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GESTIONE CLIENTI E AGENTI
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© Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Gestione Clienti e Agenti
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A GESTIONE CLIENTI E AGENTI
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Gestione Clienti e Agenti è un software progettato per semplificare e ottimizzare l'organizzazione delle attività aziendali legate alla gestione dei clienti e del personale collaborativo. Il programma consente di amministrare in modo efficiente collaboratori, agenti e operatori che lavorano con l'azienda sia in maniera continuativa sia su chiamata, offrendo un controllo completo delle attività svolte e delle ore lavorative maturate. Grazie a strumenti intuitivi e automatizzati, il software permette di monitorare incarichi e prestazioni lavorative, calcolando con precisione le ore da retribuire e riducendo il rischio di errori amministrativi.

Le funzioni presenti nel software consentono di tenere traccia di tutte le chiamate in entrata e in uscita dei propri clienti riguardanti proposte commerciali, programmazione di appuntamenti, assistenza tecnica e così via. E' possibile archiviare i dati anagrafici dei clienti e annotare in un apposito registro i dettagli di ogni singola telefonata. Lo storico delle telefonate abbinate a ciascun cliente può essere visualizzato all'interno dell'archivio anagrafico attingendo i dati dal registro delle chiamate. Si può anche prendere nota di tutti i clienti da ricontattare per determinate questioni in sospeso. Di ogni telefonata si può annotare non solo l'oggetto trattato ma anche l'esito della chiamata. Le informazioni archiviate possono essere recuperate utilizzando diversi filtri di ricerca, ottenendo riepiloghi personalizzati pronti per essere stampati.

Come già accennato, il programma semplifica la raccolta dei dati dei collaboratori e l'analisi delle prestazioni lavorative. Uno schedario digitale del personale permette di registrare la foto e i dati anagrafici e fiscali degli agenti che collaborano con la ditta, oltre a memorizzare ogni singola attività svolta in modo ordinato e sempre consultabile. Questo permette di avere uno storico completo e aggiornato dei servizi prestati da ciascun collaboratore. Il software facilita la consultazione e la stampa dei riepiloghi delle prestazioni. Attraverso un sistema di calcolo automatico, l'app determina il totale delle ore lavorate dai singoli agenti. I riepiloghi possono essere generati per qualsiasi arco temporale, anche su più anni solari, offrendo la massima flessibilità di analisi.

L'app Archivio Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende con cui si hanno rapporti professionali o commerciali. La creazione delle schede anagrafiche facilita la compilazione del registro delle chiamate grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questa app è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell'archivio dei clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita della persona, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del cliente, al suo numero di telefono preferenziale e al suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo delle note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti effettuati o tutti i servizi di cui ha usufruito. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Storico chiamate visualizza l'elenco di tutte le telefonate fatte dal cliente o al cliente attingendo i dati dalle schede archiviate nel registro delle chiamate.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'intero archivio anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

L'app Registro Chiamate è progettata per aiutare i call center delle aziende a schedare le telefonate effettuate o ricevute relative a ogni singolo cliente. Il software consente anche di visualizzare con un solo clic il riepilogo di tutte le chiamate archiviate nella data corrente.

Per schedare una nuova chiamata, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo e indicare la data e l'ora della telefonata (se diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la registrazione), il tipo di chiamata (in entrata o in uscita), l'oggetto della stessa, l'esito ottenuto alla fine della chiamata, il grado di soddisfazione riscontrato da parte del cliente, la durata della telefonata, il nome del cliente che ha chiamato o che è stato contattato, il suo codice fiscale, la zona di appartenenza, il recapito telefonico preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il nome dell'operatore o agente che effettua la registrazione. I campi a compilazione obbligatoria sono quelli riguardanti, la data, l'ora e l'oggetto della chiamata, il nome del cliente, il suo telefono preferenziale e il suo codice fiscale. Dopo aver inserito i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva per memorizzare la scheda in archivio.

I campi relativi al cliente possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona della freccia rossa posta a destra della casella di testo riservata al cognome e nome.

Il pulsante Duplica consente di registrare in archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta visualizzare la scheda della vecchia chiamata, fare clic su Duplica, apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva.

La scheda della chiamata può essere stampata su foglio A4 o visualizzata in anteprima servendosi degli appositi pulsanti.

Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di inviare al cliente un messaggio di posta elettronica.

La funzione Trova consente di rintracciare le chiamate in archivio utilizzando più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutte le telefonate effettuate da un determinato operatore in un certo mese dell'anno oppure delle chiamate con lo stesso oggetto o che hanno avuto lo stesso esito.

Il pulsante Chiamate di oggi permette di visualizzare il riepilogo di tutte le chiamate telefoniche registrate in data odierna, che all'occorrenza può essere esportato in Excel.

Il pulsante con l'icona di Excel consente, infine, di esportare in Excel l'intero registro delle chiamate.

