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NOLEGGIO AUTO E FURGONI
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© Copyright Esposito Software
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e-mail:
  info@espositosoftware.it
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Sito Web:
  www.espositosoftware.it
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SOMMARIO:
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1. Uno sguardo a Noleggio Auto e Furgoni
2. Requisiti minimi hardware e software
3. Termini e condizioni di utilizzo del software
4. Supporto tecnico
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1. UNO SGUARDO A NOLEGGIO AUTO E FURGONI
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Noleggio Auto e Furgoni è un software semplice e intuitivo, pensato per le aziende che operano nel settore dell'autonoleggio senza conducente (n.s.c.). Supporta l'operatore in tutte le fasi del processo di noleggio, permettendo di emettere in pochi secondi contratti di locazione e verbali di riconsegna dei veicoli noleggiati. Grazie a una funzione di importazione dei dati, i documenti vengono compilati rapidamente richiamando le informazioni dagli archivi anagrafici e dai listini dei tariffari già presenti nel sistema.

Oltre alla gestione di clienti e veicoli, l'applicativo offre una visione chiara e immediata delle prenotazioni tramite un calendario annuale, aggiornabile in modo rapido. Consente inoltre di creare preventivi per i potenziali clienti dell'autonoleggio e di monitorare gli incassi in base a intervalli di tempo personalizzabili. In aggiunta, il parco veicoli è integrato con un modulo dedicato al controllo delle scadenze, che permette di tenere sotto controllo bollo, assicurazione, manutenzione e revisione di ogni mezzo dell'autonoleggio.

Il contratto di noleggio senza conducente rappresenta il vero punto di forza del programma. Può essere stampato su un unico foglio A4 fronte-retro, offrendo una soluzione pratica, ordinata e professionale. La sua grande flessibilità consente all'utente di personalizzare liberamente i criteri per il calcolo dei giorni e delle ore di noleggio, così come le modalità di gestione delle eventuali eccedenze, adattandolo perfettamente alle proprie esigenze operative.

Il documento è strutturato in modo chiaro ed efficace: sul fronte sono riportati tutti i dati variabili relativi al cliente, al veicolo noleggiato e ai dettagli del servizio (date di inizio e fine, sedi di ritiro e riconsegna, costi, ecc.), mentre sul retro trovano spazio le condizioni contrattuali, garantendo completezza e trasparenza in un formato compatto.

I verbali di riconsegna costituiscono il documento ufficiale da sottoporre alla firma del cliente al momento della restituzione di auto, furgoni o SUV. Includono uno schema grafico stilizzato del veicolo: tramite appositi pulsanti è possibile selezionare il modello corrispondente (Berlina, Monovolume, Furgone o SUV) e, una volta stampato, segnare manualmente i punti esatti in cui sono stati rilevati eventuali danni.

L'app Archivio Clienti è utile per velocizzare la compilazione dei vari documenti messi a disposizione dal software (ad esempio, la scheda di prenotazione di un veicolo da noleggiare o il contratto di noleggio di un'auto, SUV o furgone) grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. Questa applicazione può inoltre essere sfruttata per annotare i dati anagrafici del personale che lavora nella propria ditta di autonoleggio.

Nell'archivio anagrafico è possibile registrare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, la denominazione della ditta, l'indirizzo di residenza, il Codice Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai fini della fatturazione elettronica, i recapiti telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.

La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare le informazioni relative alla patente di guida e al conducente supplementare, informazioni utili per la compilazione dei contratti di autonoleggio. Il campo "Note" può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Se esistono questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui un certo problema è stato risolto o quando un veicolo è stato riconsegnato ed è quindi disponibile per il noleggio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede anagrafiche con dati molto simili perché, ad esempio, riferite a familiari di un cliente già in archivio. Per duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato un certo conducente supplementare, oppure di quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate questioni in sospeso con l'autonoleggio.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale della patente o del documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail" è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo cliente può essere stampata su carta o salvata in un file PDF, mentre l'intero archivio dei contatti può essere esportato in un file di Excel.

L'app Parco Veicoli permette di creare una dettagliata scheda descrittiva di ogni mezzo del parco auto dalla propria azienda di autonoleggio completa di foto in cui registrare il tipo di veicolo, gli accessori di cui il mezzo è dotato, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, l'anno di immatricolazione, il colore, il tipo di pneumatici montati, lo stato del veicolo, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, i chilometri percorsi e la data in cui è stata effettuata la lettura, il numero di posti, la portata massima e la classe di compatibilità ambientale.

