Magazzino
Merci Pro è un software facile e
intuitivo progettato per emettere documenti di
trasporto (DDT) e fatture proforma verso aziende e
privati visualizzando grafici statistici degli
importi incassati, nonché per archiviare
l'anagrafica dei clienti e dei fornitori, gestire le
operazioni di carico e scarico dei prodotti in
magazzino ed ottenere l'inventario degli articoli in
giacenza con monitoraggio della merce in esaurimento.
Il programma è costituito da app interagenti che
semplificano la compilazione delle schede di carico e
scarico merce, dei DDT e delle fatture proforma
importando con pochi clic i dati dei clienti e degli
articoli.
In
qualsiasi momento, è possibile ottenere il riepilogo
delle operazioni di carico e scarico in base a un
qualsiasi intervallo di tempo selezionato all'interno
di un anno solare. Si può scegliere se visualizzare
il riepilogo relativamente a un solo articolo oppure
riferito a tutta la merce in deposito.
L'applicazione
Magazzino Prodotti permette
di gestire i dati riguardanti la merce di cui la
propria ditta dispone. Le schede inserite permettono
di facilitare la compilazione delle operazioni di
carico e scarico merce, dei DDT e delle fatture
proforma grazie ad una funzione di importazione dei
dati. E' possibile catalogare articoli di ogni genere
e visualizzare un elenco di tutti i prodotti in
esaurimento.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che il campo relativo al codice articolo è a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un prodotto o servizio che ha molti
elementi in comune con una scheda già presente in
archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun bene nella quale bisogna indicare
il codice dell'articolo, la tipologia merceologica di
appartenenza, la marca e il modello, una descrizione
delle caratteristiche principali, la presenza di
eventuali elementi accessori, la sua ubicazione
all'interno del magazzino, il nome del fornitore del
bene con relativi recapiti, la data di acquisto e gli
estremi del documento di compravendita. Il pulsante Altre
informazioni apre una finestra in cui indicare
l'altezza, la larghezza, la lunghezza e l'eventuale
data di scadenza del prodotto.
I dati
del fornitore (denominazione della ditta, recapito
preferenziale e modalità di ordine merce) possono
essere richiamati dal relativo archivio servendosi
del pulsante presente a destra del campo "Recapito
preferenziale".
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce. Si ricorda che è possibile aggiornare la
giacenza tenendo traccia di tutti i dati relativi
alla fornitura o alla vendita dei prodotti
utilizzando il pulsante Importa dati
presente negli ambienti preposti alle operazioni di
carico e scarico merce. La giacenza può anche essere
aggiornata in fase di compilazione dei DDT e delle
fatture proforma.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo.
Il pulsante Calcola valore consente di
ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo "Avviso sottoscorta"
permette di essere avvisati quando la giacenza di un
articolo in magazzino diventa inferiore al valore
minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Tipologia" serve ad
associare l'articolo ad una determinata categoria
merceologica. Questo significa che l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
cliente, se presenta difetti o può essere sostituito
da un articolo simile e così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro le
parole inserite dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
conservare documenti di qualsiasi genere riguardanti
lo stesso prodotto.
La
scheda di ogni singolo articolo può essere stampata
su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti i
prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia merceologica. A tal
fine, basta indicare una tipologia nell'apposito
campo e premere il pulsante Visualizza. Per
ottenere l'inventario di tutti gli articoli in
magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza
senza indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo "Tipologia" presente
nella schermata per la registrazione degli articoli
in magazzino è molto importante ai fini della
creazione degli inventari parziali, dal momento che
serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Questo significa che l'utente
deve inserire lo stesso valore in tale campo
all'interno della scheda di ciascun prodotto che si
vuole faccia parte di un determinato inventario
parziale.
Il
pulsante Stampa inventario
permette di ottenere su carta l'elenco della merce
visualizzata in quel momento con l'indicazione in
calce del valore complessivo.
