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GESTIONE UFFICIO PRO
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Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Gestione Ufficio Pro
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A GESTIONE UFFICIO PRO
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Gestione Ufficio Pro è un software progettato per gli studi tecnici o professionali di qualsiasi genere che consente di tenere sotto controllo la clientela e i servizi forniti, le pratiche dell'ufficio, la protocollazione della posta, la tenuta del registro delle chiamate telefoniche, l'archiviazione dei libri, la schedatura dei propri dipendenti e dei lavori da loro svolti, le scadenze e gli appuntamenti, il riepilogo degli incassi e ogni questione in sospeso con i clienti. Il programma si compone di diverse app utili ai professionisti che dispongono di una nutrita clientela alla quale forniscono servizi amministrativi, perizie tecniche, consulenza fiscale, finanziaria, legale o di altro tipo.

L'app Anagrafica Dipendenti è uno schedario in cui registrare il cognome e il nome di ogni dipendente, il sesso, il luogo e la data di nascita, la cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, lo stato civile, il numero di partita IVA, il titolo di studio posseduto, le lingue conosciute, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e quello del cellulare, la qualifica, il reparto, i giorni e gli orari di disponibilità, le mansioni svolte, l'IBAN bancario, la data di assunzione, la retribuzione percepita e ogni ulteriore annotazione. Ciascuna scheda può essere corredata della foto del dipendente in formato Jpeg o Bitmap che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic sull'icona della lente di ingrandimento.

Lo schedario dei dipendenti può quindi essere usato come un archivio storico in cui conservare dettagliate informazioni su tutto il personale che collabora o ha collaborato con la propria azienda, pronte per essere recuperate velocemente all'occorrenza. Questa app è dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente e il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA e dell'IBAN.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare la foto del dipendente e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti il cognome e nome del dipendente, il sesso, il numero di cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, a dipendenti che lavorano nello stesso reparto o che hanno la stessa qualifica. Per duplicare la scheda di un dipendente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per allegare una foto del dipendente, si può acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi webcam, far posizionare il dipendente di fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo il pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati anagrafici servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna memorizzare la scheda del dipendente premendo il pulsante Salva.

E' possibile visualizzare la foto a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica. Se si preferisce, anziché fotografare il dipendente con una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica.

Il pulsante Slide Show mostra in sequenza, ad intervalli di sei secondi e a schermo intero, tutte le foto dei dipendenti in archivio. Una volta visualizzata l'ultima foto archiviata, la presentazione riprende dal principio. Per uscire dalla modalità Slide Show è sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della schermata.

Per trovare le schede dei lavoratori in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i dipendenti che lavorano in un certo reparto, che possiedono un specifica qualifica o che hanno dato la disponibilità a essere chiamati in determinati giorni e orari.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun dipendente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di identità o del contratto di lavoro firmato con l'azienda. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Dopo aver salvato la scheda anagrafica del dipendente, è possibile registrare i lavori svolti per conto dell'azienda. A tal fine, bisogna premere il pulsante Lavori svolti e, all'interno della finestra che appare, scegliere se inserire una nuova attività o modificare un'attività già archiviata. Di ogni attività bisogna indicare la data in cui è stata svolta, la tipologia di lavoro, il luogo in cui è stata effettuata la prestazione lavorativa, l'orario di lavoro e il numero totale di ore lavorate. Il pulsante Stampa riepilogo permette di stampare l'elenco di tutte le attività svolte dal dipendente.

La scheda anagrafica di ogni singolo dipendente può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.

L'app Clienti e Servizi memorizza le informazioni anagrafiche relative ai clienti del proprio ufficio o studio professionale con la possibilità di registrare anche i servizi a loro forniti. I dati inseriti in questa app possono essere importati nel registro delle chiamate, nell'archivio delle pratiche e nell'agenda degli appuntamenti fissati con i clienti velocizzando così la compilazione delle schede. L'app Clienti e Servizi è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del codice fiscale, del numero di partita IVA, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato.

Nell'archivio dei clienti e dei servizi è possibile annotare cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i servizi e i prodotti di interesse acquistati dal proprio studio e la zona in cui abita. Il campo delle note può essere sfruttato per inserire informazioni di qualsiasi tipo riferite al cliente (ad esempio, eventuali richieste particolari riguardanti i servizi forniti).

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del cliente, al suo numero di telefono cellulare e al suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo delle note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento o del contratto di consulenza. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'app presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Servizi forniti dà accesso a una finestra nella quale è possibile annotare tutti i servizi forniti al cliente dal proprio studio. Per usufruire di tale funzione, bisogna innanzitutto memorizzare la scheda anagrafica del cliente o richiamarla dall'archivio se è già stata salvata, quindi premere il pulsante Servizi forniti e fare clic su Aggiungi voce per registrare un nuovo servizio.

