Gestione
Servizi Pulizie è un software
gestionale studiato per le aziende del settore che
desiderano amministrare in modo efficiente ogni
aspetto operativo, contrattuale e organizzativo della
propria attività. Il programma permette di gestire
con facilità i contratti di servizio pulizia, i
lavori svolti dai dipendenti e la reportistica delle
attività, l'anagrafica clienti con relativi recapiti
e dati fiscali, gli immobili e servizi attivi presso
ciascun cliente e, infine, l'agenda degli
appuntamenti per pianificare gli interventi di
pulizia.
Uno dei
punti di forza del software è il modello di
contratto di pulizia integrato, progettato per
contenere in un'unica pagina A4 tutte le informazioni
personalizzabili necessarie per la stipula del
servizio.
All’interno del modulo è possibile registrare i
dati della ditta di pulizie e del cliente, le
informazioni sull'immobile oggetto del servizio, le
attività comprese nel contratto e quelle escluse,
l'organizzazione e le tempistiche del servizio e
altri aspetti contrattuali.
Il
contratto prevede che la prima pagina contenga i dati
variabili e personalizzati, mentre il retro del
foglio ospiti le clausole generali, identiche per
tutti i clienti. Il software gestisce automaticamente
questa struttura, garantendo un formato professionale
e uniforme.
Ogni contratto di pulizia deve essere accompagnato da
una liberatoria per il trattamento dei dati personali
e sensibili, da sottoporre alla firma del cliente.
L'app mette a disposizione un modulo privacy
già pronto e conforme con compilazione guidata.
L'app Archivio
Dipendenti e Prestazioni è uno
schedario in cui registrare i dati dei dipendenti
della propria impresa di pulizie e ogni singola
prestazione lavorativa da loro svolta. In ciascuna
scheda è possibile indicare il cognome e il nome del
dipendente, il sesso, il luogo e la data di nascita,
la cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice
fiscale, lo stato civile, il numero di partita IVA,
il titolo di studio posseduto, le lingue conosciute,
l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e
quello del cellulare, la qualifica, il reparto, i
giorni e gli orari di disponibilità, le mansioni
svolte, l'IBAN bancario, la data di assunzione, la
retribuzione percepita e ogni ulteriore annotazione.
Ogni scheda può essere corredata della foto del
dipendente in formato Jpeg o Bitmap
che viene ridotta in scala in automatico per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle
sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
Lo
schedario dei dipendenti è quindi un archivio
storico in cui conservare informazioni anagrafiche e
recapiti di tutto il personale che collabora o ha
collaborato con la propria azienda di pulizie
indicando al contempo i lavori svolti nell'arco
dell'intera carriera lavorativa. Questa app è dotata
di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al
dipendente e il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA e dell'IBAN.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano, caricare la foto del
dipendente e premere il pulsante Salva. Si
tenga presente che i campi riguardanti il cognome e
nome del dipendente, il codice fiscale, il numero di
cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza
sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una
scheda esistente, bisogna visualizzarla nella
schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento
dei record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
Per allegare una foto del dipendente, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, far posizionare il dipendente di fronte
all'obiettivo e scattargli una foto premendo il
pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può
importare la foto nella scheda dei dati anagrafici
servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna
memorizzare la scheda del dipendente premendo il
pulsante Salva.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, a dipendenti che
lavorano nello stesso reparto o che hanno la stessa
qualifica. Per duplicare la scheda di un dipendente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
E' possibile visualizzare a tutto schermo la foto del
dipendente facendo clic sull'icona dello zoom. Se si
vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare
su disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si
preferisce, anziché fotografare il dipendente con
una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg
con una macchina fotografica digitale e importarla
nella scheda anagrafica sempre utilizzando il
pulsante Carica.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza,
ad intervalli di sei secondi e a schermo intero,
tutte le foto dei dipendenti in archivio. Una volta
visualizzata l'ultima foto archiviata, la
presentazione riprende dal principio.
Per
uscire dalla modalità Slide Show è
sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della
schermata.
Per trovare le schede dei lavoratori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i dipendenti che lavorano in un
certo reparto, che possiedono un specifica qualifica
o che hanno dato la disponibilità a essere chiamati
in determinati giorni e orari.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun dipendente fino a tre file di qualsiasi
genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di identità o
del contratto di lavoro firmato con l'impresa di
pulizie. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Dopo aver salvato la scheda anagrafica del
dipendente, è possibile registrare i lavori svolti
per conto dell'azienda. A tal fine, bisogna premere
il pulsante Prestazioni e, all'interno della
finestra che appare, scegliere se inserire una nuova
attività o modificare un'attività già archiviata.
