--------------
GESTIONE CALL CENTER 3.0
--------------
© Copyright Esposito Software
---------------
e-mail:
  info@espositosoftware.it
---------------
Sito Web:
  www.espositosoftware.it
---------------

---------------
SOMMARIO:
---------------
1. Uno sguardo a Gestione Call Center 3.0
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
---------------

---------------
1. UNO SGUARDO A GESTIONE CALL CENTER 3.0
---------------
Gestione Call Center 3.0 è un software che permette di organizzare al meglio tutti gli aspetti del lavoro di un call center. Il programma, infatti, consente di archiviare le informazioni anagrafiche e commerciali relative ai clienti, annotare le vendite e le telefonate effettuate e fissare appuntamenti tra gli agenti di zona e i clienti. Il responsabile del call center può inoltre registrare i dati dei dipendenti della ditta, ossia degli agenti e degli operatori addetti alle chiamate, e può prendere nota di tutti i clienti da ricontattare per determinate questioni in sospeso. Il software mette anche a disposizione un dettagliato magazzino dei prodotti o servizi offerti dalla propria ditta e consente di visualizzare grafici statistici sia delle entrate mensili in base alle vendite effettuate sia delle telefonate fatte ai clienti in ciascun mese dell'anno.

L'applicazione Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative alle persone con cui il proprio call center ha bisogno di fissare appuntamenti o comunicare per motivi commerciali o di servizio. Questo ambiente di lavoro consente di registrare non solo gli appuntamenti ma anche i dati riguardanti le chiamate effettuate e le vendite concluse con ogni singolo cliente.

L'applicazione è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

In particolare, nell'anagrafica clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse e la zona in cui è ubicata l'abitazione.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti il nome del cliente e il suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Quando si effettua una chiamata telefonica per proporre un nuovo acquisto, l'operatore del call center dovrà aprire la scheda anagrafica del cliente di interesse e annotare i dettagli della vendita se la stessa si è conclusa con successo. A tal fine, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuova vendita e compilare, nella finestra che si apre in automatico, i campi riguardanti la data e l'ora della vendita, il codice dell'articolo venduto, una sua descrizione, la tipologia di appartenenza, i dati relativi alla consegna del prodotto, l'importo dovuto, le modalità di pagamento, i dati personali del cliente (che vengono attinti in automatico dalla scheda anagrafica selezionata), il nome dell'operatore che effettua la registrazione e ogni ulteriore annotazione relativa alla medesima vendita. Dopo aver compilato i campi, bisogna registrare la scheda in archivio premendo il pulsante Applica e chiudi.

Il pulsante Riepilogo vendite ci fornisce in ogni momento lo storico completo delle vendite già concluse con lo stesso cliente nell'anno solare prescelto e ciò ci consentirà di effettuare velocemente un controllo per evitare di proporgli prodotti da lui acquistati precedentemente. In calce al riepilogo compare il totale complessivo degli importi pagati dal cliente per gli acquisti effettuati.

E' importante sottolineare che una nuova vendita può anche essere registrata servendosi dell'applicazione Registro vendite accessibile dalla schermata di partenza del software, quindi senza aprire l'archivio anagrafico dei clienti. Il Registro vendite, a differenza dell'archivio anagrafico, consente non solo di registrare una nuova vendita ma anche di modificare le schede relative alle vendite registrate precedentemente. Inoltre, se si registra una nuova vendita con il Registro vendite, si ha la possibilità di importare il prodotto dal magazzino effettuando in automatico l'aggiornamento della giacenza.

La gestione delle chiamate telefoniche funziona in maniera analoga a quella delle vendite, per cui, per registrare i dati di una telefonata, basterà fare clic sul pulsante Nuova chiamata e compilare i campi presenti nella finestra che appare. Anche qui, dopo aver compilato i campi, bisogna registrare la scheda in archivio premendo il pulsante Applica e chiudi. Per modificare i dati relativi ad una chiamata in archivio, bisognerà entrare nell'ambiente del Registro delle chiamate, aprire la scheda, effettuare le correzioni o integrazioni e premere Salva.

