Euro
Ricevute Affitto 6.0 è un software
progettato per i locatori che vogliono tenere traccia
di tutto ciò che riguarda i loro immobili e gli
affittuari, gestire le compilazione e stampa delle
ricevute di affitto e avere uno scadenzario dei
pagamenti pronto per l'uso.
Le
ricevute di affitto possono essere stampate in
formato piccolo (due ricevute per foglio A4) o grande
(una ricevuta per foglio A4).
Il software supporta anche il calcolo dell'importo
del canone mensile in base alla variazione
dell'indice ISTAT, ove previsto nel contratto di
locazione.
L'app Archivio
Immobili è costituita da diverse
sezioni che permettono di memorizzare i dati relativi
alla tipologia e all'utilizzo dell'immobile, alla sua
ubicazione e composizione, agli estremi catastali, al
proprietario, agli inquilini e al contratto di
locazione. I dati registrati in questo archivio
potranno essere importati sia nello scadenzario dei
pagamenti sia nella ricevuta di affitto per
velocizzare la compilazione dei campi di testo.
La sezione dei dati dell'immobile è quella riservata
ai dati catastali, nonché all'esatta ubicazione
della stessa unità immobiliare. In tale sezione va
inoltre inserita una descrizione dell'immobile per
facilitare l'identificazione della scheda in
archivio.
La
sezione dei locatori tiene traccia di tutto ciò che
riguarda i proprietari degli immobili, dai dati
anagrafici ai comproprietari, dalle clausole
contrattuali con l'eventuale agenzia immobiliare con
cui si è firmato un contratto ai recapiti telefonici
o di posta elettronica.
La
sezione dei conduttori ospita i dati anagrafici degli
inquilini, con funzioni di verifica del codice
fiscale e della partita IVA, nonché le informazioni
relative al contratto di locazione (criteri e
parametri per il calcolo del canone, modalità di
pagamento, note sullo stato dell'immobile preso in
locazione, persone conviventi eccetera). Sono anche
presenti caselle di testo destinate ad accogliere i
recapiti telefonici e di posta elettronica con la
possibilità di inviare messaggi e-mail senza uscire
dalla schermata.
La
sezione per i riferimenti del contratto serve a
indicare il tipo di contratto che è stato stipulato
per l'immobile, la sua durata, l'importo dell'intero
canone di locazione e quello della singola rata,
l'importo della cauzione, il codice identificativo
del contratto, la data di scadenza dell'imposta di
registro, gli estremi della documentazione per la
sicurezza degli impianti e quelli del certificato di
collaudo e della certificazione energetica eccetera.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative al
medesimo immobile perché, ad esempio, lo stesso
appartiene a diversi proprietari e si vuole creare
una scheda per ciascuno di essi. Per duplicare la
scheda di un immobile, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per
trovare le schede degli immobili in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli immobili ubicati in un certo
comune, di una specifica tipologia o appartenenti a
un determinato locatore.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun immobile fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, alcune foto
dell'immobile stesso o la documentazione catastale.
Il contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singolo immobile può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Excel.
L'app Emissione Ricevute di Affitto
permette la creazione di nuovi archivi riferiti a
ciascun anno solare oppure l'apertura di archivi già
creati. Il programma supporta anche la gestione dei
canoni di affitto calcolati in base alla percentuale
di variazione dell'indice ISTAT.
La
schermata per la compilazione e stampa delle ricevute
di affitto è organizzata in maniera da rendere
minimo il lavoro dell'utente. Ad esempio, la
numerazione automatica si ottiene premendo un unico
pulsante e la data di un nuovo documento viene
fornita dal sistema operativo non appena si inserisce
una nuova scheda. Il programma provvede, inoltre, a
tradurre in lettere l'importo totale percepito
espresso in cifre.
I campi
di testo relativi al codice fiscale del locatore e a
quello del conduttore sono affiancati da un pulsante
che permette di verificare la validità del codice
digitato.
Per
inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi e
premere Salva. E' possibile utilizzare la
funzione Numerazione automatica se si vuole
far partire la numerazione dei documenti da un numero
superiore a 1.
Quando
si compila una ricevuta d'affitto, non è affatto
necessario trascrivere ogni volta i dati riguardanti
il conduttore, il locatore, l'unità immobiliare e la
registrazione del contratto, dal momento che queste
informazioni possono essere richiamate dall'archivio
degli immobili attraverso la funzione per
l'importazione dei dati.
Le causali da riportare nel documento possono essere
importate da un elenco personalizzabile utilizzando i
pulsanti con la freccia verde posizionati a destra
dei campi di testo relativi alle voci da elencare
nella ricevuta.