Per modificare i dati di un servizio già registrato, bisogna premere il pulsante Modifica voce dopo aver selezionato con un clic la scheda di interesse dall'elenco. Un servizio va registrato indicando la data e l'ora in cui è stato fornito, il tipo di servizio erogato, il nome dell'agente che ha servito il cliente e l'importo pagato.

Il totale complessivo degli importi pagati dal cliente per i servizi ricevuti viene calcolato automaticamente e visualizzato in calce all'elenco che compare quando si apre la finestra per la gestione dei servizi. Il pulsante Stampa riepilogo consente di stampare il riepilogo di tutti i servizi forniti al cliente selezionato.

Il pulsante contraddistinto dall'icona di un telefono posizionato a destra del campo di testo riservato al numero di cellulare visualizza l'elenco di tutte le telefonate fatte dal cliente o al cliente attingendo i dati dalle schede archiviate nel registro delle chiamate.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'intero archivio anagrafico può essere esportato in un file di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

L'app Registro Chiamate è progettata per aiutare i call center delle aziende a schedare le telefonate effettuate o ricevute relative a ogni singolo cliente. Il software consente anche di visualizzare con un solo clic il riepilogo di tutte le chiamate archiviate nella data corrente.

Per schedare una nuova chiamata, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo e indicare la data e l'ora della telefonata (se diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la registrazione), il tipo di chiamata (in entrata o in uscita), l'oggetto della stessa, l'esito ottenuto alla fine della chiamata, il grado di soddisfazione riscontrato da parte del cliente, la durata della telefonata, il nome del cliente che ha chiamato o che è stato contattato, il suo codice fiscale, la zona di appartenenza, il recapito telefonico preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il nome dell'operatore o agente che effettua la registrazione. I campi a compilazione obbligatoria sono quelli riguardanti, la data, l'ora e l'oggetto della chiamata, il nome del cliente, il suo telefono cellulare e il suo codice fiscale. Dopo aver inserito i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva per memorizzare la scheda in archivio.

I campi relativi al cliente possono essere compilati velocemente importando i dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona della freccia rossa posta a destra della casella di testo riservata al cognome e nome.

Il pulsante Duplica consente di registrare in archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta visualizzare la scheda della vecchia chiamata, fare clic su Duplica, apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva.

La scheda della chiamata può essere stampata su foglio A4 o visualizzata in anteprima servendosi degli appositi pulsanti.

Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di inviare al cliente un messaggio di posta elettronica.

La funzione Trova consente di rintracciare le chiamate in archivio utilizzando più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutte le telefonate effettuate da un determinato operatore in un certo mese dell'anno oppure delle chiamate con lo stesso oggetto o che hanno avuto lo stesso esito.

Il pulsante Chiamate di oggi permette di visualizzare il riepilogo di tutte le chiamate telefoniche registrate in data odierna, che all'occorrenza può essere esportato in Excel.

Il pulsante con l'icona di Excel consente, infine, di esportare in Excel l'intero registro delle chiamate.

L'app Archivio Pratiche è studiata per gestire i fascicoli relativi ai servizi prestati a favore dei propri clienti. L'operazione da effettuare per creare una nuova pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di partenza, l'utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà indicare l'oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima da compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o curatore, i dati del cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.

Per inserire in archivio la scheda di nuova pratica, l'utente deve premere il pulsante Nuovo, compilare le caselle di testo relative alle informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi. Per individuare la pratica archiviata senza possibilità di errore, è buona norma descriverla in maniera precisa all'interno del campo riservato all'oggetto usando parole chiave che spieghino bene il suo contenuto. I dati del cliente possono essere importati dall'archivio anagrafico utilizzando il pulsante posizionato a destra del campo del cognome e nome.

L'utente ha la possibilità di allegare file esterni di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica. Tali file potrebbero contenere la versione digitale dei documenti principali che compongono il fascicolo. L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite il pulsante Elenco documenti associati a pratica. Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o stampato su carta in qualsiasi momento.

La sezione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta salvata la pratica ed aperta la cartella associata tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascuna pratica tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.

E' possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potrà essere visualizzato e stampato servendosi del pulsante contraddistinto dall'icona di un triangolo con punto esclamativo.

Il programma dispone di una funzione di ricerca per trovare una o più pratiche in archivio utilizzando come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura della pratica, lo stato di avanzamento, la descrizione dei documenti principali, il nome del cliente, il suo codice fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché qualsiasi parola presente nel campo delle note. E' possibile effettuare una ricerca utilizzando più filtri contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno specifico stato di avanzamento.

