Gestione
Gruppi Pro è un software studiato per
compilare e archiviare elenchi di persone con foto e
dati dei singoli contatti pronti per essere stampati
su fogli A4. Il programma consente di gestire un
dettagliato archivio anagrafico dal quale attingere
le informazioni per organizzare gruppi di persone
(classi, squadre, comitive, associazioni, ecc.) in
modo rapido e professionale e avere sempre a portata
di mano le schede individuali. E' possibile creare e
modificare gruppi di persone in base a criteri
personalizzati associando una foto a ogni membro del
gruppo per una visualizzazione più immediata.
Questa
app è quindi pensata per chiunque abbia la
necessità di raccogliere e stampare informazioni
personali in modo ordinato e visivo. Ecco alcuni
esempi pratici: scuole e insegnanti potranno creare
elenchi di classi con foto degli studenti e dati
essenziali; allenatori e società sportive potranno
tenere traccia dei membri di una squadra, con foto e
informazioni utili; organizzatori di eventi e gite
potranno preparare liste dei partecipanti,
facilitando la gestione e il riconoscimento;
associazioni e gruppi culturali potranno archiviare i
soci e creare elenchi stampabili per riunioni o
attività.
La
schermata di partenza di Gestione Gruppi
Pro permette di creare un nuovo gruppo
di persone o di gestire un gruppo esistente. La prima
operazione da effettuare consiste, quindi, nel
premere il pulsante relativo all'ambiente di lavoro
che si intende utilizzare.
Il fatto che tutti i file degli archivi sono
posizionati nella cartella di installazione del
programma rende molto semplice realizzare una copia
di sicurezza dei gruppi creati. Infatti, per
effettuare il backup dei file è sufficiente
copiare l'intera cartella di Gestione
Gruppi Pro e incollarla su un qualsiasi
supporto di memoria, ad esempio su un hard disk
esterno o su una chiavetta USB. Per ripristinare i
file di backup, basterà sovrascrivere la
cartella di installazione del software con la copia
di sicurezza.
Per
generare un nuovo gruppo di persone bisogna fare clic
sul pulsante Crea nuovo gruppo, indicarne il
nome per esteso nell'apposito campo di testo presente
nella schermata che appare e confermare l'operazione
servendosi del pulsante in calce.
Quando si crea un nuovo gruppo si genera un file di
archivio nella cartella del programma caratterizzato
dall'estensione GPO. Ogni archivio potrà
contenere un numero illimitato di schede, ciascuna
delle quali corredata delle foto dei membri del
gruppo con relativi commenti. Per individuare il
gruppo creato senza possibilità di errore, è buona
norma assegnargli un nome il più possibile completo
utilizzando parole chiave che indichino con
precisione il nome della classe, della squadra,
dell'associazione o della comitiva.
Una
volta indicato il nome del gruppo nell'apposita
casella di testo, l'utente dovrà confermare
l'operazione premendo il pulsante Applica e
chiudi. A questo punto, si tornerà nella
finestra di partenza del programma dove si potrà
fare clic sul pulsante Apri gruppo esistente
per visualizzare un elenco di selezione contenente
tutti i gruppi creati.
Fatto
ciò, basterà fare clic sul nome del gruppo in
elenco che si intende gestire e premere il pulsante Apri
archivio.
L'icona del cestino consente di eliminare il gruppo
di persone selezionato. Questa funzione va utilizzata
con cautela dal momento che un archivio eliminato non
può essere recuperato.
L'app Schedario
Gruppo mette a disposizione un ambiente
in cui è possibile compilare, stampare e archiviare
le singole pagine dell'elenco dei membri del gruppo,
ciascuna contenente i dati di otto persone con
relative foto. In particolare, nel riquadro di ogni
persona, a destra della foto apparirà il suo cognome
e nome in caratteri ben visibili nel campo di testo
posizionato in cima, seguito da ulteriori campi
contenenti informazioni aggiuntive.
L'utente del software può decidere di compilare
questi campi sul momento oppure di importare i dati
dall'archivio anagrafico, se precedentemente
compilato. Per importare i dati bisogna servirsi dei
pulsanti contraddistinti dall'icona di una freccia
verde presenti negli otto riquadri. I dati importati
dall'archivio anagrafico riguardano il cognome e nome
della persona, il suo ruolo svolto nel gruppo,
l'indirizzo e-mail, il numero di cellulare e
qualsiasi informazione aggiuntiva registrata nel
campo delle note.
Per
creare una pagina dell'elenco dei membri del gruppo,
basta premere il pulsante Nuovo, caricare le
foto delle persone nei riquadri riservati, inserire
le relative informazioni nei campi di testo e fare
clic su Salva. Per modificare una pagina
esistente, è sufficiente visualizzarla nella
schermata di lavoro servendosi delle frecce di
scorrimento delle schede, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Immagina di essere un insegnante che deve preparare
un elenco degli alunni di alcune classi dell'Istituto
per una gita scolastica a Roma. Hai bisogno di avere
fogli stampati con nome e foto di ogni studente,
classe frequentata, numero di telefono del genitore e
altre informazioni. In questo caso, dopo aver creato
un nuovo gruppo chiamato "Studenti gita
scolastica a Roma", puoi inserire i dati
degli studenti manualmente o importandoli
dall'archivio anagrafico.
