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CONTRATTI MANUTENZIONE PROGRAMMATA
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© Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Contratti Manutenzione Programmata ©
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A CONTRATTI MANUTENZIONE PROGRAMMATA ©
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Contratti di Manutenzione Programmata è un software studiato per compilare, stampare e archiviare i contratti di manutenzione stipulati con i propri Clienti per l'assistenza tecnica relativa agli impianti, apparecchi tecnologici o attrezzature da essi posseduti, quali caldaie, gruppi frigo, compressori, impianti fotovoltaici, montascale, ascensori e così via. Nel programma sono presenti diversi ambienti di lavoro per archiviare l'anagrafica dei clienti e degli impianti, visualizzare in ogni momento lo scadenzario delle manutenzioni, redigere i contratti di manutenzione programmata ed emettere Schede di Lavoro per gli interventi tecnici effettuati.

L'archivio dei Clienti e degli impianti è utile per velocizzare la compilazione dei contratti di manutenzione e delle Schede di Lavoro grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usato anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al Cliente all'approssimarsi della scadenza della manutenzione, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell'archivio anagrafico è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al Cliente.

La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare le caratteristiche tecniche relative all'impianto di sua proprietà. Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Quando si compila la scheda di un Cliente bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della prossima manutenzione dell'impianto. Un apposito pulsante consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle manutenzioni con l'elenco di tutti gli impianti su cui si dovrà intervenire.

Il software permette di inviare al Cliente un messaggio e-mail con l'avviso della scadenza con un testo già predisposto del seguente tipo: "Gentilissimo Sig. XYZ, con la presente le ricordiamo che il suo impianto XYZ, con matricola n. XYZ, deve essere sottoposto a manutenzione entro la data del GG/MM/AAAA. Pertanto, la preghiamo di contattarci il prima possibile per definire tempi e modalità di intervento da parte del nostro personale tecnico. In attesa di un suo riscontro, porgiamo cordiali saluti." Il testo del messaggio può ovviamente essere integrato e personalizzato prima di effettuare l'invio della mail al Cliente.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso Cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede diversi impianti e si vuole creare una scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si potrà richiamare in maniera opportuna la scheda relativa all'impianto o apparecchio da riparare o revisionare in fase di compilazione di un contratto di manutenzione o di una Scheda di Lavoro. Per duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei Clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Clienti che possiedono un certo tipo di impianto, oppure di quelli che hanno determinate questioni in sospeso e per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del Cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La funzione Allega file è usata per abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. La scheda di ogni singolo Cliente può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'ambiente per la gestione dei contratti di manutenzione programmata mette a disposizione un modello di contratto che consente di registrare le informazioni anagrafiche della Ditta manutentrice e dell'Utente, i dati dell'impianto o apparecchio oggetto del contratto (tipo di impianto, marca e modello, numero di matricola, tipo di alimentazione, anno di costruzione, ubicazione e caratteristiche tecniche), le operazioni previste e comprese nella quota di contratto e quelle escluse, le responsabilità contrattuali del Manutentore e quelle dell'Utente, le condizioni che consentono alle parti di recedere dal contratto, la durata del contratto, il totale del corrispettivo, la periodicità e l'importo del canone e le modalità di pagamento. E' anche presente la dichiarazione liberatoria di consenso al trattamento dei dati personali da far firmare al Cliente per gli obblighi relativi alla legge sulla privacy.

I dati personalizzabili del contratto di manutenzione occupano una sola pagina di un foglio in formato A4. A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole contrattuali generali, che sono le stesse per tutti i Clienti. Potrebbe quindi essere utile stampare in anticipo tali clausole su carta in modo da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà fornire copia del contratto al Cliente.

I dati e il logo della Ditta manutentrice vanno inseriti una sola volta e sono memorizzati in automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione del contratto di manutenzione. Le informazioni relative al Cliente e all'impianto possono essere o inserite sul momento oppure importate dall'archivio anagrafico.