Il pulsante Riepilogo chiamate ci presenta lo storico di tutte le telefonate fatte al cliente nell'anno solare prescelto al fine di effettuare velocemente un controllo per evitare di proporre lo stesso prodotto o servizio a una persona che è già stata contattata dagli operatori del call center e che ha espresso il proprio disinteresse per la proposta. Si capisce, quindi, che è buona norma registrare la scheda della chiamata ogni volta che si chiama un cliente, a prescindere dall'esito che ha avuto la tentata vendita. Solo nel caso in cui la vendita si concluda con successo, si deve provvedere a registrare anche la scheda della vendita.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Apri cartella permette di gestire una cartella abbinata al cliente corrente in cui conservare le copie digitali dei documenti riferiti alla persona (ad esempio, i contratti stipulati, la foto acquisita allo scanner di un documento di identità e così via). Una volta salvata la scheda del cliente ed aperta la cartella associata tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascun cliente tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, un documento di Word in cui annotare gli estremi dei versamenti effettuati dal cliente per pagare le rate degli acquisti. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La registrazione di un appuntamento può essere eseguita nel momento in cui si effettua una telefonata. Infatti, il pulsante Nuovo appuntamento permette di registrare velocemente nello scadenzario un appuntamento tra il cliente e un agente di zona senza dover prima chiudere la scheda anagrafica. Si tenga presente che è anche possibile registrare un appuntamento usando l'applicazione Scadenzario e Appuntamenti accessibile dalla schermata di partenza del software. Se si desidera modificare i dati di un appuntamento già registrato in archivio, bisogna aprire la relativa scheda all'interno dell'applicazione Scadenzario e Appuntamenti, apportare le correzioni e premere Salva.

Il pulsante Riepilogo appuntamenti mostra lo storico di tutti gli appuntamenti che il call center ha fissato con il cliente nell'anno solare selezionato.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file .PDF. L'archivio anagrafico dei clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Operatori e Agenti mette a disposizione un ambiente di lavoro in cui registrare i dati dei dipendenti, ossia degli operatori del call center, degli agenti di zona e di tutto il personale che collabora con la propria azienda. Analogamente all'archivio anagrafico dei clienti, questa app è dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. I dati dei dipendenti potranno all'occorrenza essere importati nell'applicazione Scadenzario e Appuntamenti per compilare velocemente i campi di testo relativi all'operatore telefonico e all'agente incaricato.

In questo archivio anagrafico è possibile annotare la mansione del dipendente, la categoria di appartenenza, il livello professionale, la qualifica principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il dipendente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le modalità di pagamento. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al dipendente.

La scheda del dipendente consente, inoltre, di registrare i dati riguardanti il contratto firmato con l'azienda indicando la data di assunzione e quella della prossima scadenza del rapporto di collaborazione per poter avvisare il dipendente per la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia del compenso totale pattuito e dell'ammontare della singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo di frazionamento che è stato applicato e con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo clic sull'icona del segnale con il punto esclamativo si potrà visualizzare e stampare l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già scaduti.

La funzione Allega file consente di associare alla scheda di ciascun dipendente tre file di qualsiasi genere descrivendone il contenuto in apposite caselle.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che alcuni campi sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del dipendente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono state abbinate determinate note oppure dei dipendenti disponibili in certi giorni della settimana o a determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'intero archivio degli operatori e agenti è esportabile in Excel, mentre la singola scheda anagrafica può essere stampata su carta.

L'applicazione Magazzino Prodotti e Servizi permette di gestire i dati relativi a ciascun articolo di cui la propria ditta dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche essere usato per descrivere i servizi offerti ai clienti (ad esempio, manutenzione programmata, intervento di riparazione ecc.) per facilitare la compilazione delle schede di vendita grazie alla funzione che consente l'importazione dei dati. E' possibile catalogare prodotti e servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale degli articoli in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che il campo relativo al codice articolo è a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha molti elementi in comune con una scheda già presente in archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

La catalogazione della merce si effettua creando una scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale bisogna indicare il codice dell'articolo, la tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il modello, una descrizione delle caratteristiche principali, la presenza di eventuali elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del magazzino, il nome del fornitore del bene con relativi recapiti, la data di acquisto e gli estremi del documento di compravendita.

Il campo Giacenza deve essere utilizzato per indicare la quantità del materiale disponibile in magazzino. Tale valore può essere aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno più e del segno meno che permettono di aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di merce. Si ricorda che è anche possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si compila una scheda di vendita importando i dati dal magazzino.

Il pulsante Calcola va usato per calcolare il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo. Il pulsante Calcola valore consente di ottenere il valore totale della merce in magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.

Il campo Avviso sottoscorta permette di essere avvisati quando la giacenza di un articolo in magazzino diventa inferiore al valore minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante Sottoscorta.

