Gestione Libro Soci - Software per Microsoft Windows


Software rivolto ad enti associativi, come le associazioni sportive dilettantistiche o altre associazioni senza scopo di lucro, che consente la tenuta del Libro Soci per avere costantemente sotto controllo la situazione relativa ai propri associati. App interagenti per creare un database con i dati degli iscritti alla propria associazione, monitorare le scadenze delle iscrizioni e compilare velocemente le singole pagine del Libro Soci importando i dati dall'archivio anagrafico. Schede con foto di tutti gli iscritti acquisibili anche tramite WebCam. Stampa professionale del Libro Soci e del suo frontespizio su fogli A4. Esportazione archivio soci in Microsoft Excel. App utilizzabile anche in una rete LAN o su chiavetta USB.


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Gestione Libro Soci
Software rivolto alle associazioni per la compilazione e la tenuta del Libro Soci
e per l'archiviazione dei dati anagrafici degli associati


Gestione Libro Soci è un software rivolto ad enti associativi, quali le associazioni sportive dilettantistiche o le associazioni senza scopo di lucro culturali, ricreative, filantropiche, assistenziali eccetera, e consente la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati. Il software si compone di apposite app interagenti che permettono di creare un database con i dati degli iscritti alla propria associazione, monitorare le scadenze delle iscrizioni e compilare velocemente le singole pagine del Libro Soci importando i dati dall'archivio anagrafico.

Come è noto, il Libro Soci è il registro che ogni ente associativo deve obbligatoriamente conservare presso la propria sede legale in formato cartaceo o anche digitale, a condizione che mediante il computer possa essere prodotta una stampa su carta in tempi rapidi. All'occorrenza, il Libro Soci deve essere esibito, nella sua forma più aggiornata, a richiesta delle autorità preposte al controllo, quali l'Agenzia delle Entrate, la Guardia di Finanza, i Vigili Urbani eccetera. L'associazione ha facoltà di adottare un Libro Soci per ogni anno solare oppure un unico Libro Soci per tutta la durata della sua attività.

L'ambiente per la gestione del Libro Soci mette a disposizione due applicazioni che consentono, rispettivamente, di creare un nuovo Libro Soci o di compilare un Libro Soci esistente. La prima operazione da effettuare consiste, quindi, nel premere il pulsante relativo all'applicazione che si intende utilizzare.

L'applicazione Creazione Libro Soci permette di generare un nuovo registro indicandone il nome per esteso nell'apposito campo di testo e confermando l'operazione servendosi del pulsante in calce. Quando si crea un nuovo Libro Soci si genera un file di archivio nella cartella del programma caratterizzato dall'estensione LIB che potrà contenere un numero illimitato di pagine nelle quali l'associazione potrà registrare le informazioni sui propri associati.

Per individuare il Libro Soci creato senza possibilità di errore, è buona norma assegnargli un nome il più possibile significativo utilizzando parole chiave che descrivano chiaramente di che Libro Soci si tratta (ad esempio, "Libro Soci ASD Atletica Italia", eventualmente seguito dall'anno solare se si intende creare un diverso Libro Soci ogni anno).

Una volta indicato il nome del Libro Soci nell'apposita casella di testo, l'utente dovrà confermare l'operazione premendo il pulsante Applica e chiudi. A questo punto, si tornerà nella finestra di partenza del programma dove si potrà fare clic sulla scritta Libro Soci e poi sul pulsante Compila Libro Soci esistente per visualizzare un elenco di selezione contenente tutti i registri creati. Fatto ciò, basterà fare clic sul nome del Libro Soci in elenco che si intende compilare e premere il pulsante Apri archivio.

L'icona del cestino consente di eliminare il Libro Soci selezionato. Questa funzione va utilizzata con molta cautela dal momento che un Libro Soci eliminato non può essere recuperato.

Il pulsante Frontespizio permette di creare e stampare la pagina da utilizzare come copertina del Libro Soci. Infatti, per facilitare l'identificazione del Libro Soci, è consigliabile aggiungere un frontespizio contenente i dati dell'associazione (denominazione, sede legale, attività svolte, codice fiscale, estremi iscrizione, recapiti telefonici e di posta elettronica), il nome del Presidente e quello del Segretario, il numero o codice assegnato al Libro Soci e il totale degli iscritti.

Appositi pulsanti consentono di visualizzare un'anteprima del frontespizio e di stamparlo su carta.

Il fatto che tutti i file degli archivi sono posizionati nella cartella di installazione del programma rende molto semplice realizzare una copia di sicurezza dei Libri Soci creati. Infatti, per effettuare il backup dei file è sufficiente copiare l'intera cartella di Gestione Libro Soci e incollarla su un qualsiasi supporto di memoria, ad esempio su un hard disk esterno o su una chiavetta USB.

L'applicazione Compilazione Libro Soci consente di gestire le singole pagine del registro, che devono essere numerate progressivamente. E' buona norma far firmare ciascuna pagina del Libro Soci (compreso il frontespizio) dal Presidente e dal Segretario dell'associazione a dimostrazione della sua autenticità.

Per compilare una nuova pagina del Libro Soci, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nei campi di testo e premere Salva. All'apertura della scheda viene visualizzata l'ultima pagina che è stata salvata in archivio in maniera da facilitare l'aggiornamento delle informazioni. In ciascuna pagina del Libro Soci è possibile riportare fino a quattro nominativi. Ciascuna riga deve contenere il numero d'ordine dell'operazione che deve essere progressivo a partire dalla prima pagina del registro.

