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GESTIONE PRATICHE UFFICIO
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© Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Gestione Pratiche Ufficio
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A GESTIONE PRATICHE UFFICIO
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Gestione Pratiche Ufficio e' un software molto elastico di protocollazione
documentale che permette di gestire in modo semplice e intuitivo le pratiche
all'interno di aziende, studi professionali, uffici tecnici o legali e cosi'
via. L'obiettivo e' di agevolare e snellire la gestione delle pratiche di
ufficio fornendo un sistema di archiviazione elettronica basato sulla
creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la documentazione relativa
ad una determinata pratica. E' quindi uno strumento di elevata potenza
gestionale pensato per i professionisti di qualsiasi settore, come avvocati,
consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri,
periti e chiunque abbia bisogno di protocollare pratiche attraverso un
sistema che garantisca l'immediato accesso a tutte le informazioni archiviate,
nonche' gestire scadenze e appuntamenti con i propri Clienti.

Ciascuna pratica puo' essere agganciata ad un Cliente e ad un consulente o
curatore. Un potente sistema di ricerca consente di trovare informazioni in
modo semplice ed immediato nonche' di identificare le pratiche il cui stato
di lavorazione e' ancora incompleto.

Gestione Pratiche Ufficio consente allo studio di ridurre i tempi e dunque i
costi di gestione delle pratiche, di migliorare l’organizzazione del lavoro
e di determinare una maggiore tempestivita' di risposta rispetto alle
richieste dei Clienti. Il software gestisce in maniera completa ed in semplici
ambienti operativi tutti i processi collegati alle pratiche: archiviazione dei
dati anagrafici dei Clienti, creazione del fascicolo, registrazione della
documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni in archivio,
esportazione e stampa delle schede dei documenti o dei risultati di ricerca,
controllo costante dello scadenzario dei pagamenti e degli appuntamenti con i
propri Clienti.

L'operazione da effettuare per creare una nuova pratica e' molto semplice. In
primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di
partenza, l'utente avra' accesso ad un ambiente dedicato in cui dovra' indicare
l'oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di
protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima
da compilare quando la pratica sara' chiusa), lo stato di avanzamento della
pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una
descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l'elenco
dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o
curatore, i dati del Cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e
a quelli da effettuare nonche' qualsiasi altra annotazione.

Per inserire in archivio la scheda di una nuova pratica, l'utente deve premere
il pulsante Nuovo, compilare le caselle di testo relative alle informazioni sul
fascicolo e salvare i dati immessi. Per individuare la pratica archiviata senza
possibilita' di errore, e' buona norma descriverla in maniera precisa all'interno
del campo dell'oggetto indicando parole chiave che spieghino bene il suo
contenuto. I dati del Cliente possono essere importati dall'archivio anagrafico
utilizzando il pulsante posizionato a destra del campo del cognome e nome.

L'utente ha la possibilita' di allegare file esterni di qualsiasi genere alla
scheda di ciascuna pratica. Tali file potrebbero contenere la versione digitale
dei documenti principali che compongono il fascicolo. L'elenco dettagliato dei
documenti della pratica va inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite
il pulsante Elenco documenti associati a pratica. Tale elenco puo' essere
visualizzato in anteprima o stampato su carta in qualsiasi momento.

La funzione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla
pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti
riferiti alla stessa pratica. Una volta salvata la pratica ed aperta la cartella
associata tramite l'apposito pulsante, si puo' provvedere a posizionare i file
al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa
funzione e' quindi possibile collegare a ciascuna pratica tutti i documenti che
si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.

E' possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella
relativa casella. L'elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potra'
essere visualizzato e stampato con pochi clic.

Il programma dispone di una funzione di ricerca per trovare una o piu' pratiche
in archivio utilizzando come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di
protocollo, la data di apertura della pratica, lo stato di avanzamento, la
descrizione dei documenti principali, il nome del Cliente, il suo codice fiscale,
il nome del consulente o curatore, nonche' qualsiasi parola presente nel campo
delle note. E' possibile effettuare una ricerca utilizzando piu' filtri
contemporaneamente e cio' consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le
pratiche appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno specifico stato
di avanzamento.

Appositi pulsanti consentono di stampare la scheda informativa di una singola
pratica o di visualizzarne il contenuto in anteprima. Se si desidera stampare
l'intero elenco delle pratiche archiviate, si puo' utilizzare la finestra di
ricerca, che dispone di una funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in
Microsoft Excel. Come e' facile intuire, l'esportazione in Excel consente anche
di condividere i dati con chi non possiede Gestione Pratiche Ufficio.

