Registro
Manutenzione Veicoli 3.0 è un software
studiato per archiviare i dati relativi ad ogni mezzo
del proprio parco auto e tenere sotto controllo tutti
i costi riguardanti gli interventi di manutenzione o
riparazione degli automezzi nonché il pagamento
delle tasse automobilistiche. Il programma riesce a
venire incontro alle esigenze sia delle aziende con
autoparco, sia delle autofficine, degli autonoleggi,
degli autosaloni e delle concessionarie d'auto nuove
e usate che vogliono crearsi uno storico dei costi
sostenuti per ciascun veicolo annotando la tipologia
di manutenzione o riparazione, il giorno in cui è
stata effettuata e l'importo pagato.
L'app Parco
Automezzi permette di creare una
dettagliata scheda descrittiva di ogni mezzo della
propria flotta corredata di foto in cui registrare il
tipo di veicolo, la destinazione e l'uso, la marca e
il modello, il numero di targa e di telaio, l'anno di
immatricolazione, il colore, il tipo di pneumatici
montati, lo stato del veicolo, il tipo di
alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL,
ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la
cilindrata, i chilometri percorsi e la data in cui è
stata effettuata la lettura, il numero di posti, la
portata massima e la classe di compatibilità
ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione, il telefono
dell'assicuratore e l'importo dell'ultima polizza
pagata. Ad ogni mezzo si può associare il relativo
proprietario, l'autista e il meccanico di fiducia con
relativi recapiti telefonici. Ogni ulteriore
informazione riferita al veicolo può essere inserita
nel campo delle note.
Per
registrare una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi riguardanti il tipo di veicolo, la marca, il
modello e il numero di targa sono a compilazione
obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente,
bisogna richiamarla nella finestra di lavoro,
apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Carica foto permette di inserire
l'immagine del veicolo in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda tecnica descrittiva. Tale immagine viene
ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. L'immagine del
mezzo visibile nella scheda può essere salvata su
disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando
gli appositi pulsanti.
Il
pulsante Slide Show mostra in sequenza ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le
foto dei veicoli presenti nel parco automezzi. Una
volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti
elementi in comune con quella di un veicolo già in
archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la
vecchia scheda, premere Duplica, apportare
le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, le copie acquisite allo
scanner dei documenti dell'automezzo, come il
libretto di circolazione, la ricevuta di pagamento
del bollo o il contratto di assicurazione.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe aggiornare regolarmente la data di scadenza
della revisione, del tagliando, dell'assicurazione e
del bollo. Così facendo, sarà possibile tenere
sotto controllo i pagamenti da effettuare sfruttando
l'app per il monitoraggio delle scadenze imminenti.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario o assegnati allo stesso autista,
oppure di quelli di una certa marca o modello. I
risultati di ciascuna ricerca possono essere
stampati.
La
scheda tecnica descrittiva completa di foto di
ciascun veicolo può essere visualizzata in anteprima
o stampata su carta, mentre l'intero archivio del
parco automezzi può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'app Scadenze Imminenti
consente di monitorare, per ciascun veicolo, le
scadenze relative alla revisione, al tagliando, al
rinnovo dell'assicurazione e al pagamento del bollo
sulla base dei dati inseriti nell'archivio del parco
automezzi.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti è
sufficiente premere uno dei quattro pulsanti
arancioni presenti nella schermata di selezione. Il
riepilogo che appare visualizza, a seconda del
pulsante premuto, le revisioni, i tagliandi, le
assicurazioni o i bolli già scaduti o in scadenza
nei prossimi 7 giorni. Tale riepilogo può essere
stampato su carta.
Dopo
aver ottemperato a una scadenza, bisogna ricordarsi
di aggiornare la scheda del veicolo nel parco
automezzi inserendo la prossima data di scadenza
sovrascrivendo quella passata.
L'app Costi
sostenuti è un registro delle spese
giornaliere relative a ciascun automezzo che consente
di ottenere un estratto conto degli esborsi in base
alla causale e all'intervallo di tempo specificato.
L'utente dovrà quindi tenere aggiornato il registro
dei costi compilando una scheda ogni volta che
effettua una spesa riguardante, ad esempio, un
rifornimento di carburante, una riparazione o un
intervento di manutenzione ordinaria o straordinaria,
l'acquisto di accessori per la propria auto, il
pagamento di tasse automobilistiche e così via.
Per
inserire un nuovo costo in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data del
saldo, alla causale del pagamento, alla marca e
modello di veicolo e al numero di targa sono a
compilazione obbligatoria. Ciascuna scheda è
associabile ad un conducente, ad un pagatore e ad un
beneficiario, dei quali si può specificare il
recapito telefonico.
Di ogni costo si può indicare la causale, i dettagli
della spesa, le modalità di pagamento e gli estremi
dello scontrino, ricevuta o fattura. La casella Saldato
deve essere spuntata quando il pagamento è stato
eseguito. Premendo il pulsante Da saldare si
otterrà il riepilogo di tutti i pagamenti in
sospeso.
Per
richiamare una scheda è possibile utilizzare le
frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare
il record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio. Con il
pulsante Importa dati si possono richiamare
le informazioni relative al veicolo dall'archivio del
parco automezzi.
Il software consente di effettuare ricerche avanzate
in archivio funzionanti anche con chiave parziale e
con più filtri. E' possibile, in questo modo,
ottenere il riepilogo di tutti i pagamenti effettuati
a favore di un determinato beneficiario, oppure di
quelli a cui sono state associate particolari note e
così via.
Per
ottenere il riepilogo dei costi sostenuti in un certo
intervallo di tempo è sufficiente fare clic sul
pulsante Apri nel riquadro Visualizza
riepilogo, selezionare una causale, il numero di
targa dell'automezzo di interesse ed indicare la data
di inizio e quella di fine intervallo. L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutte le
spese effettuate nel periodo specificato, riportando
la marca e il modello dell'automezzo, la data del
saldo, la causale del pagamento, il nome del
beneficiario e l'importo pagato.
Per ottenere il riepilogo dei costi relativi a tutti
i veicoli del parco auto e a tutte le causali di
pagamento, basta lasciare in bianco i relativi campi
di ricerca.
L'app Statistiche
costi mensili consente di visualizzare
e stampare grafici statistici dei costi sostenuti in
ciascun mese dell'anno per i veicoli della flotta
automezzi. L'utente può scegliere se visualizzare i
dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico
a barre tridimensionali. Il grafico mostra le spese
relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i
totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse.
A
questo punto, facendo clic sul pulsante Apri,
si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare
il grafico statistico dei costi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più i costi
sono maggiori.
L'utente
ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente agli importi relativi ai costi
mensili.
Il
software funziona anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare l'app su
tutte le macchine di sua proprietà.
Registro Manutenzione Veicoli 3.0
può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di
tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Registro
Manutenzione Veicoli 3.0 è quindi
l'app ideale per le ditte che vogliono creare uno
schedario dei veicoli della flotta aziendale o di
quelli appartenenti ai propri clienti ed avere
l'elenco degli interventi di manutenzione ordinaria o
straordinaria eseguiti su ogni mezzo nonché tenere
sotto controllo le scadenze imminenti e i costi
sostenuti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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