Le applicazioni Operazioni di Carico
e Operazioni di Scarico
permettono di inserire le schede riguardanti le
fornitura dei prodotti al proprio magazzino e la
vendita degli stessi prodotti ai clienti. In tali
ambienti è possibile visualizzare lo storico dei
movimenti di carico e di scarico di ciascun articolo
selezionando un intervallo di tempo all'interno
dell'anno solare prescelto.
Per
inserire una nuova scheda di carico o scarico merce,
bisogna indicare l'anno solare di interesse
nell'apposito riquadro e premere il pulsante Apri.
Una
volta entrati nella schermata preposta alla
registrazione delle operazioni di carico e scarico,
per inserire una nuova scheda basta fare clic sul
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e
premere Salva. Si tenga presente che i campi
riguardanti il nome del fornitore o del cliente, la
data di carico o di scarico, il codice articolo, la
tipologia merceologica e la descrizione del prodotto
sono a compilazione obbligatoria.
Il
pulsante Importa dati contraddistinto
dall'icona di una freccia posizionato a destra del
campo "Codice articolo" permette
di compilare la scheda dell'operazione di carico o di
scarico attingendo i dati dal magazzino con la
possibilità di aggiornare la giacenza del prodotto.
Per
aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla
nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e
premere Salva. Una scheda già registrata
può essere richiamata utilizzando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento, le quali
consentono di visualizzare il record precedente o
quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o
in coda all'archivio.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un'operazione di carico o di scarico
che ha molti elementi in comune con un'altra già
presente in archivio. Per duplicare la scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Ciascuna
operazione di carico o scarico va dettagliata
indicando il numero e la data di emissione del
documento relativo alla fornitura o alla vendita, il
nome del fornitore o del cliente e il suo recapito
preferenziale, la data di carico o di scarico, il
codice articolo, la tipologia merceologica, la marca
e il modello, la descrizione del prodotto, il costo o
prezzo unitario, la quantità caricata o scaricata,
l'importo totale (ottenuto moltiplicando il costo o
prezzo unitario per la quantità tramite il pulsante Calcola)
e ogni ulteriore annotazione.
L'utente
del software ha la possibilità di allegare fino a
tre file alla scheda di ciascuna operazione di carico
e di scarico. Tale funzione potrebbe quindi risultare
utile se si vuole allegare qualsiasi documento
riguardante la fornitura o la vendita dei singoli
prodotti.
La casella Conto da saldare deve essere
spuntata se la merce descritta nella scheda di carico
o di scarico non è stata ancora pagata. Per
visualizzare il riepilogo dei conti da saldare
bisogna premere il pulsante contraddistinto
dall'icona della mano con una moneta.
Le
ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute in
un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di
tutta la merce caricata o scaricata in una certa
data, di quella comprata da un determinato fornitore
o venduta a un certo cliente oppure di tutte le
operazioni di carico o di scarico registrate per un
prodotto specifico. I risultati di ricerca possono
essere stampati su carta.
Il
pulsante Stampa permette di stampare su
carta la scheda di ciascuna operazione di carico o
scarico merce, mentre il pulsante Esporta
archivio consente di esportare l'intero archivio
delle operazioni in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
L'applicazione Riepilogo movimenti di
carico e scarico merce permette di
visualizzare il riepilogo delle operazioni di carico
e scarico di ciascun prodotto registrate nell'anno
solare selezionato. Per visualizzare il riepilogo dei
movimenti, basta specificare un intervallo di tempo
all'interno dell'anno solare e premere il pulsante Visualizza
Riepilogo. Se si desidera, si può limitare il
riepilogo dei movimenti a un solo articolo
indicandone il codice nell'apposito campo.