Appositi pulsanti consentono di stampare la scheda informativa di una singola pratica o di visualizzarne il contenuto in anteprima. Se si desidera stampare l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in Excel consente anche di condividere i dati con chi non possiede l'app.

L'app Schedario Libri mette a disposizione un ambiente di lavoro con una serie di campi di testo in cui bisogna inserire le informazioni riguardanti ciascun volume presente nella libreria del proprio ufficio.

Le singole schede dell'archivio dei libri possono essere visualizzate a schermo o stampate su carta. I dati da indicare riguardano il titolo del libro, il nome dell'autore, la nazione, l'anno di pubblicazione, la casa editrice, la città di pubblicazione, il codice di classificazione in base al sistema decimale Dewey (importabile da un apposito elenco), il genere letterario, il codice ISBN assegnato al volume, la lingua e il titolo originale dell'opera, il traduttore, l'eventuale collana di cui l'opera fa parte, il nome del curatore, la posizione del libro sullo scaffale, il codice presente sull'etichetta di catalogazione del libro, il numero di volumi di cui l'opera si compone, il formato del libro, il numero complessivo di pagine, il prezzo, un giudizio critico sull'opera e ogni ulteriore annotazione.

In ogni scheda è possibile importare una foto della copertina del libro in formato Jpeg o Bitmap. L'utente può quindi salvare le foto sul disco fisso del computer e poi importarle all'interno dell'archivio dei libri con l'apposito pulsante. La foto viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine della copertina a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Ciascuna foto può essere salvata su disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando gli appositi pulsanti.

Per compilare la scheda di un nuovo libro, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo, caricare la foto della copertina e premere Salva. Se si desidera creare una nuova scheda conservando il contenuto di tutti i campi di testo di una scheda già archiviata, bisogna premere il pulsante Duplica, apportare le eventuali modifiche o integrazioni desiderate, caricare la nuova foto della copertina e fare clic su Salva. Tale funzione può tornare utile quando si devono registrare i diversi volumi che compongono una stessa opera.

La funzione Allega file consente di associare a ciascuna scheda dell'archivio dei libri tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale dello stesso libro in versione PDF o una foto dell'autore.

Il pulsante Trova consente di effettuare una ricerca fra le schede dell'archivio dei libri e di richiamare quella di proprio interesse con un doppio clic. E' possibile effettuare ricerche in archivio anche utilizzando più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i libri di un autore che appartengono a un determinato genere letterario oppure di quelli pubblicati da una certa casa editrice.

Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le foto delle copertine dei libri presenti nello schedario. Una volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la presentazione riprende dal principio. Per uscire dalla modalità Slide Show è sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della schermata.

In ogni momento è possibile visualizzare l'anteprima di stampa della scheda del libro facendo clic sul pulsante Anteprima. Se si desidera stampare la stessa scheda direttamente su carta basta premere il pulsante Stampa.

L'app Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi alla propria ditta. La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.

Una volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei dati, si può iniziare a protocollare una nuova scheda premendo il pulsante Nuovo. Così facendo, il software assegna al documento il numero di protocollo e la data di registrazione, che ovviamente coincide con quella odierna. La numerazione del protocollo è progressiva e tiene conto di quanti documenti sono già presenti in archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno solare. Se si desidera far partire la numerazione automatica da un numero superiore a 1, si deve utilizzare la funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera N che permette di indicare il numero iniziale. Inoltre, spuntando un'apposita casella, si può fare in modo che il numero progressivo del protocollo sia seguito dall'indicazione dell'anno solare.

Dopo aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare clic sul pulsante Salva per archiviare la scheda. La scheda di un documento può essere aggiornata tutte le volte che si desidera. Per aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente richiamarla con la funzione Trova oppure utilizzando le frecce di scorrimento dei record, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l'ufficio e l'operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti. I dati dell'ufficio e dell'operatore responsabile della protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi) sono salvati in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali campi può all'occorrenza essere modificato manualmente tutte le volte che si desidera.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l'utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché di esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell'archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo è possibile ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti protocollati da un certo operatore e appartenenti ad una specifica categoria.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

L'app Agenda Appuntamenti è studiata per gestire gli appuntamenti fissati con i clienti del proprio ufficio o studio e per essere avvisati al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi particolari indicando la data e l'ora, quanti giorni prima si vuole ricevere il promemoria, i servizi richiesti dal cliente, il nome dell'agente che servirà il cliente e ogni ulteriore dettaglio. E' inoltre possibile indicare il nome e i recapiti telefonici del cliente, le modalità di pagamento preferite ed eventuali annotazioni personalizzate.

La schermata di avvio dell'agenda degli appuntamenti permette di essere informati sugli appuntamenti imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. La registrazione o la modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dello schedario degli appuntamenti accessibile tramite il pulsante Inserisci appuntamenti.