Il campo Note consente di registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile per identificare l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è stato prenotato da un cliente, se presenta difetti o può essere sostituito da un articolo simile e così via.

Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutta la merce comprata da un determinato fornitore oppure di tutti i materiali dotati di specifici elementi accessori. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

Il pulsante Cerca sul Web apre il motore di ricerca Google per trovare su Internet informazioni riguardanti il prodotto merceologico visualizzato in quel momento, usando come filtro le parole inserite dall'utente nei campi relativi alla marca e al modello dell'articolo.

L'utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di carico e scarico effettuate per quella merce annotandole in un documento di Word da allegare alla scheda.

La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può essere stampata su carta o salvata in un documento .PDF, mentre il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le schede del magazzino in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Scadenzario e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze e gli appuntamenti giornalieri, mensili o annuali relativi ai clienti contattati dal call center della propria azienda. L'applicazione provvederà quindi ad avvertirci al sopraggiungere della data.

E' possibile importare i dati del cliente dal relativo archivio anagrafico utilizzando il pulsante a destra del campo di testo del cognome e nome del cliente. Il nome dell'operatore telefonico e quello dell'agente di zona incaricato possono invece essere importati dall'archivio degli operatori e agenti tramite i pulsanti presenti a destra dei corrispondenti campi di testo.

L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del cliente, il suo codice fiscale e la causale della scadenza.

Se si ha la necessità di inserire in archivio scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un cliente è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando, per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il nome del cliente e dell'agente e l'eventuale importo da pagare.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del cliente come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai clienti.

Nello Scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

L'applicazione Registro chiamate è progettata per creare un archivio storico di tutte le telefonate fatte dagli operatori del call center ai propri clienti. Il software consente anche di visualizzare grafici statistici relativi al numero di chiamate effettuate in ciascun mese dell'anno.

Per registrare una nuova chiamata, si deve innanzitutto selezionare l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri. Nella schermata che appare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo e indicare la data e l'ora della telefonata (se diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la registrazione), l'oggetto della chiamata, il prodotto o servizio proposto, la risposta ricevuta dal cliente, il suo grado di interesse verso la proposta, le conclusioni raggiunte, la durata della telefonata, il nome del cliente che è stato contattato, il suo codice fiscale, la zona di appartenenza, il recapito preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il nome dell'operatore che effettua la registrazione e/o dell'agente di zona incaricato di recarsi dal cliente per la firma del contratto o semplicemente per illustrare il prodotto o servizio. Dopo aver inserito i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva per memorizzare la scheda in archivio.

Si tenga presente che i campi relativi al cliente possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona della freccia rossa posta a destra della casella di testo riservata al cognome e nome.

Il pulsante Duplica consente di registrare in archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta visualizzare la scheda della chiamata precedente, fare clic su Duplica, apportare le modifiche dovute e fare clic su Salva.

La scheda della chiamata può essere stampata su carta su foglio A4 o visualizzata in anteprima servendosi dell'apposito pulsante.

Il pulsante E-mail è affiancato da un pulsante che permette all'occorrenza di inviare al cliente un messaggio di posta elettronica.

La funzione Trova consente di rintracciare le chiamate in archivio utilizzando più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutte le chiamate effettuate da un determinato operatore in un certo mese dell'anno oppure delle telefonate relative a specifici prodotti o servizi proposti ai clienti.

I pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M e A permettono di visualizzare, rispettivamente, il riepilogo di tutte le chiamate telefoniche registrate in un giorno, in un mese o nel corso dell'intero anno solare.

L'archivio annuale delle chiamate può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Grafici statistici telefonate mensili consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle chiamate ai clienti effettuate mese per mese attingendo i dati dall'archivio delle telefonate registrate nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le telefonate relative a ciascun mese dell'anno.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Visualizza, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico delle telefonate.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le telefonate sono state numerose. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle telefonate mensili.

L'applicazione Registro vendite è studiata per tenere traccia di tutte le vendite effettuate dalla propria ditta al fine di ottenere i riepiloghi dei profitti percepiti anche in base ai singoli clienti.

Per registrare una nuova vendita, si deve innanzitutto selezionare l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri. Nella schermata che appare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo e indicare la data e l'ora della vendita (se diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la registrazione), il codice dell'articolo venduto, la tipologia di prodotto o servizio, la sua descrizione, l'importo in euro, le modalità di consegna e quelle di pagamento, il nome del cliente che ha effettuato l'acquisto, il suo codice fiscale, la zona di appartenenza, il recapito preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il nome dell'operatore che effettua la registrazione e/o dell'agente di zona incaricato di recarsi dal cliente per la firma del contratto o semplicemente per illustrare il prodotto. Dopo aver inserito i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva per memorizzare la scheda in archivio.

