Libro
Soci con Foto è un software rivolto ad
enti associativi, quali le associazioni sportive
dilettantistiche o le associazioni senza scopo di
lucro culturali, ricreative, filantropiche,
assistenziali eccetera, e consente la tenuta del
Libro Soci completo di dati e foto dei propri
associati. Il software permette di creare un database
degli iscritti alla propria associazione e compilare
velocemente le singole pagine del Libro Soci
importando i dati dall'archivio anagrafico.
Come è
noto, il Libro Soci è il registro che ogni ente
associativo è tenuto a conservare presso la propria
sede legale in formato cartaceo o anche digitale, a
condizione che mediante il computer possa essere
prodotta una stampa su carta in tempi rapidi.
All'occorrenza, il Libro Soci deve essere esibito,
nella sua forma più aggiornata, a richiesta delle
autorità preposte al controllo, quali l'Agenzia
delle Entrate, la Guardia di Finanza, i Vigili Urbani
eccetera.
L'associazione ha facoltà di adottare un Libro Soci
per ogni anno solare oppure un unico Libro Soci per
tutta la durata della sua attività. Con
Libro Soci con Foto è possibile creare
un numero illimitato di registri e di aggiornare i
dati inseriti in qualsiasi momento.
La
schermata di partenza di Libro Soci con
Foto permette di creare un nuovo Libro
Soci o di gestirne uno esistente. La prima operazione
da effettuare consiste, quindi, nel premere il
pulsante relativo all'ambiente di lavoro che si
intende utilizzare.
Per generare un nuovo Libro Soci bisogna fare clic
sul pulsante Crea nuovo Libro Soci,
indicarne il nome per esteso nell'apposito campo di
testo presente nella schermata che appare e
confermare l'operazione servendosi del pulsante in
calce.
Il
fatto che tutti i file degli archivi sono posizionati
nella cartella di installazione del programma rende
molto semplice realizzare una copia di sicurezza dei
Libri Soci creati. Infatti, per effettuare il backup
dei file è sufficiente copiare l'intera cartella di Libro
Soci con Foto e incollarla su un
qualsiasi supporto di memoria, ad esempio su un hard
disk esterno o su una chiavetta USB. Per ripristinare
i file di backup, basterà sovrascrivere la cartella
di installazione del software con la copia di
sicurezza.
Una volta indicato il nome del Libro Soci
nell'apposita casella di testo, l'utente dovrà
confermare l'operazione premendo il pulsante Applica
e chiudi. A questo punto, si tornerà nella
finestra di partenza del programma dove si potrà
fare clic sul pulsante Apri Libro Soci esistente
per visualizzare un elenco di selezione contenente
tutti i Libri Soci creati. Fatto ciò, basterà fare
clic sul nome del Libro Soci in elenco che si intende
gestire e premere il pulsante Apri archivio.
Quando
si crea un nuovo Libro Soci si genera un file di
archivio nella cartella del programma caratterizzato
dall'estensione LBS. Ogni Libro Soci potrà
contenere un numero illimitato di pagine, ciascuna
delle quali corredata delle foto dei membri
dell'associazione con relative informazioni. Per
individuare il Libro Soci creato senza possibilità
di errore, è buona norma assegnargli un nome il più
possibile completo utilizzando parole chiave che
indichino con precisione il nome dell'associazione e
dell'anno solare di riferimento.
L'icona del cestino consente di eliminare il Libro
Soci selezionato. Questa funzione va utilizzata con
cautela dal momento che un archivio eliminato non
può essere recuperato.
L'app Gestione
Pagine Libro Soci mette a disposizione
un ambiente in cui è possibile compilare, stampare e
archiviare le singole pagine del Libro Soci, ciascuna
contenente i dati di otto soci con relative foto.
Per compilare una pagina del Libro Soci, premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio vuoto) e
importare i dati dei soci dall'archivio anagrafico
servendosi dei pulsanti con l'icona della freccia
verde presenti in ciascuno degli otto riquadri.
Una
volta importati i dati dei soci, bisogna provvedere
ad abbinare un numero progressivo a ciascuno di essi
iniziando dalla colonna di sinistra e procedendo
verticalmente. Tale numero va indicato sovrascrivendo
il simbolo # all'inizio del campo di testo riservato
al nome del socio.
La funzione di importazione provvede a richiamare la
foto e i seguenti dati di ogni socio: cognome e nome,
qualifica, data e luogo di nascita, codice fiscale,
indirizzo di residenza, data di ammissione
all'associazione e data di eventuale cessazione.
All'occorrenza, è possibile modificare i dati
importati prima di salvare la pagina. Per salvare la
pagina, basta premere il pulsante Salva (icona del
floppy disk). Il numero di pagina viene assegnato in
automatico all'atto del salvataggio.
Utilizzando
le frecce di scorrimento delle schede, è possibile
visualizzare la pagina precedente, successiva, oppure
accedere direttamente alla prima o all'ultima pagina
del Libro Soci.
Anziché importare i dati dall'archivio anagrafico,
l'utente del software può scegliere di inserire le
informazioni sul momento. In tal caso, per creare una
pagina dell'elenco dei soci, basta premere il
pulsante Nuovo, caricare le foto dei soci
facendo clic sui riquadri riservati alle immagini,
inserire le relative informazioni nei campi di testo
e fare clic su Salva. Per modificare una
pagina esistente, è sufficiente visualizzarla nella
schermata di lavoro servendosi delle frecce di
scorrimento delle schede, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
I pulsante Istruzioni per l'uso fornisce, in
maniera sintetica, indicazioni sulla compilazione
della pagina del Libro Soci su cui si sta lavorando e
sulla visualizzazione delle pagine precedenti o
successive.