L'app Agenti e Prestazioni è uno schedario in cui registrare i dati del personale che collabora con la propria ditta e ogni singola prestazione lavorativa svolta. In ciascuna scheda è possibile indicare il cognome e il nome dell'agente, il sesso, il luogo e la data di nascita, la cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, lo stato civile, il numero di partita IVA, il titolo di studio posseduto, le lingue conosciute, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e quello del cellulare, la qualifica, il reparto, i giorni e gli orari di disponibilità, le mansioni svolte, l'IBAN bancario, la data di assunzione, la retribuzione percepita e ogni ulteriore annotazione.

Ogni scheda può essere corredata della foto del collaboratore in formato Jpeg o Bitmap che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic sull'icona della lente di ingrandimento.

Questa app è quindi un archivio storico in cui bisogna conservare le informazioni anagrafiche e i recapiti degli agenti indicando al contempo le prestazioni svolte nell'arco dell'intera carriera lavorativa. E' possibile usufruire di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail all'agente e il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA e dell'IBAN.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare la foto dell'agente e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti il cognome e nome del collaboratore, il codice fiscale, il numero di cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ad agenti inseriti nello stesso reparto o che hanno la stessa qualifica. Per duplicare la scheda di un agente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per allegare una foto del collaboratore, si può acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi webcam, far posizionare il collaboratore di fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo il pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati anagrafici servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna memorizzare la scheda dell'agente premendo il pulsante Salva.

E' possibile visualizzare la foto a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica. Se si preferisce, anziché fotografare l'agente con una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica.

Il pulsante Slide Show mostra in sequenza, ad intervalli di sei secondi e a schermo intero, tutte le foto dei collaboratori in archivio. Una volta visualizzata l'ultima foto archiviata, la presentazione riprende dal principio. Per uscire dalla modalità Slide Show è sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della schermata.

Per trovare le schede degli agenti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i collaboratori appartenenti a un certo reparto, che possiedono un specifica qualifica o che hanno dato la disponibilità a essere chiamati in determinati giorni e orari.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun agente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di identità o del contratto di lavoro firmato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Dopo aver salvato la scheda anagrafica del collaboratore, è possibile registrare i lavori svolti per conto dell'azienda. A tal fine, bisogna premere il pulsante Prestazioni e, all'interno della finestra che appare, scegliere se inserire una nuova attività o modificare un'attività già archiviata. Di ogni attività bisogna indicare la data in cui è stata svolta, la tipologia di lavoro, il luogo in cui è stata effettuata la prestazione lavorativa, l'orario di lavoro e il numero totale di ore lavorate. Il pulsante Stampa riepilogo permette di stampare l'elenco di tutte le prestazioni svolte dal collaboratore selezionato.

La scheda anagrafica di ogni singolo agente può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.

L'app Riepilogo Ore di Lavoro consente di visualizzare e stampare riepiloghi delle prestazioni svolte dagli agenti della propria ditta calcolando in automatico il totale delle ore effettuate. Il riepilogo può riguardare un qualsiasi arco di tempo e comprendere uno o più anni solari. Per visualizzarlo è sufficiente usare come filtro di ricerca il codice fiscale dell'agente e indicare la data di inizio e di fine intervallo.

Il codice fiscale utilizzato come filtro di ricerca può essere digitato sul momento o importato dall'archivio anagrafico degli agenti. In quest'ultimo caso bisogna utilizzare il pulsante con la freccia verde presente a destra dello stesso campo. Questa app legge quindi i dati inseriti nel registro delle prestazioni associato alla scheda dell'agente e totalizza le ore lavorate riferite all'intervallo di tempo indicato.

Il riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di tutti i lavori archiviati nel registro delle prestazioni nel periodo specificato, riportando per ognuno di essi il tipo di attività, la data, il luogo e l'orario in cui tale attività è stata svolta e le ore di lavoro effettuate. In calce alla schermata compare il totale delle ore di lavoro relativamente all'arco di tempo selezionato.

Il riepilogo visualizzato può essere stampato su carta premendo l'apposito pulsante.

Gestione Clienti e Agenti può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Clienti e Agenti può essere usato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

Con Gestione Clienti e Agenti diventa semplice registrare tutto ciò che viene comunicato e concordato nelle conversazioni telefoniche con i clienti, nonché controllare le prestazioni lavorative dei propri collaboratori. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Gestione Clienti e Agenti bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' una qualsiasi versione di Microsoft Windows a 32 o 64 bit.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 16 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Clienti e Agenti e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Gestione Clienti e Agenti basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Gestione_Clienti_e_Agenti.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Clienti e Agenti non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Gestione Clienti e Agenti e' concesso in licenza al prezzo di euro 149,00 (centoquarantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Gestione Clienti e Agenti non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Ciascun archivio puo' contenere al massimo 5 (cinque) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutti i computer di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Clienti e Agenti potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Gestione Clienti e Agenti possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Clienti e Agenti potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