E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione, il telefono dell'assicuratore e l'importo dell'ultima polizza pagata. Per ogni mezzo si può anche prendere nota delle centraline installate, del proprietario e del meccanico assegnato con relativi recapiti telefonici. Ogni ulteriore informazione riferita al veicolo può essere inserita nel campo delle note.

Per registrare una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi riguardanti il tipo di veicolo, la marca, il modello e il numero di targa sono a compilazione obbligatoria.

Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

Il pulsante Carica foto permette di inserire l'immagine del veicolo in formato Jpeg o Bitmap nella scheda tecnica descrittiva. Tale immagine viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare la foto a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. L'immagine del mezzo visibile nella scheda può essere salvata su disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando gli appositi pulsanti.

Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le foto dei veicoli presenti nel parco automezzi. Una volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la presentazione riprende dal principio. Per uscire dalla modalità Slide Show è sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della schermata.

Il pulsante Duplica è utile se si deve registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti elementi in comune con quella di un veicolo già in archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la vecchia scheda, premere Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.

Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo, come il libretto di circolazione o la polizza RC Auto.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un certo proprietario o assegnati allo stesso meccanico, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'utente addetto all'archiviazione delle schede dei veicoli ha la possibilità di aggiornare la data di scadenza della revisione, del tagliando, dell'assicurazione e del bollo. Così facendo sarà possibile monitorare ogni singola scadenza imminente utilizzando l'apposita app presente nel software.

I dati dei veicoli possono essere importati nei contratti di noleggio velocizzandone la compilazione. La scheda tecnica descrittiva completa di foto di ciascun mezzo può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta, mentre l'intero archivio del parco veicoli può essere esportato in un file di Excel.

L'app Scadenze Imminenti consente di monitorare, per ciascun mezzo, le scadenze relative alla revisione, al tagliando, al rinnovo dell'assicurazione e al pagamento del bollo sulla base dei dati inseriti nell'archivio del parco veicoli.

Per visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti è sufficiente premere uno dei quattro pulsanti arancioni presenti nella schermata di selezione. Il riepilogo che appare visualizza, a seconda del pulsante premuto, le revisioni, i tagliandi, le assicurazioni o i bolli già scaduti o in scadenza nei prossimi 7 giorni. Tale riepilogo può essere stampato su carta.

Dopo aver ottemperato a una scadenza, bisogna ricordarsi di aggiornare la scheda del mezzo nel parco veicoli inserendo la prossima data di scadenza sovrascrivendo quella passata.

L'app Listino Tariffe permette la creazione di listini differenziati in cui registrare i dati relativi ai servizi offerti dalla propria ditta di autonoleggio. Tali dati potranno essere richiamati con pochi clic quando si andrà a compilare un contratto di noleggio veicolo senza conducente o un preventivo velocizzandone la stesura.

E' possibile indicare la tipologia di tariffa (oraria, giornaliera, weekend, settimanale o chilometrica), la descrizione del servizio, il codice della tariffa, l'importo unitario, i dati relativi al mezzo noleggiato e alle modalità di pagamento accettate, le assicurazioni fornite, i documenti richiesti al cliente, le modalità di ritiro e di riconsegna del veicolo noleggiato, il tipo di patente che abilita alla guida del mezzo, il criterio utilizzato per il conteggio delle ore di noleggio e per il calcolo delle eccedenze, e così via.

Per inserire in archivio la scheda di una tariffa, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede relative allo stesso servizio perché, ad esempio, il prezzo cambia a seconda della stagione dell'anno e si vuole creare una scheda per ciascun periodo. In questo modo, si potrà richiamare in maniera opportuna la scheda relativa ad una determinata tariffa in fase di compilazione dei contratti di noleggio. Per duplicare la scheda di una tariffa, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Un'avanzata funzione di ricerca consente di creare riepiloghi delle tariffe utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle tariffe chilometriche o giornaliere, di quelle relative ad una determinata tipologia o classe di veicolo, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le tariffe in archivio in un foglio di lavoro di Excel.