Quando si preme il pulsante Nuovo, vengono mantenuti i dati relativi al numero identificativo del Libro Soci, all'associazione, al Presidente e al Segretario, dal momento che normalmente tali dati restano invariati. Se si desidera creare una nuova pagina conservando il contenuto di tutti i campi di testo di una scheda già archiviata, bisogna premere il pulsante Duplica, apportare le eventuali modifiche o integrazioni desiderate e fare clic su Salva.

Nel Libro Soci sono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all'associazione. In particolare, il registro deve contenere i dati degli associati, cioè nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, recapito telefonico, quota d'iscrizione versata e numero di tessera. Inoltre, per ogni iscritto deve essere riportata la data di ammissione nell'associazione, nonché l'eventuale data di uscita dalla stessa con indicazione del motivo. Un apposito campo di testo consente di inserire ogni ulteriore annotazione riferita a ciascun associato. In ogni pagina bisogna indicare il numero identificativo assegnato al Libro Soci (che dovrà coincidere con quello riportato nel frontespizio), la denominazione dell'associazione, il suo codice fiscale, il nome del Presidente e quello del Segretario.

E' possibile velocizzare la registrazione degli associati nel Libro Soci importando i dati dall'archivio anagrafico. A tale fine, bisogna servirsi del pulsante contraddistinto da una freccia verde presente a destra di ogni campo riservato al cognome e nome. Una volta aperta la finestra per l'importazione dei dati, basterà fare doppio clic sul nome dell'associato per attingere i suoi dati.

La funzione Allega file consente di associare a ciascuna pagina del Libro Soci tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, documenti riguardanti gli iscritti presenti nella pagina.

Il pulsante Trova consente di ottenere l'elenco di tutte le pagine del Libro Soci riportando per ciascuna il nome del socio indicato nella prima riga e di richiamare quella di proprio interesse con un doppio clic. Per individuare velocemente una pagina nell'elenco basta immettere una o più parole consecutive presenti nella scheda da cercare e premere il pulsante Trova.

In qualsiasi momento è possibile visualizzare l'anteprima di stampa della pagina corrente del Libro Soci facendo clic sul pulsante Anteprima. Se si desidera stampare la stessa pagina direttamente su carta basta premere il pulsante Stampa. Si ricorda che ciascuna pagina deve essere firmata dal Presidente dell'associazione e dal Segretario. Il numero progressivo della pagina è assegnato dal software e coincide con il numero della scheda.

L'applicazione Archivio Anagrafico consente di schedare dettagliatamente tutti gli iscritti alla propria associazione indicando, per ognuno, il cognome e nome, il numero di tessera, l'importo della quota associativa, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, la data di iscrizione, l'indirizzo di residenza, le qualifiche possedute, l'incarico ricoperto all'interno dell'associazione, l'IBAN bancario, il recapito telefonico e l'indirizzo e-mail. I dati dell'associato potranno essere importati nel Libro Soci velocizzandone la compilazione.

La scheda anagrafica permette, inoltre, di prendere nota della prossima scadenza dell'iscrizione al fine di essere avvertiti per tempo quando il socio dovrà versare la quota associativa per il rinnovo, specificando con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Il pulsante Scadenze consente di visualizzare l'elenco dei soci con iscrizione in scadenza o già scaduta. Il pulsante Scaduti mostra, invece, il riepilogo soltanto delle iscrizioni scadute.

Va da sé che, nel momento in cui il socio versa la quota sociale annuale, bisogna aggiornare la sua scheda anagrafica riportando la data di scadenza del prossimo rinnovo dopo aver cancellato quella passata e salvando i cambiamenti.

Per inserire una scheda anagrafica in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare eventualmente la foto del socio e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Per allegare una foto del socio, si può acquisirne l'immagine con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi WebCam, far posizionare il socio di fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo il pulsante Acquisisci foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati anagrafici servendosi del pulsante Importa foto acquisita. Infine, bisogna memorizzare la scheda del socio cliccando il pulsante Salva.

La foto del socio viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica foto. Se si preferisce, anziché fotografare il socio con una WebCam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica foto.

A ciascuna scheda è possibile allegare non solo una foto del socio ma anche file esterni di ogni genere che potrebbero contenere, ad esempio, l'immagine scannerizzata della carta di identità o la copia digitale di qualsiasi altro documento. Il contenuto degli allegati può essere descritto negli appositi campi di testo e i file possono essere aperti in ogni momento premendo il pulsante Apri.

Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente una nuova scheda anagrafica simile ad una già presente in archivio. Tale funzione può essere utile, ad esempio, se il nuovo iscritto da registrare è parente di un socio già in archivio e ha quindi molti dati in comune. A tal fine, basta visualizzare la vecchia scheda richiamandola con le frecce di scorrimento dei record o con la funzione Trova, fare clic su Duplica, apportare le opportune modifiche ai campi di testo, caricare eventualmente la nuova foto e fare clic su Salva.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del socio e dell'IBAN bancario.

Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Trova permette di trovare le schede dei soci in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i soci in possesso di determinate qualifiche, oppure di quelli che risiedono in una certa città o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo "Note".

La scheda di ciascun socio può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta con o senza foto.

L'intero archivio anagrafico dei soci è esportabile in un file di Excel che potrà essere aperto con qualsiasi software per la gestione dei file XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Gestione Libro Soci può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare l'app su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Libro Soci può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Libro Soci è quindi lo strumento ideale per le associazioni senza fine di lucro che hanno bisogno di gestire l'archivio degli associati e curare la tenuta del Libro Soci in formato cartaceo e digitale. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Libro Soci è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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