Prenotazione Posti a Sedere - Software per Microsoft Windows





Software di facile utilizzo progettato per gestire la prenotazione dei posti a sedere in eventi quali convegni, conferenze, congressi, presentazioni commerciali e meeting di ogni genere. Tre applicazioni interagenti per registrare le informazioni anagrafiche dei partecipanti agli eventi, programmare gli stessi eventi nei minimi dettagli inserendoli all'interno di un archivio storico e, infine, prenotare i posti a sedere velocizzando la compilazione dei campi di testo importando i dati dei partecipanti dall'archivio anagrafico. Esportazione dati in Microsoft Excel. App utilizzabile anche su chiavetta USB.




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Prenotazione Posti a Sedere
Software per gestire la prenotazione dei posti a sedere in eventi quali convegni,
conferenze, congressi, presentazioni commerciali e meeting di ogni genere


Prenotazione Posti a Sedere è un software di facile utilizzo progettato per gestire la prenotazione dei posti a sedere in eventi quali convegni, conferenze, congressi, presentazioni commerciali e meeting di ogni genere. Il programma è composto da tre applicazioni interagenti che consentono di registrare le informazioni anagrafiche dei partecipanti agli eventi, di programmare gli stessi eventi nei minimi dettagli inserendoli all'interno di un archivio storico e, infine, di prenotare i posti a sedere velocizzando la compilazione dei campi di testo importando i dati dei partecipanti dall'archivio anagrafico.

L'applicazione Anagrafica Partecipanti memorizza le informazioni relative alle persone interessate agli eventi allo scopo di facilitare la compilazione delle schede per l'assegnazione dei posti a sedere grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell'Anagrafica Partecipanti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita della persona, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il partecipante desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del partecipante consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il partecipante all'evento, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti le persone con questioni in sospeso che vogliono essere richiamate, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative ad un determinato evento. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del partecipante che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di una persona, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei partecipanti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i partecipanti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun partecipante fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli eventi a cui quella persona ha preso parte. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del partecipante, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo partecipante può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei partecipanti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Eventi Programmati è studiata per conservare uno storico di tutti gli eventi organizzati dalla propria azienda, associazione o ente, ad esempio convegni culturali, presentazioni commerciali, conferenze di carattere politico e così via. La scheda informativa di ciascun evento potrà essere stampata su carta e consegnata ad ogni persona interessata a partecipare. Dopo aver creato la scheda dell'evento, sarà possibile provvedere alla prenotazione dei posti a sedere utilizzando l'applicazione Posti Assegnati.

Nelle singole schede è possibile descrivere il titolo dell'evento, la tipologia, le materie trattate, i nomi dei relatori, la data e l'ora in cui l'evento avrà inizio nonché la data e l'ora in cui avrà termine, la sede in cui si svolgerà l'evento con relativo indirizzo, il nome dell'organizzatore e della persona da contattare con i rispettivi recapiti telefonici, i nomi dei collaboratori, i criteri per l'ammissione, la quota di partecipazione, le modalità di pagamento, gli estremi dell'IBAN bancario per effettuare il versamento, l'eventuale anticipo da versare, l'ultima data utile per comunicare la propria adesione, il numero complessivo dei posti disponibili ed ogni ulteriore annotazione.

La casella Al completo va spuntata per indicare che è stato raggiunto il numero massimo di adesioni e i posti prenotabili sono esauriti. Tale funzione è utile in quanto consente di ottenere in qualsiasi momento l'elenco degli eventi a cui è ancora possibile partecipare. Per visualizzare tale elenco, è sufficiente fare clic sul pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio.

Per inserire un evento in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

E' possibile modificare la scheda di un evento tutte le volte che si desidera aggiungendo o togliendo informazioni nei campi di testo. Si raccomanda, però, di non sovrascrivere la scheda di un evento già archiviato con dei dati relativi ad un nuovo evento che si intende programmare. Questo perché ogni evento in archivio è associato ad un numero identificativo che viene richiamato al momento della prenotazione dei posti a sedere. Per ogni nuovo evento, è quindi necessario creare una nuova scheda.

Per trovare un evento in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può visualizzare l'elenco di tutti gli eventi che iniziano in una data specifica, di quelli appartenenti ad una particolare tipologia, che si svolgono in una determinata sede o a cui partecipa un certo relatore.

Se si ha la necessità di inserire in archivio eventi che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e ora di inizio e fine evento e del termine adesione) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto indicare la durata del nuovo evento, il nuovo termine di adesione e salvare la scheda.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun evento fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, un file zippato con i curricula dei relatori, la brochure con il programma dettagliato dell'evento o la mappa dei posti a sedere.