La funzione Listino Tariffe Noleggio presente nel tariffario consente di visualizzare tutti i listini della propria ditta di autonoleggio o soltanto quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine è sufficiente servirsi del pulsante contraddistinto dalla lettera "L" nell'ambiente di lavoro del tariffario, indicare il nome di un listino nell'apposito campo che compare nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza. Per ottenere l'elenco di tutti i listini, bisogna premere il pulsante Visualizza senza immettere nessun dato.

La finestra dei listini mostra in apertura l'elenco dettagliato delle tariffe applicate dalla propria azienda di autonoleggio, indicando per ciascuno di esse la descrizione in listino, la tipologia di tariffa, il tipo di veicolo, la classe di appartenenza, il numero di posti e il prezzo indicato nel listino. In calce alla schermata è riportato il numero totale delle tariffe elencate nel listino.

Il campo "Listino di appartenenza" presente nella schermata del tariffario è molto importante ai fini della creazione dei listini parziali, dal momento che serve ad associare la tariffa ad un determinato listino. Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale campo all'interno della scheda di ciascuna tariffa che si vuole faccia parte di un determinato listino parziale.

Il pulsante Stampa listino tariffe permette di ottenere su carta l'elenco delle tariffe visualizzate in quel momento con l'indicazione in calce del totale delle voci in elenco.

L'app Planner Noleggi mette a disposizione un planning annuale, ossia un calendario nel quale annotare, per ciascun veicolo, le prenotazioni dei noleggi di ogni giorno dell'anno. La prima operazione da eseguire per creare il planning delle prenotazioni consiste nell'indicare un anno solare, selezionare dall'elenco il veicolo da noleggiare al cliente e premere il pulsante Apri. I mezzi che appaiono nell'elenco di selezione sono quelli presenti nel parco veicoli precedentemente compilato. Ognuno di essi è indicato nell'elenco dalla tipologia (autovettura, furgone, camper ecc.), marca e modello, numero di targa, posti e alimentazione.

Visualizzato il planner annuale, per registrare la prenotazione del noleggio di un veicolo in un certo giorno dell'anno, basta fare clic sul numero del giorno corrispondente nel calendario e digitare il nome del cliente per cui si effettua la prenotazione, eventualmente seguito da un suo recapito telefonico. Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul giorno di interesse, cancellare il contenuto del campo di testo e premere Applica e chiudi. Il salvataggio delle prenotazioni registrate nel planning avviene automaticamente quando si esce dalla schermata di lavoro.

Il pulsante Intervallo consente di registrare velocemente una prenotazione che copre un arco di tempo di più giorni. A tal fine, basta selezionare la data di inizio e di fine intervallo, indicare il nome del cliente e premere Applica e chiudi.

E' possibile registrare prenotazioni non solo per l'anno corrente ma anche per gli anni futuri indicando l'anno di interesse nell'apposita casella presente nella schermata di accesso al planner annuale. I giorni dell'anno che appaiono in rosso indicano che il veicolo è prenotato, quelli che appaiono in viola indicano che è disponibile.

E' quindi chiaro che il planner annuale va aperto nel momento in cui il cliente chiama per noleggiare un veicolo. L'addetto alle prenotazioni potrà sapere a colpo d'occhio se il veicolo da noleggiare è disponibile nei giorni che interessano al cliente semplicemente visualizzando il planning annuale del veicolo e controllando che quegli stessi giorni non appaiano in rosso nel calendario. Se il veicolo è già stato prenotato da un altro cliente, si può tornare all'elenco di selezione dei veicoli e visualizzare il planning annuale di un altro mezzo. Una volta appurato che esiste un veicolo disponibile per il cliente, si può procedere a registrare la prenotazione nel planner annuale.

Il pulsante Riepilogo permette di ottenere l'elenco di tutte le prenotazioni del veicolo registrate nel planner annuale in ordine cronologico, mostrando i giorni prenotati seguiti dai nomi dei clienti. Tale riepilogo può essere stampato all'occorrenza.

Il planning annuale relativo a ciascun mezzo può essere visualizzato in anteprima o stampato su carta per avere a disposizione il prospetto delle prenotazioni.

L'app Emissione Preventivi è studiata per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi da rilasciare ai clienti interessati al noleggio dei veicoli. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare le voci dal listino delle tariffe. Anche i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio anagrafico. Le informazioni riguardanti la propria ditta sono salvate in automatico alla chiusura della schermata del preventivo. La prima operazione da effettuare per emettere un documento consiste nell'indicare l'anno solare di interesse e premere il pulsante Apri per entrare nella schermata della compilazione del preventivo.

