddistinto
dall'icona di un triangolo giallo. Si tenga presente
che, in fase di importazione dei dati nelle fatture
proforma, il tariffario visualizzerà solo i servizi
attualmente erogabili.
Ogni
singola scheda può essere stampata su carta mentre
l'intero tariffario dei servizi può essere esportato
in un foglio di Excel.
L'app Emissione Fatture Proforma
mette a disposizione un ambiente di lavoro per la
compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di fatture proforma che, come è noto, sono documenti
di cortesia da fornire ai clienti per consentire loro
di verificare la correttezza degli importi e degli
articoli acquistati prima dell'emissione delle
fatture elettroniche fiscali. La compilazione dei
documenti è facilitata dalla possibilità di
importare i dati del cliente dall'archivio anagrafico
e i dati dei servizi dal tariffario. La fattura
proforma consente, quindi, di evitare, in caso di
errori, di dover emettere una nota di credito per
stornare la fattura fiscale. Si ricorda che la
numerazione delle fatture proforma è del tutto
indipendente da quella delle fatture fiscali.
E'
possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nelle fatture proforma e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio da fatturare è
esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella.
Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto
fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento
del totale ai due centesimi.
Le informazioni riguardanti la propria ditta sono
salvate in automatico alla chiusura della schermata
di lavoro.
Per
inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
che interessano e premere Salva. Quando si
preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante fatture proforma sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. E' possibile numerare i documenti
adottando la semplice numerazione progressiva annuale
oppure indicando anche l'anno di emissione.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
Premendo il pulsante Altre informazioni si
accede a una finestra in cui è possibile indicare le
spese accessorie, gli sconti applicati, la data di
scadenza del pagamento, i pagamenti insoluti, il nome
dell'operatore che emette la fattura proforma e le
eventuali raccomandazioni per il cliente. Questi dati
appariranno in stampa in calce al documento.
Le
fatture proforma emesse con Ufficio
Consulenza OK consentono di indicare
sia la partita IVA sia il codice fiscale. La stampa
delle fatture proforma riporta in calce l'annotazione
che i dati del cliente saranno trattati
esclusivamente per l'erogazione del servizio e non
saranno forniti a terzi. Inoltre viene puntualizzato
che il documento emesso non ha valore fiscale.
Per
caricare il logo della propria ditta da far apparire
nella stampa dei documenti, bisogna fare clic sulla
scritta "Imposta logo Ditta"
presente in alto a destra nella schermata di apertura
dell'ambiente per l'emissione delle fatture proforma.
Il logo deve essere un'immagine in formato Jpeg
o Bitmap con dimensioni uguali a 297x184
pixel. Se si carica un'immagine di dimensioni più
grandi, il software provvederà a rimpicciolirla
adeguandola allo spazio disponibile e mantenendo le
proporzioni.
Il
pulsante con l'icona della freccia verde presente a
destra di ciascun rigo relativo alle voci della
fattura proforma permette di richiamare gli articoli
presenti nel tariffario dei servizi.
La casella Saldata va spuntata quando la
fattura proforma è stata saldata dal cliente. Un
apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco
di tutte le fatture proforma saldate.
E'
anche possibile applicare una percentuale di sconto
ad ogni articolo riportato nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle fatture proforma utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo delle fatture
proforma emesse in un preciso giorno dell'anno,
intestate a un determinato cliente o a più clienti
che vivono in una stessa città, eccetera.
L'applicazione
consente anche di visualizzare e stampare il
riepilogo mensile, trimestrale o annuale delle
fatture proforma emesse.
L'app Statistiche
Fatturato consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sulle entrate mensili in
base alle fatture proforma emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese
dell'anno arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il
grafico a barre, basta premere il pulsante
corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.
Tutti gli archivi di Ufficio Consulenza
OK possono essere esportati in un file
di Microsoft Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Ufficio
Consulenza OK può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive e fare
doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Ufficio Consulenza OK è
quindi la soluzione ideale per tutti i professionisti
che hanno bisogno di gestire facilmente lo storico
dei servizi forniti, le statistiche dei compensi
percepiti, i documenti protocollati, le
autocertificazioni, le scadenze e gli appuntamenti
con i propri clienti. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
|