Gli estremi di ogni singolo evento potranno essere richiamati nel momento in cui si dovrà prenotare i posti a sedere, mentre l'archivio storico di tutti gli eventi programmati è esportabile in un file di Excel.

L'applicazione Posti Assegnati è l'ambiente di lavoro che bisogna utilizzare per prenotare i posti a sedere negli eventi programmati. La prima operazione da eseguire consiste nella selezione di un evento registrato nell'archivio storico. A tal fine, basta premere il pulsante Seleziona evento e richiamare l'evento di interesse operando una ricerca in archivio. Si capisce, quindi, che non è possibile effettuare la prenotazione dei posti a sedere se prima non si è provveduto a creare la scheda dell'evento. Una volta selezionato l'evento, si può entrare nell'ambiente per la prenotazione dei posti a sedere cliccando il pulsante Assegna posti.

La schermata per la prenotazione dei posti mostra in cima gli estremi dell'evento selezionato, ossia il titolo, il numero totale dei posti disponibili, la data e l'ora di inizio e di conclusione dell'evento, la sede e l'indirizzo in cui lo stesso evento avrà luogo. Questi dati vengono attinti dall'archivio storico degli eventi e sono di sola lettura in quanto devono ovviamente essere uguali per ogni prenotazione da effettuare.

Immediatamente sotto la sezione dei dati dell'evento sono presenti le informazioni anagrafiche e i recapiti della persona per la quale si vuole effettuare la prenotazione. E' possibile compilare velocemente questi campi di testo importando i dati dall'archivio dei partecipanti tramite il pulsante posizionato a destra della casella riservata al cognome e nome.

Più in basso nella schermata ci sono i campi riservati al numero di posto da prenotare, all'ubicazione dello stesso posto e ad ogni ulteriore annotazione.

Per effettuare una nuova prenotazione, bisogna premere il pulsante Nuovo, compilare i campi relativi al partecipante e al posto da assegnare e infine premere Salva. Appositi pulsanti consentono di verificare la disponibilità del posto prescelto o di visualizzare l'elenco di quelli già prenotati.

Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se non si è sicuri della partecipazione di una certa persona all'evento, si può mettere il segno di spunta sulla casella Da confermare. Così facendo, la scheda entra a far parte di un elenco delle prenotazioni in attesa di conferma che potrà essere consultato in prossimità dell'evento per contattare gli interessati. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da confermare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, allo stesso partecipante che intende presenziare a più sessioni nell'ambito dello stesso evento che avranno luogo in aule diverse. Per duplicare la scheda di una prenotazione, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco dei partecipanti che hanno occupato un certo posto, di quelli provenienti da un certo Comune di residenza o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo delle annotazioni.

Il pulsante Invia notifica permette di inviare il seguente messaggio e-mail al partecipante per dargli conferma della corretta registrazione della prenotazione: "Gentile Sig. Rossi Mario, con la presente le notifichiamo l'avvenuta prenotazione a suo nome del posto a sedere n. 456 relativamente all'evento intitolato Sviluppi economici del personale dipendente nella Pubblica Amministrazione, che avrà inizio in data gg/mm/aaaa alle ore 10:00 presso la seguente sede: Aula Magna della facoltà di Lettere, ubicata in Via Fatebenefratelli 25 a Perugia. Con l'occasione, le porgiamo cordiali saluti". Il testo del messaggio può ovviamente essere personalizzato prima dell'invio al destinatario.

La scheda informativa di ciascuna prenotazione potrà essere stampata su carta e consegnata al partecipante come promemoria. E' anche possibile stampare l'elenco di tutti i partecipanti ad un evento in ordine alfabetico utilizzando la funzione Trova e premendo il pulsante Cerca senza indicare nessun filtro di ricerca.

Se si vuole stampare l'elenco delle prenotazioni ordinato in base alla numerazione dei posti assegnati, basta fare clic sul pulsante Visualizza posti già prenotati e premere Stampa.

L'archivio delle prenotazioni di ogni evento può essere esportato in un file di Excel.

Prenotazione Posti a Sedere può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

Prenotazione Posti a Sedere funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Prenotazione Posti a Sedere è quindi lo strumento ideale per tutte le aziende, associazioni o enti che programmano spesso eventi con posti riservati e vogliono monitorare costantemente il totale dei partecipanti e garantire la sistemazione più consona a ogni singola persona. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Prenotazione Posti a Sedere è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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