All'apertura dell'agenda degli appuntamenti appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti, questi compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative agli impegni registrati nello schedario degli appuntamenti.

Si capisce, quindi, che l'agenda degli appuntamenti è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti al giorno o al mese selezionato.

Si osservi che la lista degli appuntamenti imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.

Gli appuntamenti imminenti sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati. Se non ci sono appuntamenti imminenti, la schermata dell'agenda mostrerà un elenco vuoto.

Se si desidera inviare al cliente un promemoria dell'appuntamento fissato con il proprio ufficio o studio professionale, bisogna selezionare la sua scheda all'interno dell'elenco degli appuntamenti imminenti e poi fare clic sull'icona di WhatsApp. Dopo aver verificato che il cliente selezionato è quello giusto nella finestra che appare, basta premere il pulsante Invia messaggio per notificare il cliente tramite il portale di WhatsApp che si apre in automatico.

L'app Schedario Appuntamenti va utilizzata per registrare o modificare gli appuntamenti fissati con i propri clienti. Dopo aver registrato gli appuntamenti, basterà aprire l'agenda per visualizzare, al sopraggiungere della data, un elenco di tutti gli impegni imminenti. Gli appuntamenti inseriti potranno essere esportati in Excel e visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora.

Una volta entrati nella schermata per la registrazione degli appuntamenti, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del cliente, il suo numero di cellulare e i servizi richiesti. I dati del cliente possono essere importati dall'archivio anagrafico servendosi del pulsante posizionato a destra del campo riservato al cognome e nome.

L'utente può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora dell'appuntamento, il nome dell'agente che servirà il cliente, i servizi da fornire e i relativi dettagli, l'importo dovuto per i servizi richiesti, i dati del cliente comprensivi di recapiti telefonici e indirizzo e-mail, le modalità di pagamento e ogni ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si deve indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto indicare giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Dopo aver salvato un appuntamento in archivio, premendo il pulsante di WhatsApp presente a destra del campo riservato al numero di cellulare, è possibile inviare al cliente un messaggio di notifica per dargli conferma che l'appuntamento con il proprio studio è stato registrato correttamente e per ricordargli il giorno e l'ora dell'impegno.

Nel software è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti riferiti a un determinato cliente, a un certo servizio richiesto, ai servizi effettuati dallo stesso agente e così via. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.

Come già accennato, per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'apertura dell'agenda.

E' necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, l'appuntamento in questione non apparirà più nell'elenco degli appuntamenti imminenti.

Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti.

Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'impegno nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche.

La scheda del singolo appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un foglio di lavoro di Excel.

L'app Riepiloghi Incassi attinge i dati dall'agenda degli appuntamenti e consente di ottenere l'elenco degli importi percepiti con riferimento a un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare selezionato utilizzando come filtri di ricerca il nome di un cliente e/o i servizi a lui forniti.

Per ottenere il riepilogo degli incassi registrati in un arco di tempo è quindi sufficiente compilare i campi relativi al nome del cliente e ai servizi forniti ed indicare la data di inizio e di fine intervallo, dopodiché bisogna premere il pulsante Visualizza riepilogo.

Il riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di tutti gli appuntamenti con riferimento al periodo specificato, riportando per ogni impegno la descrizione dei servizi forniti, la data e l'ora dell'appuntamento, il nome del cliente, il suo numero di cellulare e l'importo in euro versato dal cliente. In calce al riepilogo è anche presente il totale degli importi.

Per ottenere il riepilogo degli impegni riferiti a tutti i clienti e a qualsiasi servizio relativamente all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo degli incassi visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sull'apposito pulsante.

Gestione Ufficio Pro può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente tutte le volte che desidera che deve essere costituita da almeno otto caratteri. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Ufficio Pro è quindi la soluzione ideale per tutti i professionisti che hanno bisogno di tenere sempre a portata di mano lo storico dei servizi forniti, i lavori svolti da ogni singolo dipendente, la contabilità degli incassi percepiti, la posta e i documenti protocollati, le pratiche dei clienti, lo schedario dei libri presenti nello studio, il registro delle telefonate, le scadenze e gli appuntamenti. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Gestione Ufficio Pro bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' Microsoft Windows (qualsiasi versione a 32 o 64 bit).

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 20 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Ufficio Pro e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Gestione Ufficio Pro basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Gestione_Ufficio_Pro.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Ufficio Pro non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Gestione Ufficio Pro e' concesso in licenza al prezzo di euro 249,00 (duecentoquarantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Gestione Ufficio Pro non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Ciascun archivio puo' contenere al massimo 5 (cinque) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutti i computer di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Ufficio Pro potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Gestione Ufficio Pro possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Ufficio Pro potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