Si tenga presente che i campi relativi al cliente possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona della freccia rossa posta a destra della casella di testo riservata al cognome e nome. In maniera simile, è possibile importare i dati dell'articolo venduto dal magazzino dei prodotti e servizi servendosi della freccia a destra del campo del codice articolo. Quando si importa un prodotto dal magazzino, è possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza in modo da sapere in ogni momento quanti pezzi sono disponibili.

Il pulsante Duplica consente di registrare in archivio una nuova vendita duplicando i dati di una vendita salvata precedentemente. A tal fine, basta visualizzare la scheda della vendita precedente, fare clic su Duplica, apportare le modifiche dovute e fare clic su Salva.

La scheda dell'articolo venduto può essere stampata su carta in duplice copia su singolo foglio A4 e fatta firmare dal cliente e dall'operatore o agente. La stessa scheda può essere visualizzata in anteprima servendosi dell'apposito pulsante.

Il pulsante E-mail è affiancato da un pulsante che permette di inviare al cliente un messaggio di posta elettronica per confermare la corretta registrazione dell'acquisto effettuato.

La funzione Trova consente di rintracciare le vendite in archivio utilizzando più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutte le vendite concluse da un determinato operatore o agente in un certo mese dell'anno oppure delle vendite relative ai prodotti appartenenti ad una specifica tipologia.

I pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M e A permettono di visualizzare, rispettivamente, il riepilogo di tutte le vendite registrate in un giorno, in un mese o nel corso dell'intero anno solare. L'archivio annuale delle vendite può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L'applicazione Riepilogo profitti consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con le vendite effettuate dalla propria azienda in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando come filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o il codice articolo.

Per ottenere il riepilogo delle vendite effettuate in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul pulsante Apri nel riquadro Riepilogo profitti presente nella schermata di accesso al Registro vendite, indicare il codice fiscale del cliente e il codice articolo unitamente alla data di inizio e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

L'estratto conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli incassi percepiti nel periodo specificato, riportando per ogni vendita la data e l'ora di registrazione, il codice dell'articolo venduto, l'importo incassato, il nome del cliente, il suo codice fiscale e il suo recapito telefonico preferenziale.

Per ottenere il riepilogo delle vendite effettuate a tutti i clienti nell'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo dei profitti visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

L'applicazione Grafici statistici entrate mensili consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle vendite registrate nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le entrate relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i totali all'euro.

La prima operazione da eseguire per visualizzare i grafici statistici è quella di indicare l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul pulsante Visualizza, si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare il grafico statistico degli incassi.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare. Più la barra è alta, più le entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il grafico a barre, basta premere il pulsante corrispondente.

Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Call Center 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Call Center 3.0 è quindi la soluzione ideale per tutte le aziende che contattano con frequenza i propri clienti e non vogliono rischiare di dimenticare un solo appuntamento al fine di incrementare i propri guadagni monitorando costantemente l'andamento delle vendite e sapendo in ogni momento quale cliente ha comprato cosa e quali sono gli articoli più apprezzati dal mercato. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

---------------
2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
---------------
Per garantire il funzionamento di Gestione Call Center 3.0 bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' una qualsiasi versione di Microsoft Windows a 32 o 64 bit.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 20 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Call Center 3.0 e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Gestione Call Center 3.0 basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Call_Center.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Call Center 3.0 non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

---------------
3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
---------------
Gestione Call Center 3.0 e' concesso in licenza al prezzo di euro 249,00 (duecentoquarantanove/00) IVA inclusa. I dati dell'utente titolare della presente licenza sono riportati nella finestra Informazioni su... cui si accede attraverso l'apposita icona presente nella schermata di partenza del programma.

Chi ha acquistato il programma non puo' concederlo in locazione o in prestito, ne' puo' venderlo a terze parti. La distribuzione non autorizzata del programma sara' perseguibile civilmente e penalmente. L'utente registrato e' autorizzato ad installare ed usare il software su tutti i computer di sua proprieta' anche all'interno di una rete locale.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Call Center 3.0 potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

---------------
4. SUPPORTO TECNICO
---------------
Gli utenti registrati di Gestione Call Center 3.0 possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Call Center 3.0 potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
