Gestione
Clienti Hotel è un software progettato
per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e
altri servizi di alberghi, bed & breakfast,
pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e
così via. Il programma dispone di diverse app
interagenti che permettono di archiviare l'anagrafica
degli ospiti della propria struttura ricettiva
prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da
addebitare a ciascuno di loro, di creare un
tariffario dei prodotti e servizi offerti, di
registrare nel dettaglio le prenotazioni e i
soggiorni dei clienti per avere uno storico degli
arrivi e delle partenze.
L'app Anagrafica
clienti e consumazioni è studiata per
memorizzare i dati anagrafici e registrare i servizi
e le consumazioni addebitate a ciascun ospite durante
la sua permanenza presso la propria struttura
ricettiva. I dati del cliente potranno inoltre essere
importati nell'ambiente per la registrazione delle
prenotazioni.
Nella scheda di ogni cliente è possibile archiviare
i seguenti dati: cognome e nome, sesso, codice
fiscale, partita IVA, tipo di alloggiato (ospite
singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro
del gruppo), data, luogo e Stato di nascita,
cittadinanza, via e numero civico, Comune di
residenza, tipo di documento di identità, numero del
documento, luogo di rilascio, data di rilascio e data
di scadenza, recapiti telefonici (casa, ufficio,
cellulare, fax), indirizzo e-mail, numero di carta di
credito con relativa scadenza, IBAN e intestatario
del conto corrente bancario, tariffa applicata,
tipologia di camera (singola, doppia, matrimoniale,
tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso
singola, ecc.), formula prescelta (pernottamento e
colazione, mezza pensione, pensione completa),
supplementi applicati, servizi richiesti, qualsiasi
questione in sospeso, eventuali acconti versati ed
ogni ulteriore annotazione.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva.
Per modificare una scheda già in archivio, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando
la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei
record, aggiornare i dati e premere Salva.
Premendo il pulsante Conto Cliente si accede
ad una schermata in cui è possibile annotare tutti i
servizi e le consumazioni da mettere in conto. Per
ciascuna voce va indicata la data, la descrizione del
servizio o consumazione e l'importo da addebitare.
Tali
dati possono essere digitati sul momento oppure
importati dal Tariffario prodotti e servizi
utilizzando i pulsanti a destra di ciascun rigo.
Su
richiesta dell'ospite, si può mandare in stampa il
conto in qualsiasi momento o esportarlo in Excel.
Al termine della permanenza, dopo che è stato
saldato quanto dovuto, è possibile cancellare il
conto abbinato alla scheda anagrafica del cliente per
preparare l'ambiente a registrare servizi e
consumazioni per un eventuale nuovo soggiorno
dell'ospite presso la propria struttura ricettiva.
I dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di
nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di
cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di
rilascio del documento possono essere selezionati da
apposite liste che compaiono facendo clic sui
pulsanti presenti a destra dei campi di testo
corrispondenti.
La
casella Segnala va spuntata se esistono
eventuali questioni in sospeso con il cliente
affinché il nominativo sia incluso in un elenco
degli ospiti da ricontattare nel momento in cui ci
saranno delle novità. Per visualizzare tale elenco
è sufficiente fare clic sull'icona del segnale
triangolare con il punto esclamativo.
I campi
riferiti al codice fiscale, alla partita IVA, al
numero di carta di credito e all'IBAN sono affiancati
da pulsanti che permettono di verificare la validità
dei dati immessi. Se il numero di partita IVA è
corretto, ci verrà comunicato anche l'Ufficio che lo
ha rilasciato.
Per
inviare un messaggio di posta elettronica al cliente
selezionato, basta fare clic sul pulsante a destra
del campo di testo dell'indirizzo e-mail.
E' possibile utilizzare una cartella abbinata a
ciascuna scheda in cui conservare un numero
illimitato di documenti riferiti al cliente (ad
esempio, la copia digitale della sua carta di
identità).
In
maniera simile, la funzione Allega file
permette di allegare fino a tre file alla scheda di
ciascun ospite descrivendone il contenuto in appositi
campi di testo.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche in archivio funzionanti anche con chiave
parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive presenti nei campi di testo utilizzati
come filtri di ricerca. Per ogni ricerca è possibile
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti
gli ospiti che richiedono un certo servizio o tipo di
camera, oppure che preferiscono una determinata
formula quale la mezza pensione o la pensione
completa. I risultati di ricerca possono essere
stampati su carta.
L'archivio
anagrafico dei clienti può essere esportato in un
foglio di Microsoft Excel mentre le singole
schede possono essere stampate su carta.
L'app Tariffario prodotti e servizi
visualizza, all'apertura della schermata di lavoro,
una lista in cui bisogna inserire i prodotti e
servizi offerti dalla propria struttura ricettiva per
poterli poi importare velocemente nel conto del
cliente.
L'elenco
dei prodotti e servizi deve essere creato aggiungendo
le voci una a una. A tal fine, bisogna premere il
pulsante Aggiungi voce, indicare il nome e
il prezzo unitario del prodotto o servizio e, infine,
premere Aggiungi voce all'elenco.
Per
eliminare un prodotto o servizio dall'elenco, basta
selezionarlo con un clic e premere il pulsante Elimina
voce.