L'app Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende
allo scopo di facilitare la compilazione delle schede delle pratiche grazie ad
una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di
lavoro e', in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui e' possibile controllare la validita' del numero di partita IVA,
del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonche'
inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell'archivio anagrafico e' possibile annotare cognome, nome, data e luogo di
nascita del Cliente, l'indirizzo di residenza, le modalita' di pagamento preferite,
i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il
recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale,
il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza
e l'IBAN bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi
di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le
qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, e' possibile prenderne
nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da
ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui
il problema e' stato risolto o quando ci sono novita' relative alla fornitura di un
prodotto o di un servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante
Da ricontattare.

Il pulsante Duplica e' utile se si ha bisogno di registrare due o piu' schede con
dati molto simili perche' riferite, ad esempio, ai familiari del Cliente che risiedono
allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare
quella gia' registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei Clienti in archivio e' possibile utilizzare uno o piu'
filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si puo' ottenere l'elenco di tutti
i Clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali e' stata registrata
una certa parola o espressione distintiva nel campo delle note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a
tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli
acquisti effettuati dal Cliente o tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di
ogni allegato puo' essere descritto nell'apposito campo di testo e il file puo' essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validita' del codice fiscale del
Cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA.
Se il numero di partita IVA e' esatto, il software indichera' quale Ufficio provinciale
lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" e' affiancato da un pulsante che permette di
lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta
elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo Cliente puo' essere visualizzata in anteprima, stampata su
carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei Clienti puo' essere esportato
in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi
clic del mouse.

L'app Scadenze e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere,
mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da effettuare di essere avvertiti
al sopraggiungere della data. L'utente puo' registrare un numero illimitato di scadenze
per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine
cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza e' possibile stabilire con
quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si puo'
provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una
scheda, e' necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni
prima si desidera essere avvisati, il nome del Cliente, l'oggetto della pratica a cui
la scadenza si riferisce e la causale della scadenza. I dati del Cliente, della pratica
e del consulente possono essere importati dall'archivio delle pratiche servendosi del
pulsante Importa dati.

Se si ha la necessita' di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno
nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si puo' sfruttare la funzione
Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognera' soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la
nuova scheda.

Come gia' accennato, per ogni scadenza o appuntamento e' possibile stabilire con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.  La presenza di appuntamenti imminenti
viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si
apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di
richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso,
ad esempio, con il Cliente o con l'Agenzia delle Entrate e' in attesa di conferma. Il
pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze in sospeso
mostrando, per ciascun impegno, la causale, la data e l'ora della scadenza o appuntamento,
il nome del Cliente, l'oggetto della pratica e l'eventuale importo da pagare.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento
mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e
salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i
pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda
della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del Cliente come filtro di ricerca,
fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista,
selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale.
A questo punto e' possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per
registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno.
Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e
all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati in archivio e puo' essere
utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai Clienti.

Nello scadenzario e' disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare
riepiloghi delle scadenze utilizzando piu' criteri di ricerca contemporaneamente. E'
possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad
un mese specifico, con riferimento ad un determinato Cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il software puo' essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessita' di
condividere gli archivi fra piu' postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza
autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprieta'.

Gestione Pratiche Ufficio funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la
cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno e' anche il metodo piu' veloce
per effettuare il backup dei dati archiviati.

Tutti gli archivi di Gestione Pratiche Ufficio possono essere esportati in un file di
Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.
Il foglio di Excel generato potra' essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).

L'accesso al software e' protetto da una password aggiornabile dall'utente che puo'
essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma,
bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Pratiche Ufficio e' quindi il software ideale per le aziende e gli studi
professionali che risolve egregiamente i problemi di gestione, controllo e
reperimento della documentazione di lavoro organizzandola in agevoli fascicoli
elettronici. L'utente restera' piacevolmente sorpreso nel constatare come il
programma richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Gestione Pratiche Ufficio bisogna disporre
di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM
(consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' Windows XP o superiore. Il programma e'
stato testato con successo sotto Windows 7, Windows 8, 8.1, 10 e 11.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario
per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi
applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 12 megabyte a cui si aggiungono
le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Pratiche Ufficio e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di
1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione
inferiore.

Per eseguire Gestione Pratiche Ufficio basta fare clic sull'icona che compare
dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra
delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma
e lanciare il file Pratiche.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Pratiche
Ufficio non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma.
Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul
disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione
automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Gestione Pratiche Ufficio e' concesso in licenza al prezzo di euro 149,00
(centoquarantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite
raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non
sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico
bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati
a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage
del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Gestione Pratiche Ufficio non smette di funzionare dopo un certo
numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. L'archivio anagrafico puo' contenere al massimo 3 (tre) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di
regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva
delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare
il software su tutte le macchine di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e'
Esposito Software (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere
lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Pratiche Ufficio potranno essere acquistate
dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di
questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti
o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Gestione Pratiche Ufficio possono chiedere supporto
tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00
al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso
e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione
del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in
formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Pratiche Ufficio potranno essere
acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita'
di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente
indirizzo:

   www.espositosoftware.it
