Magazzino
Facile è un software semplice e
intuitivo studiato per la gestione dei movimenti di
merce in entrata e in uscita consentendo di
catalogare nel dettaglio beni, derrate e quant'altro
venga commercializzato dalla propria ditta,
archiviare i dati di clienti e fornitori,
visualizzare lo storico del carico e scarico degli
articoli, ottenere l'elenco di tutti i prodotti in
esaurimento e l'inventario di magazzino con il valore
complessivo del capitale in deposito.
L'applicazione
Archivio Clienti è una
completa rubrica elettronica studiata per archiviare
i dati anagrafici e altre informazioni riguardanti la
propria clientela. L'app è dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente
selezionato, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA e del codice IBAN.
In questo archivio anagrafico è possibile annotare
per ogni cliente il nome, il sesso, l'indirizzo di
residenza, la data e il luogo di nascita, lo stato
civile, la cittadinanza, il numero di telefono e di
cellulare, l'indirizzo e-mail, la PEC, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, l'IBAN bancario
con relativo intestatario del conto, gli estremi
della carta di identità, l'attività svolta, la
denominazione e l'indirizzo della ditta per la quale
il cliente lavora, il codice SdI per l'invio delle
fatture elettroniche, il numero di tessera, la zona
in cui risiede, l'agente della nostra ditta assegnato
a quella zona, le modalità di pagamento concordate,
la categoria di appartenenza e i prodotti di
interesse. Il campo "Note" può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, dell'IBAN
bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di
partita IVA è esatto, il software indicherà quale
Ufficio provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare una nuova scheda con dati molto
simili a una già archiviata perché riferita, ad
esempio, a un familiare o a un collega del cliente.
Per duplicare la scheda di un cliente, basta
visualizzare quella presente in archivio, fare clic
sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati
e premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti appartenenti a una
determinata categoria, oppure di quelli interessati a
un certo prodotto.
Il
pulsante Cartella associata rende possibile
allegare alla scheda un numero illimitato di
documenti di qualsiasi formato riguardanti il
cliente, ad esempio la copia digitale del contratto
da lui stipulato con la nostra ditta. Tale funzione
si attiva solo dopo aver salvato la scheda. La
cartella associata è creata in automatico
all'interno di quella in cui è installato il
software.
Il campo "Promemoria" permette di
gestire eventuali questioni in sospeso riguardanti il
cliente. A titolo di esempio, si potrebbe annotare
che dobbiamo contattare il cliente quando abbiamo
disponibile un articolo da lui ordinato. Premendo il
pulsante Promemoria, si potrà visualizzare
l'elenco di tutte le schede nelle quali è stato
inserito un promemoria. Una volta che l'impegno sarà
stato assolto, bisognerà aprire la scheda,
cancellare il testo presente nel campo "Promemoria"
e salvare le modifiche. Si capisce che è buona norma
consultare regolarmente l'elenco dei promemoria per
non rischiare di dimenticare gli impegni più
urgenti.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere stampata
su carta, mentre l'intero archivio può essere
esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Archivio Fornitori
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
del magazzino articoli grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA e del codice IBAN.
In questo archivio anagrafico è possibile annotare
la denominazione della ditta fornitrice o il nome del
titolare, l'indirizzo dell'azienda, la nazione in cui
ha sede la ditta, le modalità di pagamento
concordate, il numero di telefono e di cellulare,
l'indirizzo e-mail, la PEC, il codice fiscale, la
partita IVA, l'IBAN bancario con relativo
intestatario del conto, la persona di contatto e il
suo recapito telefonico.
Le
schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni riguardanti gli articoli
che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, le
clausole contrattuali e le garanzie concordate, i
tempi di consegna, le modalità di ordine merce e gli
eventuali difetti rilevati nei prodotti. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al
fornitore.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso fornitore perché, ad esempio, lo stesso
fornisce diverse tipologie di articoli e si vuole
creare una scheda per ciascuna categoria
merceologica. Per duplicare la scheda di un
fornitore, basta visualizzare quella già registrata
in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del fornitore, dell'IBAN bancario e
del numero di partita IVA. Se il numero di partita
IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo tipo di articolo, oppure di quelli per i
quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
Il
campo "Promemoria" permette di
gestire eventuali questioni in sospeso riguardanti il
fornitore. A titolo di esempio, si potrebbe annotare
che nei prossimi giorni dobbiamo contattare il
fornitore per ordinare alcuni articoli in
esaurimento. Premendo il pulsante Promemoria,
si potrà visualizzare l'elenco di tutte le schede
nelle quali è stato inserito un promemoria. Una
volta che l'impegno sarà stato assolto, bisognerà
aprire la scheda, cancellare il testo presente nel
campo "Promemoria" e salvare le
modifiche. Si capisce che è buona norma consultare
regolarmente l'elenco dei promemoria per non
rischiare di dimenticare gli impegni più urgenti.
