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GESTIONE VIGILANZA PRIVATA
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© Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Gestione Vigilanza Privata
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A GESTIONE VIGILANZA PRIVATA
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Gestione Vigilanza Privata è un software gestionale studiato per gli Istituti di Vigilanza che desiderano amministrare in modo efficiente ogni aspetto operativo, contrattuale e organizzativo della propria attività. Il programma permette di compilare e stampare i contratti di servizi di vigilanza privata, coordinare le emergenze con i propri operatori di pronto intervento, archiviare l'anagrafica dei clienti e dei dipendenti e, infine, utilizzare l'agenda degli appuntamenti per pianificare le attività.

Uno dei punti di forza del software è il modello di contratto di servizi di vigilanza privata, progettato per contenere in un'unica pagina A4 tutte le informazioni personalizzabili necessarie per la stipula del servizio.

All'interno del modulo è possibile registrare i dati dell'Istituto di Vigilanza e del cliente, le informazioni sul sito vigilato, le attività comprese nel contratto e quelle escluse, l'organizzazione e le tempistiche del servizio di vigilanza e altri aspetti contrattuali.

Il contratto prevede che la prima pagina contenga i dati variabili e personalizzati, mentre il retro del foglio ospiti le clausole generali, identiche per tutti i clienti. Il software gestisce automaticamente questa struttura, garantendo un formato professionale e uniforme.

Ogni contratto di servizi di vigilanza privata deve essere accompagnato da una liberatoria per il trattamento dei dati personali e sensibili, da sottoporre alla firma del cliente. L'app mette a disposizione un modulo privacy già pronto e conforme con compilazione guidata.

L'app Archivio Dipendenti è uno schedario in cui registrare i dati anagrafici del personale di cui l'Istituto di Vigilanza si serve per fornire i propri servizi. Di ogni dipendente è possibile indicare il nome, il sesso, il luogo e la data di nascita, la cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice fiscale, lo stato civile, il numero di partita IVA, il titolo di studio posseduto, le lingue conosciute, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e quello del cellulare, la qualifica, il reparto, i giorni e gli orari di disponibilità, l'equipaggiamento in dotazione, l'IBAN bancario, la data di assunzione, la retribuzione percepita e ogni ulteriore annotazione.

Ciascuna scheda può essere corredata della foto del dipendente in formato Jpeg o Bitmap che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic sull'icona della lente di ingrandimento.

Lo schedario dei dipendenti può quindi essere usato come un archivio storico in cui conservare dettagliate informazioni su tutto il personale che collabora o ha collaborato con il proprio Istituto di Vigilanza, pronte per essere recuperate velocemente all'occorrenza. Questa app è dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente e il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA e dell'IBAN. Una sua importante funzione è quella di registrare i dati dei dipendenti per poi importarli nelle schede di segnalazione nell'app preposta al coordinamento delle emergenze.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare la foto del dipendente e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti il cognome e nome del dipendente, il sesso, il numero di cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, a dipendenti che lavorano nello stesso reparto o che hanno la stessa qualifica. Per duplicare la scheda di un dipendente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per allegare una foto del dipendente, si può acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi webcam, far posizionare il dipendente di fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo il pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati anagrafici servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna memorizzare la scheda del dipendente premendo il pulsante Salva.

E' possibile visualizzare la foto a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica. Se si preferisce, anziché fotografare il dipendente con una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica.

Il pulsante Slide Show mostra in sequenza, ad intervalli di sei secondi e a schermo intero, tutte le foto dei dipendenti in archivio. Una volta visualizzata l'ultima foto archiviata, la presentazione riprende dal principio. Per uscire dalla modalità Slide Show è sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della schermata.

Per trovare le schede dei dipendenti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i dipendenti che lavorano in un certo reparto, che possiedono un specifica qualifica o che hanno dato la disponibilità a essere impiegati in servizio in determinati giorni e orari.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun dipendente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di identità o del contratto di lavoro firmato con l'Istituto di Vigilanza. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

La scheda anagrafica di ogni singolo dipendente può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.

L'app Clienti e Servizi memorizza le informazioni anagrafiche relative ai clienti del proprio Istituto di Vigilanza con la possibilità di registrare anche i singoli servizi a loro forniti. I dati inseriti in questa app possono essere importati nei contratti di servizi di vigilanza privata e nell'agenda degli appuntamenti fissati con i clienti velocizzando così la compilazione delle schede. L'app Clienti e Servizi è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del codice fiscale, del numero di partita IVA, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato e stampare la liberatoria per il trattamento dei dati personali da far firmare al cliente congiuntamente al contratto di servizi di vigilanza.

