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GESTIONE APPUNTAMENTI PRO
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Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Gestione Appuntamenti Pro
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A GESTIONE APPUNTAMENTI PRO
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Gestione Appuntamenti Pro è un software che consente di tenere sotto controllo qualsiasi tipo di impegno giornaliero, mensile o annuale preso con i propri clienti, colleghi o amici e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Il programma è composto da app interagenti progettate per archiviare l'anagrafica dei propri contatti, gestire l'agenda degli impegni e visualizzare i riepiloghi degli appuntamenti. L'utente può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Gli appuntamenti inseriti potranno essere visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Inoltre, per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

L'applicazione Anagrafica contatti memorizza le informazioni relative a persone o aziende con cui si hanno rapporti di amicizia, professionali o commerciali. La creazione delle schede anagrafiche facilita la compilazione dell'agenda degli appuntamenti grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questa app è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell'Anagrafica contatti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita della persona, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove la persona desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del contatto consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il contatto, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i contatti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del contatto che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un contatto, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei contatti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i contatti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo delle note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun contatto fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure, se si tratta di un cliente, un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti da lui effettuati o tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del contatto, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo contatto può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei contatti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

L'applicazione Agenda impegni è studiata per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di impegno prefissato e di essere avvisati al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio, riunione di lavoro, appuntamento con cliente, visita medica o odontoiatrica, serata con amici, eccetera) e indicando ulteriori informazioni nel campo della causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto (persona o ditta) a ciascuna scheda per facilitare l'identificazione dell'appuntamento all'interno dell'archivio. L'app viene incontro alle esigenze di dentisti, medici, avvocati, commercialisti o altri professionisti in cerca di un semplice strumento per gestire l'agenda degli impegni con i clienti o altre persone da incontrare, ma risulta utile anche per monitorare e coordinare le incombenze e le scadenze della vita quotidiana.

La schermata di avvio dell'agenda degli impegni permette di essere informati sugli appuntamenti imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. L'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dell'applicazione Archivio appuntamenti accessibile tramite l'apposito pulsante.

All'apertura dell'agenda degli impegni appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti, questi compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative agli eventi registrati nell'archivio degli appuntamenti.

Si capisce, quindi, che l'agenda degli impegni è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti al giorno o al mese selezionato.

Si osservi che la lista degli appuntamenti imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.

Gli appuntamenti imminenti visualizzati nella griglia di dati esportabile in Excel sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati.

L'applicazione Archivio appuntamenti va utilizzata per registrare o modificare gli appuntamenti riguardanti eventi da ricordare, impegni con clienti, incontri con amici o colleghi, eccetera. Dopo aver registrato gli appuntamenti, basterà aprire l'agenda degli impegni per essere avvertiti al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti inseriti potranno essere esportati in Excel e visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora.

Una volta entrati nella schermata per la gestione degli appuntamenti, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, la tipologia e la causale dell'impegno. I dati della persona o ditta possono essere importati dall'archivio anagrafico dei contatti servendosi dell'apposito pulsante.

L'utente può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora dell'appuntamento, la tipologia di evento, la causale dell'impegno e i suoi dettagli, l'importo dell'eventuale pagamento da effettuare, i dati del contatto associato all'evento con relativi recapiti telefonici e indirizzo e-mail, il luogo abbinato all'appuntamento e ogni ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si deve indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Nel software è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti di una certa tipologia, con riferimento ad un determinato contatto o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.

Come già accennato, per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'apertura dell'agenda degli impegni.

E' necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, l'appuntamento in questione non apparirà più nell'elenco degli appuntamenti imminenti.

Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti.

Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda degli impegni l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'evento nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche.

La scheda del singolo appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

L'applicazione Riepiloghi appuntamenti consente di ottenere l'elenco degli impegni riferiti a un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare selezionato utilizzando come filtri di ricerca il nome di un contatto e/o una causale.

Per ottenere il riepilogo degli appuntamenti registrati in un arco di tempo è quindi sufficiente compilare i campi relativi al nome del contatto e alla causale ed indicare la data di inizio e di fine intervallo, dopodiché bisogna premere il pulsante Visualizza riepilogo.

Il riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli appuntamenti con riferimento al periodo specificato, riportando per ognuno la causale, la data e l'ora dell'appuntamento, il nome del contatto associato, il suo numero di cellulare e l'importo in euro se l'impegno prevede un pagamento. In calce al riepilogo è anche presente il totale degli importi.

Per ottenere il riepilogo degli appuntamenti riferiti a tutti i contatti e a qualsiasi causale relativamente all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo degli appuntamenti visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

Gestione Appuntamenti Pro è fortemente integrato con Excel, dal momento che tutti gli applicativi consentono di esportare i dati nel formato del software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio computer sia installata una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Appuntamenti Pro può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Appuntamenti Pro è quindi lo strumento ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per non dimenticare mai gli appuntamenti con clienti o amici a cui non si deve mancare. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Gestione Appuntamenti Pro bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' Microsoft Windows (qualsiasi versione a 32 o 64 bit).

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 10 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Appuntamenti Pro e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Gestione Appuntamenti Pro basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Gestione_Appuntamenti_Pro.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Appuntamenti Pro non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Gestione Appuntamenti Pro e' concesso in licenza al prezzo di euro 69,00 (sessantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Gestione Appuntamenti Pro non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Gli archivi possono contenere al massimo 5 (cinque) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutte le macchine di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Appuntamenti Pro potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Gestione Appuntamenti Pro possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Appuntamenti Pro potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