L'utente
del software ha la possibilità di utilizzare un logo
personalizzato che identifica il locatore per rendere
più professionale la stampa delle ricevute di
affitto.
In fase
di stampa, è possibile scegliere fra due diversi
formati di ricevuta d'affitto: quello piccolo, che
stampa due copie del documento su foglio A4, e quello
grande, che riproduce su foglio A4 una sola copia del
documento.
Il
pulsante Trova consente di rintracciare una
ricevuta di affitto in archivio usando diversi
criteri di ricerca, ad esempio in base al numero
della ricevuta, alla data di emissione, alla
descrizione dell'unità immobiliare locata, al
cognome e al codice fiscale del locatore o del
conduttore eccetera.
Euro
Ricevute Affitto 6.0 consente di
ottenere i riepiloghi mensili, trimestrali e annuali
delle ricevute di affitto emesse utilizzando i
pulsanti contraddistinti, rispettivamente, dalle
lettere M, T e A.
Dopo aver premuto il pulsante relativo alla tipologia
di riepilogo prescelta, bisogna selezionare un mese o
un trimestre all'interno dell'archivio annuale aperto
dall'utente.
Ovviamente,
se si vuole ottenere il riepilogo di tutte le
ricevute emesse nell'anno solare non bisognerà
effettuare nessuna selezione. A questo punto, facendo
clic sul pulsante Visualizza, si ottiene
l'elenco completo di tutti i documenti emessi
nell'intervallo di tempo selezionato con in calce i
totali.
Per rintracciare una certa ricevuta di affitto
nell'elenco del riepilogo si può utilizzare la
funzione di ricerca presente in cima alla schermata
di lavoro. A tal fine, si può, ad esempio, indicare
il nome del conduttore di interesse e premere il
pulsante Trova. Così facendo, la prima voce
in elenco riferita al conduttore indicato apparirà
selezionata nella parte visibile della lista. Per
spostarsi sul documento successivo intestato allo
stesso conduttore, basterà fare nuovamente clic sul
pulsante Trova.
Il
pulsante Stampa riepilogo permette di
ottenere su carta il riepilogo visualizzato in quel
momento.
Il pulsante contraddistinto dall'icona della mano con
la moneta consente di visualizzare il riepilogo delle
ricevute di affitto che i conduttori non hanno ancora
saldato.
A
questo proposito, si ricorda di spuntare la casella "Saldata"
presente nella schermata per l'emissione delle
ricevute quando il conduttore provvede a saldare il
dovuto.
L'utente ha la possibilità di visualizzare
l'anteprima del documento prima di stamparlo su
carta.
L'intero
archivio annuale delle ricevute di affitto può
essere esportato in un foglio di Excel
facendo clic sull'apposita icona.
Euro Ricevute Affitto 6.0
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base alle
ricevute d'affitto emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori.
L'utente
ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
L'app Scadenzario
Pagamenti consente di tenere sotto
controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali
relative ai pagamenti da effettuare (ad esempio,
l'imposta di registro) o agli affitti da percepire e
di essere avvertiti al sopraggiungere della data.
L'utente può registrare un numero illimitato di
scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite
potranno essere visualizzate in ordine cronologico in
base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Per ogni scadenza è possibile stabilire
con quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il nome del conduttore,
quello del locatore, l'immobile di riferimento e la
causale del pagamento.
I dati del conduttore, del locatore e dell'immobile
possono essere importati dall'archivio degli immobili
servendosi del pulsante Importa dati.
Come
già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Per visualizzare l'elenco delle scadenze o
appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla
relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di
richiamare le scadenze relative al giorno o al mese
selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad
esempio, con il conduttore o con l'Agenzia delle
Entrate è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun
impegno, il nome del conduttore e del locatore, la
causale, l'immobile di riferimento nonché la data e
l'ora della scadenza o appuntamento.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta
che viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non.
Per
rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da
aggiornare, basta usare il nome del conduttore o del
locatore come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico
dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai conduttori.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato conduttore, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Excel.
Tutti gli archivi di Euro Ricevute
Affitto 6.0 possono essere esportati in
un file di Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Euro
Ricevute Affitto 6.0 può essere
utilizzato anche in una rete locale se si ha
necessità di condividere gli archivi fra più
postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà senza limiti
di tempo.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Euro
Ricevute Affitto 6.0 funziona anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
Euro Ricevute Affitto 6.0
consente, quindi, di avere sempre sotto controllo i
propri immobili e semplificare la gestione quotidiana
degli affitti, riducendo gli errori e gestendo in
modo efficiente ogni aspetto amministrativo delle
locazioni. L'utente resterà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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