L'app risulta quindi utile per accontentare il cliente che vuole sapere i costi prima di noleggiare un mezzo. I preventivi hanno una loro numerazione progressiva, che è gestita direttamente dal software. Un'apposita casella consente di prendere nota dei preventivi in sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti articoli il cui prezzo potrebbe subire delle variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto dall'icona della mano con una moneta, si ottiene l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in archivio. Nel preventivo è inoltre possibile indicare le caratteristiche del veicolo che il cliente intende noleggiare.

Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi che interessano e premere Salva. Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quanti preventivi sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica dei documenti da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante dedicato. Per modificare un preventivo in archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.

E' possibile caricare un logo di propria scelta da far apparire nei preventivi. Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Se l'articolo o servizio indicato nel documento è esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni voce riportata nel documento.

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi dei preventivi utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi in un preciso giorno dell'anno, intestati a un determinato cliente o a più clienti che vivono in una stessa città, eccetera.

Il pulsante con l'icona di Excel consente di esportare nel software della Microsoft i dati essenziali di tutti i preventivi presenti nell'archivio annuale.

L'app Prenotazioni Veicoli mette a disposizione un ambiente per la registrazione delle prenotazioni effettuate dai clienti che interagisce con quello dell'emissione dei contratti di noleggio velocizzandone la compilazione grazie ad una funzione di importazione dati. In ogni scheda di prenotazione è possibile indicare i dati anagrafici del cliente (che possono essere importati dall'apposita rubrica), un suo recapito preferenziale e un numero di cellulare, l'indirizzo di posta elettronica, i dati del mezzo noleggiato importabili dal database del parco veicoli, la data e l'ora di inizio e di fine noleggio, nonché la sede di partenza e quella di rientro.

Per inserire la scheda di una prenotazione in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Con pochi clic, è possibile ottenere il riepilogo giornaliero, mensile o annuale delle prenotazioni registrate. A tal fine, è sufficiente premere i pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M e A. L'applicazione Planner Noleggi consente, invece, di visualizzare per ciascun veicolo il calendario delle prenotazioni dei noleggi effettuate in ogni anno solare al fine di controllare a vista d'occhio in quali giorni il veicolo è disponibile. Pertanto è buona norma compilare il planner annuale prima di registrare una prenotazione.

Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutte le prenotazioni riferite a un certo cliente o ad uno specifico veicolo del proprio parco auto.

Una volta inserita una scheda di prenotazione in archivio, è possibile inviare un messaggio di WhatsApp al cliente a conferma dell'avvenuta registrazione della sua prenotazione. A tal fine è sufficiente fare clic sull'icona di WhatsApp presente a destra del campo di testo riservato al numero di cellulare del cliente.

La scheda di prenotazione del noleggio può essere stampata in tempo reale e consegnata al cliente, che firmerà anche per l'autorizzazione al trattamento dei dati personali. Il software è anche in grado di esportare l'intero archivio delle prenotazioni in un file di Excel.

L'app Contratti N.S.C. consente di redigere contratti di noleggio veicoli senza conducente inserendo i dati sul momento oppure importando le informazioni da una prenotazione registrata. E' anche possibile attingere i dati dall'archivio anagrafico dei clienti, da quello del parco veicoli e dal tariffario dei noleggi. Il software calcolerà automaticamente il totale dei giorni della locazione dell'auto, furgone, SUV o altro tipo di veicolo in base alla data di inizio e di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per la stampa o per l'esportazione in Microsoft Word, in Libre Office o in qualsiasi altro editor di testi.

Noleggio Auto e Furgoni mette a disposizione due versioni del contratto: una versione sintetica di due pagine in formato A4 e una versione estesa costituita da più pagine che possono essere, all'occorrenza, modificate con il proprio editor di testi prima della stampa. Questa app è integrata con quella che consente l'emissione del verbale di riconsegna del veicolo da stampare e far firmare al cliente quando restituisce il mezzo al termine del noleggio. Il verbale di riconsegna del veicolo, infatti, attinge i dati dai contratti n.s.c. registrati in archivio e permette di integrarli annotando eventuali danni e anomalie visibili all'esterno e all'interno del mezzo affinché la ditta locatrice possa provvedere all'addebito delle spese al cliente qualora tali danni siano a lui imputabili.