Di ogni
attività bisogna indicare la data in cui è stata
svolta, la tipologia di lavoro, il luogo in cui è
stata effettuata la prestazione lavorativa, l'orario
di lavoro e il numero totale di ore lavorate. Il
pulsante Stampa riepilogo permette di
stampare l'elenco di tutti i lavori svolti dal
dipendente.
La
scheda anagrafica di ogni singolo dipendente può
essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.
L'app Riepilogo Ore di Lavoro
consente di visualizzare e stampare riepiloghi delle
prestazioni lavorative svolte dai dipendenti della
propria ditta di pulizie calcolando in automatico il
totale delle ore effettuate. Il riepilogo può
riguardare un qualsiasi arco di tempo e comprendere
uno o più anni solari. Per visualizzarlo è
sufficiente usare come filtro di ricerca il codice
fiscale del dipendente e indicare la data di inizio e
di fine intervallo.
Il
codice fiscale utilizzato come filtro di ricerca può
essere digitato sul momento o importato dall'archivio
anagrafico dei dipendenti. In quest'ultimo caso
bisogna utilizzare il pulsante con la freccia verde
presente a destra dello stesso campo. Questa app
legge quindi i dati inseriti nel registro delle
prestazioni associato alla scheda del dipendente e
totalizza le ore lavorate riferite all'intervallo di
tempo indicato.
Il riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di
tutti i lavori archiviati nel registro delle
prestazioni nel periodo specificato, riportando per
ognuno di essi il tipo di attività, la data, il
luogo e l'orario in cui tale attività è stata
svolta e le ore di lavoro effettuate. In calce alla
schermata compare il totale delle ore di lavoro
relativamente all'arco di tempo selezionato.
Il
riepilogo visualizzato può essere stampato su carta
premendo l'apposito pulsante.
L'app Clienti e Servizi
memorizza le informazioni anagrafiche relative ai
clienti della propria impresa di pulizie con la
possibilità di registrare anche i singoli servizi a
loro forniti. I dati inseriti in questa app possono
essere importati nei contratti di servizio di pulizia
e nell'agenda degli appuntamenti fissati con i
clienti velocizzando così la compilazione delle
schede.
Nell'archivio è possibile annotare cognome e nome (o
Ragione sociale), sesso, data e luogo di nascita del
cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di
pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa,
ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il
recapito preferenziale dove il cliente desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento,
l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le
qualifiche possedute, i servizi e i prodotti di
interesse acquistati dal proprio studio e la zona in
cui abita. Il campo delle note può essere sfruttato
per inserire informazioni di qualsiasi tipo riferite
al cliente (ad esempio, eventuali richieste
particolari riguardanti i servizi forniti).
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi relativi al nome del
cliente, al suo numero di telefono cellulare e al suo
codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
L'app è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del codice
fiscale, del numero di partita IVA, dell'IBAN
bancario e del numero di carta di credito, nonché
inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato e
stampare la liberatoria per il trattamento dei dati
personali da far firmare al cliente congiuntamente al
contratto di servizio di pulizia.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento o del contratto di servizio di
pulizia. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'app presente sul proprio computer per la gestione
della posta elettronica compilando in automatico la
casella dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Servizi forniti
dà accesso a una finestra nella quale è possibile
annotare tutti i servizi forniti al cliente dalla
propria impresa di pulizie. Per usufruire di tale
funzione, bisogna innanzitutto memorizzare la scheda
anagrafica del cliente o richiamarla dall'archivio se
è già stata salvata, quindi premere il pulsante Servizi
forniti e fare clic su Aggiungi voce
per registrare un nuovo servizio.
Il
totale complessivo degli importi pagati dal cliente
per i servizi ricevuti viene calcolato
automaticamente e visualizzato in calce all'elenco
che compare quando si apre la finestra per la
gestione dei servizi. Il pulsante Stampa
riepilogo consente di stampare il riepilogo di
tutti i servizi forniti al cliente selezionato.
Per modificare i dati di un servizio già registrato,
bisogna premere il pulsante Modifica voce
dopo aver selezionato con un clic la scheda di
interesse dall'elenco. Un servizio va registrato
indicando la data e l'ora in cui è stato fornito, il
tipo di servizio erogato, il nome dell'agente che ha
servito il cliente e l'importo pagato.
