Registro
Presenze Mensili è un software rivolto
ad aziende o associazioni di qualsiasi genere che
necessitano di registrare le presenze mensili e
giornaliere del personale descrivendo su un
calendario le attività svolte da ogni lavoratore o
socio in ciascun giorno dell'anno. Il programma è
costituito da due app interagenti fra loro: un
archivio anagrafico, per tenere traccia dei dati
personali e dei recapiti dei lavoratori o soci, e un
registro delle presenze, in cui annotare
quotidianamente l'attività svolta da ognuno.
L'app Archivio
anagrafico interagisce con il registro
delle presenze ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN. E'
inoltre possibile annotare le mansioni principali
svolte.
Nell'archivio anagrafico vanno registrati cognome,
nome, data e luogo di nascita, la denominazione della
ditta per cui si lavora, l'indirizzo di residenza, il
Codice Destinatario attribuito dal Sistema di
Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai fini della
fatturazione elettronica, i recapiti telefonici di
casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e
quello della PEC, il telefono preferenziale, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero
di carta di credito con relativa data di scadenza e
l'IBAN bancario. La scheda anagrafica consente,
inoltre, di annotare gli estremi di un documento di
riconoscimento nonché di memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative alla
persona.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi riguardanti il cognome
e nome, il codice fiscale e il recapito telefonico
preferenziale sono a compilazione obbligatoria. Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con la
persona, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutte le persone con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamate,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di una persona già in archivio. Per
duplicare la scheda, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per
trovare le schede anagrafiche in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le persone che svolgono specifiche
mansioni, oppure di quelle che risiedono nello stesso
Comune o che hanno determinate questioni in sospeso.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascuna persona fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale, del numero di carta di credito,
dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il
numero di partita IVA è esatto, il software
indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singola persona può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio anagrafico può essere
esportato in un file di Microsoft Excel. Il
foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'app Registrazione
presenze mette a disposizione per
ciascun lavoratore o socio un calendario annuale nel
quale annotare le sue presenze al lavoro e le
attività svolte in ogni giorno dell'anno. La prima
operazione da eseguire per gestire il registro delle
presenze consiste nel selezionare dall'elenco l'anno
solare di interesse e il nome del lavoratore o socio,
dopodiché bisogna premere il pulsante Apri.
Le persone che appaiono nell'elenco di selezione sono
quelle precedentemente registrate nell'archivio
anagrafico. I dati dei lavoratori o soci mostrati in
elenco sono il nome, il telefono preferenziale, il
codice fiscale e le mansioni principali svolte. E'
possibile selezionare velocemente un nominativo in
elenco immettendo qualche suo dato come chiave di
ricerca nell'apposito campo e premendo il pulsante Trova.
Visualizzato
il calendario annuale, per registrare la presenza
della persona in un certo giorno dell'anno, basta
fare clic sul numero del giorno corrispondente e,
nella finestra che appare, immettere una descrizione
dell'attività svolta.
Per
cancellare una presenza bisogna fare clic sul giorno
di interesse, eliminare completamente il contenuto
del campo di testo relativo all'attività svolta e
premere Applica e chiudi. Il pulsante con
l'icona della gomma consente di cancellare il testo
con un solo clic.
Il
salvataggio delle presenze registrate nel calendario
avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
E' possibile registrare presenze giornaliere non solo
per l'anno corrente ma anche per gli anni futuri (e
addirittura per quelli passati, ove necessario)
specificando l'anno di interesse nella schermata di
accesso al calendario. I giorni dell'anno che
appaiono in rosso indicano che il lavoratore o socio
è presente, quelli che appaiono in viola indicano
che è assente.
E'
quindi chiaro che il calendario annuale andrebbe
compilato nel momento in cui il lavoratore o socio si
presenta al lavoro per registrare la sua presenza. In
qualsiasi momento l'addetto alla registrazione delle
presenze potrà sapere a colpo d'occhio se una
persona è stata presente o assente in determinati
giorni dell'anno semplicemente visualizzando il
registro annuale individuale e controllando se quegli
stessi giorni appaiono in rosso o in viola nel
calendario. Per controllare le presenze di un altro
lavoratore o socio, si può tornare all'elenco di
selezione dei nominativi e visualizzare il calendario
annuale dell'altra persona di interesse.
Il pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le presenze registrate nel
calendario annuale in ordine cronologico, mostrando i
singoli giorni in cui il lavoratore o socio è stato
presente unitamente alla descrizione delle attività
svolte. Tale riepilogo può essere stampato
all'occorrenza.
Il
registro delle presenze relativo a ciascuna persona
può essere visualizzato in anteprima o stampato su
carta per avere a disposizione il prospetto completo
delle presenze e delle assenze in ogni mese dell'anno
selezionato.
Registro
Presenze Mensili può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente
ad installare l'app su tutte le macchine di sua
proprietà senza limiti di tempo.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Registro
Presenze Mensili è quindi
l'applicazione ideale per qualsiasi azienda o
associazione che abbia bisogno di un registro storico
in cui annotare le presenze giornaliere del proprio
personale e le singole attività svolte. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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