Fatto
ciò, puoi stampare l'elenco su fogli A4 da portare
con te durante la gita. In questo modo, avrai un
elenco ordinato e visivo che ti permetterà di
riconoscere subito ogni studente, contattare i
genitori in caso di necessità e avere un riferimento
pratico durante l'attività.
Immagina
ora di essere l'allenatore di squadre giovanili e di
voler creare schede stampabili dei giocatori per il
torneo estivo. Di ciascun giocatore ti servono: nome
e foto, squadra di appartenenza, ruolo in campo e
numero di maglia. Puoi quindi creare il gruppo "Giocatori
Torneo Estivo Under 14", inserire i dati
dei giocatori (comprensivi di nome della squadra,
ruolo e numero di maglia ecc.), caricare le foto
ufficiali scattate durante la presentazione delle
squadre, stampare gli elenchi contenenti otto
giocatori per pagina e distribuirli tra lo staff o
consegnarli agli assistenti e ai dirigenti.
Tali
elenchi costituiranno un documento chiaro e
professionale per facilitare l'organizzazione, il
riconoscimento dei giocatori e la comunicazione
durante il torneo.
Premendo il pulsante Anteprima si può
visualizzare l'anteprima di stampa della pagina del
gruppo di persone su cui si sta lavorando. La pagina
è ottimizzata per la stampa su foglio A4 ed è
costituita da otto riquadri contenenti le foto dei
membri del gruppo con relative descrizioni. In cima
al foglio compare il nome assegnato al gruppo, mentre
in calce è riportato il numero di pagina, che
coincide con il numero d'ordine della scheda in
archivio.
L'utente
ha anche la possibilità di stampare la pagina
direttamente su carta servendosi del pulsante Stampa.
L'app Archivio Anagrafico
è uno schedario in cui registrare i dati di tutti i
membri dei gruppi che si intende gestire, annotando,
di ciascuna persona, il cognome e nome, il sesso, il
luogo e la data di nascita, la cittadinanza,
l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, la
partita IVA, il settore professionale, il titolo di
studio posseduto, le lingue straniere conosciute,
l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e
quello del cellulare, la patente di guida, gli
estremi di un documento di riconoscimento con
indicazione dell'ente emittente e delle date di
rilascio e di scadenza, il ruolo svolto nel gruppo di
appartenenza, le competenze informatiche, i giorni e
gli orari di disponibilità e ogni ulteriore
annotazione.
Ciascuna
scheda può essere corredata della foto della persona
in formato Jpeg o Bitmap che viene
ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare l'immagine nelle sue
dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
L'archivio
anagrafico può quindi essere usato come un registro
storico in cui conservare dettagliate informazioni su
tutti i gruppi di persone gestiti, pronte per essere
recuperate velocemente all'occorrenza. Questa app è
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
alla singola persona e il controllo della validità
del suo codice fiscale e partita IVA.
Una
volta registrati i dati anagrafici, è possibile
importarli nelle schede dei gruppi velocizzandone la
compilazione.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano, caricare la foto della
persona e premere il pulsante Salva. Si
tenga presente che i campi riguardanti il nome, il
sesso, l'indirizzo e-mail, il numero di cellulare e
il ruolo svolto all'interno del gruppo sono a
compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, a
familiari o colleghi della stessa persona. Per
duplicare una scheda anagrafica, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, modificare i dati nella
maniera desiderata e premere Salva.
Per
allegare la foto di una persona, si può acquisirne
l'immagine con la propria webcam. Una volta aperta la
finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna
premere il pulsante Accendi webcam, far
posizionare la persona di fronte all'obiettivo e
scattargli una foto premendo il pulsante Cattura
foto. Fatto ciò, si può importare la foto
nella scheda dei dati anagrafici servendosi
dell'apposito pulsante. Infine, bisogna memorizzare
la scheda anagrafica premendo il pulsante Salva.
E'
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole
ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su
disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si preferisce, anziché fotografare la persona con
una webcam, si può scattarle una foto in formato Jpeg
con una macchina fotografica digitale e importarla
nella scheda anagrafica sempre utilizzando il
pulsante Carica.
Per trovare le schede delle persone in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le persone appartenenti a un
determinato settore professionale o di quelle che
sanno parlare una certa lingua straniera.
Se si
ha bisogno di ricontattare una persona a motivo di
una qualsiasi questione in sospeso, si può spuntare
la casella Da ricontattare. Il pulsante
contraddistinto dall'icona del telefono consente di
visualizzare il riepilogo di tutte le persone da
ricontattare.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascuna persona fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di
riconoscimento o del permesso di soggiorno se è un
cittadino non europeo. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singola persona può essere
visualizzata in anteprima o stampata su carta, mentre
l'intero archivio anagrafico può essere esportato in
un file di Excel. Il foglio di Excel
ceato potrà essere aperto con qualsiasi app preposta
alla gestione dei file XLS, ad esempio con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office.
Gestione
Gruppi Pro può essere utilizzato anche
su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare
la cartella del programma su pen-drive e
fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Gruppi Pro è
quindi lo strumento ideale per chi ha bisogno di
organizzare gruppi di persone e di avere a portata di
mano elenchi cartacei con foto e informazioni sui
singoli membri.
L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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