Il
pulsante contraddistinto dalla lettera "P"
posizionato a destra del campo di testo riservato
alle note visualizza la finestra per stampare la
liberatoria per il trattamento dei dati personali,
che deve essere firmata dal cliente per accettazione
nel momento in cui egli sottoscrive un contratto di
fornitura di un servizio di pulizia. I campi di testo
della liberatoria si compilano in automatico
attingendo i dati dalla scheda del cliente
selezionato.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Excel
utilizzando una semplice funzione accessibile con
pochi clic del mouse.
L'app Stesura Contratti
mette a disposizione un modello di contratto che
consente di registrare le informazioni anagrafiche e
fiscali della propria ditta di pulizie e del cliente,
i dati dell'immobile presso cui sarà effettuato il
servizio, le attività previste e comprese nella
quota del contratto di pulizia (ad esempio, pulizia
pavimento, svuotamento cestini, pulizia servizi
igienici) e quelle escluse (ad esempio, spolveratura
superfici, pulizia vetri, lavaggio moquette), gli
orari e la durata media degli interventi, la
frequenza dei servizi, le responsabilità
contrattuali dell'impresa e quelle del cliente, gli
estremi della polizza assicurativa, il fornitore dei
materiali per le pulizie, la durata del contratto, le
condizioni che consentono alle parti di recedere dal
contratto, l'importo del canone concordato, il foro
competente in caso di controversie, la periodicità e
le modalità di pagamento.
I dati
personalizzabili del contratto di pulizia occupano
una sola pagina di un foglio in formato A4. A tergo
dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole
contrattuali generali, che sono le stesse per tutti i
clienti. Si ricorda, inoltre, che il contratto di
pulizia deve essere accompagnato dalla liberatoria
per il consenso al trattamento dei dati personali e
sensibili da far firmare al cliente. Il modulo per la
privacy può essere compilato e stampato
nell'ambiente riservato all'archiviazione dei dati
dei clienti e dei servizi forniti.
Per
inserire un contratto in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare un contratto esistente, bisogna
visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
I dati e il logo della ditta di pulizie vanno
inseriti una sola volta e sono memorizzati in
automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione
del contratto di pulizia. Per inserire il proprio
logo bisogna fare clic sul pulsante con la scritta
omonima e premere Sfoglia per caricare
un'immagine in formato Jpeg o Bitmap.
Per
velocizzare la compilazione dei campi del contratto
di pulizia è possibile importare i dati del cliente
dall'archivio anagrafico utilizzando il pulsante
contraddistinto dall'icona di una freccia obliqua.
L'utente può quindi scegliere se digitare sul
momento le informazioni relative al cliente o se
importarle dall'archivio anagrafico.
La numerazione consecutiva dei contratti di pulizia
è gestita direttamente dal software. Infatti, nel
momento in cui si preme il pulsante Nuovo,
l'applicazione attribuisce al contratto il numero
successivo al totale dei contratti già archiviati.
Per far partire la numerazione automatica dei
contratti da un numero superiore, basta premere il
pulsante con la scritta "N." e
indicare il numero iniziale.
Il
pulsante Duplica risulta utile quando
bisogna rinnovare un contratto relativo a un medesimo
cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti
quei dati che restano invariati. Per duplicare la
scheda di un contratto di pulizia, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, aggiornare i dati
esistenti e premere Salva.
Per trovare le schede dei contratti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo
cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad un
determinato tipo di immobile.
La
funzione Allega file è usata per abbinare
alla scheda di ciascun contratto di pulizia fino a
tre file di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la copia acquisita allo
scanner del contratto cartaceo firmato dal cliente.
L'intero
archivio dei contratti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi software
in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Ciascun contratto di pulizia può essere stampato
direttamente sulle due pagine di un foglio A4 o
visualizzato in anteprima.
L'app Agenda
Interventi Programmati è studiata per
gestire gli appuntamenti fissati con i clienti della
propria impresa di pulizie e per essere avvisati al
sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono
essere descritti nei minimi particolari indicando la
data e l'ora, quanti giorni prima si vuole ricevere
il promemoria, i servizi richiesti dal cliente, il
nome dell'operatore responsabile dell'esecuzione dei
medesimi servizi e ogni ulteriore dettaglio. E'
inoltre possibile indicare il nome e i recapiti
telefonici del cliente, le modalità di pagamento
prescelte ed eventuali annotazioni personalizzate.
La schermata di avvio dell'agenda degli appuntamenti
permette di essere informati sugli appuntamenti
imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli
impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
La registrazione o la modifica dei dati visualizzati
in questo ambiente deve essere effettuata all'interno
dello schedario degli appuntamenti accessibile
tramite il pulsante Inserisci appuntamenti.
