Contratti
Autonoleggio in Inglese è un software
rivolto alle aziende di noleggio auto operanti in
Italia per la gestione dei contratti di locazione dei
mezzi, nonché per l'archiviazione dei dati dei
clienti e della flotta veicoli. Quando si ha a che
fare con clienti stranieri che non parlano italiano,
la chiarezza e la comprensione del contratto
diventano assolutamente cruciali.
Il
programma è progettato specificamente per
semplificare la compilazione, la stampa e
l'archiviazione di contratti di noleggio auto senza
conducente interamente in lingua inglese.
Questa applicazione consente, quindi, di superare le
barriere linguistiche offrendo ai propri clienti
internazionali un'esperienza fluida e professionale,
garantendo che ogni aspetto del noleggio auto sia
perfettamente chiaro.
L'app Vehicle
Fleet (Flotta Veicoli)
consente alla propria società di autonoleggio di
creare una descrizione dettagliata di ogni veicolo
della flotta in cui registrare il tipo di veicolo, la
marca e il modello, il numero di targa, l'anno di
immatricolazione, il colore, il numero di matricola
del veicolo (VIN), i pneumatici, il numero di serie
del motore, il tipo di carburante, la cilindrata del
motore, i kW di potenza, la sostenibilità
ambientale, il numero di posti a sedere, la portata
massima, la polizza assicurativa, il costo di
acquisto, il valore attuale del mezzo, gli incidenti
e i guasti subiti e qualsiasi altra annotazione.
Ma le
informazioni che si possono registrare non finiscono
qui, perché è possibile aggiungere anche l'ultima
lettura del contachilometri e il giorno in cui è
stata effettuata, i servizi inclusi nel prezzo di
noleggio, eventuali costi aggiuntivi sostenuti dal
cliente che ha noleggiato l'auto, la tariffa di
noleggio giornaliera, settimanale e mensile, il nome
e il numero di telefono del proprietario del veicolo
e, infine, il meccanico che normalmente si occupa del
veicolo nell'officina di fiducia della società di
noleggio. I dati del veicolo possono essere importati
nei contratti di noleggio per consentire una più
rapida compilazione dei campi di testo.
Se si desidera, è possibile tradurre in italiano i
titoli dei campi di testo della scheda del veicolo
facendo clic sull'icona della bandiera dell'Italia.
Per visualizzare nuovamente i titoli dei campi in
lingua inglese basta fare clic sulla bandiera del
Regno Unito.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna cliccare sul
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo,
caricare una foto del veicolo e premere il pulsante Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, è necessario
aprirla utilizzando le frecce di scorrimento dei
record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. Il
pulsante Duplica è utile se è necessario
salvare due o più record con dati molto simili
perché si riferiscono, ad esempio, a veicoli con le
stesse caratteristiche tecniche. Per duplicare una
scheda è sufficiente aprire quella già memorizzata
nel database, cliccare sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Con il pulsante Load picture è possibile
inserire nel record una foto del veicolo in formato Jpeg
o Bitmap. L'immagine viene automaticamente
ridimensionata per adattarsi alle dimensioni del
riquadro di anteprima. È tuttavia possibile
visualizzare la foto a schermo intero facendo clic
sull'icona dello zoom. L'immagine visibile nel
riquadro può essere salvata su disco o cancellata in
qualsiasi momento utilizzando gli appositi pulsanti.
Tramite
il pulsante Attach Files è possibile
allegare alla scheda di ogni veicolo documenti di
qualsiasi tipo (ad esempio, una copia della polizza
assicurativa dell'auto, la carta di circolazione,
l'elenco dei viaggi effettuati dal veicolo e così
via).
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza, a
intervalli di sei secondi e a schermo intero, tutte
le foto dei veicoli presenti nel database. Una volta
visualizzata l'ultima foto del database, la
presentazione riparte dall'inizio. Per uscire dalla
modalità di presentazione è sufficiente fare clic
su un punto qualsiasi dello schermo.
Il
software consente di effettuare ricerche avanzate nel
database anche utilizzando una chiave di ricerca
parziale, cioè indicando una o più parole
consecutive contenute in qualsiasi campo di testo.
Per ogni ricerca è possibile fare riferimento a uno
o più campi contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere un elenco di tutti i veicoli dello
stesso tipo o di quelli dotati di un determinato
numero di posti.
È
possibile esportare il database dei veicoli in un
file di Excel per poter condividere i dati
con chi non dispone della stessa applicazione. Le
singole schede dei veicoli, corredate da foto,
possono essere visualizzate in anteprima o stampate
su carta.
