Gestione Clienti Hotel - Software per Microsoft Windows





Software progettato per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e altri servizi di alberghi, bed & breakfast, pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e così via. Diverse app interagenti che permettono di archiviare l'anagrafica degli ospiti della propria struttura ricettiva prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da addebitare a ciascuno di loro, di creare un tariffario dei prodotti e servizi offerti, di registrare nel dettaglio le prenotazioni e i soggiorni dei clienti per avere uno storico degli arrivi e delle partenze. App utilizzabile anche su chiavetta USB o in condivisione in una rete locale LAN.




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Gestione Clienti Hotel
Software per gestire l'addebito di consumazioni, gli arrivi e le partenze
dei clienti di alberghi, bed & breakfast, residence, case vacanza ecc.


Gestione Clienti Hotel è un software progettato per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e altri servizi di alberghi, bed & breakfast, pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e così via. Il programma dispone di diverse app interagenti che permettono di archiviare l'anagrafica degli ospiti della propria struttura ricettiva prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da addebitare a ciascuno di loro, di creare un tariffario dei prodotti e servizi offerti, di registrare nel dettaglio le prenotazioni e i soggiorni dei clienti per avere uno storico degli arrivi e delle partenze.

L'app Anagrafica clienti e consumazioni è studiata per memorizzare i dati anagrafici e registrare i servizi e le consumazioni addebitate a ciascun ospite durante la sua permanenza presso la propria struttura ricettiva. I dati del cliente potranno inoltre essere importati nell'ambiente per la registrazione delle prenotazioni.

Nella scheda di ogni cliente è possibile archiviare i seguenti dati: cognome e nome, sesso, codice fiscale, partita IVA, tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), data, luogo e Stato di nascita, cittadinanza, via e numero civico, Comune di residenza, tipo di documento di identità, numero del documento, luogo di rilascio, data di rilascio e data di scadenza, recapiti telefonici (casa, ufficio, cellulare, fax), indirizzo e-mail, numero di carta di credito con relativa scadenza, IBAN e intestatario del conto corrente bancario, tariffa applicata, tipologia di camera (singola, doppia, matrimoniale, tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso singola, ecc.), formula prescelta (pernottamento e colazione, mezza pensione, pensione completa), supplementi applicati, servizi richiesti, qualsiasi questione in sospeso, eventuali acconti versati ed ogni ulteriore annotazione.

Per inserire una nuova scheda in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per modificare una scheda già in archivio, basta visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, aggiornare i dati e premere Salva.

Premendo il pulsante Conto Cliente si accede ad una schermata in cui è possibile annotare tutti i servizi e le consumazioni da mettere in conto. Per ciascuna voce va indicata la data, la descrizione del servizio o consumazione e l'importo da addebitare.

Tali dati possono essere digitati sul momento oppure importati dal Tariffario prodotti e servizi utilizzando i pulsanti a destra di ciascun rigo.

Su richiesta dell'ospite, si può mandare in stampa il conto in qualsiasi momento o esportarlo in Excel. Al termine della permanenza, dopo che è stato saldato quanto dovuto, è possibile cancellare il conto abbinato alla scheda anagrafica del cliente per preparare l'ambiente a registrare servizi e consumazioni per un eventuale nuovo soggiorno dell'ospite presso la propria struttura ricettiva.

I dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di rilascio del documento possono essere selezionati da apposite liste che compaiono facendo clic sui pulsanti presenti a destra dei campi di testo corrispondenti.

La casella Segnala va spuntata se esistono eventuali questioni in sospeso con il cliente affinché il nominativo sia incluso in un elenco degli ospiti da ricontattare nel momento in cui ci saranno delle novità. Per visualizzare tale elenco è sufficiente fare clic sull'icona del segnale triangolare con il punto esclamativo.

I campi riferiti al codice fiscale, alla partita IVA, al numero di carta di credito e all'IBAN sono affiancati da pulsanti che permettono di verificare la validità dei dati immessi. Se il numero di partita IVA è corretto, ci verrà comunicato anche l'Ufficio che lo ha rilasciato.

Per inviare un messaggio di posta elettronica al cliente selezionato, basta fare clic sul pulsante a destra del campo di testo dell'indirizzo e-mail.

E' possibile utilizzare una cartella abbinata a ciascuna scheda in cui conservare un numero illimitato di documenti riferiti al cliente (ad esempio, la copia digitale della sua carta di identità).

In maniera simile, la funzione Allega file permette di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun ospite descrivendone il contenuto in appositi campi di testo.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive presenti nei campi di testo utilizzati come filtri di ricerca. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli ospiti che richiedono un certo servizio o tipo di camera, oppure che preferiscono una determinata formula quale la mezza pensione o la pensione completa. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

L'archivio anagrafico dei clienti può essere esportato in un foglio di Microsoft Excel mentre le singole schede possono essere stampate su carta.

L'app Tariffario prodotti e servizi visualizza, all'apertura della schermata di lavoro, una lista in cui bisogna inserire i prodotti e servizi offerti dalla propria struttura ricettiva per poterli poi importare velocemente nel conto del cliente.