Per inserire un contratto in archivio, bisogna selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare un contratto esistente, bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

In ciascun contratto n.s.c. è possibile inserire le informazioni anagrafiche del cliente e di un conducente supplementare, i dati del veicolo noleggiato, il livello di carburante e il chilometraggio presenti alla consegna del mezzo, le tariffe applicate, i criteri adottati per il conteggio degli importi dovuti e per il calcolo delle eccedenze, le polizze assicurative e le franchigie incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di competenza in caso di controversia, il nome del titolare del trattamento dei dati personali nonché altre informazioni previste dalle normative contrattuali.

Se il cliente firma il contratto in qualità di Legale Rappresentante di una ditta, lo si può indicare nella casella delle note inserendo una dicitura del tipo "Il Cliente agisce in qualità di Legale Rappresentante della ditta XYZ, Partita IVA: ###".

Le informazioni relative ai dati della ditta di autonoleggio, al luogo di stipula del contratto, alle sedi di ritiro e riconsegna del veicolo, al foro competente, al responsabile della privacy, nonché alle polizze assicurative e alle franchigie vengono salvate automaticamente alla chiusura della schermata di lavoro. In questo modo, quando si procede alla redazione di un nuovo contratto di noleggio, non è necessario reinserirle manualmente. Resta comunque possibile modificare in qualsiasi momento il contenuto di questi campi, qualora si renda necessario aggiornare o correggere le informazioni.

I campi dedicati all'indicazione di eventuali danni riscontrati sul veicolo al momento del rientro e al chilometraggio registrato alla restituzione del mezzo normalmente sono aggiornati durante la compilazione del verbale di riconsegna. Sebbene tali informazioni dovrebbero essere inserite nell'app per la redazione dei verbali di riconsegna dei veicoli, il software le rende comunque visibili anche nella sezione dedicata alla compilazione del contratto n.s.c., così da offrire una visione completa e immediata di tutti i dati relativi al noleggio.

Spuntando un'apposita casella in fase di registrazione del contratto, sarà possibile ottenere il riepilogo dei contratti di autonoleggio non ancora saldati. Per visualizzare tale riepilogo, basta premere il pulsante contrassegnato dall'icona della mano che regge una moneta.

Se a bordo del veicolo oggetto del noleggio è installato un dispositivo di geolocalizzazione, è necessario far firmare al cliente l'Informativa per il trattamento dei dati personali con notificazione riguardante l'utilizzo di sistemi di geolocalizzazione (GPS). Per stampare l'informativa, dopo aver salvato in archivio il contratto di autonoleggio, bisogna premere il pulsante contraddistinto dalla lettera "P" presente a destra del campo dedicato al titolare della privacy, accertarsi che tutti i campi siano compilati e premere Stampa.

Per trovare uno o più contratti di noleggio in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco dei contratti relativi ad un cliente specifico, oppure di quelli riguardanti un determinato veicolo o stipulati in una certa data.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun contratto n.s.c. fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento del cliente. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Un apposito pulsante consente di visualizzare ed eventualmente modificare il logo della propria ditta che apparirà nelle versione sintetica del contratto di autonoleggio.

L'intero archivio annuale dei contratti n.s.c. può essere esportato in un file di Excel.

L'app Verbali di Riconsegna Veicoli è lo strumento professionale progettato per la gestione della fase finale del noleggio. Consente di redigere, visualizzare e stampare il documento ufficiale da sottoporre alla firma del cliente al momento della restituzione di auto, furgoni o SUV.

L'app opera in sinergia con l'archivio dei contratti di noleggio senza conducente (N.S.C.), permettendo di richiamare i dati esistenti e integrarli con le informazioni rilevate al rientro del mezzo: la lettura del contachilometri per l'inserimento dei chilometri percorsi e la verifica dello stato del veicolo per la segnalazione di eventuali danni causati dal cliente.

L'utente può individuare il contratto di riferimento in modo rapido attraverso i comandi Apri contratto o Trova contratto, oppure navigando nell'archivio tramite le frecce di scorrimento. Una volta selezionato il documento, è sufficiente aggiornare i campi necessari e salvare le modifiche.