L'app Client Database (Archivio
Clienti) consente di raccogliere i dati
personali e i recapiti di ogni cliente della propria
società di autonoleggio. I dati dei clienti possono
essere importati nei contratti di noleggio per
consentire di compilare i campi di testo relativi al
conducente che ha noleggiato l'auto.
Per inserire una scheda nel database, fare clic sul
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo
di interesse e premere il pulsante Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, è necessario
aprirla utilizzando le frecce di scorrimento dei
record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
Il
pulsante Duplica è utile per salvare due o
più record con dati simili. Per duplicare un record,
basta aprire quello già memorizzato nel database,
fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati
e premere Salva.
Nell'applicazione è possibile memorizzare i dati dei
clienti in modo dettagliato, indicando, di ognuno, il
nome, il sesso, la data e il luogo di nascita,
l'indirizzo di residenza, la cittadinanza, il codice
fiscale, il numero di previdenza sociale, l'indirizzo
e-mail, i numeri di telefono di casa e di cellulare,
il metodo di comunicazione preferito, l'indirizzo
della sede di lavoro, il numero di patente di guida
con la data di rilascio, la data di scadenza e l'ente
che l'ha rilasciata, i veicoli di interesse, il
metodo di pagamento, i dettagli della carta di
credito, lo stato dei pagamenti ed eventuali
ulteriori note.
Un apposito campo di testo consente di tenere traccia
di tutte le questioni in sospeso con il cliente. Se
non si hanno problemi in sospeso, basta lasciare la
casella di testo vuota. Facendo clic sul pulsante con
l'icona del triangolo giallo, si otterrà l'elenco
completo dei problemi in sospeso che la società di
autonoleggio ha con tutti i suoi clienti.
Utilizzando
il pulsante Attach Files è possibile
allegare documenti di qualsiasi tipo alla scheda di
ogni cliente (ad esempio, una copia della patente di
guida).
Se si desidera, è possibile tradurre in italiano i
titoli dei campi di testo della scheda del cliente
facendo clic sull'icona della bandiera dell'Italia.
Per visualizzare nuovamente i titoli dei campi in
lingua inglese basta fare clic sulla bandiera del
Regno Unito.
Il software consente di effettuare ricerche avanzate
nel database anche utilizzando una chiave di ricerca
parziale, cioè indicando una o più parole
consecutive contenute in qualsiasi campo di testo.
Per ogni ricerca è possibile fare riferimento a uno
o più campi contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere un elenco di tutti i clienti del
database che sono interessati a determinati veicoli o
che non sono in regola con i pagamenti.
Le
singole schede dei clienti possono essere stampate su
carta, mentre l'intero database può essere esportato
in un file di Excel.
L'app Rental Agreements (Contratti
di Noleggio) consente di creare database annuali
dei contratti di noleggio stipulati con i clienti
della propria società di autonoleggio o di aprire
database annuali già creati. La prima operazione da
eseguire è quindi quella di selezionare l'anno
solare di interesse e premere il pulsante Open.
La
finestra per la compilazione e la stampa dei
contratti di noleggio è organizzata in modo da
ridurre al minimo il lavoro dell'utente. Ad esempio,
la numerazione automatica dei contratti di noleggio
si ottiene premendo un solo pulsante e la data
corrente appare non appena si fa clic sul pulsante Nuovo.
Inoltre, grazie ad appositi pulsanti, è possibile
importare i dati dei veicoli a noleggio e dei clienti
dai rispettivi database con pochi clic.
Per inserire un contratto di noleggio nel database,
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo e premere il pulsante Salva.
Per aggiornare un contratto di noleggio esistente, è
necessario aprirlo utilizzando le frecce di
scorrimento dei record o la funzione di ricerca,
apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il
pulsante Duplica è utile se si devono
salvare due o più contratti di noleggio con dati
molto simili perché si riferiscono, ad esempio, allo
stesso cliente o allo stesso veicolo a noleggio. Per
duplicare un record è sufficiente aprire quello già
memorizzato nel database, fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le modifiche ai dati e premere Salva.
È
possibile utilizzare una funzione di numerazione
automatica se si desidera far partire la numerazione
dei contratti di noleggio da un numero superiore a 1.
Il pulsante con il simbolo "#" apre una
finestra in cui è possibile impostare il numero da
cui partirà la numerazione automatica.