L'elenco dei prodotti e servizi deve essere creato aggiungendo le voci una a una. A tal fine, bisogna premere il pulsante Aggiungi voce, indicare il nome e il prezzo unitario del prodotto o servizio e, infine, premere Aggiungi voce all'elenco.

Per eliminare un prodotto o servizio dall'elenco, basta selezionarlo con un clic e premere il pulsante Elimina voce.

E' possibile modificare in qualsiasi momento un prodotto o servizio presente in elenco se, ad esempio, si vuole migliorare la sua descrizione o cambiare il suo prezzo. Per effettuare le modifiche, bisogna selezionare con un clic il prodotto o servizio di interesse, premere il pulsante Modifica voce, apportare le variazioni desiderate al nome del prodotto o servizio o al suo prezzo e, infine, fare clic su Modifica voce in elenco.

Il pulsante Stampa elenco permette di ottenere su carta l'elenco completo dei prodotti e servizi da noi inseriti. Per salvare il tariffario, è sufficiente uscire dalla schermata di lavoro premendo il pulsante Applica e chiudi.

L'app Registro arrivi e partenze gestisce le schede da compilarsi quando il cliente effettua la prenotazione della camera (normalmente per telefono o tramite e-mail). Tale archivio permette di registrare per ogni ospite la data e l'ora di arrivo e di partenza, il numero o nome della camera assegnata all'ospite, il numero di persone adulte e di bambini che alloggeranno nella camera, i giorni di pernottamento, il numero di cellulare dell'ospite, il cognome e nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, la cittadinanza, il tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), gli estremi di un documento di riconoscimento, l'indirizzo e-mail, la tariffa applicata ed eventuali supplementi.

Per creare la scheda di una nuova prenotazione bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi alla data di arrivo e di partenza, al numero di giorni di pernotto e al cognome e nome dell'ospite sono a compilazione obbligatoria.

Il pulsante Duplica è utile se si vuole registrare una prenotazione riferita a un cliente che è già stato ospite della struttura ricettiva. Per duplicare i dati, basta servirsi del pulsante Trova per richiamare la scheda della prenotazione già archiviata, fare clic su Duplica, apportare le modifiche e premere Salva. Si tenga presente che è anche possibile importare i dati dell'ospite dall'archivio anagrafico dei clienti e delle consumazioni servendosi del pulsante a destra del campo riservato al nome.

Per garantire una corretta compilazione della scheda, i dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di rilascio del documento possono essere selezionati da apposite liste che compaiono facendo clic sui pulsanti presenti a destra dei campi di testo corrispondenti.

Il pulsante Invia consente di inviare tramite e-mail un messaggio al cliente in cui si conferma l'avvenuta prenotazione della quale si riepilogano i dati principali. Nello stesso messaggio, si comunica al cliente la procedura che dovrà seguire nel caso in cui volesse disdire la prenotazione.

Quando l'ospite ha terminato la sua permanenza e sta per lasciare la struttura ricettiva, l'operatore può richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Clienti in partenza oggi e facendo doppio clic sul nominativo di interesse nell'elenco che appare. Dopo aver richiamato con un doppio clic la scheda del cliente dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà quindi inserire l'ora di uscita e salvare i cambiamenti.

Nel caso in cui un cliente dovesse disdire la propria prenotazione, l'operatore dovrà richiamare la relativa scheda in archivio, mettere il segno di spunta sulla casella Disdetta e salvare le modifiche. Così facendo, la scheda della prenotazione annullata non comparirà più negli elenchi dei clienti in arrivo o in partenza, mentre potrà essere ripescata utilizzando la funzione Trova, dove comunque figurerà come prenotazione disdetta. Si capisce che questa funzione può essere sfruttata anche se si è in attesa di ricevere una conferma di prenotazione da parte di un cliente. Infatti, si potrebbe lasciare la spunta sulla casella Disdetta fino al momento in cui il cliente non confermi.

Il pulsante Trova permette di ottenere riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di ricerca uno o più campi contemporaneamente, in particolare la data di arrivo e di partenza del cliente, il suo cognome e nome, il numero della camera prenotata, il numero di cellulare, il Comune di nascita, il numero del documento di riconoscimento, la tariffa applicata e i supplementi. Con questa funzione è possibile ottenere, per esempio, lo storico di tutti i pernottamenti effettuati dal cliente presso la nostra struttura ricettiva, utilizzando il cognome e il nome del cliente come filtro.

Ci sono anche pulsanti che permettono di visualizzare tutti i clienti in arrivo o in partenza nella giornata corrente oppure quelli che arriveranno a cominciare dal giorno dopo. Inoltre, si può richiamare una scheda utilizzando le frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare la prenotazione precedente o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

La scheda di prenotazione può essere stampata in duplice copia su un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia al cliente e trattenere l'altra.

L'intero registro degli arrivi e delle partenze può essere invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.

Gestione Clienti Hotel è fortemente integrato con Excel, dal momento che tutti gli applicativi consentono di esportare i dati nel formato del software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio computer sia installata una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Clienti Hotel può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Clienti Hotel è quindi una semplice suite gestionale che aiuta a prendersi cura degli ospiti di alberghi o bed & breakfast da quando prenotano la camera fino al giorno della loro partenza. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Clienti Hotel è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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