Per una segnalazione visiva precisa, il verbale include uno schema grafico stilizzato. Tramite appositi pulsanti, è possibile scegliere il profilo del veicolo corrispondente al mezzo noleggiato tra Berlina, Monovolume, Furgone e SUV. Su tale schema, una volta stampato, potranno essere indicati manualmente i punti esatti in cui sono stati riscontrati i danni.

Il verbale di riconsegna del veicolo riepiloga automaticamente le informazioni essenziali del contratto originale: riferimenti al numero di contratto e data di emissione, dati della ditta di autonoleggio, del cliente e dell'eventuale conducente supplementare, dati identificativi del mezzo locato, data, ora e sede di inizio e fine noleggio, con calcolo dei giorni totali.

Se il veicolo rientra in condizioni ottimali, l'operatore dovrà inserire nel campo riservato ai difetti la dicitura "STATO DEL VEICOLO CONFORME ALLA CONSEGNA".

Il verbale richiama le principali responsabilità contrattuali già sottoscritte dal cliente. In particolare si ricorda che il cliente è responsabile per i danni causati al veicolo per uso improprio o derivanti da usura sproporzionata in relazione ai chilometri percorsi.

E' inoltre indicato l'obbligo di riconsegna con lo stesso livello di carburante iniziale. In caso di mancanze, il costo del rifornimento verrà addebitato al cliente.

In calce al verbale, si fa presente che il locatore si riserva fino a 15 giorni lavorativi dalla riconsegna del veicolo per addebitare eventuali danni non rilevati immediatamente.

Il processo si conclude con la generazione dell'anteprima di stampa. Una volta verificata la correttezza dei dati, il verbale può essere stampato e firmato sia dal locatore che dal cliente.

L'app Riepilogo Incassi consente di ottenere un estratto conto degli importi incassati in un qualsiasi intervallo di tempo in base ai contratti di noleggio presenti in archivio. Questa applicazione permette alla propria azienda di autonoleggio di monitorare con precisione le prestazioni economiche dell'intero parco veicoli. In pochi istanti si può verificare quanto ha fruttato, nel corso dell'anno, il noleggio di ciascun mezzo, ottenendo così una panoramica chiara dei modelli più richiesti e di quelli meno redditizi. Allo stesso modo, l'app consente di analizzare l'attività dei singoli clienti: è possibile sapere quante volte ognuno di loro ha noleggiato un veicolo e qual è stato il totale della spesa sostenuta, facilitando valutazioni commerciali, programmi fedeltà e strategie di marketing mirate.

Per ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in un certo arco temporale è sufficiente entrare nell'apposito ambiente di lavoro facendo clic sul pulsante Riepilogo Incassi nella schermata di avvio del programma, indicare il codice fiscale del cliente e/o il numero di targa del veicolo noleggiato unitamente alla data di inizio e di fine intervallo e, infine, premere il pulsante Visualizza riepilogo. Se non si ricorda il codice fiscale o il numero di targa, è possibile effettuare una ricerca negli archivi dei clienti e dei veicoli tramite i pulsanti contraddistinti dall'icona di una freccia rossa.

L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di tutti i contratti di noleggio stipulati nell'intervallo specificato, riportando per ognuno di essi il numero progressivo, la data di emissione, il nome del cliente, il suo codice fiscale, la targa del veicolo noleggiato, la data di inizio e di fine noleggio e l'importo pagato dal cliente. In calce al riepilogo appare il totale complessivo delle entrate realizzate nell'intervallo di tempo selezionato.

Per ottenere il riepilogo degli importi pagati da tutti i clienti nel lasso di tempo specificato, basta lasciare in bianco i filtri di ricerca relativi al codice fiscale e al numero di targa. Il riepilogo degli incassi visualizzato può essere stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.

Noleggio Auto e Furgoni è fortemente integrato con Excel, dal momento che le app consentono di esportare i dati nel formato del software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio PC sia installata una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Noleggio Auto e Furgoni può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Noleggio Auto e Furgoni è quindi lo strumento ideale per le ditte di autonoleggio senza conducente che vogliono avvalersi del proprio computer per gestire facilmente le prenotazioni dei mezzi effettuate dai propri clienti unitamente alla stesura dei contratti di locazione e dei verbali di riconsegna dei veicoli. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

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2. REQUISITI MINIMI HARDWARE E SOFTWARE
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Per garantire il funzionamento di Noleggio Auto e Furgoni bisogna disporre di un PC dotato almeno di un processore Pentium 133 e di 64 megabyte di RAM (consigliati 256).