Nell'archivio dei clienti e dei servizi è possibile annotare cognome e nome (o Ragione sociale), sesso, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, il nome del proprio Rappresentante legale e la zona in cui abita. Il campo delle note può essere sfruttato per inserire informazioni di qualsiasi tipo riferite al cliente (ad esempio, eventuali richieste particolari riguardanti i servizi di vigilanza).

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del cliente, al suo numero di telefono cellulare e al suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una certa zona, di quelli che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo delle note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento o del contratto di servizio di vigilanza. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'app presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Servizi forniti dà accesso a una finestra nella quale è possibile annotare tutti i servizi forniti al cliente dal proprio Istituto di Vigilanza. Per usufruire di tale funzione, bisogna innanzitutto memorizzare la scheda anagrafica del cliente o richiamarla dall'archivio se è già stata salvata, quindi premere il pulsante Servizi forniti e fare clic su Aggiungi voce per registrare un nuovo servizio.

Per modificare i dati di un servizio già registrato, bisogna premere il pulsante Modifica voce dopo aver selezionato con un clic la scheda di interesse dall'elenco. Un servizio va registrato indicando la data e l'ora in cui è stato fornito, il tipo di servizio erogato, il nome dell'agente che ha servito il cliente e l'importo pagato.

Il totale complessivo degli importi pagati dal cliente per i servizi ricevuti viene calcolato automaticamente e visualizzato in calce all'elenco che compare quando si apre la finestra per la gestione dei servizi. Il pulsante Stampa riepilogo consente di stampare il riepilogo di tutti i servizi forniti al cliente selezionato.

Il pulsante contraddistinto dalla lettera "P" posizionato a destra del campo di testo riservato alle note visualizza la finestra per stampare la liberatoria per il trattamento dei dati personali, che deve essere firmata dal cliente per accettazione nel momento in cui egli sottoscrive un contratto di servizi di vigilanza. I campi di testo della liberatoria si compilano in automatico attingendo i dati dalla scheda del cliente selezionato.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'intero archivio anagrafico può essere esportato in un file di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

L'app Stesura Contratti mette a disposizione un modello di contratto di servizi di vigilanza privata che consente di registrare le informazioni anagrafiche e fiscali del proprio Istituto di Vigilanza e del cliente, i dati del sito presso cui sarà effettuato il servizio, le attività previste e comprese nella quota del contratto di vigilanza (ad esempio, vigilanza fissa, vigilanza ispettiva con rondaggio, televigilanza ecc.) e quelle escluse (ad esempio, ispezioni all'interno dei locali, interventi al di fuori degli orari contrattuali ecc.), gli orari e la durata media degli interventi, la frequenza dei servizi, le responsabilità contrattuali dell'Istituto di Vigilanza e quelle del cliente, gli estremi della polizza assicurativa, la cadenza con cui sarà prodotta la reportistica di servizio, la durata del contratto, le condizioni che consentono alle parti di recedere dal contratto, l'importo del canone concordato, il foro competente in caso di controversie, la periodicità e le modalità di pagamento.

I dati personalizzabili del contratto di servizi di vigilanza privata occupano una sola pagina di un foglio in formato A4. A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole contrattuali generali, che sono le stesse per tutti i clienti. Si ricorda, inoltre, che il contratto di servizi di vigilanza privata deve essere accompagnato dalla liberatoria per il consenso al trattamento dei dati personali e sensibili da far firmare al cliente. Il modulo per la privacy può essere compilato e stampato nell'ambiente riservato all'archiviazione dei dati dei clienti e dei servizi forniti.

I dati e il logo dell'Istituto di Vigilanza vanno inseriti una sola volta e sono memorizzati in automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione dei contratti di servizi di vigilanza privata. Per inserire il proprio logo bisogna fare clic sul pulsante con la scritta omonima e premere Sfoglia per caricare un'immagine in formato Jpeg o Bitmap.

Per inserire un contratto in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare un contratto esistente, bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento delle schede o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

La numerazione consecutiva dei contratti di servizi di vigilanza privata è gestita direttamente dal software. Infatti, nel momento in cui si preme il pulsante Nuovo, l'applicazione attribuisce al contratto il numero successivo al totale dei contratti già archiviati. Per far partire la numerazione automatica dei contratti da un numero superiore, basta premere il pulsante con la scritta "N." e indicare il numero iniziale.

Per velocizzare la compilazione dei campi del contratto di servizi di vigilanza privata è possibile importare i dati del cliente dall'archivio anagrafico utilizzando il pulsante contraddistinto dall'icona di una freccia obliqua. L'utente del software può quindi scegliere se digitare sul momento le informazioni relative al cliente o se importarle dall'archivio anagrafico.