Il pulsante Cartella associata rende
possibile allegare alla scheda un numero illimitato
di documenti di qualsiasi formato riguardanti il
fornitore, ad esempio la copia digitale del contratto
di fornitura stipulato con la ditta. Tale funzione si
attiva solo dopo aver salvato la scheda. La cartella
associata è creata in automatico all'interno di
quella in cui è installato il software.
La
scheda di ogni singolo fornitore può essere stampata
su carta, mentre l'intero archivio può essere
esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Articoli
prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i
prodotti forniti dalla propria ditta. E' possibile
catalogare articoli di ogni genere, visualizzare un
elenco di tutta la merce in esaurimento, ottenere
l'inventario dei beni in magazzino con il valore
complessivo del capitale in deposito.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna
indicare il codice dell'articolo, la tipologia
merceologica di appartenenza, la marca e il modello,
una descrizione delle caratteristiche principali del
prodotto, la presenza di eventuali elementi
accessori, la sua ubicazione all'interno del
magazzino, il nome del fornitore del bene con
relativi recapiti e ogni ulteriore annotazione.
Per
inserire la scheda di un articolo nell'archivio del
magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Il
pulsante con la freccia verde collocato a destra del
campo di testo riservato al nome del fornitore
consente di importare i dati dal relativo archivio
anagrafico. Per aggiornare una scheda esistente,
basta richiamarla nella schermata di lavoro con la
funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le
schede in archivio con gli appositi pulsanti,
cambiare i dati nei campi e fare clic su Salva.
Il pulsante Stampa serve a visualizzare in
anteprima e stampare su carta la scheda selezionata.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento o manualmente, ossia
cancellando la vecchia giacenza e indicando la nuova,
o attraverso i pulsanti del segno più e del segno
meno presenti a destra del campo riservato alla
stessa giacenza, i quali permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce. Se si vuole
tenere traccia dei dettagli dell'operazione di carico
e scarico, è necessario aggiornare la giacenza
servendosi dei pulsanti con i segni "+" e
"-" anziché modificare il valore
manualmente.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo.
Il pulsante Calcola valore consente di
ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo "Avviso sottoscorta a n."
permette di essere avvisati quando la giacenza di un
articolo in magazzino diventa inferiore al valore
minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Il pulsante Inventario visualizza una
finestra che mostra in apertura l'elenco di tutti gli
articoli in magazzino, indicando per ciascuno di essi
il codice identificativo, la tipologia merceologica,
la marca e il modello, la giacenza, il costo e il
valore ottenuto moltiplicando il costo per la
giacenza. In calce alla schermata è riportato
l'ammontare del capitale complessivo in magazzino che
si ottiene sommando il valore di tutti gli articoli
merceologici. Tale inventario può essere stampato su
carta e fornito a fine anno al proprio
commercialista.
Se si
ha bisogno di registrare un articolo in magazzino con
caratteristiche molto simili ad un altro già
presente in archivio, si può velocizzare
l'operazione duplicando la vecchia scheda. Più
precisamente, per duplicare la scheda di un articolo,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare o integrare i dati ove necessario e,
infine, premere Salva.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali appartenenti
alla stessa tipologia merceologica. I risultati di
ricerca possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cartella associata rende possibile
allegare alla scheda un numero illimitato di file di
qualsiasi formato riguardanti il prodotto, ad esempio
la copia digitale dei documenti di acquisto. Tale
funzione si attiva solo dopo aver salvato la scheda.
La cartella associata è creata in automatico
all'interno di quella in cui è installato il
software.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Riepilogo operazioni di
carico e scarico è composta da due
ambienti di lavoro molto simili in cui è possibile
visualizzare il riepilogo di tutte le operazioni di
carico e scarico merce registrate nel magazzino.
Si
tenga presente che, affinché le operazioni di carico
e scarico siano registrate correttamente, è
necessario aggiornare la giacenza in magazzino
utilizzando i pulsanti contraddistinti dal segno
"+" e dal "segno "-". Così
facendo, appare una finestra in cui bisogna esprimere
la quantità da aggiungere o da sottrarre nonché i
dati riguardanti il codice articolo, la marca e il
modello, il fornitore nel caso delle operazioni di
carico o il cliente nel caso di quelle di scarico, i
loro numeri di cellulare e ogni ulteriore
annotazione. La maggior parte dei campi appare già
compilata dal momento che i dati vengono letti dalla
scheda dell'articolo che si sta editando.
Per ottenere il riepilogo delle operazioni di carico
e scarico, bisogna selezionare un intervallo di tempo
e premere il pulsante Visualizza riepilogo.
In questo modo viene visualizzato l'elenco di tutte
le operazioni registrate nell'arco di tempo indicato.
Tale elenco può essere stampato su carta o esportato
in un file di Excel.
Tutti
gli archivi di Magazzino Facile
possono essere esportati in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Magazzino Facile può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Magazzino
Facile è quindi la soluzione ideale
per tenere sotto controllo la merce acquistata e
venduta, registrando ogni singola operazione di
carico e scarico dei prodotti, con la possibilità di
visualizzare in tempo reale l'inventario dei beni in
giacenza e l'elenco degli articoli in esaurimento.
L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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