E' possibile modificare in qualsiasi momento un
prodotto o servizio presente in elenco se, ad
esempio, si vuole migliorare la sua descrizione o
cambiare il suo prezzo. Per effettuare le modifiche,
bisogna selezionare con un clic il prodotto o
servizio di interesse, premere il pulsante Modifica
voce, apportare le variazioni desiderate al nome
del prodotto o servizio o al suo prezzo e, infine,
fare clic su Modifica voce in elenco.
Il
pulsante Stampa elenco permette di ottenere
su carta l'elenco completo dei prodotti e servizi da
noi inseriti. Per salvare il tariffario, è
sufficiente uscire dalla schermata di lavoro premendo
il pulsante Applica e chiudi.
L'app Registro arrivi e partenze
gestisce le schede da compilarsi quando il cliente
effettua la prenotazione della camera (normalmente
per telefono o tramite e-mail). Tale archivio
permette di registrare per ogni ospite la data e
l'ora di arrivo e di partenza, il numero o nome della
camera assegnata all'ospite, il numero di persone
adulte e di bambini che alloggeranno nella camera, i
giorni di pernottamento, il numero di cellulare
dell'ospite, il cognome e nome, il sesso, la data e
il luogo di nascita, la cittadinanza, il tipo di
alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo,
familiare, membro del gruppo), gli estremi di un
documento di riconoscimento, l'indirizzo e-mail, la
tariffa applicata ed eventuali supplementi.
Per
creare la scheda di una nuova prenotazione bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data di
arrivo e di partenza, al numero di giorni di pernotto
e al cognome e nome dell'ospite sono a compilazione
obbligatoria.
Il pulsante Duplica è utile se si vuole
registrare una prenotazione riferita a un cliente che
è già stato ospite della struttura ricettiva. Per
duplicare i dati, basta servirsi del pulsante Trova
per richiamare la scheda della prenotazione già
archiviata, fare clic su Duplica, apportare
le modifiche e premere Salva. Si tenga
presente che è anche possibile importare i dati
dell'ospite dall'archivio anagrafico dei clienti e
delle consumazioni servendosi del pulsante a destra
del campo riservato al nome.
Per
garantire una corretta compilazione della scheda, i
dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di
nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di
cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di
rilascio del documento possono essere selezionati da
apposite liste che compaiono facendo clic sui
pulsanti presenti a destra dei campi di testo
corrispondenti.
Il pulsante Invia consente di inviare
tramite e-mail un messaggio al cliente in cui si
conferma l'avvenuta prenotazione della quale si
riepilogano i dati principali. Nello stesso
messaggio, si comunica al cliente la procedura che
dovrà seguire nel caso in cui volesse disdire la
prenotazione.
Quando l'ospite ha terminato la sua permanenza e sta
per lasciare la struttura ricettiva, l'operatore può
richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Clienti
in partenza oggi e facendo doppio clic sul
nominativo di interesse nell'elenco che appare. Dopo
aver richiamato con un doppio clic la scheda del
cliente dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà
quindi inserire l'ora di uscita e salvare i
cambiamenti.
Nel
caso in cui un cliente dovesse disdire la propria
prenotazione, l'operatore dovrà richiamare la
relativa scheda in archivio, mettere il segno di
spunta sulla casella Disdetta e salvare le
modifiche. Così facendo, la scheda della
prenotazione annullata non comparirà più negli
elenchi dei clienti in arrivo o in partenza, mentre
potrà essere ripescata utilizzando la funzione Trova,
dove comunque figurerà come prenotazione disdetta.
Si capisce che questa funzione può essere sfruttata
anche se si è in attesa di ricevere una conferma di
prenotazione da parte di un cliente. Infatti, si
potrebbe lasciare la spunta sulla casella Disdetta
fino al momento in cui il cliente non confermi.
Il
pulsante Trova permette di ottenere
riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di
ricerca uno o più campi contemporaneamente, in
particolare la data di arrivo e di partenza del
cliente, il suo cognome e nome, il numero della
camera prenotata, il numero di cellulare, il Comune
di nascita, il numero del documento di
riconoscimento, la tariffa applicata e i supplementi.
Con questa funzione è possibile ottenere, per
esempio, lo storico di tutti i pernottamenti
effettuati dal cliente presso la nostra struttura
ricettiva, utilizzando il cognome e il nome del
cliente come filtro.
Ci sono
anche pulsanti che permettono di visualizzare tutti i
clienti in arrivo o in partenza nella giornata
corrente oppure quelli che arriveranno a cominciare
dal giorno dopo. Inoltre, si può richiamare una
scheda utilizzando le frecce di scorrimento, che
consentono di visualizzare la prenotazione precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
La scheda di prenotazione può essere stampata in
duplice copia su un unico foglio A4, in modo da
consegnare una copia al cliente e trattenere l'altra.
L'intero
registro degli arrivi e delle partenze può essere
invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.
Gestione Clienti Hotel è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che tutti gli applicativi consentono di esportare i
dati nel formato del software della Microsoft. A tal
fine, è sufficiente che nel proprio computer sia
installata una qualsiasi applicazione per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Clienti Hotel può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Clienti Hotel è
quindi una semplice suite gestionale che aiuta a
prendersi cura degli ospiti di alberghi o bed &
breakfast da quando prenotano la camera fino al
giorno della loro partenza. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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