Il sistema operativo richiesto e' una qualsiasi versione di Microsoft Windows a 32 o 64 bit.

Dal momento che il software interagisce con Microsoft Excel, e' necessario per un completo utilizzo che sul proprio computer sia presente una qualsiasi applicazione per la gestione dei file in formato XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Lo spazio occupato sul disco fisso e' di circa 37 megabyte a cui si aggiungono le dimensioni degli archivi creati dall'utente.

Noleggio Auto e Furgoni e' stato ottimizzato per un'area dello schermo di 1024 per 768 pixel o superiore e non puo' essere utilizzato con una risoluzione inferiore.

Per eseguire Noleggio Auto e Furgoni basta fare clic sull'icona che compare dopo l'installazione sia sul desktop sia nella cartella Programmi della barra delle applicazioni di Windows, oppure posizionarsi nella directory del programma e lanciare il file Noleggio_Auto_e_Furgoni.exe.

Importante: la semplice cancellazione della cartella contenente Noleggio Auto e Furgoni non provvede ad eliminare tutti i file installati assieme al programma. Per disinstallare il software con la certezza di non lasciare file inutili sul proprio disco fisso, e' necessario servirsi dell'apposita utility di disinstallazione automatica presente nella cartella del programma.

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3. TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
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Noleggio Auto e Furgoni e' concesso in licenza al prezzo di euro 279,00 (duecentosettantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Le spese di spedizione non sono dovute se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Per acquistare il software e' sufficiente effettuare il versamento tramite bonifico bancario e spedire una copia della ricevuta di pagamento unitamente ai propri dati a questo indirizzo e-mail:

   info@espositosoftware.it

In alternativa, spedire la documentazione cartacea al seguente indirizzo:

   Pasquale Esposito
   Via Ruggero Grieco, 48
   06135 Ponte San Giovanni (PG)

Le coordinate bancarie da utilizzarsi per il versamento sono indicate sulla homepage del sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it

La versione demo di Noleggio Auto e Furgoni non smette di funzionare dopo un certo numero di giorni, ma presenta i seguenti limiti:

  1. Ciascun archivio puo' contenere al massimo 5 (cinque) schede.

  2. In alcune schermate del programma una scritta ricorda
     all'utente di stare utilizzando una versione non registrata
     del software.

  3. Un pulsante permette di aggirare la password di accesso al
     programma.

Gli utenti registrati riceveranno, ove richiesto, il CD-ROM originale provvisto di regolare contrassegno SIAE contenente la versione completa del programma, priva delle suddette limitazioni, assieme alla licenza d'uso e alla fattura.

L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare ed utilizzare il software su tutti i computer di sua proprieta'.

L'autore di questo prodotto software e titolare esclusivo di tutti i diritti e' Esposito Software di Maria Grazia Caputo (partita IVA 03190700546), che e' l'unico autorizzato a concedere lo stesso prodotto in licenza.

Eventuali versioni aggiornate di Noleggio Auto e Furgoni potranno essere acquistate dagli utenti registrati con uno sconto del 50% sul prezzo al pubblico.

Si ricorda che i titolari di partita IVA potranno dedurre fiscalmente il costo di questo software dal reddito di impresa e da quello derivante dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli articoli 50-52 del Testo Unico I.R.

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4. SUPPORTO TECNICO
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Gli utenti registrati di Noleggio Auto e Furgoni possono chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei giorni feriali dalle ore 09:00 alle ore 20:00 al seguente numero di rete fissa (distretto di Perugia):

   07.55.99.66.55

E' possibile contattare l'autore anche al seguente numero di cellulare:

   393.61.62.629

Per facilitare l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il computer acceso e a portata di mano.

In alternativa alla telefonata, e' possibile mandare una e-mail scrivendo a

   info@espositosoftware.it

Se si utilizza la posta elettronica, si prega di essere precisi nella descrizione del problema e di non inviare file allegati che non siano immagini o documenti in formato PDF.

Eventuali versioni aggiornate di Noleggio Auto e Furgoni potranno essere acquistate a meta' prezzo dagli utenti registrati. Per verificare la disponibilita' di aggiornamenti, e' sufficiente visitare il sito Internet dell'autore al seguente indirizzo:

   www.espositosoftware.it