Premendo
il pulsante Anteprima si può visualizzare
l'anteprima di stampa della pagina del Libro Soci su
cui si sta lavorando. La pagina è ottimizzata per la
stampa su foglio A4 ed è costituita da otto riquadri
contenenti le foto dei soci con relative descrizioni.
In cima al foglio compare il nome assegnato al Libro
Soci, mentre in calce è riportato il numero di
pagina, che coincide con il numero d'ordine della
scheda in archivio.
L'utente ha anche la possibilità di stampare la
pagina direttamente su carta servendosi del pulsante Stampa.
Il
pulsante Frontespizio permette di creare e
stampare la pagina da utilizzare come copertina del
Libro Soci.
Infatti, per facilitare l'identificazione del Libro
Soci, è consigliabile aggiungere un frontespizio
contenente i dati dell'associazione (denominazione,
sede legale, attività svolte, codice fiscale,
estremi iscrizione, recapiti telefonici e di posta
elettronica), il nome del presidente e quello del
segretario, il numero o codice assegnato al Libro
Soci e il totale degli iscritti.
Appositi
pulsanti consentono di visualizzare un'anteprima del
frontespizio e di effettuare la stampa su carta in
formato A4.
L'app Archivio
Soci è uno schedario in cui registrare
i dati di tutti gli iscritti alla propria
associazione, annotando, di ciascuna persona, il
cognome e nome, il sesso, il luogo e la data di
nascita, la cittadinanza, l'indirizzo di residenza,
il codice fiscale, la partita IVA, la qualifica del
socio (presidente, segretario, socio ordinario,
fondatore, onorario, ecc.), il titolo di studio
posseduto, le lingue straniere conosciute,
l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e
quello del cellulare, il numero di tessera, gli
estremi di un documento di riconoscimento con
indicazione dell'ente emittente e delle date di
rilascio e di scadenza, la quota associativa versata
e la modalità di pagamento prescelta, la data di
ammissione all'associazione e quella dell'eventuale
cessazione della qualità di socio, nonché ogni
ulteriore annotazione.
Ciascuna
scheda può essere corredata della foto del socio in
formato Jpeg o Bitmap che viene
ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare l'immagine nelle sue
dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
L'archivio
anagrafico può quindi essere usato come un registro
storico in cui conservare dettagliate informazioni su
tutti i soci iscritti alla propria associazione,
pronte per essere recuperate velocemente
all'occorrenza. Questa app è dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al socio e il
controllo della validità del suo codice fiscale o
partita IVA.
I dati
anagrafici possono essere importati nelle pagine del
Libro Soci velocizzandone la compilazione.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano, caricare la foto del socio
e premere il pulsante Salva. Si tenga
presente che alcuni campi sono a compilazione
obbligatoria perché funzionali alla compilazione del
Libro Soci. Per modificare una scheda esistente,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, a
familiari o colleghi dello stesso socio. Per
duplicare una scheda anagrafica, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, modificare i dati nella
maniera desiderata e premere Salva.
Per
allegare la foto di un socio, si può acquisirne
l'immagine con la propria webcam. Una volta
aperta la finestra per l'acquisizione fotografica,
bisogna premere il pulsante Accendi webcam,
far posizionare il socio di fronte all'obiettivo e
scattargli una foto premendo il pulsante Cattura
foto. Fatto ciò, si può importare la foto
nella scheda dei dati anagrafici servendosi
dell'apposito pulsante. Infine, è possibile
memorizzare la scheda completa di foto premendo il
pulsante Salva.
E'
possibile visualizzare la foto del socio a tutto
schermo facendo clic sull'icona dello zoom.
Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può
salvare su disco, apportare le modifiche con un
software di grafica e ricaricarla nella scheda con il
pulsante Carica. Se si preferisce, anziché
fotografare il socio con una webcam, si può
scattargli una foto in formato Jpeg con una
macchina fotografica digitale e importarla nella
scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica.
Per trovare le schede dei soci in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i soci con la stessa qualifica o di
quelli che sanno parlare una certa lingua straniera.
Se si
ha bisogno di ricontattare un socio a motivo di una
qualsiasi questione in sospeso, si può spuntare la
casella Da ricontattare. Il pulsante
contraddistinto dall'icona del telefono consente di
visualizzare il riepilogo di tutti i soci da
ricontattare.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun socio fino a tre file di qualsiasi genere che
potrebbero contenere, ad esempio, un documento di Word
con l'elenco di tutti i pagamenti effettuati dal socio,
la copia acquisita allo scanner del documento di
riconoscimento o del modulo di ammissione all'associazione.
Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito
campo di testo e il file può essere aperto in
qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Il
pulsante Liberatoria Privacy consente di
stampare il modulo per il consenso al trattamento dei
dati personali e sensibili da far firmare a ciascun
socio della propria associazione. In tale
liberatoria, il socio dichiara di fornire il proprio
libero consenso non solo al trattamento dei dati
personali ma anche all'utilizzo della propria
immagine fotografica all'interno del Libro Soci,
all'interno dell'archivio digitale dei soci
dell'associazione, nonché all'interno di spazi
associativi (ad esempio, su badge, elenchi,
registri) laddove necessario per scopi legati
all'identificazione della persona.
La
scheda di ogni singolo socio può essere visualizzata
in anteprima o stampata su carta, mentre l'intero
archivio anagrafico può essere esportato in un file
di Excel. Il documento di Excel
generato può essere aperto con qualsiasi software in
grado di gestire i file XLS (ad esempio con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Libro
Soci con Foto può essere utilizzato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare l'app su tutte le macchine di
sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Libro
Soci con Foto può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Libro Soci con Foto è
quindi lo strumento ideale per le associazioni che
hanno bisogno di gestire l'archivio degli associati e
curare la tenuta del Libro Soci in formato cartaceo e
digitale. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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