Gommista
Facile è un software facile e
intuitivo che fornisce a meccanici e gommisti una
serie di app per gestire i lavori di riparazione,
manutenzione e revisione dei veicoli nonché di
deposito e montaggio di pneumatici. Il programma
permette di archiviare i clienti, i fornitori e
l'anagrafica degli automezzi che entrano in officina,
di gestire il magazzino dei ricambi auto con relativo
inventario della merce in giacenza, di depositare in
magazzino gli pneumatici dei clienti e di provvedere
al loro montaggio sui veicoli a cambio stagione, di
emettere preventivi per pneumatici e schede di
accettazione dei veicoli da rilasciare ai clienti per
gli interventi eseguiti.
L'applicazione
Parco Automezzi permette di
creare una scheda per ogni veicolo dei clienti della
propria autofficina in cui registrare il tipo di
mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di
telaio, la data di immatricolazione, il colore, il
tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità,
GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali, la
cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i
chilometri di percorrenza per litro di carburante, il
numero di posti, la portata massima in tonnellate, il
numero di assi, gli impianti e gli accessori in
dotazione, la destinazione e l'uso, il numero
dell'apparato Telepass e quello della tessera
Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di
compatibilità ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione e le
condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può
associare il relativo proprietario indicandone, oltre
al nome, il codice fiscale e il recapito
preferenziale.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario ad esso
abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, il certificato di proprietà del
veicolo e il contratto di assicurazione.
Se la propria autofficina si occupa anche della
vendita di automezzi, l'utente addetto
all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe
costantemente verificare la disponibilità di ciascun
mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella Veicolo in vendita.
Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente
un veicolo disponibile per la vendita quando ce ne
sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In
vendita per visualizzare l'elenco di tutti i
mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta
casella.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per velocizzare la compilazione delle Schede
di Lavoro, delle ricevute di deposito degli
pneumatici dei clienti in magazzino e dei preventivi
per pneumatici grazie alla possibilità di importare
i dati, ma può essere usata anche come una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al cliente, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, denominazione della Ditta, data e
luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative all'automezzo di sua
proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio,
data immatricolazione, alimentazione, targa). Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede
diversi automezzi e si vuole creare una scheda per
ciascuno di essi. In questo modo, si potrà
richiamare in maniera opportuna la scheda relativa
all'automezzo da riparare o revisionare in fase di
compilazione dei vari documenti. Per duplicare la
scheda di un cliente, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che
risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate
questioni in sospeso con l'autofficina.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Anagrafica Fornitori
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
del Magazzino Autoricambi grazie alla
possibilità di importare i dati, ma può essere
usata anche come una completa rubrica elettronica
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
al fornitore, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la
denominazione della Ditta fornitrice, il nome del
titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le
modalità di pagamento concordate, i recapiti
telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
fornitore desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
Le
schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni relative agli articoli che
si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli
sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al fornitore.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
fornitore perché, ad esempio, lo stesso fornisce
diverse tipologie di articoli e si vuole creare una
scheda per ciascuna categoria merceologica. Per
duplicare la scheda di un fornitore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del contratto di fornitura
stipulato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del fornitore, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La scheda di ogni singolo fornitore può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Autoricambi
prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i
prodotti e i servizi che potranno poi essere
richiamati per la compilazione dei preventivi per
pneumatici e delle Schede di Lavoro. E' possibile
catalogare prodotti e servizi di ogni genere,
visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale
degli articoli in magazzino con il valore complessivo
del capitale in deposito.
La
catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna
indicare il codice dell'articolo, la tipologia
merceologica di appartenenza, la marca e il modello,
una descrizione delle caratteristiche principali, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto e gli estremi del documento di
compravendita. Se si dispone di pneumatici è anche
possibile inserire le informazioni sull'efficienza
nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e
sul rumore esterno da rotolamento delle gomme.
Per
inserire la scheda di un articolo nell'archivio del
magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa
serve a stampare su carta la scheda selezionata, che
all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima
o esportata in formato PDF.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo per pneumatici o una Scheda di
Lavoro importando i dati dal magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di
testo. Il pulsante Calcola valore consente
di ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Tipologia" è molto
importante ai fini della creazione degli inventari
parziali, dal momento che serve ad associare
l'articolo ad una determinata categoria merceologica.
Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso
valore in tale campo all'interno della scheda di
ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un
determinato inventario parziale.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro i
dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel, che potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti i
prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante Inventario
Merce presente nella schermata di partenza del
programma, indicare una tipologia nell'apposito campo
che compare nella finestra successiva e premere il
pulsante Visualizza. Per ottenere
l'inventario di tutti gli articoli in magazzino,
bisogna premere il pulsante Visualizza senza
indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo "Tipologia" presente
nella schermata per la registrazione degli articoli
in magazzino è molto importante ai fini della
creazione degli inventari parziali, dal momento che
serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Questo significa che l'utente
deve inserire lo stesso valore in tale campo
all'interno della scheda di ciascun prodotto che si
vuole faccia parte di un determinato inventario
parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiata per l'emissione del modulo di
accettazione del veicolo in officina, ossia della
scheda di lavorazione da stampare e consegnare al
cliente su richiesta in cui registrare ogni
intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i
dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio,
data di immatricolazione, tipo di alimentazione,
livello del carburante, chilometri percorsi, data di
scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato
della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora
dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo
in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio,
presso l'officina o su strada), il nome del meccanico
responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal
cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i
ricambi e materiali utilizzati, le eventuali
raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della
riconsegna del veicolo al termine dei lavori.
Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse
è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di
tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun
cliente o automezzo visualizzando il totale degli
importi percepiti.
La
scheda di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
indicare il numero e la data della fattura che è
stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa.
E' inoltre presente una sezione per compilare un
elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al
cliente che potrà essere stampato.
Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio,
bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere l'intervento compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante Schede di Lavoro sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
Un'apposita casella permette di specificare se il
veicolo è stato riconsegnato al cliente. Con un solo
clic, è possibile visualizzare l'elenco degli
automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.
La
compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF. Se si desidera stampare una
Scheda di Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei
prodotti e servizi forniti al cliente, bisogna
premere il pulsante Stampa presente nella
schermata in cui compare lo stesso elenco.
La
funzione Trova permette di creare riepiloghi
degli interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo meccanico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso automezzo, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'autoveicolo riparato o revisionato.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Riepilogo Schede di Lavoro
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con gli interventi di riparazione o
revisione effettuati dalla propria autofficina in un
qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del
cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di
ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare
clic sul pulsante abbinato alla scritta "Riepilogo
Schede di Lavoro emesse" nella schermata
per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il
nome del cliente e la targa del suo automezzo
unitamente alla data di inizio e a quella di fine
intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca, il modello e la
targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura
abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di
Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di
tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di
ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
L'applicazione Pneumatici in deposito
consente di gestire facilmente il deposito delle
gomme dei clienti, il loro montaggio sui veicoli a
cambio stagione e qualsiasi altro intervento di
manutenzione programmato sulle ruote, come ad esempio
la convergenza e l'equilibratura. Grazie a questa app
il gommista può sapere in ogni momento quali gomme
necessitano di manutenzione, su quale scaffale del
proprio magazzino è collocato un certo pneumatico
oppure se lo stesso si trova attualmente montato sul
veicolo di un particolare cliente in attesa di essere
sostituito, ad esempio quando entra in vigore
l'obbligo di montare le gomme invernali.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati relativi allo pneumatico, al veicolo e al
cliente negli appositi campi di testo e premere Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro, cambiare i
dati e premere Salva.
Le icone delle frecce permettono di scorrere le varie
schede dalla prima all'ultima e viceversa oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica permette di creare una
nuova scheda duplicandone una già presente in
archivio. Tale funzione è particolarmente utile
quando i dati da registrare sono relativi ad un altro
pneumatico montato sulla stessa auto. Per duplicare
la scheda di uno pneumatico, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, modificare i dati e
premere Salva.
L'utente
del software può creare una scheda per ogni
pneumatico in deposito in cui registrare la marca e
il modello della gomma, la sua stagionalità
(pneumatico estivo, invernale o 4 stagioni), la
valutazione dello pneumatico secondo i criteri
europei (efficienza di consumo di carburante,
aderenza dello pneumatico su una carreggiata bagnata,
rumore esterno emesso dallo pneumatico durante la
marcia misurato in decibel), la posizione della ruota
del veicolo su cui è montato lo pneumatico, le
misure della gomma, la profondità del battistrada
espressa in millimetri, il tipo di cerchio del mezzo
abbinato allo pneumatico (ad esempio, cerchio in lega
o in ferro), l'ubicazione dello pneumatico nel
magazzino della propria autofficina, la sezione, la
serie, l'indice di carico, l'indice di velocità e il
codice DOT (Department of Transportation)
riportato sulla stessa gomma che indica la data di
fabbricazione.
La scheda dello pneumatico consente anche di
specificare i dati del mezzo su cui è montata la
gomma (tipo di veicolo, marca e modello, numero di
telaio, data di immatricolazione, tipo di
alimentazione e targa), nonché il nome, il codice
fiscale e il telefono preferenziale del proprietario
dello stesso veicolo. Questi dati possono essere
inseriti sul momento oppure importati dall'archivio
anagrafico dei clienti e dal parco automezzi.
La casella Pneumatico in deposito va
spuntata quando lo pneumatico del cliente è
conservato nel magazzino dell'autofficina. Per
indicare, invece, che lo pneumatico è attualmente
montato sul veicolo del cliente, bisogna non mettere
il segno di spunta sulla stessa casella.
Il
pulsante In scadenza visualizza l'elenco
degli pneumatici che a breve necessiteranno di un
intervento (ad esempio, di un cambio per usura o per
il sopraggiungere della stagione invernale o estiva).
Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare
la data del prossimo intervento e con quanti giorni
di preavviso desidera essere informato. L'elenco che
appare mostra il riepilogo degli interventi in
scadenza e di quelli scaduti e non effettuati.
Se si
desidera visualizzare esclusivamente l'elenco degli
interventi scaduti, bisogna servirsi del pulsante Scaduti.
La casella Assolto va spuntata se si vuole
che la scheda dello pneumatico non compaia nei
riepiloghi degli interventi in scadenza o scaduti.
Tale funzione può essere utile se, ad esempio,
l'intervento è stato eseguito prima della data di
scadenza e il cliente non ha ancora deciso quando
vorrà manutenzionare nuovamente il medesimo
pneumatico.
Il pulsante Stampa permette di ottenere su
carta la ricevuta di deposito o di montaggio dello
pneumatico da consegnare al cliente. Tale ricevuta
funziona anche come promemoria per il cliente per
ricordare il prossimo intervento di manutenzione da
eseguire. E' buona norma consigliare al cliente di
presentarsi in prossimità della data di esecuzione
dell'intervento munito della ricevuta cartacea, la
quale contiene anche informazioni sull'ubicazione
dello pneumatico nel magazzino dell'autofficina, il
che consente di individuare immediatamente la gomma
da montare senza dover effettuare una ricerca in
archivio.
Il
pulsante Trova consente di visualizzare una
lista degli pneumatici presenti in archivio
utilizzando diversi criteri di ricerca
contemporaneamente e di richiamare i dati nella
schermata di lavoro principale selezionando con un
doppio clic la scheda di interesse. E' possibile, in
questo modo, ottenere l'elenco di tutti gli
pneumatici montati su un particolare veicolo o
appartenenti a un determinato cliente, oppure di
quelli che necessitano di un certo tipo di
intervento. I risultati di ricerca possono essere
mandati in stampa.
Il
pulsante Etichetta permette la stampa su
carta di un'etichetta da apporre sullo pneumatico
prima di depositarlo in magazzino. Su tale etichetta
compaiono le informazioni riguardanti la marca e il
modello dello pneumatico, le sue misure, la posizione
della ruota del veicolo su cui deve essere montato,
il nome del cliente e il suo recapito telefonico, il
veicolo associato allo pneumatico con il relativo
numero di targa, la data e la tipologia del prossimo
intervento da eseguire sullo stesso pneumatico. Il
formato dell'etichetta è quello standard per
bancomat, per cui è facile trovare in commercio
custodie in plastica in cui inserire le stesse
etichette prima di allacciarle sugli pneumatici.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascuno pneumatico fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, un file di Word in cui annotare tutti gli
interventi di manutenzione eseguiti sullo stesso
pneumatico. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede degli pneumatici in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi software in grado
di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
L'applicazione Preventivi per pneumatici
è studiata per la compilazione e la stampa (su carta
o su file PDF) di preventivi contenenti
informazioni sul consumo, sull'aderenza e sulla
rumorosità degli pneumatici che il cliente ha
intenzione di acquistare dalla propria autofficina
gommista. La compilazione dei documenti è facilitata
dalla possibilità di importare gli articoli presenti
nel magazzino dei ricambi auto effettuando in
automatico l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente e dell'automezzo possono essere
importati dal relativo archivio anagrafico.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Se l'articolo o
servizio è esente da IVA, bisogna spuntare la
relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in
euro con supporto fino a quattro cifre dopo la
virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.
Le informazioni riguardanti la propria ditta sono
salvate in automatico alla chiusura della schermata
di lavoro. Il pulsante contraddistinto dall'icona di
una tavolozza da pittore permette di caricare nel
preventivo il logo della propria officina.
Per
inserire un nuovo preventivo in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
che interessano e premere Salva. Quando si
preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quanti preventivi sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica dei documenti da un
numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita
funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Se il preventivo
non è stato confermato dal cliente, bisogna mettere
il segno di spunta sulla casella In sospeso.
Un apposito pulsante permette di visualizzare
l'elenco di tutti i preventivi in sospeso, che potrà
essere stampato su carta. E' anche possibile
applicare una percentuale di sconto ad ogni articolo
riportato nel preventivo.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo dei preventivi emessi in un
preciso giorno dell'anno, intestati a un determinato
cliente o a più clienti che vivono in una stessa
città, eccetera.
Una
volta compilato un preventivo, è possibile
visualizzare l'anteprima di stampa premendo il
pulsante contraddistinto dall'icona di una lente di
ingrandimento su un foglio bianco. Il pulsante con
l'icona di Acrobat consente, invece, di
esportare il preventivo in formato PDF. E'
possibile esportare tutti i preventivi in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel
Tutti gli archivi di Gommista Facile
possono essere esportati in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gommista
Facile può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Gommista Facile è quindi
lo strumento ideale per le officine meccaniche che
vogliono avvalersi del proprio computer per eseguire
i propri interventi di riparazione o di revisione
degli automezzi e non dimenticare mai le scadenze con
i propri clienti relative al cambio degli pneumatici.
L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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