All'apertura
dell'agenda degli appuntamenti appare immediatamente
una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro
che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti
imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti,
questi compaiono all'interno di un elenco che può
essere stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali
relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la
griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta
in Excel mostra nel dettaglio tutte le
informazioni relative agli impegni registrati nello
schedario degli appuntamenti.
Si capisce, quindi, che l'agenda degli appuntamenti
è un ambiente di sola lettura utile a verificare se
ci sono impegni imminenti.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli appuntamenti imminenti sono ordinati in base alla
data e all'ora e la loro disposizione cronologica
avviene indipendentemente dall'ordine con cui
l'utente li ha archiviati. Se non ci sono
appuntamenti imminenti, la schermata dell'agenda
mostrerà un elenco vuoto.
Nella schermata è inoltre presente un calendario che
consente di selezionare un giorno o un mese
all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al
calendario ci sono due pulsanti che servono a
visualizzare gli appuntamenti riferiti al giorno o al
mese selezionato.
Se si
desidera inviare al cliente un promemoria
dell'appuntamento fissato con la propria impresa di
pulizie, bisogna selezionare la sua scheda
all'interno dell'elenco degli appuntamenti imminenti
e poi fare clic sull'icona di WhatsApp. Dopo
aver verificato che il cliente selezionato è quello
giusto nella finestra che appare, basta premere il
pulsante Invia messaggio per notificare il
cliente tramite il portale di WhatsApp Web
che si apre in automatico.
L'app Schedario
Appuntamenti va utilizzata per
registrare o modificare gli appuntamenti fissati
dall'impresa di pulizie con i propri clienti. Dopo
aver registrato gli appuntamenti, basterà aprire
l'agenda per visualizzare, al sopraggiungere della
data, un elenco di tutti gli impegni imminenti. Gli
appuntamenti inseriti potranno essere esportati in Excel
e visualizzati in ordine cronologico in base alla
data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la
registrazione degli appuntamenti, si può provvedere
a compilare una nuova scheda facendo clic sul
pulsante Nuovo, compilando i campi di testo
e premendo Salva. Per salvare una scheda, è
necessario indicare almeno la data e l'ora
dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del cliente, il suo numero
di cellulare e i servizi richiesti. I dati del
cliente possono essere importati dall'archivio
anagrafico servendosi del pulsante posizionato a
destra del campo riservato al cognome e nome.
L'utente
può registrare un numero illimitato di appuntamenti
per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in
ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'appuntamento, il nome dell'operatore
dell'impresa di pulizie che servirà il cliente, i
servizi da fornire e i relativi dettagli, l'importo
dovuto per i servizi richiesti, i dati del cliente
comprensivi di recapiti telefonici e indirizzo
e-mail, le modalità di pagamento e ogni ulteriore
annotazione. Per ciascun appuntamento si deve
indicare con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver
salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante
Duplica per trasportare tutti i dati (ad
eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record.
A questo punto bisognerà soltanto indicare giorno,
mese e ora e salvare la nuova scheda.
Dopo
aver salvato un appuntamento in archivio, premendo il
pulsante di WhatsApp presente a destra del
campo riservato al numero di cellulare, è possibile
inviare al cliente un messaggio di notifica per
dargli conferma che l'appuntamento con la propria
impresa di pulizie è stato registrato correttamente
e per ricordargli il giorno e l'ora dell'impegno.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi degli
appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti riferiti a
un determinato cliente, a un certo servizio
richiesto, ai servizi effettuati dallo stesso
operatore dell'impresa di pulizie e così via.
L'elenco dei risultati di ricerca può essere
stampato.
Come
già accennato, per ogni appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'apertura dell'agenda.
E' necessario aggiornare lo schedario degli
appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno
mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno
assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo,
l'appuntamento in questione non apparirà più
nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il
pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti
consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e
non assolti.
Giova ripetere che, nel momento in cui si è
ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua
scheda, spuntare la casella Impegno assolto
e, infine, fare clic sul pulsante Salva per
confermare l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda
l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà
gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha
provveduto ad aggiornare le relative schede. Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento
da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo
tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'impegno
nella lista, selezionarlo con un doppio clic per
richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto, come già spiegato, è
possibile spuntare la casella Impegno assolto
e premere Salva per registrare le modifiche.
La
scheda del singolo appuntamento può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta. Il pulsante Esporta archivio consente
di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in
un foglio di lavoro di Excel.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Servizi Pulizie può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Il software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Servizi Pulizie è
quindi la soluzione ideale per ridurre il tempo
necessario a creare i contratti di pulizia e per
gestire i dipendenti, i clienti e l'agenda degli
appuntamenti. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
|