Il
contratto di locazione contiene le seguenti
informazioni: il numero e la data di emissione del
contratto; i dati e il logo della società di
noleggio; i dati anagrafici del cliente e gli estremi
della sua patente di guida; i dati del veicolo da
noleggiare; la lettura del contachilometri e del
livello del carburante effettuata il giorno in cui il
veicolo viene noleggiato al cliente e il giorno in
cui viene restituito alla società di noleggio; i
dettagli dell'assicurazione; il prezzo di noleggio
giornaliero; il periodo di noleggio; la cauzione
lasciata dal cliente; i servizi inclusi nel prezzo di
noleggio ed eventuali costi aggiuntivi; l'importo
totale dovuto dal conducente per il noleggio; i
dettagli del pagamento; la data, l'ora e il luogo di
ritiro e restituzione del veicolo.
Il
software mette inoltre a disposizione un campo di
testo in cui è possibile descrivere eventuali danni
causati al veicolo dal cliente. Una volta stampato il
contratto di noleggio, è anche possibile indicare su
carta i danni causati al veicolo utilizzando le
lettere appropriate elencate in una legenda e
scrivendole a penna sull'immagine del veicolo.
Se si desidera, è possibile tradurre in italiano i
titoli dei campi di testo del contratto di noleggio
facendo clic sull'icona della bandiera dell'Italia.
Per visualizzare nuovamente i titoli dei campi in
lingua inglese basta fare clic sulla bandiera del
Regno Unito.
L'azienda
di autonoleggio può utilizzare un logo
personalizzato per rendere più professionale la
stampa dei contratti di noleggio. A tale scopo, è
sufficiente premere il pulsante Logo e
caricare un'immagine a scelta in formato Jpeg
o Bitmap Nelle caselle di testo a destra del
logo è possibile inserire i dati della ditta di
autonoleggio. Questi dati rimarranno memorizzati alla
chiusura dell'applicazione, in modo da non doverli
reinserire quando si deve emettere un nuovo contratto
di noleggio.
Il
software consente di effettuare ricerche avanzate nel
database anche utilizzando una chiave di ricerca
parziale, cioè indicando una o più parole
consecutive contenute in qualsiasi campo di testo.
Per ogni ricerca è possibile fare riferimento a uno
o più campi contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere un riepilogo di tutti i contratti
di noleggio rilasciati allo stesso cliente o di
quelli relativi allo stesso veicolo.
In
calce al contratto di noleggio, il cliente dichiara
di aver avuto la possibilità di leggere il contratto
prima di firmarlo. Egli accetta di pagare per tutte
le perdite e i danni al veicolo e di sollevare la
ditta di autonoleggio da qualsiasi responsabilità
derivante dal suo utilizzo. Accetta di essere
ritenuto responsabile per l'eventuale smarrimento
delle chiavi dell'auto, incluse le chiavi
elettroniche, o per qualsiasi situazione di
impossibilità di accedere al veicolo. Inoltre,
riconosce di essere responsabile per tutte le
violazioni del codice della strada e si impegna a
consegnare tutte le contravvenzioni al momento della
restituzione del veicolo. Egli autorizza la ditta di
autonoleggio ad emettere una ricevuta di addebito su
carta di credito/debito a suo nome per tutti gli
importi dovuti in base al contratto. Infine, dichiara
che la sua firma è da considerarsi apposta sulla
ricevuta di addebito su carta di credito/debito.
Se si desidera, è possibile allegare alla scheda del
contratto file esterni di qualsiasi genere inerenti
al documento stesso. A tal fine basta premere il
pulsante contraddistinto dall'icona della graffetta e
importare i file nella finestra che appare.
Ogni
contratto di noleggio può essere visualizzato in
anteprima o stampato sulla prima pagina di un foglio
A4. Sul retro dello stesso foglio, la ditta di
autonoleggio potrà stampare i propri termini e le
proprie condizioni contrattuali. E' buona norma
stampare in anticipo diverse copie del retro del
contratto di noleggio e utilizzare questi fogli per
stampare il lato anteriore quando necessario.
Il pulsante Esporta consente di esportare in
un file di Excel tutti i contratti di
autonoleggio presenti nel database.
L'accesso
all'app è protetto da una password aggiornabile
dall'utente che può essere cambiata tutte le volte
che si desidera. Per il primo accesso al programma,
bisogna utilizzare la parola chiave "password"
(scritta senza le virgolette).
Contratti
Autonoleggio in Inglese è quindi lo
strumento ideale per ottimizzare il proprio flusso di
lavoro, migliorando la soddisfazione dei clienti
stranieri e professionalizzando ulteriormente la
propria attività di noleggio auto in Italia.
L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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