Il pulsante Duplica risulta utile quando bisogna rinnovare un contratto stipulato con un medesimo cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti quei dati che restano invariati. Per duplicare la scheda di un contratto di servizi di vigilanza privata, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, aggiornare i dati esistenti e premere Salva.

Per trovare le schede dei contratti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i contratti sottoscritti da un certo cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ai servizi di vigilanza forniti per una specifica tipologia di sito. La funzione Allega file è usata per abbinare alla scheda di ciascun contratto di servizi di vigilanza privata fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del contratto cartaceo firmato dal cliente.

Ciascun contratto di servizi di vigilanza privata può essere stampato direttamente sulle due pagine di un foglio A4 o visualizzato in anteprima. L'intero archivio dei contratti può essere esportato in un file di Microsoft Excel. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'app Agenda Appuntamenti è studiata per gestire gli appuntamenti fissati con i clienti del proprio Istituto di Vigilanza e per essere avvisati al sopraggiungere della data. Gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi particolari indicando la data e l'ora, quanti giorni prima si vuole ricevere il promemoria, i servizi richiesti dal cliente, il nome dell'operatore responsabile dell'esecuzione dei medesimi servizi e ogni ulteriore dettaglio. E' inoltre possibile indicare il nome e i recapiti telefonici del cliente, le modalità di pagamento prescelte ed eventuali annotazioni personalizzate.

La schermata di avvio dell'agenda degli appuntamenti permette di essere informati sugli appuntamenti imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno. La registrazione o la modifica dei dati visualizzati in questo ambiente deve essere effettuata all'interno dello schedario degli appuntamenti accessibile tramite il pulsante Inserisci appuntamenti.

All'apertura dell'agenda degli appuntamenti appare immediatamente una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti, questi compaiono all'interno di un elenco che può essere stampato su carta o esportato in un file di Excel. Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta in Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni relative agli impegni registrati nello schedario degli appuntamenti.

Si capisce, quindi, che l'agenda degli appuntamenti è un ambiente di sola lettura utile a verificare se ci sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre presente un calendario che consente di selezionare un giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti che servono a visualizzare gli appuntamenti riferiti al giorno o al mese selezionato.

Si osservi che la lista degli appuntamenti imminenti tiene conto del numero di giorni di preavviso indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare anche appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.

Gli appuntamenti imminenti sono ordinati in base alla data e all'ora e la loro disposizione cronologica avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha archiviati. Se non ci sono appuntamenti imminenti, la schermata dell'agenda mostrerà un elenco vuoto.

Se si desidera inviare al cliente un promemoria dell'appuntamento fissato con il proprio Istituto di Vigilanza, bisogna selezionare la sua scheda all'interno dell'elenco degli appuntamenti imminenti e poi fare clic sull'icona di WhatsApp. Dopo aver verificato che il cliente selezionato è quello giusto nella finestra che appare, basta premere il pulsante Invia messaggio per notificare il cliente tramite il portale di WhatsApp Web che si apre in automatico.

L'app Schedario Appuntamenti va utilizzata per registrare o modificare gli appuntamenti fissati dall'Istituto di Vigilanza con i propri clienti. Dopo aver registrato gli appuntamenti, basterà aprire l'agenda per visualizzare, al sopraggiungere della data, un elenco di tutti gli impegni imminenti. Gli appuntamenti inseriti potranno essere esportati in Excel e visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora.

Una volta entrati nella schermata per la registrazione degli appuntamenti, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del cliente, il suo numero di cellulare e i servizi richiesti. I dati del cliente possono essere importati dall'archivio anagrafico servendosi del pulsante posizionato a destra del campo riservato al cognome e nome.

L'utente può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora dell'appuntamento, il nome dell'operatore dell'Istituto di Vigilanza che servirà il cliente, i servizi da fornire e i relativi dettagli, l'importo dovuto per i servizi richiesti, i dati del cliente comprensivi di recapiti telefonici e indirizzo e-mail, le modalità di pagamento e ogni ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si deve indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto indicare giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Dopo aver salvato un appuntamento in archivio, premendo il pulsante di WhatsApp presente a destra del campo riservato al numero di cellulare, è possibile inviare al cliente un messaggio di notifica per dargli conferma che l'appuntamento con il proprio Istituto di Vigilanza è stato registrato correttamente e per ricordargli il giorno e l'ora dell'impegno.

Nel software è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti riferiti a un determinato cliente, a un certo servizio richiesto, ai servizi effettuati dallo stesso operatore dell'Istituto di Vigilanza e così via. L'elenco dei risultati di ricerca può essere stampato.