Premendo
il pulsante Visualizza Riepilogo si apre,
quindi, una nuova finestra in cui compare l'elenco
dei movimenti di carico o di scarico avvenuti
nell'intervallo di tempo selezionato che mostra, per
ciascun prodotto, la data dell'operazione, il codice
articolo, la quantità aggiunta o decurtata, la
tipologia merceologica, la descrizione del prodotto e
il costo totale della merce caricata o scaricata. In
calce al riepilogo compare l'importo complessivo in
euro e il numero totale delle operazioni. Tale elenco
può essere stampato su carta utilizzando l'apposito
pulsante.
L'applicazione Emissione DDT
consente la compilazione e la stampa (su carta o su
file PDF) di documenti di trasporto. La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti effettuando, se si desidera,
l'aggiornamento della giacenza. Anche i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico. Le informazioni riguardanti la
propria ditta sono salvate in automatico alla
chiusura della schermata di lavoro. La prima
operazione da effettuare per emettere un DDT consiste
nell'indicare l'anno solare di interesse e premere il
pulsante Apri per entrare nella schermata
della compilazione del documento.
L'app
fornisce tutto l'occorrente per gestire la
documentazione dei beni viaggianti, permettendo
l'archiviazione e la stampa dei DDT con una
numerazione progressiva gestita direttamente dal
programma. La compilazione del DDT è facilitata
dalla possibilità di importare dal magazzino i dati
dei prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico.
Dopo
aver consegnato la merce al cliente è buona norma
aggiornare il DDT spuntando la casella Consegnato.
Il pulsante con l'icona di un veicolo rosso permette
di visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai carichi
non ancora consegnati.
Oltre ai dati riguardanti la ditta emittente, al
cliente e ai prodotti venduti, nel DDT è possibile
indicare le generalità del vettore, la destinazione
della merce, la causale del trasporto, la tipologia
di porto (franco o assegnato), l'aspetto esteriore
dei beni, la data e l'ora di inizio trasporto e di
consegna. In calce al DDT sono anche presenti
appositi spazi per la firma del vettore e di chi
ritira la merce.
Dopo
aver indicato l'anno solare, per inserire un nuovo
documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti DDT sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica dei documenti da un
numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita
funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT caricando un'immagine in formato Jpeg
o Bitmap. Il calcolo del totale e
dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota
specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Se l'articolo o
servizio indicato nel DDT è esente da IVA, bisogna
spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi. E' anche possibile applicare una
percentuale di sconto ad ogni articolo riportato nel
documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei DDT utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo dei DDT emessi in un preciso
giorno dell'anno, intestati a un determinato cliente
o a più clienti che vivono in una stessa città,
eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i DDT in un file XLS.
L'applicazione Emissione Fatture Proforma
mette a disposizione un ambiente di lavoro per la
compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di fatture proforma che, come è noto, sono documenti
di cortesia da fornire ai clienti per consentire loro
di verificare la correttezza degli importi e degli
articoli acquistati prima dell'emissione delle
fatture elettroniche fiscali. La prima operazione da
effettuare per emettere un DDT consiste nell'indicare
l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri
per entrare nella schermata della compilazione del
documento.
La
fattura proforma consente, quindi, di evitare, in
caso di errori, di dover emettere una nota di credito
per stornare la fattura fiscale. Si ricorda che la
numerazione delle fatture proforma è del tutto
indipendente da quella delle fatture fiscali.
La compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare i dati del cliente e gli
articoli presenti nel magazzino dei prodotti.
La fattura proforma può anche essere compilata
importando i dati da un DDT emesso precedentemente. A
tal fine, bisogna servirsi del pulsante
contraddistinto dall'icona di una freccia obliqua.
E'
possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nelle fatture proforma e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio da fatturare è
esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella.
Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto
fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento
del totale ai due centesimi.
Le informazioni riguardanti la propria ditta sono
salvate in automatico alla chiusura della schermata
di lavoro.
Per
inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
che interessano e premere Salva. Quando si
preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante fatture proforma sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
Il pulsante con l'icona della freccia verde presente
a destra di ciascun rigo relativo alle voci della
fattura proforma permette, invece, di richiamare gli
articoli presenti in magazzino aggiornando o meno la
giacenza.