La numerazione consecutiva dei contratti di manutenzione è gestita direttamente dal software. Infatti, nel momento in cui si preme il pulsante Nuovo, l'applicazione attribuisce al contratto il numero successivo al totale dei contratti già archiviati. Per far partire la numerazione automatica dei contratti da un numero superiore, basta utilizzare la funzione Numerazione e indicare il numero iniziale.

Il pulsante Duplica risulta utile quando bisogna rinnovare un contratto relativo ad un Cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti quei dati che restano invariati. Per duplicare la scheda di un contratto, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, modificare eventualmente i dati esistenti e premere Salva.

Per trovare le schede dei contratti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo Cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad una determinata marca o modello di impianto. La funzione Allega file è usata per abbinare alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del contratto cartaceo firmato dal Cliente.

Ciascun contratto di manutenzione può essere stampato direttamente su carta o visualizzato in anteprima. L'intero archivio dei contratti può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'ambiente Schede di Lavoro è studiato per l'emissione del modulo da rilasciare al Cliente in cui sono annotati gli interventi tecnici eseguiti sull'impianto presso il domicilio dell'Utente o presso il proprio laboratorio. Tale scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del Cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal Cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il Cliente, la data e l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei lavori.

Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun Cliente o impianto visualizzando il totale degli importi percepiti.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l'impianto è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna. Nella scheda si può inoltre indicare il numero e la data della fattura o ricevuta che è stata rilasciata al Cliente e l'importo della stessa. Un'apposita casella permette di specificare se l'impianto o apparecchio è stato riconsegnato al Cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare l'elenco degli impianti non ancora riconsegnati ai Clienti.

Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, descrivere l'intervento compilando le caselle che interessano e fare clic su Salva. Per aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo e fare clic su Salva.

Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quante Schede di Lavoro sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.

La compilazione della scheda può essere velocizzata importando i dati dall'archivio dei Clienti. Il pulsante Stampa serve a stampare su carta la Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima o esportata in formato PDF.

La funzione Trova permette di creare riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un certo tecnico in uno specifico giorno o mese dell'anno, a favore di un determinato Cliente, su un preciso impianto, e così via. A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione relativa all'impianto riparato o revisionato.

La schermata per il riepilogo delle Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dal proprio laboratorio tecnico in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del Cliente e/o il numero di matricola del suo impianto come filtri di ricerca.

Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sulla scritta Riepilogo Schede di Lavoro emesse nella schermata per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il nome del Cliente e/o il numero di matricola del suo impianto unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli incassi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di emissione, il nome del Cliente, il suo recapito telefonico preferenziale, la marca e il modello dell'impianto e l'importo totale della ricevuta o fattura abbinata.

Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di Lavoro emesse a tutti i Clienti nell'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

Contratti di Manutenzione Programmata è integrato con Excel, dal momento che tutti gli archivi del programma consentono di esportare i dati nel formato del software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio computer sia installata una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato .XLS (ad esempio, Open Office o Microsoft Office).

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password scelta dall'utente che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette). Il software può anche essere usato in una rete locale o su chiavetta USB.

Contratti di Manutenzione Programmata è quindi il programma ideale per qualsiasi laboratorio tecnico in cerca di uno strumento veloce per redigere e stampare contratti di manutenzione e Schede di lavoro, nonché per gestire efficacemente l'anagrafica dei propri Clienti. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Contratti di Manutenzione Programmata bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' Windows XP o superiore. Il programma e' stato testato con successo sotto Windows 7, Windows 8, 8.1, 10 e 11.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 12 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Contratti di Manutenzione Programmata e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Contratti di Manutenzione Programmata basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Contratti.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Contratti di Manutenzione Programmata non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Contratti di Manutenzione Programmata e' concesso in licenza al prezzo di euro 99,00 (novantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente
indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Contratti di Manutenzione Programmata non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Gli archivi possono contenere al massimo 5 (cinque)  schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutte le macchine di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Contratti di Manutenzione Programmata potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Contratti di Manutenzione Programmata possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Contratti di Manutenzione Programmata potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