Come già accennato, per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente all'apertura dell'agenda.

E' necessario aggiornare lo schedario degli appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo, l'appuntamento in questione non apparirà più nell'elenco degli appuntamenti imminenti.

Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di tutti gli impegni già assolti presenti in archivio, mentre il pulsante Da assolvere riepiloga quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e non assolti.

Giova ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua scheda, spuntare la casella Impegno assolto e, infine, fare clic sul pulsante Salva per confermare l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha provveduto ad aggiornare le relative schede. Per rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'impegno nella lista, selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto, come già spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno assolto e premere Salva per registrare le modifiche.

La scheda del singolo appuntamento può essere visualizzata in anteprima o stampata direttamente su carta. Il pulsante Esporta archivio consente di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in un foglio di lavoro di Excel.

L'app Coordinamento Emergenze consente ai centralinisti del proprio Istituto di Vigilanza di prendere nota delle segnalazioni che giungono dai clienti o da altre persone che necessitano di soccorso e di contattare con un messaggio di WhatsApp gli operatori di pronto intervento che dovranno recarsi sul luogo dell'emergenza.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, a interventi a favore dello stesso cliente. Per duplicare la scheda di un intervento, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, effettuare le modifiche desiderate ai dati e premere Salva.

Nella scheda della richiesta di pronto intervento si può annotare la data è l'ora in cui è giunta la segnalazione, il nome del centralinista dell'Istituto di Vigilanza che ha risposto alla chiamata, il nome e il numero di cellulare del cliente che ha segnalato l'emergenza, una descrizione del problema rilevato (ad esempio, se si tratta di una tentata rapina, intrusione, grave guasto ecc.), il luogo dell'emergenza, i dati e la targa del veicolo che sarà utilizzato per prestare soccorso, il nome dell'operatore designato a intervenire, il suo numero di cellulare e qualsiasi altra annotazione.

I dati dell'operatore di pronto intervento (nome e numero di cellulare) possono essere importati dall'archivio dei dipendenti dell'Istituto di Vigilanza utilizzando il pulsante con la freccia verde posizionato a destra del campo riservato al medesimo operatore.

Il nome del centralinista che prende le chiamate (che normalmente è sempre lo stesso) resta memorizzato nel relativo campo di testo, per cui non sarà necessario reinserirlo quando si dovrà registrare una nuova richiesta di pronto intervento. All'occorrenza, è comunque possibile cambiare tale nome manualmente.

Dopo aver compilato i campi di testo e salvato la scheda, è possibile inviare un messaggio di WhatsApp all'operatore di pronto intervento servendosi del pulsante Invia messaggio.

Il pulsante contraddistinto dall'icona di un triangolo giallo serve a visualizzare il riepilogo degli interventi attualmente in corso, vale a dire l'elenco di tutte le schede nelle quali non è stato apposto il segno di spunta sulla casella Intervento terminato.

Dopo aver fornito il soccorso richiesto, occorre riaprire la scheda dell'intervento, spuntare la casella Intervento terminato e salvare le modifiche. In questo modo la scheda in questione non apparirà più nell'elenco degli interventi ancora in corso.

Per trovare le schede degli interventi in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutte le segnalazioni giunte in una certa data o registrate dallo stesso centralinista, oppure di tutti gli interventi affidati allo stesso operatore dell'Istituto di Vigilanza.

La funzione Allega file consente di abbinare a ogni pronto intervento fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, documenti riguardanti il cliente che ha richiesto il soccorso. Il contenuto di ciascun allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

La scheda del singolo pronto intervento può essere stampata su carta, mentre l'intero archivio degli interventi è esportabile in un file di Excel.

Il software può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Gestione Vigilanza Privata può essere usato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Vigilanza Privata è quindi la soluzione ideale per ridurre il tempo necessario a creare i contratti di servizi di vigilanza, per coordinare le emergenze e per gestire i dipendenti, i clienti e l'agenda degli appuntamenti. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Gestione Vigilanza Privata bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' una qualsiasi versione di Microsoft Windows a 32 o 64 bit.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 20 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Gestione Vigilanza Privata e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Gestione Vigilanza Privata basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Gestione_Vigilanza_Privata.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Gestione Vigilanza Privata non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Gestione Vigilanza Privata e' concesso in licenza al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Gestione Vigilanza Privata non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Ciascun archivio puo' contenere al massimo 5 (cinque) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutti i computer di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Vigilanza Privata potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Gestione Vigilanza Privata possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Gestione Vigilanza Privata potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