E' possibile numerare i documenti adottando la
semplice numerazione progressiva annuale oppure
indicando anche l'anno di emissione. Le fatture
proforma emesse con Magazzino Merci Pro
consentono di indicare sia la partita IVA sia il
codice fiscale.
La
stampa delle fatture proforma riporta in calce
l'annotazione che i dati del cliente saranno trattati
esclusivamente per l'erogazione del servizio e non
saranno forniti a terzi. Inoltre viene puntualizzato
che il documento emesso non ha valore fiscale. Il
pulsante Altre informazioni apre una
finestra in cui è possibile immettere i dati
riguardanti la destinazione della erce, il vettore,
l'aspetto esteriore dei beni, il porto franco o
assegnato, la causale del trasporto e il numero di
colli.
Per
caricare il logo della propria ditta da far apparire
nella stampa dei documenti, bisogna fare clic sulla
scritta "Imposta logo Ditta"
presente in alto a destra nella schermata di apertura
dell'ambiente per l'emissione delle fatture proforma.
Il logo deve essere un'immagine in formato Jpeg
o Bitmap con dimensioni uguali a 297x184
pixel. Se si carica un'immagine di dimensioni più
grandi, il software provvederà a rimpicciolirla
adeguandola allo spazio disponibile e mantenendo le
proporzioni.
E'
anche possibile applicare una percentuale di sconto
ad ogni articolo riportato nel documento.
La casella Saldata va spuntata quando la
fattura proforma è stata saldata dal cliente. Un
apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco
di tutte le fatture proforma saldate.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle fatture proforma utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo delle fatture
proforma emesse in un preciso giorno dell'anno,
intestate a un determinato cliente o a più clienti
che vivono in una stessa città, eccetera.
L'applicazione
consente anche di visualizzare e stampare il
riepilogo mensile, trimestrale o annuale delle
fatture proforma emesse.
L'applicazione
Statistiche fatturato
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base alle fatture
proforma emesse nell'anno solare selezionato.
L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto
forma di grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al
lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il
grafico a barre, basta premere il pulsante
corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
L'applicazione
Anagrafica Clienti è utile
per velocizzare la compilazione delle schede delle
operazioni di scarico, dei DDT e delle fatture
proforma grazie alla possibilità di importare i
dati, ma può essere usata anche come una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al cliente, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN. Questa
app può anche essere sfruttata per annotare i
prodotti e servizi acquistati più frequentemente dal
cliente.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della sua ditta, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento nonché
di memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui sono stati abbinati
specifici prodotti o servizi di interesse, oppure di
quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con la propria
ditta.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Microsoft Excel.
L'applicazione Archivio Fornitori
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
del magazzino dei prodotti grazie alla possibilità
di importare i dati, ma può essere usata anche come
una completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Nell'archivio
dei fornitori è possibile annotare la denominazione
della ditta fornitrice, il nome del titolare o
responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le modalità
di pagamento concordate, i recapiti telefonici di
casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail,
il recapito preferenziale dove il fornitore desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.
Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni relative agli articoli che
si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli
sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al fornitore.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
fornitore perché, ad esempio, lo stesso fornisce
diverse tipologie di articoli e si vuole creare una
scheda per ciascuna categoria merceologica. Per
duplicare la scheda di un fornitore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del fornitore, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del contratto di fornitura
stipulato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo fornitore può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
Magazzino Merci Pro è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che tutti gli applicativi consentono di esportare i
dati nel formato del software della Microsoft. A tal
fine, è sufficiente che nel proprio computer sia
installata una qualsiasi applicazione per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Magazzino Merci Pro può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Magazzino Merci Pro è
quindi lo strumento ideale per tutte le ditte che
vogliono gestire velocemente i documenti di
trasporto, le fatture proforma, i clienti, i
fornitori, l'inventario degli articoli in magazzino e
i movimenti di carico e scarico merce. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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